关于记帐凭证装订及存档保管规定20140119

关于记账凭证的装订及存档保管 为减少记账凭证的散、漏、丢风险，及按会计法的有关规定，和根据公 司经营管理特征，对记账凭证的装订及存档保管规定如下： 1、 通过财务信息系统编制记账凭证，其记账凭证编号按地域属性分类： 序号 区域 记账凭证种类 举例 说明 1 华东 沪记 沪记-1 华东分公司某月的第 1 号记账凭证 2 华北 沈记 沈记-5 华北分公司某月的第 5 号记账凭证 3 北京 京记 京记-6 北京分公司某月的第 6 号记账凭证 4 华南 莞记 莞记-7 华南分公司某月的第 7 号记账凭证 5 华西 成记 成记-4 华西分公司某月的第 4 号记账凭证 6 深圳 深记 深记-19 深圳分公司某月的第 19 号记账凭证 7 总部 总记 总记-18 公司总部某月的第 18 号记账凭证 2、 编制的记账凭证应有对应的附件的数量，数量以张数为单位。如是金额较 小的公交车票的，则以粘贴好的整张单据为一张。其余的都应以附件的实 际张数登记为记账凭证的附件数量。 3、 记账凭证内容为材料挂账、劳务挂账、个人借款还款、公司与分公司内部 往来、费用报销、购买固定资产、办公用品及其它低值易耗品，支付材料 和劳务款项、发放薪酬福利、预提各用费用，计提税金、银行借款、各种 融资、增加注册资本、利润分配等都应有附件。除了调整变更之前记账凭 证的（差错）金额外，一般来说都应有附件。会计记录都应有所依据才能 核算。财务部门杜绝没有附件的编制记账凭证，有特殊原因者，应在记账 凭证的摘要栏内简略载明事情原委，如在 12 月份记帐过程中，可写：补调 11 月份少预提 A 项目的应发工资 1 万元。 4、 财务人员不要刻意的编制记账凭证编号，应由财务信息系统系自动生成。 5、 按属地原则，在月末结束后的次月 25 日前，由区域会计部门人员负责装订 完毕。记账凭证的封面使用当地财政部门监制印刷的标准封面。装订方法 是在凭证的左上角打双孔，用蜡线穿孔系紧。记账凭证封面应载明分公司 名称，所属年、月，记账凭证编号（如编号连号，可写如：第 1#-109#； 如为不连号的，可写见附页，附页是在记账凭证的封面下的第一页，或凭 证集中装订的最前页，此页纸上写明本册记账凭证的编号明细，记账凭证 的编号明细表模见附件一） 、及装订人 6、 记账凭证的装订顺序为：在总公司账套中编制的凭证，按所属区域及记账 凭证编号顺序集中装订。在分公司账套中编制的记账凭证，按所属区域及 记账凭证编号顺序集中装订。在独立账套中编制的记账凭证不能混合装订， 必须分开汇整装订。 7、 记账凭证按所属区域进行保管存档。 8、 为便于审计及其它管理需要，如无特别原因，上年度的已装订好的记账凭 证在次年的 2 月份末前寄（托）回公司总部。由公司总部按所属区域、类 别、及时间顺序统一保管存档。存档时间为 10 年。 9、 总公司将定期或不定期的进行检查，以督促记账凭证的装订，及装订内容 的完整，资料保管的安全。对于主观毁坏或污损涂改、或保管不善致发霉 变烂、或刻意抽、丢凭证及附件的，严重者，提交法律制裁。 附件： 华北区域公司 2014 年第 XX 月份 第 XX 册记帐凭证编号明细 顺序号 记帐凭证编号 顺序号 记帐凭证编号 顺序号 记帐凭证编号 1 沈记-XX 号 2 3 4 关于记帐凭证的装订及存档保管之规定 深圳 AAAAA 股份有限公司 3 / 3 5