《办公室管理》第四次形成考核作业

问答题： 第 1 题:办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？ (8 分) 您的回答： 1） 清 楚 地 知 道 所 说 服 的 事 项 中 ， 最 想 说 什 么 ， 以 逻 辑 分 析 自 己 的 意 向 ， 并 对 目 的 、 效 果 、 重 要 性 、 关 联 性 等 ， 抓 住 重 点 ;2)说 明 时 ， 要 尽 量 具 体 客 观 ， 使 对 方 产 生 了 解 的 动 机 3） 偶 而 也 需 要 引 用 某 些 权 威 人 士 、 专 家 的 意 见 ， 或 者 用 图 表 、 资 料 、 经 验 谈 等 等4） 要 具 体 了 解 对 方 的 立 场 和 意 向 ， 先 注 意 聆 听 对 方 所 说 的 话 ， 切 勿 以 自 己 主 观 的 方 式 进 行 谈 话 。 要 掌 握 对 方 不 能 了 解 的 地 方 ， 5)主 动 发 问 ， 了 解 对 方 的 想 法 ， 对 方 有 关 信 息 的 种 类 和 数 量 ， 以 及 背 景 如 何 等 等 （ 明 确 了 解 对 方 的 情 况 ） ;6） 以 诚 恳 的 态 度 为 对 方 着 想 而 发 言 ， 不 要 使 用 令 对 方 反 感 的 言 词 ; 第 2 题:单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？ (8 分) 您的回答： 1） 单 位 印 章 、 套 印 章2） 钢 印 ， 领 导 人 签 名 章 、 其 他 印 章 ; 3)刻 制 公 章 有 两 种 情 况 ;一 种 由 上 级 主 管 机 关 刻 制 颁 发 ;4)另 一 种 由 法 人 代 表 申 请 ， 经 主 管 部 门 批 准 ， 公 安 部 门 登 记 刻 制 厂 刻 制 ; 5)公 章 一 般 由 指 定 的 文 秘 人 员 指 定 使 用 ， 其 他 印 章 也 应 专 人 专 用6） 加 盖 公 章 ， 是 哪 一 级 的 公 章 ， 须 经 哪 一 级 的 负 责 人 批 准 ， 并 审 核 签 名 。 第 3 题:公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。 (8 分) 您的回答： 1） 版 头 、 发 文 字 号 、 印 刷 顺 序 号 。2） 密 级 、 紧 急 程 度 3） 签 发 人 姓 名4） 公 文 标 题 5） 主 送 机 关6） 正 文 附 件 第 4 题:按照 2000 年国务院行政机关公文处理办法 的规定，国务院规定 的行政公文共有几类几种？(8 分) 您的回答： 按 照 2000年 国 务 院 行 政 机 关 公 文 处 理 办 法 的 规 定 ， 国 务 院 所 规 定 的 行 政 公 文 有 13类 14种 ： （ 1） 命 令 （ 令 ） ;(2)决 定 ;(3)公 告 ;（ 4） 通 告 ； (5)通 知 ;(6)通 报 （ 7） 议 案 （ 8） （ 报 告 ） （ 9） 请 示 （ 10） 批 复 (11)意 见 （ 12） 函 （ 13） 会 议 纪 要 第 5 题:文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处 理过程。请说明这一系列过程。(8 分) 您的回答： 1） 拟 稿 .是 文 件 承 办 人 根 据 领 导 的 交 拟 或 批 办 意 见 草 拟 文 稿 的 过 程2） 核 稿 。 是 指 拟 稿 人 员 的 上 级 负 责 人 对 初 稿 的 审 查 和 核 实 ， 要 做 到 六 查 。 3） 签 发 。 是 指 机 关 领 导 人 对 文 稿 的 最 后 审 定 ， 签 字 发 出 。 一 般 由 主 要 领 导 人 或 具 体 分 管 的 副 职 领 导 人 签 发 ， 也 可 由 秘 书 长 ， 办4） 编 号 。 已 签 发 的 文 件 ， 由 秘 书 统 一 编 排 发 文 字 号 。 发 文 字 号 的 机 关 代 字 是 统 一 编 制 ， 并 期 稳 定 。 由 领 导 人 签 署 的 公 布 怀 公 文 5） 缮 印 。 指 对 已 经 签 发 的 文 件 定 稿 进 行 誉 清 、 复 印 或 排 版 印 刷 。 急 件 要 先 打 印 ， 保 密 件 应 指 定 专 门 的 印 刷 单 位 打 印 ， 并 派 人 监6） 核 对 。 指 将 文 件 的 誉 定 稿 、 打 印 稿 或 清 样 按 定 搞 核 对 校 正 第 6 题:什么是文书的立卷特征？通常可以按照哪几种特征立卷？ (8 分) 您的回答： 1） 文 秘 或 档 案 人 员 把 文 书 按 照 某 些 共 同 特 征 组 合 成 案 卷 ， 称 为 “立 卷 特 征 ”2） 按 问 题 特 征 立 卷 3） 按 作 者 特 征 立 卷4） 按 文 种 特 征 立 卷 5） 按 时 间 特 征 立 卷6） 按 地 区 特 征 立 卷 办公室管理 第 4 次形成性考核作业 案例分析题： 第 1 题:小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人， “欢迎、欢迎”， 嘴里说着，并不主动伸手，等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过 客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶座位上，说：“坐在 这里视野好。” 而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询 问了客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人 似乎对这一切不很满意，话越来越少。小李有点摸不着头脑，心想我这么殷 勤地对待他，他怎么 你认为小李的举止是否合乎礼仪？为什么？小李应该怎么做才是正确的？ (10 分) 您的回答： 1)河 南 分 公 司 邮 件 转 交 销 售 科 处 理 的 ， 应 制 作 签 收 单 ， 要 求 小 李 签 名 ， 并 注 明 时 间 ;2)把 上 司 亲 启 信 件 先 保 存 下 来 ， 并 通 知 发 信 人 信 已 收 到 ， 告 诉 对 方 何 时 何 地 可 能 得 到 答 复 3)12日 回 来 就 参 加 会 议 不 妥 当 ， 不 宜 在 总 经 理 出 差 回 来 的 当 天 安 排 活 动 ;4)在 回 信 上 应 签 上 自 己 的 职 称 （ 某 某 人 的 文 秘 人 员 ） ， 发 出 前 复 印 一 份 ， 留 待 上 司 过 目 ; 5)发 现 附 件 缺 少 ， 应 该 在 信 封 上 写 上 缺 少 的 附 件 名 称 和 数 量 ， 接 着 应 及 时 打 电 话 或 写 信 与 寄 信 人 联 系6） 没 有 订 购 的 东 西 不 能 签 收 7） 在 移 交 邮 包 里 的 物 品 时 ， 要 先 打 印 一 份 清 单 ， 注 明 收 到 的 日 期 ， 请 接 受 人 员 在 上 面 签 字 ， 并 保 存 好 . 第 2 题:某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报的统计报表， 本公司一位实习生，刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来，小林针对 该公司管理写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏识，他本人也 认为对公司改革有一定作用，他准备找总经理谈谈。小赵客气地请小林坐下， 说：“总经理外出了，有什么事请跟我说吧” 。小林就滔滔不绝地讲了起来。 小赵一边听，一边看报表。小林言谈中常带“像我们这样的小公司” ，小 赵越听越不高兴，结果没等小林把话说完，他便满脸怒气地说“公司小是否埋 没了你的才能？你是大材小用，为什么不去大公司呢？”小赵的冷嘲热讽，激 怒了小林，引起了激烈的争执，最后小林气愤地离开了办公室。 小赵还在闷闷不乐时，三名被解职的职工吵吵嚷嚷地进来了，他们因平时工 作不遵守纪律，完不成任务被解职，此刻要找总经理解决他们的问题。小赵 说总经理不在，想请他们坐下来慢慢谈，他们不相信，非要找总经理不可。 正好总经理走了进来，他们怒气冲冲地推推搡搡，揪住总经理的衣服不放。 小赵在一边干着急，不知道怎么办才好 你认为小赵在这两件事上做得怎么样？他有什么失误，他应该怎么做才对。 (10 分) 您的回答： 1)不 能 说 “总 经 理 已 经 外 出 了 ， 有 什 么 事 和 我 说 吧 ”办 公 室 人 员 不 能 替 上 司 做 主 2)接 待 来 访 者 应 该 细 心 倾 听 ， 不 应 该 边 看 报 表 边 听 ， 3） 对 提 重 要 建 议 的 来 来 访 者 ， 应 该 认 真 记 录 ， 汇 报 上 司4） 应 热 情 ， 不 能 对 来 访 者 冷 嘲 热 讽 5） 对 言 辞 激 烈 的 来 访 者 应 有 礼 有 节 ， 宣 传 政 策6） 应 尽 快 为 总 经 理 解 围 ， 可 以 请 保 安 或 打 110 第 3 题:12 请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题： （1） 利华公司 2003 年 2 月份经理会议记录； （2） 利华公司 2003 年销售计划； （3） 市工商局关于年检工作的通知； （4） 利华公司致香港凯福公司关于合作事宜的函； （5） 利华公司 4 月份经理会议记录； （6） 市物价局关于物价检查的通知； （7） 香港凯福公司关于合作事宜给利华公司的复函； （8） 利华公司 2003 年 6 月份经理会议记录； （9） 利华公司与香港凯福公司会谈纪要； （10） 利华公司 2003 年 8 月份经理会议记录； （11） 市税务局关于税务自查的通知； （12） 利华公司 2003 年销售工作总结； (10 分) 您的回答： 案 卷 一 ： （ 1） 利 华 公 司 2003年 2月 份 经 理 会 议 记 录(5)利 华 公 司 4月 份 经 理 会 议 ; (8)利 华 公 司 2003年 6月 份 经 理 会 议 记 录（ 10） 利 华 公 司 2003年 8月 份 经 理 会 议 记 录 标 题 ： 利 和 公 司 2003年 经 理 会 议 记 录案 卷 二 ： 2） 利 华 公 司 2003年 销 售 计 划12） 利 华 公 司 2003年 销 售 工 作 总 结 标 题 ： 利 华 公 司 2003年 销 售 计 划 、 总 结案 卷 三 ： 第 1 题:办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题？ （ ）(1 分) 1 A、有共同利益的话题 B. C. D. B、夸耀自己的话题 C、保密的话题 D、应当忌讳的话题 第 2 题:接受忠告的反应应该是 （ ）(1 分) 2 A、以烦躁的心情倾听 B、尽量把责任推给别人 C、应辩解说：“那是因为” D、切勿感情用事 第 3 题:以下关于说话的要领中，哪一项不适宜 （ ）(1 分) 3 A、语句要简短 B、由过程先说 C、利用重复的效果 D、说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言 第 4 题:值班人员不应该做以下哪类事情 （ ）(1 分 ) 4 A、签发文件 B、分发会议通知 C、询问情况 D、传达指示 第 5 题:以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函 等用（ ） (1 分) 5 A、通讯者特征立卷 B、按地区特征立卷 C、按文种特征立卷 D、按文种特征立卷 第 6 题:文书立卷的归档制度包括三方面：归档范围、（ ）和归档要求。(1 分) 6 A、归档时间 B、归档凭证 C、归档模式 D、归档历史 第 7 题:文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是 （ ）(1 分) 7 A、下级单位报送的报告、统计报表等 B、未经签发的文电草稿 C、单位内部互相抄送的文件材料 D、本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料 第 8 题:将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整 公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是 （ ） (1 分) 8 A、骑边章 B、封存章 C、骑缝章 D、证见章 Top of Form 第 1 题:受到直属上司以外的指派时。假如是文员自己能够安排办理，而且 不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再 作决定。 （ ）(1 分) 1 对 错 第 2 题:合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅 的话题和夸耀自己的话题。 （ ）(1 分) 2 对 错 第 3 题:要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己 的看法。如果上司不加采用，应说服上司。 （ ）(1 分) 3 对 错 第 4 题:如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使 用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。 （ ）(1 分) 4 对 错 第 5 题:凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。 （ ）(1 分) 5 对 错 第 6 题:值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的 问题要报请领导批示或转交有关部门处理。 （ ）(1 分) 6 对 错 第 7 题:文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。 （ ）(1 分) 7 对 错 第 8 题:办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、 保密制度，但没有岗位责任制度。 （ ）(1 分) 8 对 错 第 9 题:介绍信的正本和存根必须一致。可以出具空白介绍信。 （ ）(1 分) 9 对 错 第 10 题:面对突发事件，值