信息化项目建议书

*信息化项目建议书 （含可行性分析） 项 目 名 称 ： 电 子 文 件 电 子 档 案 管 理 系 统 申 报 单 位 ： （ 公 章 ） 联 系 人 ： * 联 系 电 话 ： * 填 报 日 期 ： * 一、 项目需求说明 建设电子文件电子档案管理系统，以规范各级各部门电子文件归档、管理和利用，科学 保管全市的电子档案，促进国家信息资源建设，实现全市档案信息资源共享，为党政决策、 机关办公和社会公众提供便捷的档案信息查询。 二 、 项目可行性分析 1、必要性：完整齐全地保存各种对国家和社会有保存价值的文件材料，维护历史的真实面 貌，最大限度地发挥档案信息的价值，是中华人民共和国档案法赋予各级政府、各单 位、各部门的责任，政府有必要采取包括技术手段在内的一切措施来保存历史、延续人类 社会的记忆。我市 OA 系统投入运行后，在系统中生成和流转的大量电子文件需要寻找一 个“着陆地”、“ 集聚地”和“归属地”，使之在保证各级政府正常运转中发挥承上启下的作用。 如果不能及时进行规范化、标准化地收集、归档、保管，将容易产生电子文件特别是其背 景信息和元数据的遗失、毁损，无法保证电子文件的真实、完整、有效和长期可用，在某 种程度上会造成 “失忆政府”。因此，必须尽快建设电子文件电子档案管理系统，以规范各 级各部门电子文件归档、管理和利用，科学保管全市的电子档案，促进国家信息资源建设， 实现全市档案信息资源共享，为党政决策、机关办公和社会公众提供便捷的档案信息查询。 2、可行性： （1）国家和我省制定发布了一系列关于电子文件归档、管理的标准和规范，为电子文 件标准化管理提供了依据和保障。 2002 年，国家档案局已就电子文件管理制订了“一个规章，两个标准” 即电子文件 归档与管理规范（GB/T 18894-2002）、电子公文归档管理暂行办法（国家档案局 6 号令）和CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理技术（GB/T 17678）。2008 年， 国家档案局又发布了两个针对电子文件管理的行业标准电子文件管理细则，其中包括 三个标准，即文书电子文件元数据方案、基于 XML 的电子文件封装规范、电 子文件长期保存格式需求。 （2）计算机技术和网络技术的快速发展，为电子文件标准化管理系统建设提供了技术 保障。 计算机与网络技术日新月异为电子文件中心描绘了广阔前景，海量存贮技术的不断成 熟为人们集中管理电子文件提供了可能，大容量硬盘和磁盘阵列等为电子文件的生成、归 档提供了基础；磁带与光盘备份技术的推陈出新，为电子文件的脱机备份与物理归档打开 了方便之门；数据库技 XML 文档、多媒体技术广泛使用，以及应用软件对于数据兼容性 的发展取向，为电子文件在不同平台上的创建、读写与传递创造了条件；网络互联及带宽 的高增长为电子文件的广泛利用提供了舞台。 （3）项目建设依据：中华人民共和国档案法、福建省档案条例、电子 文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）、电子文件归档与电子档案管理办法（试行 信系统总体设计 （一）电子文件电子档案管理系统 1、 应 用 需 求 综 述 ： 按照科学发展观的要求，电子文件电子档案管理系统专门收集 整理党委、政府各职能部门在电子政务平台上形成的各类文本文件、数据库文件、电子邮 件、数字影像等电子文件，建立一个相对稳定、覆盖面广的电子文件收集和运行机制，确 保各单位形成的电子文件“随时形成、随时收集、随时发布利用”，促进政务公开，满足利 用需求。依据中华人民共和国档案法、档案局工作通则、机关档案工作业务建 设规范，过去和现在的国家机构、社会组织（包括党委、政府、人大、政协等）以及个 人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动在电子政务和办公自动化环境 中，直接形成经过数字化的手法文件、电报、会议文件、会议记录、内部文件、电话记录、 电报、业务数据、簿册、图表、录音图象以及其它对国家和社会有保存价值的电子文件。 这些信息都应是电子标准化管理系统采集、管理、提供利用的对象。就应用系统功能而言， 它应包括数据采集与数字化加工系统、电子文件管理系统、电子发布利用系统、系统维护 管理系统等。就数据内容而言，它应包括目录数据（文件、档案、资料）、全文数据、多 媒体数据（图片、图纸、图像）。 2、系统设计基本要求 系统应能对电子文件进行全面管理，与电子文件管理的系列规范相配套并实现以下要求： l 能接受 OA 系统形成的电子文件，根据实际情况实施文件封装。 l 能证明电子文件的真实性。有严格的管理制度和技术措施保证其真实性。 l 能证明电子文件的完整性。在未授权的情况下，电子文件没有被修改。 l 能修改电子文件元数据进行必要修改。只有授权的用户才有权对特定的电子文件元数 据进行修改，修改不影响电子文件的凭证作用。 l 能保存电子文件的背景信息和历史纪录。 l 提供数据导出功能，可满足电子文件转储到磁盘、光盘、磁带等存储介质上。 l 能可靠地保存电子文件，即使出现系统故障或灾难时，通过数据备份、数据恢复保证 电子文件不会丢失。 l 能按一定的数据输出要求把电子文件输出到其他系统中，便于其他系统接收。 3、 应用系统功能模块构成 电子文件标准化管理系统具体功能可以分为以下五大部分：登录和注销、档案分类、档案 业务、档案检索和系统管理，具体的模块结构如下图所示： （1） 档案分类 ： 档案管理子系统，主要提供对各类档案和资料的管理。 档案分类管理子系统的管理对象包括： 各类档案，如文书档案、业务档案、科技档案、声像档案、会计档案等等 资料 档案分类管理子系统的主要操作包括： 文件收集（仅限部分档案分类） 整理归档（仅限部分档案分类） 预归档库 档案著录 报表打印 档案鉴定 档案销毁 根据管理操作对象的不同，可以将档案分成几个大类，具体说明如下： 1、文书档案 文书档案，指机关在贯彻执行党和国家有关工作的路线、方针、政策和法律，指导工作， 交流经验，以及在各项管理工作中形成的行政公文和其他通用文书材料。 文书档案包括传统立卷和简化立卷两种方式：传统立卷包括文书案卷和卷内文件；而简化 立卷相对于传统立卷，它没有案卷，只有文件记录。 2、业务档案 业务档案，是指在办理专项业务工作中所形成的具有保存价值的专用文书材料。 3、科技档案 科技档案，是指科研单位、生产单位和有关业务部门在科学研究、生产活动和基本建设等 活动中直接形成的科技文书材料。 4、声像档案 声像档案，是指在业务活动中形成的以摄录为手段、以感光磁性材料为载体的档案，包括 照片档案、录音带档案、录像带档案、影片档案、磁盘档案、光盘档案等。 5、会计档案 会计档案，是指财务部门在进行会计核算业务活动中所形成的材料，包括会计报表、会计 簿册和会计凭证等。 6、人事档案 人事档案，是指人事部门在日常活动中所收集的各类人事材料。 7、实物档案 实物档案，是指在日常行政管理、业务活动等项工作中直接形成的反映本单位工作面貌、 机构变化、表彰奖励、对外交流等方面的实物材料，如：:奖励物品档案、印章名章档案、 交流物品档案、装备样品档案等。 除此之外，在日常工作中还会形成其他一些有保存价值的档案，也可以作为新的档案分类 来进行管理。 （2） 档案业务：档案业务子系统，主要提供以下几个子模块，实现对档案相关业务的操 作和管理： 接收台账：用于记录处室下面各单位向处室移交档案的情况。 档案鉴定：鉴定档案的保存价值，包括保管期限、密级和划控鉴定。 档案保管：用于记录保存档案的库房及其环境、档案保存位置、档案出入库等信息。 档案统计：可以根据用户输入的统计条件，得到相应的统计结果，并且可以把统计结 果导出到 Excel 文件中，以供后续处理。 借阅登记：用于登记和管理整个档案处室的借阅信息。 档案移交：根据移交条件（档案分类、归档年度、保管期限等），将满足条件的档案 库记录（包含案卷、文件及其数字化文件等信息）按照固定的格式导出到本地硬盘中。导 出完成后，可以将导出的数据手工移交给档案管理机构。 档案登记：根据福建省档案登记办法的规定，将相应登记事项设计成表格，便于 各单位直接在 OA 系统内向档案部门办理档案登记手续。 电子目录数据报送：自动生成已归档电子文件目录信息，实现在线向档案部门报送。 档案编研：档案分类汇编、提供各种编研文件模板（MS Office Word 格式）的下载、 提供编研结果库的查询、增加、删除、修改等功能。 全宗卷管理：记录各全宗单位在所有档案管理过程中产生的记录信息、报表等电子文 件信息的管理工作，包含组织沿革、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容介绍、全宗指 南(全宗介绍) 、立档单位大事记、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、 档案利用、现代化管理等。 （3）档案检索：档案检索子系统，提供跨库检索和对所有档案分类（包括案卷和文件） 的检索，所有的检索均可以在全文检索的基础上实现。 系统的检索方式是灵活多样的，一共提供了以下三种检索方式： 跨库检索：仅提供一个输入框，实现跨库检索。特别适用于已经知道某个关键字（词） ，但不知道属于哪个档案库的哪个字段的情况。 简单检索：针对某个库查询，系统提供简单的检索视图。一般来说能够满足我们大多 数的查询，适用于一般用户。 高级检索：针对某个库查询，每个用户可以根据需要自己定义自己的检索视图。系统 能够将这些检索习惯保存下来，以便于用户的下次检索。适用于当简单查询中没有我们所 需要的查询字段的情况。 （4）系统管理：系统管理子系统，主要负责整个档案系统的配置和维护，进行一些系统 参数和系统用户的设置与管理，只有具有系统管理员权限的用户才能进入操作。对系统某 些配置的修改，会对已有数据造成一定的影响，因此，在更改系统配置和进行系统维护时 要慎重。 系统管理子系统，具体包括以下几个子模块： 日志管理 视图管理 属性定制 界面定制 系统配置 公文配置 存储管理 检索服务 用户管理 （二）硬件模块组成与功能设计 本期硬件系统及网络总体架构示意图（如下） 1、 光纤交换机：用于归档电子文件的传送与接收 2、 物理带库：用于存储和备份归档电子文件（2 台） 3、 磁盘阵列：用于存储 OA 系统中生成和运转的电子文件 4、 高端服务器：用于电子文件的监控、采集、处理、检索、发布（内网外网各 2 台） 5、 备份系统：用于电子文件信息的自动备份。 四、项目经费预算：（初步估计约 156 万元） 序号 产品名称 估价 数量 合计(RMB)含税和运 费 备注 1 B24 IBM 24 口光纤交换机，单台实配 8个 8GbSFP 模块，8 条 5 米光纤线 ￥52,354 2 ￥104,708 2 TS3200 IBM TS32OO 物理带库，单台实配 20个 800GB 的磁带，2 个驱动器 ￥137,803 2 ￥275,606 3 N6040 IBM N6040 NAS 存储，单台配置 22块 300GB 硬盘，配置 CIFS 协议 ￥578,677 1 ￥578,677 4 X3650M3 配置 2 个 4 核 2.13GHz(4MB 三级缓 存，最高支持 800MHz 内存频率， 4.8 GT/s QPI),4GB 内存，2 个 146GB 热插拔 SAS 硬盘, 集成双口 千兆以太网。ServeRAID M1015 阵 列卡，支持 RAID0、1,可选 RAID5。 ￥24,150 2 ￥48,300 5 Symantec Symantec 自动备份软件（Veritas NetBackup 6.0，含 VMware、Linux 、Windows 客户端 与 Oracle 代理许可） ￥210,000 1 ￥210,000 6 X3650M3 配置