国际市场营销业务管理制度

国际市场营销业务管理制度 为增进客户利益及公司品牌在海外的信誉度，将国外市场业务工作的执行 予以规范化、标准化，特制订本制度。 第一章 销售区域划分 第一条 公司 CEO 需具体明确地划分各外贸人员的海外市场服务区域。公 司 CEO 须对有关人员强调执行区域界线及指定销售产品线的严肃性，外贸人员 无权变更及调换服务区域；区域界线的解释、裁定、变更由公司 CEO 负责。 第二条 外贸人员对辖区内的地理环境、人口、经济发展、消费水平、市 场变化等要深入了解，掌握市场变化、竞争情形，并拟定应对策略。 第三条 公司 CEO、外贸主管及外贸人员须随时了解各类客户的销售性、 安全性、收益性、发展性、合作性等情况。 第二章 客户管理 第四条 外贸人员应建立辖区内每位客户的资料卡，一律使用公司统一的 客户资料卡格式（按 ERP 系统要求） ，并经公司外销部审核后成为有效客户存 档，才可以进行业务往来（接单、下生产任务单） 。 第五条 未经公司外销部的同意，外贸人员不得随意增减客户。 第六条 将客户分级 公司外销部须根据营业额、企业性质划分客户等级，分 A/B/C/D 四级； A 级：年销售额 500 万美元以上（含） ； B 级：年销售额 300（含）至 500 万美元； C 级：年销售额 100（含）至 300 万美元； D 级：年销售额 100 万美元以下； 第七条 弹性划分客户的等级，并非一成不变；客户资料卡由公司外销部 定期审核，必要时进行调整。 第八条 对于 A、B 级客户的总经理、采购主管、财务主管的个性、爱好。 家庭状况，外贸人员都要建档管理，要做到非常熟悉。 第九条 与 A、B 级客户应经常保持密切的联系，了解客户需求、意见和 建议，并对其进行拜访： 1.A 级客户，公司 CEO 每年例行拜访； 技术副总每年例行拜访； 2.B 级客户，公司 CEO 每年不定期拜访 技术、生产、质保部等领导每年（国内、外展览会）定点拜访； 3.公司各职能部门领导（财务、质保、生产、开发等部门）应每季度至少 一次和公司外销部外贸人员沟通，了解海外市场概况及客户需求、意见和建议； 4.财务部门应建立起公司与客户之间的对账机制，每季度定期整理客户对 账单与客户对账，杜绝因个别业务人员违法违纪行为损害公司和客户的经济利 益。 5.公司外销部应每季度编辑“公司热点快讯” ，于公司网站发布或邮寄给客 户。让客户准确掌握公司最新的动态及产品信息。任何人不得假借公司名义散 布不实信息，误导客户、损害公司形象。 第十条 为树立公司良好形象，提高管理水平，由公司外销部接待科统筹 做好所有海外客户来访的接待工作（包含欢迎指示牌的制作：客户姓名、公司 名称）： 1.如需到机场迎接，公司外销部接待科应向总务部安排接机事宜。必须提 前十分钟抵达机场或酒店将客人接来公司； 2.外销部接待科或责任外贸人员应将有关资料、档案、样品等置于洽谈室； 3.如客户需要饮料、食品等，外销部接待科应通知洽谈室管理人员准备。 第三章 海外客户业务往来管理 第十一条 外贸人员与客户的业务往来，通过电子邮件及传真方式进行联 系。若为电子邮件，必须使用公司域名的邮件地址（xxx ） ，严格 禁止以私人邮件地址为联系，由公司 IT 部门对全体外贸人员注册的邮件地址进 - 3 - 行统一管理，并通过邮件服务器对收发的邮件集中管理；若为传真文件，必须 建立客户往来传真档案夹，按客户别/日期顺序归档，相关档案需有专人管理。 IT 部门须获得公司授权，对进出邮件是否遵守公司规定进行不定期稽核，并提 交异常报告给公司 CEO。 第十二条 外贸主管因工作需要所使用的手机号码卡（长期用于对外名片 上的号码）由公司定期统一缴费，相关使用人应善尽保管义务，号码卡的所有 权归公司所有，当使用人离职时必须交回手机号码卡。 第十三条 外贸人员与每月 25 日必须提交“月销售展望及总结工作报告 ” （详附表） ，由外贸主管审查后于每月 27 日前交公司总经理审核。 第十四条 外贸人员对客户报价的请求（RFQ） ，必须严格按照公司外销部 颁布的价格表（应做好文件控制）进行报价，不得随意更改。公司外销部在进 行订单审查时若有发现不符合事项，除不予接受该订单外，将严肃追究相关人 员责任。 第十五条 客户签订合同（PI）及付款作业 1.公司外销部和海外客户签订合同（PI）时，须使用公司法务部制订的统 一文本格式合同，不得擅自使用其他文本格式、或更改合同条款，否则一律无 效。 2.海外客户签订 PI 后须于当天传回公司财务部备案。生产单则统一传真至 公司技术服务经理处评审再转往生产部生产。 3.各区域总代理商的设立，应严格按照公司统一制订的总代理资格条件的 要求呈公司 CEO 签字核准后才能生效，并使用规定的总代理协议文本进行签订。 对于未经公司 CEO 批准而擅自设立总代理、使用其他版本合同、外贸人员私自 增减合同条款等违纪行为，并因此造成公司经济及法律上重大损失的责任人将 严肃追究其法律责任。 4.海外客户订单一律采用现款交易，L/C 或 T/T 付款；特殊情形须经公司 CEO 核准，否则一律不予安排生产（必须严格执行订单审查程序） 。公司指定 的收款专户，见附件（由财务部制颁） 。 5.每一笔外贸订单交易，应做到销售合同、客户单位名称、销售单证、销 售发票、收款专户的一致性；于订单审查过程，财务部必须严格审查及监督， 未经公司 CEO 批准不得经第三方走账。如果外贸人员违章操作从中牟取价差图 利，贪污公司的公款，一旦发现将严肃追究法律责任。 6.货物出口报关单证作业由公司外销部统一制单，相关运输船务等统一由 公司指定的代理机构办理。公司外销部须将上述配合作业的第三方予以统一建 档管理，并对彼等的配合度定期实施季度考核。 7.严禁利用公司名义向客户销售其他公司产品、或销售其他公司所生产的 仿制本公司的产品来欺骗客户，一旦发现将严肃追究相关责任人的法律责任。 8.各区域在处理客户的售后服务需求时，须严格按照公司售后服务管理制 度的规范执行，严格控制三包配件的免费赠送；所有免费配件的赠送必须依销 售合同的规定申请，由质保部进行确认。如果发生重大质量事故，或配件金额 超过 1000 元人民币以上者，须按客户投诉程序报请公司 CEO 批准。 9.各区域责任外贸人员每个月 30 日应编制“客户订单收货确认月度报告” 提交公司外销部及财务部进行审查，对于接收数量异常或货物损坏等情事，应 将客户投诉报告及相关证明资料文件连同“客户收货异常月度报告 ”提交公司 外销部及财务部进行审查及处理。 10.售后服务部门部每月 30 日提交“海外客户免费配件赠送明细月报”给 公司外销部进行核对后，一联给财务，列入有关区域销售费用/销货成本。 第四章 业务拜访及国内外展会参展管理 第十六条 所有外贸人员参加国内外展会或客户拜访等业务活动，必须事 先提交相关业务计划报请公司 CEO 批准，并由公司责任领导亲自带队参与。不 得私自单独拜访，否则严肃处理并且所发生的费用不予财务报销。 第十七条 展在会会场取得的客户名片必须统一集中保管，不得由私人保 管。展会结束后由带队领导于返回公司一周内提交“展会成果报告 ”呈报公司 CEO，内容包含： 接待客户总数、既有客户数、新客户数 接收名片张数 新客户按交易意愿：极高意愿、一般、意图不明分别统计数量 - 5 - 展会订单统计报告：现场成交金额、三个月内有望成交金额 客户意见及建议事项：产品、服务、销售渠道、政府法规及竞争情报 建议采取的后续市场营销行动计划（依各区域） 参展费用科目明细报告 展会效益总结： 人均差旅费用、 （已成交）每万元美金平均参展费用、三个月内有望成交 每万元美金平均参展费用。 （如可行，提供历届趋势统计图表） 检讨及改进事项： 摊位设计及布置、客户接待、展品及产品信息资料、建议可行的节约方 案 第十八条 国外业务拜访活动结束后，应于返回公司一周内提交 “出差报 告”并呈报公司 CEO，必要时辅以简报方式进行。 第五章 品牌使用及管理 第十九条 外贸人员均应积极促销公司产品并维护公司商标在市场上的声誉。原 则上，不主动向客户推荐及使用其他商标。特殊情况需要使用其他商标需报公 司 CEO 批准。 第二十条 经销商可将商标用于与产品销售相关的各项经营活动。但禁止经销商 将商标作为其公司名称的组成部分或在本国注册我公司商标。一旦经销协议终 止，经销商应在销售完所有存货后立刻停止使用我公司商标。 第二十一条任何组织及个人不得未经授权，使用或侵犯我公司专利、版权及商 标。所有外贸人员应主动向公司总部提报侵权事实并积级协助公司产权部举证。 公司职员利用职务之便，抢注我公司商标，一经发现将严肃追究相关责任人的 法律责任。 第六章 驻外办事处办公管理 第二十二条 派驻外地各办事处服务的外贸人员薪资核定及奖金发放，统 一依据公司制订的营销人员薪资报酬管理制度的相关规定办理。 第二十三条 各驻外办事处不经公司 CEO 批准不得自行招聘人员。所有派 驻办事处员工由公司总部人事部统一招聘，交纳三金，签订用工合同及竞业禁 止合约。 第二十四条 各驻外办事处行政及办公费用的报销及核准权限，须依照公 司财务部门制订的“办事处办公费用报销管理规定”的要求办理。 办事处出纳每周固定保持一定数额的零用金（视业务运作需要） ，统一在 每月 20-25 日间开票支领，并于此同时办理上个月的费用核销手续。 每周五汇总出纳明细周报及相关单证（含零用金缺补申请单） ，提交公司 财务部审核。 办事处零用金支出核准权限设定： 单一用途支出