关于加强基层法律服务卷宗管理的

关于加强基层法律服务卷宗管理的 通 知 各法律服务所： 一、基本情况 今年以来，各所不断完善内部管理制度，积极开展法 律服务、法律援助、法制宣传等工作；各基层法律工作者 严格遵守职业道德、执业纪律，主动参与乡镇党委、政府 组织的各类矛盾纠纷调处工作，并协助司法所开展社区矫 正和刑释解教人员安置帮教工作。全县基层法律服务所共 应聘担任法律顾问 53 家，代理各类诉讼案件 546 件（其中 农民工维权案件 66 件，法律援助案件 95 件） ，代理非诉讼 案件 176 件、直接调解疑难矛盾纠纷 143 件，解答法律咨 询 5600 余人次，代写法律事务书 170 份，为公民和法人避 免、挽回经济损失 1100 多万元，切实维护了国家、集体和 群众的合法权益。未发生严重违规收费和其他违纪违法行 为，为维护全县社会和谐稳定，促进经济发展，提供较好 的法律服务，赢得全县群众好评。 二、主要问题 1、内部管理混乱。一是个别法律服务所没有固定办公 场所，部分所未按统一收案、统一指派、统一收费、统一 结案的要求办理各类案件；二是所内资料混乱，或者根本 没有案卷等资料；三是部分法律工作者业务不精，案源较 少，发展不平衡，个别法律工作者至今未办理一件案件； 四是个别法律工作者冒用司法所工作人员或律师的名义， 开展法律服务工作；五是在参与纠纷调处过程中有收费现 象；这些现象严重损害了司法行政的整体形象。 2、工作责任不强。个别法律工作者大局意识、纪律意 识不强，对县司法局和当地党委、政府安排的工作，执行 力不强，损害了司法局和当地党委、政府的形象，影响了 法律服务工作的监督管理。 3、配合支持不够。个别法律服务所、法律工作者在支 持配合司法所工作方面，力度还不够，遇事推诿，不愿参 与。有些所与所之间，人与人之间还不协调，存在为争案 源互相拆台的现象，既影响工作，又影响同志之间的感情。 三、卷宗评分 弘正所，评分 80 分。1、冒用律师名义设计案卷封面， 扣 4 分；2 封面记录不全，扣 2 分；3、缺指派涵，扣 2 分； 4、卷案编号不规范，扣 1 分； 5、未使用统一委托合同书， 扣 1 分；6、缺收费收据，扣 2 分；7、缺代理词或代理词 观点简单，扣 2 分；8、未实行四统一制度办案，扣 4 分； 9、缺结案报告，扣 2 分。 蔡桥所，评分 78 分。1、材料顺序混乱、案卷未装订、 未编目录、案卷未编号，扣 6 分；2、冒用律师设计封皮， 扣 4 分；3、缺指派函，扣 2 分；4、缺代理词或答辩状， 扣 4 分；5、缺收费收据，扣 2 分；6、缺庭审记录，扣 2 分；7、缺结案报告，扣 2 分。 维权所，评分 74 分。封面记录不全，多处记录为空别， 扣 2 分；案卷装不规范，未编目录、页码、编号、未贴封 签，扣 6 分；询问笔录签名处未答日期，扣 2 分；调查笔 录未签名，扣 2 分；缺收费收据，扣 2 分；缺指派函，扣 2 分；缺委托代理合同，扣 4 分；缺庭审记录，扣 4 分；未 使用统一的公章，扣 2 分。 五丰铺所，评分 72 分。卷宗不规范，未编目录、未编 页码，扣 4 分；封面记录不全，多处为空，扣 2 分；缺指 派函，扣 2 分；缺代理合同，扣 4 分；缺代理词，扣 4 分， 缺庭审记录，扣 4 分；缺收费收据，扣 2 分；缺判决书， 扣 4 分；缺结案报告，扣 2 分。 联合所，评分 72 分。案卷混乱，未装订、未编号、未 编目录、页码，扣 8 分；冒用律师名义设计封面，扣 2 分； 封面多处记录不全，扣 4 分；缺代理合同，扣 4 分；缺代 理词或代理词观点不明确，扣 2 分；缺庭审记录，扣 4 分； 缺收费收据，扣 2 分；缺结案报告，扣 2 分。 塘田市所，评分 70 分。封皮不规范，为法律卷宗，扣 6 分；案卷材料混乱，未装订、未编目录、页码，扣 8 分； 缺指派函，扣 2 分；缺代理合同，扣 4 分；缺代理词（或 答辩状） ，扣 4 分；缺收费收据，扣 2 分；缺庭审记录，扣 2 分；缺结案报告，扣 2 分。 四、工作要求 1、强化管理。各所要对照案卷中存在的问题全面进行 整改。要严格按照四统一要求，健全管理制度，加强管理， 完善办公设备，改善办公条件。 2、服从管理。坚决杜绝乱收费，主动接受乡镇和司法 所指导、监督,积极参与矛盾纠纷调处工作。 3、加强管理。各所加强执业纪律和职业道德教育，严 格规范服务行为，坚决杜绝违法违纪行为，完善例会、业 务学习、重大案件研讨等制度，及时更新业务知识，不断 提升业务能力和法律服务形象。 五、案卷规范 为全面规范基层法律服务案卷的立卷、归档和保管工 作，根据司法部基层法律服务所管理办法 、 湖南省基 层法律服务所条例 、 湖南省司法厅关于进一步加强和规 范基层法律服务工作的意见湘司发201152 号的有关 规定，现将我县基层法律服务案卷的有关要求如下： 1、各所应当建立健全案卷管理制度，实行集中统一管 理，指定专人负责，设置适宜存放的设备，根据业务范围 和承办的各项法律事务的不同类别，分别立卷、归档和保 管。 2、担任法律顾问的业务材料要做到每单位一卷：代理 民事、经济、行政诉讼，办理非诉讼法律事务，调解纠纷 的业务材料要做到一案一卷，解答法律咨询，代写法律文 书的业务材料要做到定期分类装订成册，按年度立卷；其 他业务的具有查考利用价值的文件材料可以根据实际需要， 定期分类装订成卷。 3、法律服务工作者承办的各类业务案卷材料应当完整、 准确、齐全、整洁，并应当在办结法律事务后一个月内装 订完毕，移交归档，不得私自保管。 4、案卷管理人员应当对承办人移交归档的案卷进行严 格检查，对不符合立卷要求的应退回重新整理装订；对符 合归档要求的案卷应当分年度按类别进行登记编号，办妥 移交手续，统一归入案卷柜，并妥善保管，以备查考。 5、业务案卷管理将纳入年检注册考核项目，在每年年 检注册前，县局将组织有关人员对各所的案卷管理进行专 项检查，如有归档不规范等现象，整所将予以缓注。 附：1、XX 法律服务所办案卷宗（诉讼、仲裁类） 2、卷内文件目录 3、XX 法律服务所卷宗（非诉讼类） 4、卷内文件目录（法律顾问卷） 5、卷内文件目录（其它非诉讼法律事务卷） 邵阳司法局 二 0 一三年九月十日 XX 法律服务所 办案卷宗（诉讼、仲裁类） 类 别 年度 字第 号 承办人 委托人 对方当事人 对方委托代理人 案由 收案日期 年 月 日 结案日期 年 月 日 审理单位 审级 法院（仲裁机构）案卷号 结 案 情 况 归档日期 年 月 日 立卷人 保存年限 卷内页数 备注 卷内文件目录 序号 题 名 页号 备注 1 法律工作者业务收案（项目）登记呈批 表 2 委托代理合同 3 授权委托书 4 法定代表人/负责人身份证明书 5 代理函 6 委托方法律文书 7 委托方证据材料 8 对方当事人证据材料 9 受理案件通知书/应诉通知书、举证通知 书、开庭传票、出庭通知书等 10 代理词 11 集体讨论记录 12 庭审记录 13 判决书/调解书/裁决书 14 法律工作者业务（项目）结案报告 15 服务质量监督卡 16 收费凭证 注：适用于民事诉讼代理、行政诉讼代理和争议仲裁代理。 XX 法律服务所 卷宗（非诉讼类） 类 别 年度 字第 号 承办人 委托人 委 托 事 项 受理日期 年 月 日 办结日期 年 月 日 结 果 归 档 日 期 年 月 日 立卷人 保 存 年 限 卷 内 页 数 备 注 卷内文件目录（法律顾问卷） 序号 题 名 页号 备注 1 法律工作者业务收案（项目）登记呈批表 2 聘方的申请书、聘书或续聘书 3 聘请法律顾问协议 4 聘方基本情况介绍材料 5 办理各类法律事务（如起草规章、审查合同、参 与谈判、代理解决纠纷、提供建议或法律意见、 咨询或代书等）的记录和有关材料 6 协议存续、中止、终止的情况 7 法律工作者业务（项目）结案报告。