女秘书工作典型的一天2

女秘书工作典型的一日 秘书所负责任愈重,其日常工作愈无定规.她必须策划并组织每一件力所能及之 事,否 则将无以处理突如其来的紧急事项. 美国国家秘书协会会长凯勒女士 苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理, 她了解成功并没有绝对的保证, 不过 继续不断的进修并增进自己的技能与条件, 则是绝对必要的. 作为一位进修秘书课程的专校 夜校生而言,对其行业的进阶应有旺盛的事业心.她接受要求,详述她一天的工作 实况,以 供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动, 所遭遇的问题与突发事件以及秘书必须面临 的职责有一个较清晰的观念. 她的看法几乎与凯勒女士的前述一席话不约而同. 苏珊说: “当 我担任速记员的工作时,我的日常工作极易描述,现在我所担负的责任较前为重, 有许多紧 急事件需待处理, 我发觉我的日常工作几乎无定规定制可言. 不过典型的情况是: 听写口授, 誊清文件,安排访客的会见事宜,接听电话,准备行程表(我的上司经常作业务旅 行) ,处 理邮件以及各项交办事者. “ 苏珊从事秘书工作的背景 对苏珊的背景作一简单的描述,将有助于读者了解她何以在 20 来岁的年龄就能担任一 个负有重责的职位.苏珊 18 岁毕业于美国高级中学,然后接受 1 年的秘书专业课程训练. 结业之后,苏珊对她的未来计划无决定,曾经向一个就业辅导机构登记,其后 6 个月内,她 曾经担任过好些临时性工作,事后她说: “这 6 个月我获得不少宝贵的经验.我学会了如何 适应不同的雇主与工作环境. “ 苏珊的一位友人,有一天告诉她,一家饮料公司有一个速记员的缺额.经过了好几 次测 验和两度面谈之后,苏珊总算被雇用了.在她进入这家饮料公司工作 6 个月后,她到大专夜 间部就读.她所修习的课目有信函写作,高级秘书业务,市场学及市场调查,政治 学及国际 关系,心理学及人群关系,推销术及广告学,她目前在这家公司服务已 6 年多,并且数度获 得晋升. 苏珊写这篇描述她一天工作的记载时, 她担任该公司营业部经理迈克先生及广告部经理 怀特先生两人的执行秘书已有一年半的时问.她已接获通知,将升任迈克经理的 行政助理, 并且当她训练杜娜小姐担任怀特经理的秘书而能独立作业时,即行生效. 苏珊选择星期四这一天作为示范,说明一位秘书典型的一日.这一天,迈克经理已 因公 出差,而怀特经理正准备远行.苏珊告诉我们: “这是典型的一日.两位经理同时出差是常 有的事. 时问正好相近, 这一天确实相当忙, 致使我速记了一些文件, 准备过几天再行誊正. “ 苏珊一天工作的详记 (办公时间从上午 9:00 到下午 5:00,中间有 1 小时午餐时间,两次咖啡小憩各 15 分 钟) . 8:30 抵达办公室.整理仪容,检查办公用品与文具.整理怀特经理办公室及检查迈克经 理办公室. 8:55 检视手中的工作,开始誊正昨天听写的两封信,尽快送请怀特经理签名.完成信稿 放入签名卷夹中,置于怀特经理案头. (信件宜如此慎重处理,以免他人窥视) 9:15 拆阅并处理第一批邮件.留下必须由我直接作答的,怀特经理到达办公室,嘱我到 他办公室作大约 5 分钟的口授笔记.迅速整理出即将讨论的事项,因他即将于下午远离,公 差两星期. 向怀特经理报到,听写时,两度因电话而中断,然后继续做笔记.回到办公桌后.回 复 一紧急电话. 请杜娜小姐听第二个电话. 她正接受训练, 一旦我担任迈克经理的行政助理后, 她即将为怀特经理工作. 怀特经理把他的旅行计划交给我,交代他外出期间要我处理的事情,并电告杜娜 小姐, 以她能协助我工作表示高兴.怀特经理当面嘱咐如有需要可找他人帮忙,以完成 交办事项, 因为他知道我还得替迈克经理做不少事. 9:50 回到我的办公桌,检查档案,获取必要的资料,回复在怀特经理办公室所接听的电 话. 捡出必须由怀特经理过目的航空信件.无特别紧要的待复函件,摘记几项待办事 项,俟第二次邮件到来再处理.接听几通电话,其中一通为一位盛怒的客户 B 先生打来的,他要求与迈克经理直接讲话,他不相信迈克经理已经外出,最后我才 婉转问明原委,并应允他立 即查明,尽快打电话告诉他. 10:10 决定前往征信所,核对 B 先生的账目,请杜娜小姐照顾我的办公室,并告诉怀特 经理我要到征信所去,征信所事忙一时无法查对,答应中午以前打电话告诉我. I0:20 回到办公桌,记下征信所午前会来电话,不然,我应打电话去问.咖啡小憩时间, 但已无法分身了, 告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫她到出纳室. 稍后并告诉她登记月 支账的方法.杜娜小姐回来后,将准备交由她接替的工作:复制文件,校对,正式信 件的打 法,推销员所报费用数字的核实等,一交代. 杜娜小姐从出纳室带款返回办公室, 在我面前点清, 当她交钱给怀特经理时也将当面点 清,这点很重要.一旦点清无讹,以后再有差错就无须负责. 10:40 开始誊清怀特经理口授信件.文书中心来电话说,他们为怀特经理打的推销业务 会 议议程表,因为事忙,无法如期在今天完成.我决定无论如何明天一定要做完(我 通常都较实际需要时间提前几天,以防临时赶不及,但我并没有明白告诉他们) . 11:l0 打好数封信函送请怀特经理签名,并影印其中部分信函,我在他办公室时,怀特 经理接听通私人电话,决定提早于 3:00,而不是原定的 5:00 动身,因此,我至少必须在 2:30 左右为他准备好应带的公事包. 11:15 回到办公桌,打三通电话分别通知同仁,将原定 4:00 召开的会议提前到 2:00. 怀特经理应带的文件几乎都已备齐, 为了慎重起见再检查一遍,并通知杜娜小姐来作实地见 习. 征信所来电话, 告知客户 B 先生的账目详情, 既得完整资料, 自可回复 B 先生电话. 一面打电话,一面教杜娜小姐留心为怀特经理所准备应带的文件. 与 B 先生通电话,他似乎很满意.将经过记下准备告知迈克经理.并将这种作业程序 示知杜娜小姐,当我的上司远行期间,我都将所有重要电话,访客谈话摘要记录以 及函件也 做札记.怀特经理的公文包已准备妥当.只等最后一份资料. 11:45 整理档案并与同人开会后,开始处理迈克经理的信件,他希望当天能知道来信大 致内容.怀特经理提早离开办公室去进午餐.当他经过我的办公室时,交给我一份 简短的备 忘录.说是回到办公室时再由他签名,我的案头始终准备好一笔记簿.翻在空白的 一页,以 备不时之需.将备忘录立即誊正.并置于怀特经理办公室的签字卷夹内.第二批邮 件到达, 很快地过目一遍, 其中有一件需要怀特经理立即注意, 从档案中找出有关资料附于来信之后, 一并置于怀特经理办公桌上的“速件“卷夹内. 12:15 正准备在办公桌进食三明治时,接待员通知一位客户要见迈克经理,假如迈克经 理此时尚在办公室,照例会留访客进午餐,于是决定请客人到我们的餐厅用膳,巧 遇市场调 查部门的高先生,一并邀他同桌进食,请来客在访客名簿上签名. 杜娜小姐通常都在 1: 整吃午餐, 00 征求她是否能改变计划, 暂且照顾一下我的办公桌, 留一便条与怀特经理,告知他我去何处. 1:15 重回办公桌,高先生仍陪着客户并将代为送客.将进餐时与客户谈话要点记下,留 供 迈克经理参考,并将来客姓名记入访客名单内. 杜娜小姐将她接听的电话告诉我,即去进餐.并说在半小时内回办公室. 1: 30 怀特经理嘱我听写午餐时留在他桌上的紧急来信的回函, 他要我替他的太太办一些 私人事情,问他假如我请杜娜小姐替我走一趟,他是否介意?他表示同意. 1:40 将紧急信件誊正,请怀特经理签名,并以副本一份纳入其公文包中.检查是否有致 迈克经理紧急邮件, 其中有一封须于晨间转寄资料时一并转致, 在怀特经理离开后应立刻准 备,杜娜小姐餐毕返回办公室.嘱她备妥怀特经理的最后资料. 2:00 怀特经理的三位同事到达办公室,他嘱我作笔录,杜娜小姐则招呼所有的电话,使 我们不致受到干扰. 2:20 三位同事离去,怀特经理希望尽快将会议记录誊正,讨论一些其他事项. 2:30 重回办公桌,请杜娜小姐誊正我在会议中所作的笔录,告诉她如果有少数的字看 不 清不必担心,不妨从头至尾快读一遍,将有疑问的字句圈记出来,一并来问我.将 怀特经理 的公文包准备妥帖. 2: 45 答复杜娜小姐所提出的会议笔录上的几个疑点, 她开始誊正. 继续处理第二批来信, 并备妥寄给迈克经理的资料. 3:00 怀特经理离开办公室,他能准时而且诸事齐备地动身,总算松了一口气,继续整理 信件. 接到迈克经理的长途电话,他将延后两天回来,并嘱转告办公室有关同仁,他已打 电报 给原先约定会面的某些客户, 迈克经理希望立即寄给他某些已打字完成的资料, 决定于今晚 投邮,我按序检查一遍. 3:15 察看杜娜小姐誊正我的笔录的进度,已接近完成.告诉她完成后尽可以休息了. 打电话给文书中心,是否可派人协助我打字,答案是无人可派,与营业部两位领班 (迈 克经理也是他们的上司)联系,是否可派来两位打字员.一位说很难帮忙,另一位 说 3:30 之后可能派出两位打字小姐.一切准备妥当.在向她们有所指示之前,首先向两位 打字小姐 说明所有的资料必须在今晚付邮.如果她们当中任何一位必须 5:00 离开,现在就告诉我, 以便找人替手.两人都说可以留下. 杜娜小姐也完成了初稿,并且协助下一步工作,她愿意不管多晚,一直陪我工作下 去, 感谢她的这番好意. 3:45 交代完毕,两位打字员与杜娜小姐以全速进行工作,我把杜娜小姐的初稿复核一 遍 并作少数更动之后,也参加工作. 4:00 工作在忙碌中顺利进行.第三批邮件到,其中有两封限时信是给怀特经理的,一封 今晚即行转寄,另一封我自己可以处理. 4:15 接获通知说两位客人来拜访迈克经理,尽管心里不欢迎这种打扰,但是必须去见 他 们.正准备去招呼他们时,两位借调来的打字员中有一位告诉我,她不习惯在这种 紧迫情形 下赶工,要求免除这项工作.我设法安慰她,告诉她尽可能地做,而不要一心想到 它是一件 紧迫的工作. 我要她坐在我的写字台旁边, 一方面以电话告诉接待员说, 我稍迟几分钟便来, 并请她打电话给营业部门的一位领班暂时招呼下来访的客人. 重新安慰了打字员,告诉她我了解她的感受,并请她尽可安心工作,不要在心理上 受到 干扰.假如在她必须离开的时刻而没能做完,我并不责怪她,于是这位打字员重新 去打字. 我则前往接待室,那位领班正在与位访客交谈,而我则招呼另外一位,并将他们的 来意 记录下来,以便转告迈克经理. 4:40 电话铃响,原是怀特经理从机场打来的,他忘了一件必须携带的重要包裹(我不觉 自言自语地说: “哦!真糟糕!“,所幸离他起飞时间还早,我希望能赶得及送给他.立即打 ) 电话到西联信差服务处,告诉他们时间急迫,他们答应在 5:00 之前派人来办公室,将包裹 交与接待员,并且告诉她西联公司即将派人来取. 4:45 一位打字员已完成她的紧急任务,我们一块儿校对后,我问她能否接替杜娜小姐 未 完的工作.而由杜娜小姐将 2:00 的会议记录用复写纸打字誊清,因为这是密件不能假手于 打字员. 打电话告诉母亲我会晚一些吃晚饭,7:00 左右才能到家.也关照杜娜小姐及两位打字 员打电话回家. 5:00 接待员来电话,告诉我西联公司的信差已取走了包裹,总算又舒了一口气. 两位打字员都已打好了字,我们一起检查一遍,他们在 5:25 离开办公室.对于她们的 全力帮忙面致谢意,并记下来明天早晨第一件事是向她们的主管致谢. 5:30 办公室只剩下我与杜娜小姐两人,杜娜小姐继续整理会议记录的誊清稿.当她完 成 后,告诉她处理邮件的程序,并且解释我整天保存迈克经理的封袋的原因.会议笔 录原稿将 送给怀特经理. 当杜娜小姐清理她的写字台, 并在她的日历上记下明天待办事项之际, 我急速赶办迈克 经理交代之事,将其纳入一牛皮纸信封,量过重量之后,贴上足够的邮票,即将投 邮. 6:15 接怀特经理电话,说信差已将包裹送到.杜娜小姐问我还需要帮忙的事,我告诉她 通常我喜欢每天做好归档工作,看样子今天只好破例了.我从不让该做的事积压 到第二天, 因而我把它记在行事历上作为明天紧急待办事项. 嘱杜娜小姐共同再检查