对秘书工作的认识

浅谈对秘书工作的认识 通过搜集和查阅相关资料，并初步地了解和学习之后，我对秘书的认识有 了一个新的高度。在许多人眼里，秘书就是打字员和办事员。但在国外，秘书 早已被划分到行政管理的范围之内。从最近几年秘书职业的发展来看，高素质 文秘在企业中越来越受到重视，她们不再是打字员或是办事员，而是开始被归 入行政管理工作范畴，秘书的工作职能也在逐步地涉及项目管理、计算机软件 应用、组织会议和出差、外部网和内部网的通信、文件信息整理、办公室管理 等方面，对这些也对文秘的专业技能和职业素养提出了更高的要求。 秘书有多种分类，可分为行政类、助理类、人事类、公关类、业务类，也 可以分为参谋型、文字型、办事型、技术型、公关关系型、财经型、综合型、 法律型、涉外型等 9 型，亦可分为机要秘书、通讯秘书、文字秘书、生活秘书 等。不同的类型有不同的工作职责，也有各自重要性和存在的必要性。由于秘 书的分类较多，我就不针对每一种类进行细谈，接下来所谈的内容是针对目前 我国一般企业的秘书。我将从秘书在企业中的作用、秘书的工作职责、秘书的 专业技能和素质修养、工作作风和工作效率和争取领导信任五个方面简单的谈 谈我对秘书工作的浅显认识。 秘书在企业中的作用 一名企业的领导(厂长或经理)所直接领导的人数要比基层的一名车间主任， 甚至班组长直接领导的人数要少得多。之所以这样，是作为领导工作的重要辅 助人员秘书，替代了领导而与各方面人或者说是广大的群众，发生这样或 那样的联系。这能有效地防止领导陷入繁琐的事务之中。 秘书处在行政事务管理的中枢位置上，与各个职能部门及群众的方方面面 都有相关联系，发挥着承上启下、联系前后、沟通左右的中间作用。秘书自身 的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书的重 要性。 秘书的工作职责 在接受贵公司四位领导的面试时，领导讲述了若我在公司担任文秘,我需要 做的工作内容主要有如下三点：一、从事企业内刊的编辑工作；二、做好公司 宣传专栏的组稿，及时进行动态更新；三、做好会议纪要、工作简报等工作。 秘书的三大任务是办文、办会、办事。而除了以上三点是属于秘书的职责 外，秘书的工作职责还有接听或转接电话、接待来访人员；办公室档案收集、 整理；统计每月考勤并交财务做帐，留底；负责总经理办公室的清洁卫生；负 责分送公司公文、信件、邮件、报刊杂志；负责办公室仓库的保管工作，做好 物品出入库的登记；管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡 节俭等。 秘书的专业技能和素质修养 通常情况下，人们容易将秘书能否得到较快提拔和晋升归因于与领导距离 的亲疏远近，这无疑是一种偏见和误解。掌管文书并协助机关或者部门负责人 处理日常工作的秘书是领导者、主事者的参谋和助手。影响秘书晋升的因素很 多，既有外部的环境因素，也有内部个人素质因素，但是在很大程度上还是主 要取决于秘书自身的专业技能和素质修养。 专业技能 秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，因此，秘书人 员必须具备扎实的文字功底。 秘书不仅仅要完成好上级布置的工作任务，还有经常地换位思考“如 果我是领导，我会如何处理、安排事项”，要做到这一点，首先必须要有领导 者的视野。而要想拥有领导者的视野，首先就是要“当学生”，留心着多向领 导学习，学习领导的处事思维和风格，不断地增加自己的阅历和经验，懂得如 何进一步加强组织管理能力；如何去判断利弊；如何在风云中灵活的应变。 美国秘书名著韦氏秘书手册告诫每一位秘书：“没有一个办公室是与 人隔绝的，你的巧妙之处应当在于在人们中间起促进作用，这将是你成功 的基础。你必须与你的经理和其他上级、同级、下级以及来访者保持一种志趣 相投的关系。”这对秘书的社交能力提出了要求, 秘书工作者要具有擅长在工 作中处理好各种工作、人事关系，协调人际关系的本领。因此，对于每一位秘 书来说，既然你从事了秘书工作，你就要有善于适应各种人的本领，善于学会 与各种人打交道，善于创造一个和谐的人际关系氛围，在融洽的人际关系当中 开展各项工作。 素质修养 政治修养、理论修养、品德修养、作风修养是秘书的基本修养。服从领导、 严格遵守组织纪律是秘书政治修养的要求之一，树立正确的世界观、人生观、 价值观是体现秘书政治理论的基础。秘书人员作为领导的助手，每天都可能接 触和参与大量机密，因此,组织部门和领导都注重对秘书人选政治素质和道德品 行的考察。秘书人员的思想理论水平和基础能力素质要比一般机关干部人员高， 以适应领导工作的需要。 善于沟通协调，是一项专业技能，但这样技能若想得到良好的发挥，首先 要在个人的人格魅力上感染人。这要求秘书不仅要求真务实，还需要懂得与人 相处的艺术，这其中就包含到基本的礼仪素养和心理素质。 工作作风和工作效率 秘书的工作作风修养，是指秘书在工作中表现出来的一贯态度和行为。她 是一种无形的力量，直接关系到秘书工作的效率。工作作风是秘书素质修养的 体现；工作效率是一个秘书专业技能的表现。 作为秘书，在思想作风上，要实事求是、谦虚谨慎；在生活作风上，要有 礼有节，落落大方；在工作作风上，要雷厉风行、一丝不苟。在工作中，秘书 要做到一接到任务就要立刻作出细致地准备，并严谨有效地实施，还要积极主 动地工作，不能什么任何时候都是在“等指挥、听安排”，争取做到未雨绸缪。 有的人在工作中事半功倍，而有的人在工作中事倍功半。作为公司的秘书， 需要避免地是事倍功半的情况。而如何才能避免这种情况呢？一方面要提高自 身的专业技能，这是做好秘书工作的前提；另一方面要讲究工作方式。在工作 方式做到“大事不过夜，急事不耽误，要事不遗漏；汇报工作要勤快，请示工 作要有建议”。 秘书人员的工作作风和工作效率问题，根本上是一个事业心和责任感问题。 有了强烈的事业心和高度的责任感，就为良好的工作作风和高效的工作效率打 下了坚实的基础。 争取领导信任 秘书平时接触最多的是领导，服务最多的也是领导。作为一个秘书赢得领 导信任是非常重要的，这既为自己开拓性、创造性地开展工作打下了良好的基 础，也为更好地辅助领导决策创造