企业公文写作基本知识和技巧

企业公文写作规范及技巧 提纲： 公文写作概述 常见公文写作基本知识 重视公文写作 一、公文写作概述 1、什么是公文写作 公文的写作指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体 现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨 论修改形成送审稿的整个过程。 2、公文写作的基本要求 公文写作除了遵循文字通顺、观点与材料统一、层次分明、 主题明确、结构合理等一切文章写作的通则之外，还应遵循公文 自身的特殊要求。 合法 求实 合体 简明。 严谨。 突出。 规范。 3.公文写作的写作程序 主要包括公文写作的准备、公文的撰拟、公文的修改、公文 的审核、公文的定稿五个阶段。 二、常见公文写作基本知识 （一）通知 通知是公司常用的一种公文，通知适用于发布、传达要求 下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公 文。 1.分 类 发布性通知 指示性通知 中转性通知 2.基本结构 2.1 标题 发布性通知：发文机关名称、被发布的规章制度名称和文 种三要素组成。 如：陕西省地方电力（集团）有限公司关于印发技术进 步和管理创新奖评审奖励办法的通知 指示性通知：“制文机关”、“事由”与“文种”三个要 素组成。 如：陕西省地方电力（集团）有限公司关于做好 2014 年 春季防雷试验工作的通知 中转性通知（批转、转发性通知）：批转（转发）文件的 机关名称、主要内容与文种三个要素组成。 如：陕西省地方电力（集团）有限公司转发省发改委关 于开展 2010 年农网改造升级总体工程检查验收的通知 2.2 正文 发布性通知： 一般应当载明两层内容：一是明确指出所发布的是什么规 章制度，该规章制度的施行或生效日期及相关事项说明；二是 提出贯彻执行的希望或要求。对于一些重要的制度，文种还要 强调它的重大意义。 在具体表达次序上，开头都要通过一个“提前”句式，使 用“现将”二字。把要发布的规章制度展现给阅者。如：现将 陕西省地方电力（集团）有限公司电子公文管理暂行办法 印发给你们，请遵照执行。 指示性通知： “总-分-总”的结构模式 “撮要分条式”的结构模式 批转、转发性通知： 正文通常要写明三层意思：一是表明对外批转文件的态度； 二是强调阐述了批转该文件的重要性和必要性；三是提出贯彻 执行的希望和要求。 具体情况而定，可以是一句话，也可以是若干条段。如本文 即是一个长句：“各地区、各部门要统一思想，高度重视，落 实责任，切实做好有关工作。” 2.3 结尾 发布性通知：有两种情形，或是要求下级反馈贯彻执行的 情况。在多数情况下，结尾是用来宣布规章制度的时效的，其 写法有的是“从即日起施行，也有的是”自 x 年 x 月 xx 日起 施行。并写明原有相同的法规、规章同时废止等。 指示性通知：主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。 批转、转发性通知：结尾要写明本通知的制发日期、并加盖 公章。 3写作要领 3.1 要拟定一个明晰恰切的标题。 3.2 对于非周知性的通知，应一律写明主送机关名称，不 论被通知的机关为几个。 3.3 不论哪类通知，事项部分都要写的符合实际，切实可 行。应知应办的事项要交代清楚，文字要简练准确。 参考例文： 发布性通知： 陕西省地方电力（集团）有限公司 关于印发电子公文管理暂行办法的通知 各市分公司，各发电、辅业、多经子公司，直属中心： 现将陕西省地方电力（集团）有限公司电子公文管理暂行办 法印发给你们，请遵照执行。 陕西省地方电力（集团）有限公司 2013 年月日 指示性通知： 陕西省地方电力（集团）有限公司 关于进一步加强安全监督卡执行工作的通知 各市分公司，各发电、辅业、多经子公司，直属中心： 为落实安全监督痕迹化管理工作要求，进一步规范和正确 使用安全监督卡，提高安全监督工作效能，现就有关事项通知如 下： 、 提高 对安全监督卡的认识 。 二、规范安全监督卡的使用 。 三、加强安全监督卡的执行 。 陕西省地方电力（集团）有限公司 2014 年月 日 转发性通知： （二）通报 通报是告知性的下行文种，适用于表彰先进、批评错误、 传达重要精神和告知重要情况。 1.分类 1.1 表彰性通报 1.2 批评性通报 1.3 情况通报 2.基本结构 通报的内容通常由标题、正文和落款四部分组成 2.1 标题 直述式通报:由制文机关、事由与文种组成。如国务院 关于表彰国家科委等单位常年深入基层开展扶贫工作的通报 等。 转述式通报:由制文机关、被转发的文件名称和文种组成， 如中国工商银行 XX 省分行转发 XX 市支行关于发生重大盗窃 案件的检查报告的通报 。假若被转发文件的文种系“通报” ， 则应省略自身使用的“通报”文种，避免“通报”重叠。 2.2 正文 一般包括三个方面： 一是叙述事实，写明事件的起因、发展和结果，包括事件 发生的时间、地点、单位和人员，主要情节、后果或影响。 二是分析事件的教育意义，表扬性通报需要分析主要经验 和提出学习的具体要求；批评性通报则应分析产生问题或错误 的客观原因和主要教训，提出今后防止和杜绝发生类似事件的 主要措施。 三是制发通报机关的态度、意见和要求。 具体写法： 表彰性通报。正文基本是由“情况”-“决定”-“希望” 三个部分组成。所谓“情况”即表彰缘由，在这个部分采用概 括的手法，介绍被表彰单位或个人先进模范事迹，以此作为制 发本通报的依据；所谓“决定” ，即表彰的具体内容，如立功 受奖、授予荣誉称号等；最后是提出希望与要求，既包括对被 表彰者的有关戒骄戒躁、再接再厉的要求，也包括对别人、别 单位向被表彰者学习的要求。 批评性通报。开头先概述事情的基本情况，亦即“问题” ； 然后，对“问题”进行分析，探因求源，找出产生这一问题的 具体因素；第三层内容是对“问题”的解决办法，亦即处理意 见或情况；最后提出希望或要求。 指导性通报。开端首先是“提出问题” ，然后对所提出问 题进行多方面分析，最后是解决问题的几点要求。较多地使用 一些祈使性的语言，如“必须” 、 “不得” 、 “严禁”等。 2.3 落款。包括发布通报的机关名称和日期两项要素。 3.写作要领 3.1 针对性 3.2 抓住时机 3.3 注意典型的真实性。 3.4 向深处挖掘。 3.5 用语要简明。 3.6 要区别直达式通报与转述式通报。 7、区别指示性通知与指导性通报。关键要弄清所依据的 事实是某一方面情况综合，还是刚刚发生的某一典型案例。虽 然都是要提出解决问题的意见，均要求下级去办，但如属前者 应用“指示性通知” ，如系后者则可用“指导性通报” 。 参考例文：(指导性通报) 春节期间 12398 投诉举报热线接听情况的通报 各市分公司： 西北能源监管局下发了关于 2014 年春节期间 12398 投 诉举报热线接听情况的通报 （西北监能稽查20144 号） ，通 报了春节期间 12398 投诉举报热线接听情况，暴露出我公司还 存在农村个别台区供电能力低、节假日负荷预测不准确，个别 单位巡视、检修和消缺工作存在漏洞、外力破坏等问题。各市 分公司要针对投诉问题采取措施，做好供电服务的过程控制， 有效降低投诉事项。现将有关情况通报如下： 一、基本情况 春节期间，12398 投诉举报热线受理全省有效信息 26 件， 其中集团公司有效信息 19 件，占投诉有效信息的 73 %。较 2013 年的 32 件同比下降 40.6%。按投诉举报类别分， 。 按地区分，。 二、投诉举报事项分析 从接收到 12398 投诉举报情况来看，投诉客户大部分为 农村客户，投诉内容主要集中在故障停电方面。反映的主要问 题为： 一是。 二是。 三是。 四是。 三 、 整改措施 1. 。 2. 。 3. 。 4. 。 5. 。 四 、 工 作 要 求 1.各单位将调查、整改和处理情况于3月14日前报集团公 司市场营销部。 2.各分公司要按照供电监管办法的要求，做好员工服务行 为的考核、监督工作。 陕 西 省 地 方 电 力 （ 集 团 ） 有 限 公 司 2014 年 月 日 （三）报告 报告是公司机关使用频率较高的一个文种，适用于向上级 机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问事 宜。 1.分类 1.1 按所涉及的内容不同： 综合性报告 专题性报告 1.2 按行文的目的与作用不同： 工作报告 情况报告 呈请性报告 例行报告 2基本结构 2.1 专题性报告 专题性报告一般由以下几部分组成： 2.1.1 标题。要明显反映出所报告的专题事由，由“事由” 加上“情况报告”或“报告”字样组成，如陕西省地方电力 （集团）有限公司农网还贷资金征收使用情况年度报告等。 2.1.2 正文。一般采用“三段式”的结构，这种结构又有 两种基本情况： 一是“情况-问题-意见” ，这种形式多系以反映情况为主 的专题工作报告。 二是“情况-做法（或经验）-不足” 。这种形式适用于以 总结经验为主的专题性报告。 2.1.3 结尾。通常要写上一句结语，如“特此报告” 、 “以 上报告如有不妥，请批示” ，等等。 22 综合性报告 综合性报告的内容结构一般由以下几个部分组成： 2.2.1 标题。由“时间概念”加上“工作报告情况”字样 构成，如年上半年工作情况综合报告 。 2.2.2 正文。把握好三点内容： 第一，要有一个概括说明全文主旨的开头。 第二，要有一个比较丰富的主体。 第三，要有一个极为具体的结尾。 3.写作要领 3.1 汇报工作的内容必须真实可靠 3.2 报告要迅速及时 3.3 反映的情况要有信息价值 3.4 对情况要有分析、有看法 3.5 报告中不能夹带请示事项 参考例文： 关于 2014 年榆林电力供需平衡预测的报告 省发改委： 根据贵委关于做好 2014 年全省电力供需平衡预测的函 要求，我公司在对榆林 2013 年电力供需情况分析的基础上， 对榆林 2014 年电力供需形势进行了预测。现报告如下： 一、201 3 年榆林电网电力供需情况 1.电源基本情况。 （略） 2.2013 年电力供需情况。 （略） 二、2014 年电力供需预测 1.电源情况预测。 （略） 2.电力供需情况预测。 （略） 三、存在的问题 1.。 2. 。 四、采取的措施 1. 。 2. 。 附表： 。 陕西省地方电力（集团）有限公司 2013 年月 日 （四）请示 “请示”适用于向上级机关请求指示、批准。 1.分类 1.1 直接性的请示 1.2 批转性请示 2.基本结构 请示的内容结构一般由标题、正文、结尾、落款四部分组 成，其写法如下： 2.1 标题。请示的标题由发文机关、事由、请示这三要素 组成。如陕西省地方电力（集团）有限公司关于拨付农村电 网建设与改造还贷资金的请示等。 2.2 正文。请示的正文由请示理由（问题）和请示事项两 部分构成。 2.2.1 请示问题的理由。这部分应写明请示的问题并陈述 理由。 2.2.2 请示批准的事项。 2.3 结尾。要提出明确的要求，语气要谦恭。可写作“妥 否， （可否、当否、是否可行） ，请批示”或“以上如无不妥， 请批转有关单位执行”等。 4.落款。写上请示的机关名称和成文日期，并加盖公章。 3.写作要领 3.1 要一文一事 3.2 不要多头请示 3.3 一般不要越级请示 3.4 不要与报告混淆使用。如关于输变电工程可 行性研究报告的报告 3.5 注意请示内容的完整 参考例文： 陕西省地方电力（集团）有限公司 关于榆林电网电价调整有关问题的请示 省政府： 为打造榆林低电价区，根据省政府会议精神，今年 6 月， 省物价局以陕价商发201360 号文件对榆林电网电力价格进行 了调整：自 2013 年 5 月 1 日起，将榆林电网火电上网电价和 大工业销售电价同时降低每千瓦时 3.86 分。按照 2012 年电量 测算，榆林电网火电上网电量为 75.5 亿千瓦时，大工业销售 电量为 83.45 亿千瓦时，由于购售电量不匹配，两个电量基数 相差 7.95 亿千瓦时没有降价资金来源，影响到我公司每年利 润减少 3068 万元，营业收入减少 3.22 亿元。 5 月 29 日，省政府召开专题会议，确定了榆林电网电价调 整方案，同时提出我公司因调价减少的利润可由省财政给予补 贴，或由省国资委调减相关指标。这两种方法属于一次性补贴， 而我公司因调价减少利润的影响每年都会发生，且这一金额会 随着榆林工业电量增长逐年增加，企业无力负担。 2013 年 8 月，国家发展改革委下发发改价格20131651 号文件，要求各省在保持现有销售电价总水平不变的情况下， 利用电煤价格下降腾出的电价空间，提高可再生能源电价附加 和环保电价。为此，恳请在本次电价调整时，将我公司因榆林 电网调价减少的 3068 万元利润予以疏导，从而彻底解决这一 价格矛盾，促进榆林电网持续、健康发展。 妥否，请批示。 （联系人： 联系电话：，） 陕西省地方电力（集团）有限公司 2013 年月 日 （五）批复 批复适用于“答复下级机关请示事项” 。批复具有较强的 针对性、政策性和指示性，要对请示事项明确表示同意或者不 同意、批复或不批复的态度，下级部门要解决请求的问题必须 以批复内容为依据。批复属于被动状态下的行文。 1.分类 1.1 核准性的“批复” 。 1.2 指示性的“批复” 。 1.3 答复性的“批复” 。 2.基本结构 批复的结构内容一般都由标题、正文、落款三部分组成。 2.1 标题。由发文机关名称、发文事由、文种三个要素构 成。拟写标题的事由部分有两种常见情况：一种是写出下级机 关请示文件的标题来体现事由，如省人民政府对省监察 厅等部门（关于开展治理公路“三乱”工作的请示）的批复 ； 另一种是针对下级机关请示的事项，直接写出批复的事由，如 陕西省地方电力（集团）有限公司关于定边冯地坑风电场二 期项目接入电网的批复 。 2.2 正文。批复的正文由批复的根据和批复的意见两部分 内容构成。 22.1 批复的根据。即开端的第一段，通常包括来文机关、 标题与发文字号，也有的在标题之前写来问日期。 在批复根据之后，是一个过渡短语。如“现就 （事由）批复如下” 、 “现批复如下”等，进入批复的 第二部分，及批复意见。 2.2.2 批复的意见。不论文字长短，都应先表明态度，表 示同意或不同意。如同意，一般情况下不再写理由；若不同意， 应写理由，以便下级理解和接受。在正文的结尾处，常用“批 复” 、 “特此批复”等习惯用语。 2.3 落款。在正文右下方位置写上发文机关名称及发文日 期。 3.写作要领 3.1 慎重对待，及时答复 3.2 针对请示进行答复 3.3 要明确态度 批复的主送机关也要明确，只有请示机关一个，如果所请 示问题带有普遍性，或需告知其他机关，可用如下方法办理： 一是除批复原请示单位外，并转有关单位；二是将批复抄送有 关单位；三是将有关意见另用“通知”行文。 3.4 要正确区分“批复”和“批示” 在党政公文大家族中， “批复”和“批示”是一对孪生兄 妹，它们均是审批性的文种，即对上报的文件加批语、作批示。 两者之间不通主要表现为： 3.4.1 法律地位不同。 3.4.2 审批文件的对象不同。 2.3.3 行文方式不同。 3.5 要准确理解“函代批复” 对于下级机关的“请示” ，由上级机关进行批复时要使用 “批复”但当这种批复是由上级机关的办公厅（室）代行时， 由于他们之间形成了一种平行关系，故用“函”代“批复”来 行文，也就是“函代批复” 。 参考例文： 陕西省地方电力（集团）有限公司 关于固定资产报废的批复 宝鸡分公司： 你司关于固定资产报废的请示 （宝地电字20142 号） 收悉。经研究，现批复如下： 一、同意岐山县、凤翔县、眉县、太白县等 4 个分公司部 分资产（原值合计 3,186,111.21 元）予以报废处理（见附表） 。 二、接此批复后，你司应严格按照集团公司关于转发国 务院国资委加强企业实物资产转让管理工作的通知 （陕地电 发2012197 号）中对“批次原值在 100 万元人民币以上的机 器设备、物品的转让，应当在省国资委指定的产权交易市场公 开进行”的要求，组织资产评估，评估报告报集团公司备案后， 转让工作在西部产权交易所公开进行（联系电话 029- 85250855） 。 三、转让工作结束后，按照有关规定办理相关手续，做好 转让款回收和账务处理工作。 附件：固定资产报废明细表 陕西省地方电力（集团）有限公司 2014 年月日 （六）纪要 “纪要”适用于记载会议主要情况和议定事项。 1.分类 1.1 指示型会议纪要。 1.2 通知型会议纪要。 2.基本结构 会议纪要的结构与写法一般包括标题、正文、结尾三个部 分。 2.1 标题。通知型会议纪要由于均有特定的板式，所以一 般不再另有标题。如：公司党政联席会议纪要等。指示型 会议纪要，要显示会议名称或中心内容的标题，如2013 年三 季度经济活动分析会议纪要等。 2.2 正文。一般采用总分的结构方法，将正文分成总述和 分述两部分。如另有总结性结尾，则是总分总的方式。具体要 求如下： 总述部分。是全文的前言、导语，即会议概况。一般要简 要交代会议时间、地点、主持单位、参加人员、会议议题、会 议情况、结果及对会议的评价。然后用“现纪要如下”的固定 性语句开启下文。 分述部分。这是会议纪要的重点、主体，主要应写出会议 讨论的情况和结果。一些简单的、小型的会议纪要，可不写讨 论情况，直接写出情况和结果。大型会议纪要，一般均不应省 去会议讨论情况。具体写法有以下几种： 分类式。 发言记录式。 综合式。 2.3 结尾。会议纪要的结尾一般是写会议提出的希望、号 召。 3.写作要领 3.1 会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼。 3.2 会议纪要的篇幅不宜过长，语言应简明扼要。 3.3 内容必须真实。 3.4 注意会议纪要与会议决议、会议记录、会议简报、会 议公报等的区别。 参考例文： 泾河新城电网规划和建设汇报会纪要 2014 年 2 月 21 日，集团公司计划基建部组织召开了泾河 新城电网规划和建设汇报会。会议听取了咸阳分公司关于泾河 新城最新进展情况、配套电网规划和建设等情况汇报，并对下 一步工作进行了安排部署。现纪要如下： 会议指出，随着西咸新区经国务院批准成为国家级新区， 泾河新城作为西咸新区五大组团之一，未来将迎来新的发展机 遇，发展势头强劲，负荷潜力巨大。泾河新城定位为智慧新城 和未来国际大都市北部中心，定位高，思路新，对电网规划建 设提出了新的更高要求，而目前该区域现有电网网架薄弱，不 能很好地适应泾河新城发展需要。 会议要求： 一、因原泾河新城配电网规划中负荷预测、电网规划 布局等均与实际出现一定偏离，咸阳分公司要立即结合泾河新 城当前发展状况及未来发展定位和远景，以 2013 年电网现状、 用电情况、近期新增负荷及重点项目建设进展情况为依据，针 对目前规划中存在的问题，以省会城市标准，高起点对原泾 河新城配电网规划进行滚动修订，调整规划项目和电网建设 时序，逐步有序地将泾河新城打造成为“安全可靠、节能环保、 技术先进、运行智能、管理规范”的智能配电网示范区。此项 工作要求 2014 年 6 月底前完成。 二、咸阳分公司要认真落实集团公司与泾河新城管委会签 订的战略合作协议 ，加强与泾河新城管委会联系和沟通， 形成定期会商常态机制，密切关注泾河新城动态，跟进泾河新 城建设，创新思路，全力做好泾河新城电网规划、建设和供电 服务工作，提高供电保障能力，以优质电力服务支撑新城跨越 式发展。同时，协调相关管委会，将泾河新城配电网规划纳入 西咸新区发展和土地利用总体规划，在泾河新城建设中提前预 留电力走廊、管线和站址等，确保电力项目顺利实施。 三、做好泾河新城近期电网布局，加快推进泾阳崇文升压、 高庄升压和永东（亢营）110 千伏输变电工程建设，满足崇文 优美小镇、西安工业资产经营有限公司、现代工业制造、明珠 家居、温商电气等用电需求。要求，2014 年上半年完成 3 个项 目可研设计，下半年开工建设，2015 年投产。 参加：、。 （七）函 “函”是唯一一个平行文。 “函”用于机关之间互相洽谈 工作，询问和答复问题，请求批复和答复审批事项。函在实际 行文中形成了申请函、商洽函、询问函、答复函和告知函等多 种类型。 1.分类 1.1 公函 1.2 便函。 2.基本结构 “函”的内容结构一般由标题、正文、结尾三部分组成。 2.1 标题。由“三要素”组成，即“制文机关”、“事由” 与“文种”。陕西省地方电力（集团）有限公司关于 2013 年供电工作情况的函。 2.2 正文。一般由两个层次组成：一是制文依据、缘由与 背景。如“申请函”开头部分“为什么要申请”的内容，“商 洽函”开头部分“提出商洽问题的原因”等。二是申请、商洽、 回复的具体事项。 2.3 结尾。属申请及商洽事项的函，结尾要写“妥否，请 审批”、“同意否，望请复函”等；答复函可写“特此复函”。 3.写作要领 3.1 要正确区分公函与便函。 3.2 掌握分寸，用于平和。 3.3 要准确理解“函待批复” 3.4 一函一事。 3.5语言要得体、有分寸。 参考例文： 关于开展对标交流工作的函 南方电网公司： 为了进一步提升企业管理水平和发展质量，按照陕西省政 府、省国资委“以国内、国际同行业一流水平为标杆开展同业 对标”的要求，我公司希望与贵公司建立对标交流学习关系， 以贵公司为标杆，主要与贵公司所属省级电网公司在供电保障、 体制机制、经济效益、营销服务等方面进行专业对标，学习借 鉴先进经验，提升企业综合素质。近期，我公司总经理刘斌等 一行六人计划前往贵公司进行拜访，联系开展对标交流的具体 事宜，望能安排接洽时间。同时，诚邀贵公司领导和有关同志 在适当的时候，前来我公司交流指导。 特致谢忱，并恳请回复为盼。 附件： 。 陕西省地方电力（集团）有限公司 2014 年月日 （八）总结 总结是对已完成的某项工作或某一阶段工作进行全面系统 的回复和分析研究，明确所取得的经验、成绩和应当吸取的教 训、存在的问题，并使之条理化、规范化的公文。总结的作用 在于肯定成绩、积累经验、发现问题、找出教训、认知规律、 明确方向，以指导今后的工作。 1.分类 1.1 从内容含量来分，主要有两种： 1.1.1 全面总结。又叫综合总结。 1.1.2 专题总结。 1.2 从结构形式上，分为五种： 1.2.1“三大块”式。通常由三大部分组成：基本情况概 括；主要做法（或主要经验、经验与教训等） ；问题及今后的 打算。表现为“两头小、中间大” 。 1.2.2“因果倒置”式。这是专题性工作总结中最普遍的 一种形态。它将经验、体会至于重心。通常开头先讲这一专题 工作取得的成绩，随后分条列项表述取得这一成果的原因和经 验、体会。对待这一工作中存在的问题，通常置于结尾，三言 两语，一带而过，属表态性的。 1.2.3“条款并列”式。把情况、效果、做法、经验、体 会、问题、意见等融合在一起，归纳成若干条，逐一叙述、议 说，每个问题都具有相对的独立性。 1.2.4“层层递进”式。专题总结常采用的一种布局。先 写一个简明的开头，说明开展一项工作的原委、背景，然后在 主体部分里，按照工作进行的过程，分作及各层次逐一说明， 步步深入顺利成章。 1.2.5“正反对比”式。 2.基本结构。 总结的内容一般由标题、正文和结尾组成。 2.1 标题。总结的标题有很多种形式，常见的有两种。 公文式标题。由单位名称、事由和文种（总结）组成，例 如共青团县关于开展读书活动的总结；也可由单位名称、 时间、事由和文种（总结）组成，如市交通局 2006 年工 作总结；还可以省略单位名称，由事由和文种（总结）组成。 新闻式标题。有两种形式：一是单行标题，如开展法制 宣传教育工作的回顾；二是双行标题，正标题突出主题，副 标题说明单位、事由和文种，如为用而学公司开展岗 位培训工作的总结。多用于专题总结。 2.2 正