办公室管理知识整理

办公室管理 教学大纲 PART 1: 办公室管理的基本范畴与理论 PART 2: 办公室人员与管理优化 PART 3: 事务篇办公室日常事务管理 PART 4: 业务篇办公室行政业务管理 PART 5: 自动化篇办公室管理的自动化 PART 1: 办公室管理的基本范畴与理论 办公室 1、办公室的概念什么是办公室？ 2、办公室的地位和作用为什么要学习或研究办公室？ 3、办公室的性质 4、办公室的职能办公室通常能做些什么？ 5、办公室工作及其特点 办公室管理 6、办公室管理的概念 7、办公室管理的内容 8、办公室管理的目标 1、办公室的概念 1. 办公室的内涵 办公室是党政机关、社会团体和企事业单位内办理行政性事务的综合部门，直接协助上司、 领导综合办理行政事务和辅助管理。 2. 办公室的历史渊源 时代 称谓 功能 原始社会末奴隶社会初 男“祝” ；女“巫” 为酋长传达上天的旨意；将 卜辞刻在甲骨上 殷商后期、西周 史官 起草诏令、草拟文件 秦 御史大夫 与太尉府、丞相府一起合称 中央三大机构 汉 尚书省 略 隋 尚书、中书、门下三省 略 清（康熙） 内阁 略 国民政府 秘书处、政务厅 略 3. 办公室的当前类型 2、办公室的地位和作用 文字表述 图示表述 中心 枢纽 窗口 3、办公室的性质 综合性工作内容 服务性工作宗旨 4、办公室的职能 提供信息、建议和材料 P5 职能简称 具体内容 注意事项 参与政务 直接为领导决策和决策的贯彻实施服务， 主要是为领导提建议、拟方案 态度积极，同时需要适度恰当 办理事务 协助领导处理日常行政业务工作 重督办、催办，而忌包办、代办 搞好服务 为领导、部门、基层和职工服务 服务对象是多元的，而非单一的 讨论： 1. 办公室工作职能与秘书工作职能的差异 2. 办公室工作职能与各业务部门工作职能的差异 参与政务 政务方面的具体事务，如文书处理，公务接待等 秘书的工作职能办公室的工作职能 办理事务 后勤工作，如收发、值班、车辆管理、办公设备和用品的购置与维护等 办公室 各业务部门 工作性质 综合性、服务性 专业性 工作角色 中介 生产、销售或研发等 思考：办公室的权力有多大？领导有多大的权力办公室就有多大的权力 VS 没有权力 办公室职能的“四个转变” 从偏重办文办事，向既办文办事又出谋献策转变； 从单纯收发传递信息，向既收发传递信息又综合处理信息转变； 从单纯凭老经验办事，向实行科学管理转变； 从被动服务，向主动服务转变。 5、办公室工作特点及内容 1. 办公室工作特点 工作政策性强；头绪多，综合性强；要求高，服务面宽；联系广，协调任务重；机要保密 性强；被动性与突击性； 现代办公室工作的新特点：信息化、效率化、多功能化 P9 2. 办公室工作内容概括与列举 P5 6、办公室管理的概念 为科学而高效地履行办公室职能、发挥办公室作用而形成诸如机构设置、人员配备、物质 条件的优化、管理制度和方法的建立等一系列的管理活动和管理关系。 7、办公室管理的内容 8、办公室管理的目标 三种观点：系统论；效率论；自动化论；科学论 P18 办公室管理的科学化：规范化、程序化、制度化 西方办公室管理理论 泰罗 狄更斯 莱芬韦尔 海克斯、利托尔费尔德 现代办公室管理理论 我国办公室管理理论 特点： 对传统管理的继承性 学科定位的准确性 结构内容的包容性 思考题 1. 什么是办公室？ 2. 简要概括办公室的地位和作用？ 3. 阐述办公室的性质 4. 办公室的基本职能是什么？ 5. 简要区分办公室工作与秘书工作 6. 什么是办公室管理？办公室管理的主要内容包括哪些？ 7. 如何理解办公室管理现代化？ 办公室机构设置与人员配备 机构设置与人员配备的原则； 人员个体素质结构；人员群体素质结 构； 办公室主任的核心角色 办公室日常事务管理 办公空间规划； 办公环境控制； 办公机器、设备与用品的购置、发 放、维护等； 办公自动化 办公室行政业务管理（贴近秘书工作） 公文与公文管理；会务工作； 接待工作；办公礼仪与礼节； 信息工作； 调查研究工作； 安全工作 办公室管理现代化的主要内容 科学化 办公室的各项工作符合客观规律，如机构设置科学化、指导思想科学化、人员安排科学化等； 同时，办公室管理在技术与方法上尽可能实现量化。 制度化 办公室管理建立在有效的规章制度基础上。 自动化 运用现代科技的最新成果，优化办公室的物质条件和管理手段，最大限度地提高办公效率与办 公质量。 8. 我国办公室管理理论的特点是什么？ PART 2: 办公室机构与人员 机构设置 人员配备 办公室主任 1、办公室机构设置 P17 （1）办公室机构设置的基本原则： 目标一致原则 职责权一致原则 效率原则 依法设置原则 精简原则 层次管理原则 （2）办公室机构设置现状 在党政机关，党政系统实行分理制（分部门办公） ，如中共中央办公厅、国务院办公厅， 是与中央各部、委平级机构，下设局级机构，如信访局、档案局、机关事务管理局； 人大、政协系统实行综理制，即秘书长领导下的办公厅，综合承办日常工作。 在企事业单位，一般参照同级行政机关设置办公室，大企业设有党委办公室、厂长或 经理办公室；高等院校设有党委办公室、校长办公室。在办公室下面，根据具体情况， 分别设行政科、秘书科、信访科、收发室、文印室等。 人民团体一般按同级厅、局级别设立办公室；民主党派参照同级党政机关级别，实行 秘书长领导下的综合办公制，设立办公室。 2、 办公室人员配备 （1）办公室人员的类别 文字型；办事型；技术型 （2）办公室人员个体素质结构 文字型办公室人员 主要从事文字处理和写作工作。具体包括： 信息资料工作 文稿写作工作 简报编辑工作 调查研究工作 宣传报道工作 办事型办公室人员 主要从事日常行政事务。具体包括： 接待工作 信访工作 档案工作 收发工作 勤杂工作 技术型办公室人员 主要从事现代办公机器和设备的使用与保 养、维修。 职位类别 办公室主任 办公室副主任 行政文管 秘书 文员 干事 司机 知识结构 能力要求 道德素质 心理条件 基础知识 专业知识 相关知识 基础能力 一般技巧 特殊技能 服从领导 埋头苦干 公道正派 严守机密 兴趣 性格 心理健康 基础办事能力的养成 凡事计划在先 朝思暮想 小本随身 办公用品齐全，摆放有序 从小事做起 化繁为简 即事即作 一次完成 一般技巧 参谋技巧 调研技巧 协调技巧 参谋技巧： 办公室人员性格特征 意志坚强 灵活应变 幽默 合作 办公室人员的心理健康 心理健康的标准 常见几种心理障碍 有正确的自我意识 嫉妒 有良好的智力和适应 焦虑 有开朗的心境 急躁 有统一的人格 厌烦 有和谐的人际关系 自傲和自卑 （3）办公室人员群体素质结构 1. 一个有效的办公室人员群体，应具备的功能 掌握领导的脾性、工作和生活习惯 选择适当的时间、地点、场合 平心静气 事不过三 掌握谈话艺术：重述、先肯定后但是、以事喻礼 充分了解自己的任务 拥有健全的意见沟通 保持高度的相互信任和忠诚 相互协调和支持 差别协调 具有应变性 2. 办公室人员群体的结构因素 3. 办公室人员群体结构的优化的原则 3、办公室主任 （1）办公室主任的职务特点 内部的行政首长；对外的联络员；本单位领导集体中的一员 （2）办公室主任的工作特点 政治性；辅助性；全面性；事务性；保密性 （3）办公室主任的作用 参谋作用；助手作用；咨询作用；协调作用 （4）办公室主任的职责 承办职责；参谋职责；管理职责；协调职责 （5）办公室主任的科学思维方式 从实际出发；系统思维；用发展观点看待一切 （6）办公室主任的领导作风 实事求是；严于律己；民主作风 （7）办公室主任的领导艺术 科学管理；知人善任 思考题： 1. 办公室机构设置应遵循哪些原则？P17 2. 办公室人员配备的原则是什么？ 精兵简政；优化组合；健全制度；优质服务 3. 对办公室人员个体，有哪些素质要求？ 4. 一个有效的办公室群体，应该具备哪些功能？ 5. 办公室人员群体机构优化的原则是什么？ 6. 什么是办公室主任？如何理解办公室主任职务的双重性？ 7. 办公室