佛山市物业管理维修基金收集使用操作程序

佛山市物业管理维修基金收集使用操作程序 佛房发【2004】65 号 为了加强佛山市房屋售后共用部位、共用设施设备的维修基金 管理，维护房屋产权人和使用人的合法权益，根据建设部、财政部 住宅共用部位共用设施设备维修基金管理办法 （建住房1998213 号）和国务院新颁发物业管理条例精神，结合我市实际，特制订 出本操作程序： 一、专项物业管理维修基金缴纳基本情况 市房产管理局联合佛山市中国银行开发出一套适合整个佛山市物 业管理维修基金缴纳使用管理的系统软件，这套系统预定在各区房产 主管部门和中国银行（佛山分行和指定各营业网点）设立终端管理器， 对基金的变动进行实时操作和监控。 根据建设部、财政部住宅共用部位共用设施设备维修基金管 理办法 （建住房1998213 号）第五条：“，维修基金收取比 例由省、自治区、直辖市人民政府房地产行政主管部门确定” 。我市 已依照该条款，制定了关于我市执行国务院的实施 意见 （佛房发200382 号） ，暂定在 2003 年 9 月 1 日后，领取商品 房预售许可证的楼盘，由购房者按购房款 2%的比例缴交维修基金 （房屋征拆以产权调换形式回迁的房屋，房屋所有权人按该楼盘的平 均售价的 2%比例缴纳维修基金） ，存入市或区局开设的维修基金专户。 2 在系统正常运作前有下面几种基金交纳情况： （一）在 2003 年 9 月 1 日前已核发商品房预售许可证的房屋，原 则应在执行广东省物业管理条例的基础上，按各区原有做法缴纳。 每笔基金由银行根据楼盘补录资料表分栋进行处理。 （二）在 2003 年 9 月 1 日之后已核发商品房预售许可证，又在银 行基金管理系统正式运作前已销售的房屋，开发商已向业主按购房款 的 2%收取基金后开具凭证给业主。在基金管理系统正式投入工作时， 开发企业要把已收集的维修基金、 楼盘基本情况表等资料一起提 交到银行，由银行人员进行分户处理，业主凭房地产企业开具的维修 基金收据到附近指定银行营业网点领取基金存折。同时，房地产开发 企业要按有关规定补交有效的测绘报告等所需资料到市或区主管业务 科室备案后，才能办理商品房过户证明书。各区局房产交易部门要对 房地产开发企业的维修基金缴纳情况做好最后的把关工作。 （三）在 2003 年 9 月 1 日后核发商品房预售许可证，又在银行基 金管理系统正式运作后销售的房屋，房地产企业必须在售房时向业主 清楚明示缴存维修资金的方式、系数、构成、总数及资金专户帐号， 并在商品房购销合同中约定，由购房者按购房款的 2%到指定银行营 业点缴纳。 二、业主基本资料的维护和帐号管理 现针对上述第三种情况重新制订维修基金的缴交方法，建议各区 局按照下面方法来实行维修基金的缴纳工作，方便日后的管理和监督， 具体缴纳情况按以下程序操作： 3 各区局主管业务科室应制定有关规定，要求开发企业在房产交易 部门申请商品房预售许可证前，提供楼盘的基本情况及其他资料 到市或区主管业务科室。基本情况包括小区名称、栋号、地址、单元 编号、开发单位名称、联系电话、套内建筑面积、公共分摊面积和房 屋建筑面积，并按以下格式制成 EXCEL 电子文档存盘一起报送，下面 是 EXCEL 表格格式： 【注：A.小区编号和栋号留空，由市或区局主管业务科室开立后输入表格； B.每栋楼的资料存一个文档，文件以栋号命名。 】 市或区局主管业务科室在开立小区号和栋号后，将小区号和栋 号输入相应的 EXCEL 表格，然后把数据导入基金管理系统，系统自动 生成各户唯一的基金帐号，打印出楼盘基本情况表 （附件二）加 盖公章交给开发商，并把空白的佛山市物业维修基金缴款通知书 （附件三、一式五联）交给开发企业，以便基金的缴交。同时主管业 务科室开具有关“通知”送到交易部门，开发企业才能领取预售许可 证进行售楼。其帐号编制规则为： 辖区号（1 位）+镇区号（2 位）+小区号（5 位）+栋号（4 位）+序号（4 位） 若开发楼盘在销售时资料有变动，如门牌号码有改动等，开发企 业应立即到办理变更手续的部门领取佛山市物业管理维修基金业务 申请表 （附件四、一式三联） ，并按要求填写好递交到开户银行，银 行根据开发企业填写的内容进行基金管理系统资料修改，其中佛山 小区编号 栋号 单元编号 套内建筑面积 公摊面积 房屋建筑面积 10003 1203 909 117.4 21.5 138.9 4 市物业管理维修基金业务申请表的第三联由开发企业留存，第二联 由银行留存，而第一联由银行收集后每月递交到市或区局主管业务科 室留存。同时组织好相关资料用 EXCEL 表格存盘，一起送到市或区局 主管业务科室进行修改。 注意：在未到市或区局主管科室办理资料变更之前，开发企业不 能以新资料填写佛山市物业维修基金缴款通知书和支出明细清 单 。 三、物业管理维修基金的缴交 在办领商品房预售许可证前，房地产企业、银行与市或区局主管 业务科室三方应签订维修基金监督协议，以保证专项维修基金收支的 正确无误和安全、完整缴纳。 房地产开发企业在出售房屋时，房地产企业应将缴存专项维修基 金的方式、系数、构成、总数和相关条文在销售现场明示，告知购房 者。当购房者（下面称业主）与房地产开发企业签定商品房购销合同 时，房地产开发企业按照购房款的 2%算出各业主应交纳的维修基金 额，并根据楼盘基本情况表中已确定的维修基金分户帐号填写 佛山市物业维修基金缴款通知书交给业主。业主持佛山市物业 维修基金缴款通知书 、购房合同及身份证到佛山辖区指定银行各营 业网点缴纳款项，同时出具基金存折给业主，款项直接存入所属辖区 在指定银行开立的物业管理维修基金专用帐户。 发生交纳金额有错时，采取下面的应对措施：若开发商的疏忽 写错业主基金帐号，出现帐号不存在或帐号与购房地址不一致时，由 5 银行按购房合同上列明的地址，查找出相对应的基金帐号，经业主签 名确认后作为正确资料录入基金管理系统；若业主当场发现存折上 录入的金额有误，业主可以即时在柜台前要求修改；若业主在过后 发现存折金额打印有误时，可凭购房合同及身份证原件和复印件到附 近指定银行营业网点办理更改手续，银行调出原始资料校对，核实后 进行冲正，将原存折交回业主。 银行收款后，在通知书上加盖现金收款章（其中一、二联银行留 存，作为传票和基金系统录入凭证，其余交业主） 。业主自留第五联， 其余三、四联通知书交回开发企业。开发企业必须凭第三联通知书在 30 天内到各区局房产交易部门办理合同备案手续，同时将第四联交 回市或区房管局（可由交易所代收后转交房管局业务科室） ，业主可 以在 30 日后凭通知书到开发企业取回已备案的购房合同，以便日后 办理产权证，(若业主负责办理合同备案的，由业主持第三联到房产 交易部门办理，取回备案合同后，把其余的交回开发企业)，这项工 作希望各区房地产交易部门能严加监督，做好最后的把关工作。 6 基金缴交程序结构图如下： 四、物业管理维修基金的支出 根据国务院物业管理条例 （第 379 号）第五十四条：“专项 维修资金属业主所有，专项用于物业保修期满后物业共用部位、共用 设施设备的维修和更新、改造，不得挪作他用” ，为了保证维修基金 在支出后落到实处，在小区成立业主委员会前后要有着严密的监管程 序。 （一）在业主委员会成立前，物业保修期满后，若需要使用维修 基金对该物业进行维修（中修或大修） 、更新等工作的，应由物业建 设单位或售房单位委托的物业管理单位聘请具有合法资质的施工单位 业主 中行营业网点 各区局 基金管理系统 8、对帐6、录入 5、业主交费， 、银 行出具存折和查询 2、数据导 入、查询 开发企业 市房管局 4、出 具缴款 通知书、 备案合 同 7、盖章缴 款通知书 1、提交数据、换领 收据、合同备案（或 由业主办理备案手续） 9、监督管理 3、打印基本情况表和通知书1.1 各自职 能提交资料 8.8、对帐 7 或维修单位到现场查看，计算出物业维修所需要的预算金额，物业管 理单位撰写基金使用计划（若动用到基金本金时，计划中应包含补交 维修基金的方案） ，并将有关情况向维修涉及的业主们公告，再按有 关规定将每户的支出明细清单 （附件五、一式五联） 、 物业管理 维修基金使用审查表 （附件六）及其他所需材料一起提交到市或区 主管业务科室，同时支出明细清单要以 EXCEL 文档的形式（见下表） 存入软盘一起提交。主管科室根据支出明细清单与磁盘数据进行 核对，核实无误后，将磁盘支出数据批量导入基金管理系统。 基金支出批量 EXCEL 表格式： 单元号 帐号 金额 身份证号码 201 0-01-10003-1203-1203 1000 123456789012345 经市或区局主管科室核实同意后，同时开具维修基金支出通知 书 （附件七、一式四联） ，并在物业管理维修基金使用审查表和 维修基金支出通知书上加盖科室公章，再到财务部门加具意见并 在物业管理维修基金使用审查表上加盖公章后一起呈主管局长签 名审批， 支出明细清单和维修基金支出通知书的第三联由财 务科留存，作为科室备案附件，同时财务科根据审批情况出具支票给 开发商。其中物业管理维修基金使用审查表 、 维修基金支出通知 书和支出明细清单的第四联由市或区主管业务科室留存， 支 出明细清单第五联申报企业自留。建设单位或管理单位凭维修基 金支出通知书第一、二联、 支出明细清单第一、二联、明细清 单数据软盘和财务科开具的支票到所属辖区物业维修基金专户的开户 8 银行支取维修基金。 （二）在业主委员会成立后，当需要使用维修基金对小区物业进 行维修（中修或大修） 、更新等工作时，物业管理企业应将每户的 支出明细清单和物业管理维修基金使用审查表提交业主委员 会审核后，同时表决出补交维修基金的方案与落实措施。业主委员会 通过业主大会与维修部分业主进行商讨，并取得 2/3 以上业主通过后， 由业主委员会的全体委员签名通过（有业主委员会公章的要加盖公章） 。连同存有支出明细清单的 EXCEL 文档软盘及其他所需资料一起 报送市或区局主管业务科室核实，经核实同意后，接下来的办理程序 与上述最终审核过程相同，而支出明细清单的第五联由业主委员 会留存。 银行接到申请后，核对维修基金支出通知书和支出明细清 单各项情况符合要求后，再把数据软盘导入基金管理系统，与市或 区局主管业务科室已导入系统的数据和维修基金支出通知书的合 计数核对相符后，银行根据维修基金支出通知书支付款项给申请 企业， 维修基金支出通知书第一联和支出明细清单第一联作 为支出传票。银行在每天营业结束，将当天支出发生的维修基金支 出通知书第二联、 支出明细清单第二联和软盘数据再次核对一 致后，将软盘的支出数据批量导入基金管理系统。 9 基金支出程序图如下： 房屋在维修完毕后，物业管理单位要向所管辖区相关职能部门 （或由业主、物业管理公司和施工方共同）进行验收，监督维修过程 中施工单位实际维修的项目和金额是否与预结算一致，是否按规定合 理使用，并出具检查通知书 （一式两联） ，第一联主管部门留底， 第二联给管理单位连同预结算材料公示业主。 若有剩余金额的，要在检查通知书上说明，管理人员应凭 检查通知书上表明的金额在一定时期内到开户银行存入余额，主 管部门要及时监督（或在今后该物业申请使用维修基金时扣回） 。若 所申请使用的维修基金额已动用到原有维修基金的本金，则管理单位 7、资 料录入 3、导 入数据、 查询 申 请 单 位 中 行 营 业 部 各区局 基 金 管 理 系 统 市房管局 3.3、导入数 据、查询 2、经核 对后出具 通知单， 最后检查 出具检查 通知书 1.1、各自职 能提交资料 1、将基金使用批准 书、支出明细清单上 交审核（有业主委员 会的先经审核再上交） 4、凭支出通知单、 支出明细清单、数据 盘到银行支取现金 8 、 监 督 管 理 6、划拨现金 10 （有业主委员会的应联合业主委员会）按照审核时通过的补交方案， 在限定期限内要求支出明细清单中的每户业主按照“谁维修，谁 出资”原则，各自到附近指定银行各营业网点交纳所需交纳的金额数 以填补动用部分的空缺，管理企业要把有关交纳金额数据的补交基 金明细清单 （并配备 EXCEL 文档存盘）的形式上交到各辖区局主管 业务科室留存校对，并由物业管理企业按补交基金明细清单出具 佛山市物业管理维修基金缴款通知书交各业主到指定银行缴款。 补交基金明细清单的 EXCEL 文档格式： 小区编号 栋号 房屋建筑面积 原有本金 已支出金额 现补交金额 缴交时间 10003 1203 138.9 4600 2300 2300 XX-XX-XX 五、对以往基金的历史资料录入 （一）对于 2003 年 9 月 1 日前已领取商品房预售许可证并已到市 或区局缴交了物业维修基金的，由市或区局原主管部门收集旧业主的 有效测绘报告和其他有关资料，核实后，连同符合系统录入规则的旧 业主资料交银行处理，银行在 5 个工作日内，按照楼盘补录资料表 格式，将资料以小区为单位录入生成 EXCEL 文档存盘后报送市或区局 主管业务科室，经核对无误后，由科室终端管理（操作）人员进行数 据资料的导入和生成。由于以往物业维修基金由开发企业以栋为单位 缴交，因此历史资料的基本核算单位为栋。数据资料导入后，终端管 理（操作）人员打印交易流水、 楼盘补录资料表和历史资料一起 装订保管。 11 楼盘补录资料表EXCEL 表格式 小区编号 栋号 房屋建筑 面积 应缴本金 已缴金额 缴交时间 已支出金额 支出时间 10003 1203 138.9 10000 2000 5000 （二）在 2003 年 9 月 1 日后领取商品房预售许可证，开发企业已 经代为收取维修基金的，开发企业应按照新的缴纳基金程序，先到市 或区局主管业务科室递交楼盘基本情况（包括小区名称、栋号、地址、 单元编号、开发单位名称、联系电话、建筑面积、公建面积和房屋建 筑面积）资料，并领取楼盘基本情况表和空白的佛山市物业维 修基金缴款通知书 。对于已经交纳基金由开发企业代管的部分单元， 开发企业要召集这部分业主进行商讨。若业主自愿到银行办理的，开 发企业应把资金交还给业主，同时换回已开具的凭证，由业主凭佛 山市物业维修基金缴款通知书按新缴纳方式到附近指定银行各营业 网点办理基金交纳工作；若由开发企业代业主办理的，开发企业应凭 业主的身份证复印件、已备案的商品房购销合同 、 佛山市物业维 修基金缴款通知书和盖章的楼盘基本情况表到附近指定银行各 营业网点进行批量办理分户存入手续，业主凭开发企业开出的维修基 金收款收据向开发企业领回存折。 六、业主资料的维护和处理 业主资料包括姓名、身份证号码、拥有物业的地址或栋号，由 银行在业主初次缴交基金时录入。 （一）因房屋转让，交换补差价等原因，引起业主的变更，新旧 业主双方凭物业维修基金专用存折、产权证或已在房地产主管部门办 12 理合同登记备案的房屋买卖契约，以及双方身份证的原件和复印件到 附近指定银行各营业网点办理变更手续。业主先是到办理变更手续的 部门领取佛山市物业管理维修基金业务申请表 （一式三联）填写 好，递交到开户银行，银行根据业主填写的佛山市物业管理维修基 金业务申请表在基金管理系统中修改业主资料，收回旧存折，签发 新的存折给新业主。其中佛山市物业管理维修基金业务申请表的 第三联由新业主留存，第二联由银行留存，而第二联由银行收集后每 月递交到市或区局主管业务科室留存。业主存折里的维修基金转归新 业主所有（即遵循基金随房走的原则） ，银行在旧存折上加盖作废章， 与产权证及身份证的复印件一起按要求进行装订保管。 （二）若房屋因旧城改造、自然灾害等原因要进行拆迁或灭失处 理的，被拆房屋原本有维修基金的，拆迁公司在办理拆迁合同备案手 续和到交易部门办理产权证注销手续后，到市或区局拆迁主管部门出 示有关凭证资料，并领取房屋灭失通知书 （附件八、一式五联）： 1）若是金额补偿，市或区局拆迁主管部门开具房屋灭失通知 书 （盖业务科室公章） ，财务科根据银行结息后该房屋的基金金额开 具支票房屋灭失通知书 ，第五联拆迁主管部门留存。拆迁单位应 将第四联和每户拆迁明细清单 （配有 EXCEL 文档存盘）送市或区 局主管业务科室核实留存。 房屋灭失通知书的第一、二联由拆迁 公司交被拆迁人，拆迁公司自留第三联。被拆迁人可以凭房屋灭失 通知书 、支票、维修基金专用存折和身份证到开户银行取回剩下的 13 维修基金金额，银行在维修基金专用存折上加盖注销公章，并把房 屋灭失通知书第一联做会计支出凭证，第二联和维修基金专用存折、 身份证复印件一起交复核员校对、装订保管。 2）若是实物补偿，待房屋回迁时再办理上述 1）的有关手续， ， 房屋征拆是以产权调换形式回迁的，所有权人按回迁楼盘的市场平均 售价 2%比例换算出维修基金额后。若换算出来的维修基金额多出原 有维修基金额的，所有权人应到附近指定银行营业网点交纳差额。业 主凭房屋灭失通知书 、 佛山市物业维修基金缴款通知书 、身份 证及旧维修基金专用存折（有商品房增购合同的带上）到附近指定银 行各营业网点缴纳维修基金差额，存入新存折内。银行在旧维修基金 专用存折上加盖注销公章与房屋灭失通知书第一、二联一起留存， 同时银行开具新的维修基金专用存折给业主。 若原被拆迁房屋没有维修基金的，所有权人按回迁楼盘的市场 平均售价 2%比例换算出维修基金额后，按本程序缴纳方式到附近指 定银行营业网点缴交物业管理维修基金专款。 （注意：开发企业开发的楼盘，若有部分单元没有销售出去， 而开发企业空留着该部分单元，并且没有改变其房屋用途的，当开发 企业将这部分单元租赁出去或以企业名义领取产权证的，必须按本程 序方案交纳该部分单元的专项物业维修基金。 ） 市或区局房地产主管部门应建立维修基金帐目，核算到栋，定期 （每月）与银行核对基金收支余额情况，并定期汇同各主管部门对委 托银行进行审计监督。 14 专项维修基金的收缴工作量大，特别是由广东省物业管理条例 向国务院物业管理条例和建设部、财政部住宅共用部位共用设 施设备维修基金管理办法 （建住房1998213 号）缴纳主体变化过 程中更容易出错，因此，我们必须运用科学的管理手段，来用统一的 基金管理系统来进行有效的监督和管理，尽量降低出错率，使我市的 维修基金管理工作能安全、顺利地进行。若整个大市能使用同一套维 修基金系统软件，这样既能让购房者切实掌握基金的流动情况，达到 基金随房走的原则，同时又能让各局主管部门节省管理开支，方便整 个大市的核算、监督和管理。希望各区局有关领导和主管业务部门、 房产交易部门能够认真对待和履行这项工作，各负其责，将工作落实 到各环节。 15 维修基金收集、使用操作程序指引 一、 开发企业办理预售许可证前要到市或区房产主管科室签订维修基 金监督协议，提交楼盘原始资料（配有 EXCEL 文档存盘） ，原 始资料包括小区名称、栋号名称、地址、单元编号、开发单位名 称、联系电话、套内建筑面积、公共分摊面积和房屋建筑面积。 二、开发企业售楼时要清楚明示缴存维修基金的方式、系数、构成、 总数，并在商品房购销合同中约定。 三、开发企业与购房者签订商品房购销合同时，开具佛山市物业维 修基金缴款通知书 （一式五联） 。 四、销售单位必须如实准确填写佛山市物业维修基金缴款通知书 ， 购房者（下面称业主）持通知书到附近指定银行营业网点缴交维 修基金，银行在佛山市物业维修基金缴款通知书上加盖现金 章，并开具基金存折连同佛山市物业维修基金缴款通知书的 三、四、五联给业主，业主自留第五联，其余三、四联交开发企 业（业主自身办理合同备案手续的，不用把第三联交回开发企业） 。 五、开发企业或业主凭已盖章的佛山市物业维修基金缴款通知书 16 第三联和签订的商品房购销合同 30 天内到各区房产交易部门办 理合同备案手续，第四、五联由企业交回市或区房管局留存（也 可以交给房地产交易部门的指定人员代收后转交房管局主管业务 科室） 。 六、业主在 30 天后凭佛山市物业维修基金缴款通知书第五联到 开发企业处领取已备案的商品房购销合同。 七、开发企业提交有效的测绘报告到市或区局主管业务科室，才能办 理商品房过户证明书，测绘报告内容包括第一点内所需材料。 八、需要维修楼宇申请物业维修基金的使用 1）成立业主委员会前，物业管理单位或售房单位根据实际撰写 基金使用计划（若动用到基金本金时，计划中应包含补交维修基 金的方案） ，按有关规定到市或区主管业务科室提交每户支出 明细清单 （一式五联） （配有 EXCEL 文档存盘）和物业管理 维修基金使用审查表等所需资料进行核实，并领取审查通过的 维修基金支出通知书 （一式三联） 。 其中维修基金支出通知书和支出明细清单的第三 联由财务科留存， 物业管理维修基金使用审查表 、 维修基金 支出通知书和支出明细清单的第四联由市或区主管业务科 室留存， 支出明细清单第五联申报企业自留。物业管理单位 凭维修基金支出通知书第一、二联和每户支出明细清单 第一、二联及明细清单数据软盘、财务科开具的支票到开户银行 办理取款手续。 17 2）已成立业主委员会的，需先通过业主委员会审核（若动用到 基金本金时要表决出补交维修基金的方案） ，业主委员会通过业 主大会与维修部分业主进行商讨，并取得 2/3 以上业主通过后， 由业主委员会的全体委员签名通过（有业主委员会公章的要加盖 公章） ，再递交到市或区主管科室办理，程序和 1）的相同，但 支出明细清单第五联由业主委员会自留。 九、房屋维修完毕后，物业管理单位要向所管辖区相关职能部门（或 由业主、物业管理公司和施工方共同）进行验收，通过的，方可 领取检查通知书第二联，管理单位要把检查通知书第二 联和施工单位的预结算材料在维修楼宇处公示。若提取的基金额 已经动用了原有维修基金的本金，则物业管理单位（有业主委员 会的应联合业主委员会）按照审核时通过的补交方案，在限定期 限内要求支出明细清单中的每户业主按照“谁维修，谁出资” 原则，各自到附近指定银行各营业网点交纳所需交纳的金额数， 物业管理企业要把有关交纳金额数据的补交基金明细清单 （并配备 EXCEL 文档存盘）的形式上交到各辖区局主管业务科室 留存校对，物业管理单位要按补交基金明细清单出具佛山 市物业管理维修基金缴款通知书交各业主到指定银行缴款。 十、 在 2003 年 9 月 1 日前领取商品房预售许可证的楼盘，已到市或 区主管科室交纳维修基金的楼盘，物业管理单位要收集旧业主的 详细资料和有效的测绘报告等所需资料，上交到市或区主管科室 进行分户导入，详细资料内容包括小区名称、栋号名称、地址、 18 单元编号、开发单位名称、套内建筑面积、公共分摊面积和房屋 建筑面积。 在 2003 年 9 月 1