基于实证分析的图书馆战略规划流程设计

基于实证分析的图书馆战略规划流程设计 摘要通过网络调查、内容分析和专家调查等实证分析，设计 出符合我国国情的图书馆战略规划流程，其中包含组织保障、目 标确立、方案拟定和文本编制等 4 个主要环节，每个环节中包含 若干行动步骤。在流程框架的行动序列基础上，制定出操作性较 高的工作分配及时间进度表。 关键词图书馆 战略规划 流程设计 实证研究 自现代图书馆诞生以来，图书馆个体与事业的发展进程经历了 从工作计划到长期计划，再到战略规划乃至战略管理的过程。就 性质而言，图书馆早期的发展规划受限于独立的视野和静态的理 念，而新兴的战略规划则为突破这些局限提供了科学的思维框架。 图书馆的规划阶段包括了战略分析和战略制定等功能活动环节， 战略分析关注组织的历史背景，确定组织的发展目标；战略制定 涉及战略活动的信息输入、匹配、决策等。图书馆事业的科学发 展，对战略规划流程的合理化设计提出了更高的要求。 1 相关研究综述 总体而言，在规划的具体实施中，图书馆需要展开从数据采集 到需求调查，从方案制定到实施准备的 4 个阶段，并在实践运作 中进行大量的评估工作。具体细分，国外学者将规划程序描述为 7 个步骤：发起和同意战略规划程序；识别组织任务；阐明组织使 命；任务和价值观；评估外部环境以明确机遇和挑战；评估内部 环境以明确优势和劣势；确定战略重点；设计规划方案和实现战 略重点。新时期较为著名的是 bryson 在公共组织和非营利组织 的战略规划一书中构建的“战略变革周期”(strategy change cycle)，包含启动规划过程、明确组织权限、明确使命与价值观 等 10 个环节。印第安那大学 bloomington 图书馆的规划实践证明， 该流程的应用的确能实现更为高效率、低成本的管理绩效。 作为整个战略管理总体流程的有机组成部分，战略规划主要涉 及环境分析、方案制定等环节，可以形成若干规划模型。evans 和 ward 在讨论包括图书馆在内的信息机构的专著中，提出以环境 扫描为先导，以任务明确为目的的战略规划模型。其中，环境扫 描为总体战略的设计提供基本的决策依据，使命、愿景和价值观 在环境信息、组织能力、资源和上级机构的限定基础上得以确立， 这些因素为战略规划的设计奠定了基础。战略规划的制定包括设 置一系列的目标和计划，进而明确针对各项计划的具体任务。目 前最盛行的图书馆战略管理模型 pdca(plan，do，check，act)将 以上流程更为简练地划分为：包含确立绩效评价标准的战略规划； 会计组织行为的战略实施；针对最初和补充的目标进行实施效果 评价的战略检测以及针对人员和其他各类资源进行匹配目标式调 整的行动方案。最著名的图书馆战略管理专著之一：规划与结 果：公共图书馆变革过程将战略管理中的规划环节细分为考察 社区(愿景与需求)、考察图书馆(满足需求、明确愿景)、分析资 源、选择服务策略、撰写使命、设定目标、制定计划、优选方案。 国内学者从思想体系、目标体系、评价与选择体系、保障体系 等方面探讨战略管理的步骤与要素，主张图书馆战略规划流程包 括启动、分析、确认、业务规划、实施、反馈与评价等 6 个阶段； 也有仅限于规划阶段的划分观点，认为制定战略规划应有 6 个步 骤：环境状况与趋势分析、制定目标、制定战略重点、制定行动 计划和划分阶段、制定实施战略的行动方案及提交中选方案。 关于战略规划的流程研究为图书馆实践工作提供了参考依据， 但指导作用的发挥空间尚有待大力拓展。与国外图书馆的先进经 验相比，我国的战略规划现状仍存在很大的差距，用以指导实践 的规划理论在科学化、系统化等方面亟需深化和提炼。柯平教授 对此总结出的研究不足包括：理论与实践的契合度不高，对于各 级各类型图书馆的整体协调研究深入不足，对于公共文化服务体 系新环境中的图书馆战略新举措尚未有较深入研究，尤其是缺乏 实证基础上的战略模型研究。作为连续而有规律的行动序列，流 程既是针对可执行的战略行为的具体计划，也是保障决策、实施 正确性的思维模式，具有实务和方法论的双重意义。当图书馆传 统形成的思考问题、解决问题的流程作为一种行为范式沉淀下来， 在变化的环境中逐渐变成阻碍其战略规划进程的不利因素时，新 的流程探索与构建便显得日益重要。时代的发展、环境的变迁以 及理论的演进，均体现出以图书馆战略规划流程为对象的系统性 认识的重要性，目前这方面的研究显得极为匮乏，亟待加强，这 也成为本文要解决的核心问题。 2 图书馆战略规划流程的实证研究 2.1 网络调查与分析 本研究于 2010 年 1 月至 4 月利用搜索引擎、站点聚合、相关链 接等途径对全球各大洲的图书馆网站进行大样本的抽样调查，登 录各馆网页，对其战略规划基本情况进行全方位的考察。涉及以 中、英文为主要官方语言的国家和地区的国家图书馆、公共图书 馆、高校图书馆、科学图书馆、工会图书馆、中小学图书馆等各 种类型。最终访问 528 个图书馆站点，涵盖 30 余个国家和地区。 从地域划分的角度来看，各大洲的样本包括北美洲 118 个，大 洋洲 18 个，欧洲 46 个，亚洲 346 个。由于我国图书馆作为重点 考察对象，故亚洲的样本比例较大。具体而言，国外馆 185 个， 国内馆 343 个；在国内进一步划分，东部 195 个，中部 76 个，西 部 49 个，港澳台 23 个。东部地区由于经济发达，人口密集，图 书馆事业随之较为兴盛，机构数量众多，抽取样本数也较多，港 澳台地区的图书馆网站有其不同于大陆的特色，故也进行了一定 数量的抽样调查。从类型划分来看，高校图书馆(313 个)的比例最 高，达 59.28，其次是公共图书馆 162 个(30.68)，包括国家 图书馆、科研图书馆、中小学图书馆等在内的其他类型 53 个 (10.04)。从规划文本的公布情况来看，拥有规划文本的图书馆 仅 149 个(28.22)，没在网站上公布的有 358 个(67.80)，另 有 21 个(3.98)图书馆的网页始终无法打开。 本研究按照从外表特征到内容属性的调查思路，设计了发布形 态和宣传策略两个维度，包含战略规划文本的链接层次、隶属模 块、表现形式、多语种、连续性版本、辅助性文献等若干考察对 象。针对不同国家、地区和图书馆类型进行比较、剖析，探求规 划现状中的地域和系统差异，以此明确我国图书馆战略规划的发 展特点、现实差距和提升空间。 2.2 文本调查与分析 战略规划文本的内容分析是探寻图书馆规划活动特征与规律的 很好途径，国内外学者通过客观地辨析文本不同层面的属性，对 各自关注的现实问题形成具备实证价值的研究推论。本研究对 2009 年 4 月至 2010 年 4 月收集、整理并翻译的 283 篇国内外图书 馆战略规划文本，进行针对外表形态、内容属性和版本特征的全 面分析。 就全球范围而言，所有规划文本的规划主体涵盖公共馆、高校 馆、其他类型馆和协会(学会)组织。涉及的地区包括：北美洲、 南美洲、欧洲、大洋洲、非洲、亚 洲以及国际性组织。本研究按照联合国开发计划署 2009 年公布 的“人类发展指数” ，以超过 0.9 作为判别发达国家的标准，涉及 发达国家和发展中国家，分别占 73.1和 26.9。按中外维度划 分，国内馆的规划文本占 17.0，国外占 83.0。在国内图书馆 的 48 份规划文本中，涉及的地区包括：东部(43.8)、中部 (25.0)、西部(14.6)、港澳台(12.5)及全国性组织(4.2)。 无论国内外地区之间的比较，还是不同类型规划主体之间的剖 析，大样本的规划文本均具备了一定的代表性，能够为揭示当前 图书馆界的规划现状提供从文本物理形态到战略思维诉求的实证 依据。对战略规划文本的考察涉及了制定机构、规划时长、量化 指标、高频词语等在内的形态特征，包含了“战略管理路径”和 “战略保障体系”两个维度共 20 个内容要素在内的内容特征，以 及针对体例结构、核心理念、规划实践等在内的版本特征。 2.3 专家调查与分析 对战略规划未来理想状态的预期是一个需要综合洞察力的主观 综合判断过程，通常要依靠相关专家的知识和经验，由专家对研 究对象做出判断、评估和预测。专家调查方法旨在汇集有理论知 识和实践经验的相关专家的意见，本研究根据图书馆网站调查和 战略规划文本的内容分析结果，结合战略管理理论和图书馆的实 际情况，针对图书馆发展的战略环境、管理流程及规划文本框架 设计等方面的问题，编制了一份旨在考察战略规划应然状态的专 家调查问卷。2010 年 3 月至 9 月，面向全国范围内的业界领导、 教授、资深图书馆员工等实施了问卷调查。调查问卷首先在小范 围的专家人群中进行预测试，吸取反馈意见并认真修改完善后， 按照重点精选与随机抽样结合的方式向全国专家开放电子或纸版 问卷 100 份，最终回收 78 份，个别填写有问题的问卷经反复沟通 交流，最终获得专家的有效填答，总体有效回收率 78。 从地域上看，本次专家调查涉及北京、广东、福建、天津等 10 余个省市。从组织类型看，涉及高校馆、公共馆、科学馆、中学 馆、军队馆以及教学机构等。从调查对象的身份看，涉及包括馆 长、书记、副馆长在内的图书馆领导(含个别学校领导)、教授 副教授、研究馆员(研究员)副研究馆员等人群(包括武汉大学彭 斐章教授、北京大学吴慰慈教授、中国社会科学院黄长著研究员 等知名学者)。很多专家的多重身份使不少问卷反映出馆长与教授、 部门主任与研究馆员等的综合意见。总之，本次调查涉及各类图 书馆和教学、科研机构 58 个，具备了一定的代表性和权威性。 3 图书馆战略规划的总体流程 本研究为构建符合我国现实国情的图书馆战略规划流程，从多 个方面寻求理论与实践的依据。其中：借鉴国内外的战略管理 理论，吸收适合公共部门的原理、方法，以此探索图书馆战略规 划的实质和规律；考察国内外图书馆的战略规划现状，从我国 与发达国家、地区之间的差距中寻求发展方向；分析国内外图 书馆的战略规划文本，从体例结构、内容要素、发布形态等层面 揭示战略管理指导性文件的属性特征；通过业界专家的意见征 询，明确我国图书馆战略规划的理想预期以及深化、创新管理流 程的方略。在此基础上，逐渐形成关于图书馆战略管理活动，尤 其是战略规划流程的清晰认识。至此，能够在实证分析的基础上， 以框架图形式描绘整个图书馆战略规划的行动序列。本研究提出 的图书馆战略规划总体流程框架，如图 1 所示： 这一流程框图揭示了战略管理，尤其是战略规划实践的基本运 作原理，从组织机构的建制到战略要素的分析，从战略方案的拟 定到规划文本的编制，体现出图书馆战略规划活动的一般性发展 规律。 图书馆战略规划总体流程作为最高层次的组织管理形式，战略 管理是图书馆从日常业务管理到未来发展管理的一个思维转变过 程。整个战略管理过程划分为战略规划、战略实施与战略评价三 个阶段，三者通过运作、监控和反馈机制相互关联，循环递进。 赵益民等曾将战略规划阶段细分为战略规划分析和战略规划制定 两个环节，前者包括图书馆基本使命的确立以及对内外环境、利 益相关者、战略资源和变革预期的分析；后者包括战略定位、计 划编制和方案优化等步骤。本研究提出更为详尽的图书馆战略规 划环节与步骤的划分方案：整个战略规划流程包含组织保障、目 标确立、方案拟定和文本编制等 4 个主要环节。每个环节中包含 若干行动步骤，具体如下： 3.1 组织保障环节 设立专职机构，组建专门的战略规划部门，争取人员、经费、 设施、时间等方面的资源支持，明确部门工作职责和管理制度， 为战略规划以及后期的实施与评价的顺利进行提供组织保障。 收集基本信息，清查该馆的馆舍、设备、文献、技术、人力 等资源，收集、整理历年来包括主管部门在内的相关统计数据， 通过对该馆发展历程、各类资源现状、宏观和微观统计数据、相 关制度规程、相关规划文件、组织内部观点、社会需求意向等信 息的掌握，为规划制定提供科学的现实依据。 确立核心信念，明确图书馆的社会使命，提炼核心价值观， 提升组织文化层次，打造组织凝聚力，普及、强化共同的价值追 求。具体步骤是由馆务会启动战略规划进程，由此设立的图书馆 战略发展部负责收集基本信息，起草战略发展的核心信念，向馆 务会申报，确立后向全馆员工推广。 3.2 目标确立环节 分析战略环境，针对政治、经济、读者、资源等图书馆战略 发展的内外部主要影响因素，辨析、明确若干最有可能面临的未 来预期情景，并以此为分析框架，分别拟定不同演进态势中的背 景选项。 确立战略目标，以图书馆的战略使命为宗旨，以主要的社会 功能为分析框架，在指导思想和发展原则的框架下，明确图书馆 的现实定位，从馆藏建设、读者服务、业务管理、信息技术等主 要领域制定图书馆在可预期的未来中的发展目标。 评价组织资源，通过对设施、管理、服务、读者、形象等图 书馆战略发展所需资源的差距评价，检测基于物质条件预期变革 可行性的客观基础，辨析面向该馆发展目标的资源缺口。 评价支持意愿，通过对读者、员工、资源供应商、上级主管、 相关文化机构等图书馆战略发展主要利益相关者的意愿评价，检 测基于社会认知的预期变革可行性的主观基础，对图书馆的