201011建设工程项目档案实作定稿

建设工程项目档案的实际操作 一共讲四个问题：一、项目文件的收集 二、项目竣工文件的整理 三、组织案卷 四、项目档案的移交 工程项目档案有文书、会计、科技、实物、声像等门类的档案。我在这里 讲的是科技档案中建设工程项目档案实际操作。 一、项目文件的收集 收集齐全、符合质量要求的项目文件是竣工文件整理、组卷、档案移交的 的基本保证。所以我们要重视项目文件的收集。 1、项目竣工档案归档内容： 建设工程项目档案主要内容简图 1 2 3 前期文件 竣工文件 竣工验收文件 中标通知书 完(竣)工报告 施工合同 竣工验收证书 工程开工报告 工程质量鉴定证书 施工组织设计 工程结算单或审计文件 施工工艺 工程总结 工程照片 电子版竣工文件 施 竣 工 工 过 图 程 文 件 档案移交清册 项目竣工档案有三部份：前期文件、竣工文件、竣工验收文件。 2 前期文件主要有：中标通知书、施工合同、工程开工报告、施工组织设计、 施工工艺等。 竣工文件主要有：施工过程文件、竣工图。 竣工验收文件主要有：完(竣)工报告、竣工验收证书、工程质量鉴定证书、 工程结算单或审计文件、工程总结、工程照片、电子版竣工文件、档案移交清 册（交业主的） 。 要了解更详细项目竣工档案的内容，请看中铁大桥局集团科学技术档案 管理细则中的建设工程项目档案归档范围及保管期限表。 2、项目档案归档套数 建设工程项目档案的套数：业主+集团公司档案科+子公司档案室 不同的投资方，不同的中标方式，项目档案的收集套数也不一样。 （1）业主或合同中明确要求的项目档案的套数； 工程一开工。就要主动与业主勾通，确定要多少套，一般有：投资方、业 主、使用单位、地方档案馆等。 （2）不同的中标形式，项目档案的套数也不一样。 集团公司中标的项目，集团公司 1 套完整的。子公司只要前期文件、 竣工图、竣工验收文件。不要施工过程文件； 以集团公司名誉中标的项目，集团公司只要前期文件、竣工图、竣 工验收文件，施工过程文件只要电子档案。子公司 1 套完整的； 子公司自己中标的项目，子公司 1 套完整的。 假设一个项目档案，业主要 3 套。 局中标及以局名誉中标的项目，项目档案要做 5 套。其中一套不要施工 过程文件（要电子档案） 。 子公司中标的项目，项目档案要做 4 套. 3、项目文件的形成和收集积累 项目文件产生于项目建设的全过程，其形成、积累和管理要列入项目建设 计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制中，并要有相应的 检查、控制及考核措施。这是项目文件收集的组织保证。 要重视前期文件和竣工验收文件中原件的收集，确保资质就位资料的完整 性。 要做到施工过程资料的形成和积累与现场施工同步，确保档案的完整和准 确性。 （1）外来文件原件的收集 外来文件主要产生在前期阶段和竣工验收阶段，如中标通知书、施工合同、 竣工验收报告、竣工验收证书、结算等。一般外来文件原件少，有时只有一份 原件，或只有复印件。我们要尽可能地多收集原件，以满足业主、集团公司档 案科和子公司档案室的需要，实在收集不到那么多份原件时，可用复印件加盖 3 业主红章来代替原件。 （2）文件的编制、收集 项目文件分布在项目部的各相关部门， （一）开发部门编制、收集的文件 征地拆迁资料，施工招投标文件、承发包合同协议，中标通知书，施工合 同，合同谈判纪要、合同审查文件，合同变更文件，施工预、决算，工程结算 单或项目审计文件等。 （二）技术发展部编制、收集 工程开工报告，工程技术要求，技术交底，图纸会审纪要，施工组织设计、 方案及报批文件，施工计划，施工技术文件，施工工艺，设计变更通知，工程 更改洽商单、技术核定单、业务联系单、备忘录，施工图、施工日记、施工大 事记，各类工程施工记录，技术总结，竣工图等。 （三）安质部门编制、收集 安全措施文件，隐蔽工程验收记录，工程质量检查、评定文件，事故处理 报告，交工验收记录证明，完(竣)工报告，竣工验收证书，工程质量鉴定证书， 工程照片，项目评优报奖申报材料、批准文件及证书。 （四） 、物机部、试验室编制、收集： 原材料及构件出厂证明及质量鉴定，材料代用核定审批手续，建筑材料试 验报告，土（岩）试验报告等。 （五） 、测量部门编制、收集： 施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质 勘探文件，测试、沉降、位移、变形监测记录等。 4、项目文件编制、收集时间 项目文件的编制、收集要与项目施工同步，与工程进度一致。 有的项目资料编制不与施工同步，事后来补，有的数据瞎编乱造，只要不 超过标准。这样档案的真实性、准确性就大打折扣。所以说，项目文件的编制、 收集时间一定要与项目施工同步。 5、项目文件质量要求 在文件收集时，要严格把好质量关，要符合以下要求： （1）项目文件必须是原件，其内容必须真实、准确地反映建设项目及其 管理活动的真实情况。 （2）文件要齐全、完整。 （3）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。 （4）文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不 能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。 （5）复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度要符 合设备标定质量的要求。 4 （6）录音、录像文件要保证载体的有效性。 （7）长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 二、项目文件的整理 在收集文件的过程中，我们已经对文件进行初步的分类：管理性文件、施 工过程文件、竣工图。 工程项目在完成后，我们还要对所收集文件材料加以系统的整理。 1、管理性文件 按问题、时间来整理。 按问题整理，就是把相同的问题的文件放在一起。如 开工报告、施组、工艺、来往文件、原材料试验检验、合格证、竣工验收 文件、 、 、 、 、 、等等问题。 而按时间整理，就是按时间的早晚来整理。这里会有两种情况： 一是，在同一问题中的许多文件，时间有早有晚，在整理时，时间早的放 在前面，时间晚的放在后面。 如：开工报告这个问题中有多个单位、单项工程的开工报告，我们就按开 工的时间的先后次序来整理。 二是，不同的问题之间，先发生的问题放前面，后发生的问题放后面。 2、施工过程文件 按单项、单位工程整理。 一个合同段就是一个单项工程，假设有桥、路基、涵洞，就有多个单位工 程。 桥：下部工程按墩整理，上部工程按里程顺序整理。 路基：一般一段长度的路基为一个单位工程，按单位工程整理。 涵洞：一个涵洞为一个单位工程，一个一个涵洞整理。 3、竣工图 按单位工程整理。 三 组织案卷（立卷） 工程项目已经完工，所收集文件材料都加以系统整理后，我们开始组卷， 也就是立卷，装盒。 1、组卷原则 组卷要遵循文件材料的形成规律和成套性特点，保持卷内文件材料的有机 联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续完备，符合档案管理要求。 若施工合同或业主提出了要求，按业主要求整理立卷；若业主没有具体要 求,按中铁大桥局集团科学技术档案管理细则、铁路建设项目竣工文件 编制移交办法、局（办档20028 号）要求整理立卷。 2、组卷方法 5 所有的建设项目文件不外乎这三种：综合管理性文件、施工过程文件、竣 工图。 （1） 综合管理性文件的组卷： 综合管理性文件主要有前期文件、竣工验收文件、原材料试验文件。 管理性文件，按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷； 原材料试验按单项工程组卷。 （2） 施工过程文件的组卷： 施工过程文件，按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷。 一个合同段为一个单项工程。一个单项工程中有一个或若干个单位工程。 在一个单位工程中，又按分项、分部工程来组卷。 如：单位工程：一座桥梁， 将桥梁的施工过程文件，按分项、分部工程组成若干卷，也就是下部结构 一个一个墩台从基础、承台、墩身、系梁按顺序纵向组卷；上部结构桥面按里 程顺序横向组卷。这种组卷方法直观，便于使用。当要查找一个墩的资料时， 只要在同一个位置查找一、两个卷就能解决问题。 也有特例，如检验批的另一种组卷方法：下部结构，不是一个一个墩台来 组卷，而是按单位工程，全部横向组卷。 先将所有的桩基组成若干卷，再将所有的承台组成若干卷，接着将所有的 墩身组成若干卷，最后将所有的系梁组成若干卷。横向组卷，卷内目录编写简 单，但不直观，看不到一个墩的全部资料。当我们要找一个墩的施工过程文件 时，必须要在不同的几个位置查找许多案卷才能查全。 工程阶段，共分 6 个阶段，看下表。 项目部是施工单位，主要是施工、竣工和养护维修这两个阶段。 一般工程的养护维修，是工程使用若干年以后才发生的。所以，我们主要 是施工、竣工阶段。 工程档案阶段代码表 顺号 阶段名称 代号 说 明 1 预可行性研究 1 勘测设计 2 可行性研究 2 勘测设计 3 初步设计 3 勘测设计 4 施工设计 4 勘测设计 6 顺号 阶段名称 代号 说 明 5 施工、竣工 5 包括：工程日志、各种试 验记录、检查证、建交表、 竣工图、交接验收报告、 工程技术总结等 6 养护维修 6 养护维修中形成的材料 专业，共有 21 个专业，看下表。 我们常用的专业有综合、桥梁、涵渠、隧道、房屋、公路、路基 7 个专业 ； 工程档案专业代码表 顺 号 专业名称 专业 简称 代 号 顺 号 专业名称 专业 简称 代 号 1 综合 综合 11 电化 电化 2 桥梁 桥 12 电力 电 3 涵渠 涵渠 13 通信 通信 4 隧道 隧 14 信号 信号 5 房屋 房 15 地亩 地亩 6 港口 港口 16 专用线 专用 7 机场 机场 17 人防 人防 8 公路 公路 18 站场 站场 9 线路 线路 19 环保 环保 7 10 路基 路基 20 给（排）水 水 21 其它 其它 QT （3）竣工图的组卷，按建筑、结构，水电、暖通、电梯、消防，环保等 顺序组卷； （4）设计变更文件、工程联系单、监理文件按文种组卷， （5）案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，保管期 限要从长。 比如说，资质就位案卷里有中标通知书、施工合同、工程开工报告、完 (竣)工报告、竣工验收证书、工程质量鉴定证书、工程结算单或审计文件工程 总结、施工工艺等，根据集团公司工程项目档案保管期限的划分，工程总结、 施工工艺为长期，其它文件为永久，这一卷的保管期限就是永久。 3 案卷与卷内文件的排列 假设一项工程，有桥梁、涵洞、路基。 （1）案卷的排列，先排综合文件，再排桥梁施工文件、竣工图，接着排 涵洞施工文件、竣工图，最后排路基施工文件、竣工图。 综合文件若干 卷 大桥若干 卷 涵洞若干 卷 路基若干 卷 （2）综合管理文件：按问题、时问或重要程度排列。 综合管理文件的重要程度划分大致为： 资质就位文件（中标通知书、合同、开工报告、竣工验收报告、竣工验收 定证书、工程结算） 、施工组织设计、工程总结、施工工艺、来往文件等。 在综合管理文件中，资质就位文件最重要，排在第一卷；来往文件重要性 相对小一点，排在最后。 （3）施工过程文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、 验收排列。 （4）竣工图按专业、图号排列。 （5）卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在 前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。 4 档案编目： 每一盒档案要编：卷内目录、备考表、案卷封面和脊背。 （1）编页号： 卷内文件的页号是用打号机打号； 卷内文件有书写内容的页面都要编写页号； 单面书写文件的页号编在右下角； 双面书写文件的页号，正面编在右下角，背面编在左下角； 8 图样的页号编在右下角，或图标栏外右上方； 成套图样或印刷成册文件：不必重新编写页号： 卷内目录、备考表不编写页号。 各卷之间不连续编页号，每一卷都从第 1 开始编号。 （2）卷内目录的填写： 卷内目录是录入卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格。交 业主的档案用业主的表格，交集团公司及子公司的档案用集团公司的表格，见 下表，下面讲集团公司表格的填写： 卷 内 目 录 档案号： 序 号 文件 编号 责任者 文 件 材 料 题 名 日 期 页次 备 注 新广州站及相关工程区间站前工程 ZQ-2 标段 1 广铁集团新客站指挥部 中标通知书 2006 0406 1 2 新站施 （2006）- 02 广铁集团新 客站指挥部 施工合同 2006 0501 3 3 01 广铁集团新客站指挥部 开工报告 2006 0620 12 4 中铁大桥局 施工总结 2010 0826 40 5 广铁集团新客站指挥部 竣工验收报告 2010 0926 63 6 广州质检站 竣工验收证书 2010 1020 68 7 结算 2010 1026 7380 9 10 第一行，在题名栏内填写：合同的项目名称， 从第二行起，填写第一份文件内容。 卷内目录有七栏，内容如下： 序号，一个文件一个号，用阿拉伯数字从 l 开始，依次标注卷内文件 的顺序。 当文件单份装订时，序号与文件的件号一致， 当文件整卷装订时，这里的序号，只表示录入文件信息的条目序号，而不 是件号。 在实际工作中，施工过程文件大都是整卷装订，每一卷只有 1 件。 每一份文件的的确定： 管理性文件，一件一件很清楚，有头有尾，一份文件为一件； 竣工图，一张图为一件； 施工过程资料，每一份文件的确定就比较灵活，要根据卷内文件内容的多 少来定。当卷内文件内容较少时，可一张表格或一种表格为一件；当卷内文件 内容较多时，可一个墩为一件。分得太细，录入文件信息的条目就多，有时候 卷内目录填写十几张 ，查找文件时太麻烦；分得太粗，有的问题又反映不出 来。 在业主没有要求的情况下，一般以一个分部或分项工程施工文件为一份文 件较好。 例如：一盒档案中仅是一个桥墩的施工文件，基础有 10 根桩， 如果按不同的表格填写，每一根桩就有好几种表格，一卷下来要填写很多 文件信息条目。现在将桩基施工记录划为一份文件；承台施工记录划为一份文 件；墩身施工记录划为一份文件，一共三份文件，才填写三个信息条目。 又如：一盒档案中装了 1 至 5 号墩的施工文件：那么 1 号墩，桩基施工记录为一份文件，下部结构施工记录为一份文件，每个 墩仅两份文件，五个墩十份文件，一共才填写十个信息条目。 所以要根据实际情况灵活运用。 文件编号，填写文件的文号或图样的图号；没有就空着。 责任者，填写文件形成部门（以红章为准）或主要责任者；有多个责 任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 文件题名，填写文件标题全称或拟写文件题名加方括号。原标题太 长时才拟写文件题名； 日期，填写文件形成日期；以 8 位阿拉伯数字标注年、月、日，如 2002 年 9 月 8 日，填写为 20020908。 若一个文件中有多个时间时，填写起止时间。如最早时间为 2002 年 1 月 28 日，最迟时间为 2002 年 9 月 8 日，填写为 2002012820020908。 页号，填写文件在卷内所排列的起始页号，最后一件文件填写起止页 11 号。但成套图样或印刷成册，又不重新编写页号的文件，每份文件都填写起止 页号；如文件有 25 页，填写 125。 备注，填写需要说明内容。 （3）备考表的填写 备考表是卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后，见下表。 卷 内 备 考 表 档 号： 本案卷共有文件材料 件 页，其中：文字材料 页，图样材料 页，照片 张，其它 页。 说明： 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日 12 卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。不同载体文件的数量，说明组 卷情况，填写档号、立卷人、立卷时间、检查人，检查时间等。 卷内文件的件数：整卷装订为 1。 立卷人：由组卷负责人签名(手签)。 检查人：由项目经理签名(手签)，签名不能打印。 每一盒档案内第一放卷内目录；其次放文件，最后放备考表。 （4）案卷封面和脊背的填写 案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。见下表。 全 宗 号 12 种类代号 J 档 案 号 JT0015Q-1 中铁大桥局集团 科学技术档案 案卷标题 新广州站及相关工程区间站前工程 ZQ-2 标段 中标通知书、施工合同、总结、结算、竣工验收综合文件 形成单位 中铁大桥局集团有限公司 形成日期 2010010120101031 保管期限 永久 密 级 13 全综号，填写单位代号。集团公司填 12。一公司填 12G01。 种类代号，填 J，表示建设工程项目。 档案号，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。档案号由档案 接收单位确定。项目部在编制档案时，主动与档案接收部门联系。 移交业主的档案由业主给定；移交集团公司的档案由集团公司档案科给定， 移交子公司的档案由子公司档案室给定：档案号的编制参看中铁大桥局集团 科学技术档案管理细则。 如，集团公司第一个铁路工程档案号为：JT0015Q-1. 案卷题名，编写要简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名 称、结构、部件和文件名等： 案卷题名填写分两行，第一行填写项目名称，即合同上的名称；第二行填 写结构、部件和文件名等。下面我们来看几个编写的案卷题名： 1、 新广州站及相关工程区间站前工程 ZQ-2 标段 中标通知书、施工合同、总结、结算、竣工验收综合文件 2、新广州站及相关工程区间站前工程 ZQ-2 标段 工程总体开工报告 3、新广州站及相关工程区间站前工程 ZQ-2 标段 钢材质量证明书、水泥出厂合格证 4、新广州站及相关工程区间站前工程 ZQ-2 标段 水泥、波纹管及锚具等出厂合格证 5、新广州站及相关工程区间站前工程 ZQ-2 标段 混凝土粗、细集料及配合比设计等试验报告 6、新广州站及相关工程区间站前工程 ZQ-2 标段 跨环城高速特大桥 8 号墩桩基施工文件 7、新广州站及相关工程区间站前工程 ZQ-2 标段 跨环城高速特大桥桥面防水及砼桥面铺装检查证 8、新广州站及相关工程区间站前工程 ZQ-2 标段 跨环城高速特大桥竣工图 9、 新广州站及相关工程区间站前工程 ZQ-2 标段 K1509+378.463-K1510+935.483 路基填筑质量评定及施检记录 10、新广州站及相关工程区间站前工程 ZQ-2 标段 K1646+776.41 1-1.5M 钢筋砼盖板箱涵施工资料 形成单位，填写合同中标的单位； 集团公司中标的填中铁大桥局集团有限公司 子公司中标的填子公司 起止日期，填写卷内文件形成的起止日期； 同样以 8 位阿拉伯数字标注年、月、日。起止日期中间用 14 波浪线。如最早时间 2002 年 1 月 28 日，最迟时间 2002 年 9 月 8 日，填写为 2002012820020908。 保管期限，填写组卷时划定的保管期限； 根据集团公司建设工程项目档案保管期限的划分，业绩资料和征地拆迁、 施工招投标文件、承发包合同协议、项目评优报奖申报材料、批准文件及证书 工验收文件为永久，其它为长期。 密级，依据保密规定填写卷内文件的最高密级； 档号，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。 案卷脊背的填写，见下表，以 JT0015Q-1 为例填写： 种类 J 分类 T001 属类 5Q 标题 案卷号 1 种类，填写 J； 15 分类，填写 T001； 属类，填写 5Q； 种类，填写 J； 标题，标题的填写与封面一致。 案卷号，填写流水号 1；每一盒一个号。假设一个项目档案有 100 盒， 流水号就从 1 到 100。 5 案卷装订 卷内目录和备考表不装订。 （1）清除卷内文件里的金属物。 （2）文件材料的规格为 A4 幅面。不同幅面的文件材料要折叠成统一的 4 幅面，破损的文件材料要先修复。图纸应按 GBT106093-1989技术用图 复制图的折叠方法，按 A4 图幅（210mm297mm）折叠成手风琴式，图标外 露在右下角。 （3）文字材料采用单份文件装订形式，在实际工作中，施工文件按业主 的要求都采用整卷装订形式；图纸不装订（业主有要求除外）。 （4）单份文件装订时，在卷内每份文件首页右上方加盖档号章；图样的 档号章盖在图标右上方。档号章内容有：全宗号、档案号、件号。 全宗号 12 件 号 档 案 号 J.T001.5Q-1 档号章内容填写： 全宗号：填 12 档案号：填 JT0015Q-1 件