企业文化与规则

第一章 员工管理制度 1.员工来源： 公司所需员工，将面向社会公开招选，包括大学毕业生、职校毕业生及 在职技术员等。所录用的正式员工，均实行劳动合同制。 2.试用期： 新员工将接受为期三个月的试用期，如需延长试用期则以不超过 1 个月 为限。在试用期内人事部将对新员工的工作进行审查，以确定是否符合工作 标准，如不符合工作标准，则予以辞退。 注：新员工的审查是由人事部做主导，行政副总、常务副总监督协助人事部判定新员工的转正资 格。 3.调职及降级： 根据工作需要及员工表现，员工可被调职、晋升或降级至其他职位或部 门，薪金及福利亦会相应调整。 4.工资： 员工工资按劳动合同规定发放于公司规定之日期以银行转账的形式发放。 员工之每月工资包括：基本工资 + 岗位津贴 + 职务津贴 + 技能工资 + 绩 效工资 + 全勤奖 + 通讯补贴 + 生活补贴 + 交通补贴 + 工龄工资（ + 奖 励） 。基本工资按薪级而定。其中伙食补贴、交通补贴为浮动工资，放假期 间取消。 注：薪级标准与职级标准相当。 5.职级： 松南贸易有限公司 1 公司依据员工所在不同部门、不同岗位承担不同责任划分以下级别： 总经理级、 副总级、 经理级、 部门主管级、组长（文员/内勤）级、员工 级六个等级。 6.工作时间： 员工每天工作时间为 8 小时，具体时间随季度变化而变动： 春季即 8：0012：00；13：3017：30。 夏季即 8：0011：30；14：0018：30； 秋季工作时间与春季相同。 冬季即 8：0012：00；13：0017：00。 午休时间禁止玩扑克、麻将等赌博性娱乐，公司设有羽毛球、跳棋、军 棋、象棋、篮球等活动场所供员工自由娱乐。各员工必须严格遵守工作时间。 7.加班： 如员工在规定时间以外加班，员工应根据工作需要服从公司安排。员工 加班时间，公司以员工基本工资的 1.5 倍给予补偿。 8.考勤： 1、考勤内容包括：出勤、事病假、迟到、早退、旷工、工伤、加班、 公出等，上班时间迟到、早退每超过 5 分钟扣 2 元。当月迟到、早退累计超 过半小时者，全勤奖不计发；当月上班迟到、早退累计达到 3 次及以上者， 罚款 20 元。 员工因病、事请假，须提前 1 天书面申请，事后电话请假无效。员工患 病申请病假，必须附有诊断病历，经部门主管、行政副总、副总经理批准方 为有效，急诊病例，不能赶来公司，应于公司上班时间前通知部门主管，逐 级通知，并在第二天回公司补办休假手续，请假期间不计发工资、补贴，每 请假一次（一天以内） ，扣除全勤奖 100 元。请假两次及以上（两天及以上） ， 全勤奖不计发。 凡事先未办请假手续而无故缺勤或请假未准即私自休假、离岗半小时以 上者为旷工。旷工一天扣发三天工资，旷工不计发工资、补贴、勤工奖。旷 工三天或以上者，按除名处理。 因特殊原因，遗漏考勤记录已达到 3 次的，每超过一次扣 2 元。遗漏 考勤记录的，须在第一时间到办公室说明理由。如迟到、早退而不打考勤者， 经办公室查证的，按旷工论处。 因工出差者，须填写出差申请，任务完成后应第一时间到办公室报到， 以恢复正常考勤。出差前、返回后须通知办公室，否则无考勤记录，出差费 用不予报销，并按旷工论处。 请假者，须通知办公室，否则无考勤记录、无假条按旷工处罚。 9.终止合约： 试用期内，任何一方都可随时提出终止合约，试用期满后，任何一方需 终止合约必须提前一个月以书面通知另一方。双方亦有权以薪资补偿对方。 在特殊情况下，例如：员工犯有严重过失，公司可立即解除合约，而无需事 先通知。亦不需作出赔偿。 10.裁员： 松南贸易有限公司 3 因经营政策、技术、经济、政治或其他不可抗逆条件影响下，公司有权 裁减员工，有关裁减数量及裁员补偿，公司将根据国家政策执行。 员工福利篇 1.法定假期： 所有员工可享有国家规定的以下法定假日，如因业务需要，在法定假日 不能休假，将由公司安排以加班或值班形式补偿： 元旦、清明节、劳动节 、国庆节 、中秋节、春节 2.福利假： 工作满 3 年以上者，每年可享带薪休假二天，该假期当年享用，不能累 积，逾期视为自动放弃。 3.病假： 员工确实由于患慢性病或特别疾病不能上班，需要住院或长期病休，经 公司管理当局批准，可按在本公司的工作年限给予 36 个月的医疗期，医 疗期前三个月享有一定的比例工资，后三个月做无薪处理。 工作年限待遇 享受工资待遇 35 年（含 5 年） 月工资的 50% 510 年（含 10 年） 月工资的 60% 1015 年（含 15 年） 月工资的 80% 15 年以上 月工资的 100% 医疗期满后仍不能上班工作的员工，公司可与其解除合同。 4.婚假： 凡在本公司工作的员工可持结婚证书申请有薪婚假十五天，婚假需提前 30 天申请，并向行政主管出示结婚证明副本。 5.产假： 工作满一年的女正式员工可申请产假，产假期限为一个月，延期可按事 假论。产假需提前三十天申请。 6.慰问假： 员工的直系亲属（包括父母、配偶、子女）去世，公司将给予三天慰问 假，员工之祖父母或兄弟姐妹去世可享用一天慰问假，员工需填写假期申请 表，并附上有关证明。慰问假不扣除全勤奖。 7.护理假： 男员工在妻子分娩后十日内享有三天有薪护理假日。申请该假期应附上 有关出生证明。 8.养老保险： 公司正式员工在职满 1 年后，公司为其购买社会养老保险。员工退休后， 可按国家规定享受有关规定享有有关退休福利。 9. 劳保： 公司每月中旬将为上个月出勤满 24 天的员工发放劳保。出勤天数不足 的或于次月离职的人员不享受该福利。 10.节日福利： 松南贸易有限公司 5 公司在清明节、端午节、中秋节、春节向员工发放节日福利品。 11.文体活动： 公司将为员工组织各种文体活动，以促进员工的身体健康和活跃文化生 活，增强企业的凝聚力。 12.年终奖金： 依据公司当前的经营和盈利状况，管理层将会为员工发放年终奖金，员 工的工作表现和出勤情况将作为奖金计算的参考，员工于奖金发放日，仍受 聘于本公司，方能获发奖金。 13.培训： 公司特为提高员工素质，尽快掌握专业技能，特制定一系列的培训，年 度内所需培训费用先由公司垫付，员工在岗工作未满 1 年办理离职的，结算 工资时在工资中扣除 500 元培训费用。 奖励与惩罚篇 本场对全体员工实行有功者奖，有过者罚，奖罚分明制度。奖励坚持精 神鼓励和物质鼓励相结合的办法。对犯有过失的员工，坚持思想教育和处罚 相结合的原则。 1. 对于有以下十个方面的有功职员，公司将给予一次性奖励或经常性 奖励： 1）对本厂各方面工作能提出合理化建议，经审核评定，确定能给企业 生产经营、管理带来实际效益的，予以一次性奖励； 2）为本场研制、开发适合市场的新产品、新项目做出显著成绩的，予 以一次性奖励； 3）为本厂产品打开市场销路，对产品销售增长做出积极贡献的，予以 一次性奖励； 4）为维护本厂利益，在对外经济活动中能一次性为公司节约资金或换 回经济损失的，经核实确有其事，予以一次性奖励； 5）对提出并实施重大技术革新，经评定，确具有实用价值，能节约资 金或提高效率的，予以一次性奖励； 6）为树立社会正气、企业形象，维护企业声誉，而身心受到伤害的， 予以一次性奖励； 7）为保护公司财产，防止或者抢救事故有功，使国家和本厂利益免受 重大损失的，予以一次性奖励； 8）对一贯忠于职守，积极负责，廉洁奉公，舍己为人，事迹突出的， 予以一次性奖励； 9）在完成生产任务或工作任务、提高产品质量或者服务质量方面，做 出显著成绩的，予以一次性奖励或经常性奖励； 10）其他应当给与奖励的。 一次性奖励分为记功，授予先进生产（工作）者等，在给予上述奖励时， 松南贸易有限公司 7 同时发给一次性奖金，奖金最低不少于 100 元，最高不封顶。经常性奖励以 发给奖金体现，奖金最低不小于 50 元，最高为 1000 元。 2. 对犯有过失的员工，视情节轻重，给予经济处罚和行政处分。经济 处罚分为罚款、赔偿经济损失。行政处分分为警告、记过、记大过、撤职、 辞退、开除。对于员工的行政处分，必须在弄清事实、取得证据的基础上， 按规定申报程序办理。 3. 对犯有以下过失行为的员工，分别给予以下罚款和赔偿经济损失的 处罚。 1）犯有以下过失行为的员工，每发现一次罚款 10 元： 工作时有非工作性串岗、离岗或嬉闹、闲谈的； 在要求禁烟的仓库、办公区、楼道等地随便吸烟的； 乱丢烟蒂、果皮、纸屑等废品垃圾的； 乱倒饭菜、茶叶，随地吐痰等影响环境卫生的； 攀折、损坏、挪动厂区树木、花草的； 厕所、浴室、盥洗处用水后不关水龙头的； 未经批准擅自留宿外来人员的； 在员工宿舍私拉电线、安装电路、新安插座，不按时熄灯的； 在营销和对外交往中，工作态度粗暴，有投诉并经核查确实的； 有违反工艺操作规程或安全生产管理制度行为的。 2）对犯有以下过失行为的员工，每发现一次，罚款 20 元： 当月上班迟到，早退累计达到三次及以上的； 工作器具、仓库物料、机电部件等不按规定存放的； 非本设备人员，擅自动用该设备的； 非电工人员，乱动电力设备的； 在本厂范围内干私活的（非工作时间） ； 上班时间睡觉、喝酒的（业务接待例外） ； 门卫当班不严格执行门卫制度和巡查制度的。 4. 对犯有以下过失行为的员工，处予 50-200 元的罚款： 1）谎报、虚报考勤的； 2）在禁烟区未经主管领导同意，擅自明火的； 3）非紧急情况，未经主管同意，动用消防器材的； 4）有赌博或打架斗殴行为的； 5）有损害本厂利益泄露或出卖商务、技术机密行为的，或对以 上情况知情不报、隐瞒实情的； 6）因工作失职，造成财产受损或失窃 500 元以下的； 7）发生产品的质量事故，造成废品或其他经济 500 元损失的； 8）违反工艺操作规程和安全生产制度，发生人身伤害或造成其 他经济损失 500 元以下的； 9）占用本厂设备、材料、工具，上班时间干私活的。 5. 对以下严重违反劳动纪律和规章制度的员工，可酌情给予警告、记 过、撤职、辞退、开除等行政处分，对情节特别严重的，可送交公安、司法 机关处理： 松南贸易有限公司 9 1）有赌博行为，受教育、罚款后仍不改过的； 2）有行凶斗殴、盗窃及其他违法行为的； 3）损害企业形象，给社会、本厂及他人造成不良影响或损害的； 4）擅自动用本厂资金和财产、经教育不及时归还的； 5）玩忽职守，造成事故，使本厂财产或员工生命蒙受严重损失的； 6）无故旷工，经教育不改的； 7）屡次违反公司规章制度，屡教不改的； 8）有意损害公司财产的； 9）偷窃本厂、同事或客户财产钱物的； 10）触犯国家刑法法律的； 11）无理取闹不服从工作分配调度、指挥而影响生产秩序、工作秩序、 生活秩序和社会秩序的； 12）工作不负责任，产品报废，损害设备器械，浪费材料、能源，造成 严重经济损失的； 13）泄露或出卖商务、技术机密，使本厂经济和声誉蒙受重大损失的。 在给予上述行政处分时，可同时给予一次性罚款或降薪处理。 第 2 章 公司守则 1.合作关系： 上下级之间，员工之间应以礼相待，互相合作，员工应切实执行直属上 级指派的任务，遇疑难和不满，应从速向上级请示，以示妥善处理。 2.员工出勤： 1)、员工应必须准时上班，在工作时间内未经部门经理批准，不得无故早 退或擅离职守。 2)、职工在休假期间不能随意返回公司。 3.仪表仪容： 男士： 1)、头发：保证整齐、干净。染发只能黑色。 2)、胡子：不可留胡子，保持面部干净。 3)、指甲：及时清洁和修剪指甲，不可带有污垢，不能留长指甲。 女士： 1)、头发：保持头发整齐、清洁，不可染发（黑色除外） 2)、化妆：自然简单不可浓妆艳抹，过分鲜艳。 3)、指甲：及时清洁和修剪指甲，不可带有污垢，不能留长指甲。 4.个人资料： 1)、员工应如实将个人资料填写入职位申请表内，如住址迁移，婚姻状况， 家庭成员等资料有变，应及时告知行政部予以更正。如因资料不详，有可能 引至日后应有之权利损失，责任由员工个人自负。 2)、员工个人资料属于机密，除行政部专职人员外，其它人员不得随意查 阅或问讯。 5.申请证明： 松南贸易有限公司 11 凡需公司出具的人事证明，员工必须作出书面申请，经部门主管同意后， 送交行政部。 6.工作评估： 工作评估用于考核员工表现，作为培训、晋升、薪金调整和选拔培养 的依据，每年举行一次，均由主管级以上人员采用鉴定或面谈方式进行。 7.吸烟： 除指定区域和经批准的办公场所外，任何人均不得随处吸烟。 8.私人电话： 工作时间内除紧急事外，员工不得打或接听私人电话，否则会影响员工 的个人表现，严重者要受到纪律处分。 9.离职手续： 1)、凡离职员工必须在当日内到行政部办理离职手续，未能上交所欠物品 者，公司有权拒绝发薪及转出人事档案。 2) 、员工离职七日内，仍不来办理离职手续者，则视为自动领取工资论， 对该员工所占有的工作设施等，公司将作出处理，其造成的一切后果及个人 的一切财产损失公司概不负责。 10.员工申诉： 员工对工作不满之处，应直接向直属上司提出，如对答复不满意，可亲 自或以书面形式向行政主管提出，倘以书面形式员工须注明姓名及部门，否 则不予处理。申诉须在事件发生二日内提出，申诉员工要求保密者，则予以 保密处理。 11.亲友事访： 出于安全及影响本人及他人工作，工作时间不能会见亲友，如特别需要 时，事先须经行政主管批准，以免尴尬或不愉快发生。 12.保障公司利益： 1)、员工在受聘期间，严禁私自摄取公司之任何财务自用或图利。 2)、员工在受聘期间，不可对外泄露公司内部政策、行政架构、工程资料 或其它有关事务上之商业秘密。 3)、员工应避免参与任何与公司利益有冲突的事务，投资或活动，如员工 或直系亲属在与本公司有业务往来或意向的任何行业或机构，拥有直接或间 接的金钱利益或股权，员工也必须向行政部申报。 4)、任何员工若故意或因疏忽而导致公司有所损失，公司可根据实际情况 追讨有关损失。 13.防止收受利益： 任何员工如未经公司许可，不得利用职权向客户、供应商、同事或其它 与业务有关的人士索取或收受任何私人利益。利益乃指礼物、借贷、费用、 报酬、回佣、职位、契约、职位等，如收受利益会影响员工客观处事或引致 公司利益受损，员工应拒绝接受。 松南贸易有限公司 13 第三章 财务报销制度及相关流程 第一部分 总则 第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业 务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。 第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分 为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支 出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和 报销流程。 第三条 本制度适用公司全体员工。 第二部分 借支管理规定及借支流程 第四条 借款管理规定 (一) 出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办 理借款，出差返回 5 个工作日内办理报销还款手续。 (二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐， 除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 (三) 各项借款金额超过 5000 元应提前一天通知财务部备款。 (4) 借款销账规定：借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销， 超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐。 (五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借 款从工资中扣回。 第五条 借款流程 (一) 借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额（大 小写须完全一致，不得涂改）。 (二) 审批流程：主管部门经理审核签字财务主管复核（超二千元 总经理审批）。 (三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。 第三部分 日常费用报销制度及流程。 第六条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易 耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各 项费用的累计支出原则上不得超出预算。 松南贸易有限公司 15 第七条 费用报销的一般规定 (一) 报销人必须取得相应的合法票据，且发票背面有经办人签名。 (二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要 求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述 费用内容或事由。 (三) 按规定的审批程序报批。 (四) 报销 5000 元以上需提前一天通知财务部以便备款。 第八条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报 销单 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单部门 经理审核签字副总经理审核签字财务部门复核 到出纳处报销。 第九条 差旅费报销制度及流程。 一、办理程序 1、出差人员必须事先填写出差申请单 ，注明出差地点、事由、天数、 所需资金，经部门负责人签署意见、分管领导批准后方可出差。签署完成后 将申请单交办公室人事部备案。 2、出差人员借款需持批准后的出差申请单 ，填写借款申请单 ， 列明用款计划，由部门负责人签字担保后，经财务负责人审核，分管领导审 批后方可借款。 3、出差人员回公司后，应形成出差完成情况书面报告，并向分管领导 汇报，由分管领导考核结果，签署考核意见。 4、审核人员根据签有分管领导考核意见的出差申请单和有效出差 单据，按费用包干标准规定，经审核后方可报销差旅费。 5、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅 费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的， 需经分管领导签署意见后方可报销。 6、出差回公司应在一星期内报账，超过一星期报销差费，每一天按30 元罚款，若迟报时间超过一个月以上，每一张单据按每月30元累积加罚（发 票日期） ，并追究其部门担保人责任。 7、出差时借款，本着“前账不清、后账不借” 的原则，延误工作责任自 负，特殊情况由总经理特批，对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的， 追究财务经办人及负责人的责任。 二、费用标准 总体原则：对出差人员的补助费、住宿费和市内交通费实行“包干使用， 节约归己，超支不补”。 （1）住宿标准（金额单位：元。下同）： 地区/人员 特区 直辖市 省会城市 省辖市 县级市及以下 总经理 实报实销（含副总经理，下同） 部门主管 180 130 120 100 80 其余人员 150 110 100 80 60 松南贸易有限公司 17 （2）伙食补助费： 地区/人员 特区 直辖市 省会城市 省辖市 县级市及以下 总经理 实报实销 其他人员 60 50 50 50 50 （3）交通工具标准： 工具 /人员 飞机 火车 轮船 长途汽车 出租车 总经理 普通舱 软卧软座 二等舱 实报 实报 副总经理 预申请 硬卧硬座 三等舱 可乘 实报 其余人员 硬卧硬座 三等舱 可乘 预申请 三、报销办法 （一）住宿费报销办法 1、出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按实际住宿的天数计 算报销。 2、出差人员由接待单位或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。 3、出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行，有新闻媒介采访、 会见地方政府官员和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况，在分管 领导允许的前提下，可按实报销。 4、住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间 标准报支，副总以上人员出差，可单独住宿。 （二）伙食补助费报销办法 中午12时前离开本市按全天补助；中午12时后离开本市按半天补助；中 午12时前抵达本市按半天补助；中午12时后返抵本市按全天补助。 （三）交通费报销办法 1、旅途中符合乘卧（从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以 上或连续乘车时间超过12小时）而未乘座卧铺，特快按票价50%，其它列车 票价60% 予以补助。订票费、退票费原则上不予报销，如遇特殊情况需写书 面汇报，报分管领导批准后，方可报销。 2、对于自带车辆人员，交通补助费予以取消（乘坐出租车办事需经主 管领导同意） 。 3、出差人员原则上不得乘左出租车，但下列情况除外： （1）出差目的地偏远，没有公共交通工具的； （2）携有巨款或重要文件须确保安全的； （3）收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的； （4）陪同重要客人外出的； （5）执行特殊业务或夜间办事不方便的 以上情况须请示部门主管同意后方可报销。 4、出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得饶行。出差期间经 领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其饶线多支付的 费用均由个人自理，期间按事假考勤。遇有特殊情况的，如春运无法购票的， 松南贸易有限公司 19 在请示主管领导同意后方可报销。 （四）通讯费报销办法 除外出学习和驻厂人员外的出差人员，每天补助20元，通讯费不再报销 特殊情况需经主管领导批准。 （五）其他 1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意， 并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。 2、出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、住宿发票作为计算费 用的依据，对于公司代为订票的，应保留复印件作为审核依据。 3、驾驶员外出按10元/百公里补助，行车途中的违章罚款一律不准报销。 四、补充规定 1、两人以上出差人员，在请示主管领导允许后，可就随行高一级人员 标准执行。 2、去往办事处的人员，出差途中享受伙食补助费。抵达后食宿由办事 处承担，不享受伙食及住宿包干，如因办理业务路途较远，而中途无法返回 办事处就餐，可享受伙食补助费，但需持有办事处负责人的签字确认证明。 3、外出参加会议，会议费用中包括食宿时不再享受食住费用，只享受 市内交通费。会议费用中不含食宿时，按前述标准予以补助。 4、外出学习、驻厂人员，伙食补助每天20元，期间不享受市内交通费、 住宿费包干，途中可享受交通、伙食补助费。 第十条 电话费报销制度及流程 (一) 费用标准 1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报 销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定 不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。 2固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统 一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。 (二)报销流程 1、 公司办公室每月初（10 日前）将本月员工手机费执行标准（含 特批执行标准）交财务部。 2、 公司统一交费，财务部与电信部门索要各个员工的消费发票，按 照执行标准超出部分在工资中扣除。 3、 固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程 办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报 总经理批示处理办法。 第十一条 交通费报销制度及流程 (一) 费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司 派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车;(2) 市内因公公交车费应保存相应车票报销。 松南贸易有限公司 21 (二) 报销流程 1. 员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名 字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好交通费报销单。 2. 审批:按日常费用审批程序审批。 3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。 第十二条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程 （一）管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一 管理，集中购置,并指定专人负责。 （二）报销流程 1购置申请: 公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办 法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单报批。 2报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用 审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按 日常费用报销流程付款或冲抵借支。 3费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表， 归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。 第十三条 招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程 （一）费用标准 1. 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理 的同意。 2. 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司行政部统 一管理，各部门培训需求应及时报送行政部。行政部根据实际需要编制培训 计划报总经理审批。 3. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共 享。各部门在购买资料前必须先填写资料申请表，在报销前必须到行政 部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。 4.其他费用：根据实际需要据实支付。 ( 二)报销流程： 1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手 续。 2.培训费由行政部部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。 3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单 及申请表到财务处办理报销手续。 4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。 第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程 第十四条 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福 利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。 松南贸易有限公司 23 第十五条 工薪福利支付流程 (一) 工资支付流程：（1）每月 10 日前由行政部部将本月经公司总 经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款等信息）转交财 务部；（2）副总经理提供职工月度奖金分配表；（3）财务部根据奖金表及 支付标准编制标准格式的工资表；（4）按工薪审批程序审批；（5）每月 21 日由财务部通过银行代发形式支付工资；（6）每月末之前员工到财务部 领工资条并与工资卡内资金进行核实。 （二）临时工资支付流程同工资支付流程。 （三）其他福利费支出由公司行政部按审批后的支付标准填写报销单 经部门经理签字确认财务主管进行财务复核报总经理审批，审批后的 报销单及支付标准交财务部办理报销手续。 第五部分 附则 第十六条 本制度解释权归公司财务部。 第十七条 本制度经总经理办公会议讨论通过并由总经理或其授权人 签字后生效。 第 4 章 办公室后勤管理规定 为完善公司的管理机制，建立规范化的现代化管理，提高公司管理水平 和工作效率，使公司各项工作有章可 循、照章办事，特制订本规定。 第一部分 文件收发规定 1、董事会和公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董 事长签发，属公司的由总经理签发。 业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。 属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密” 字样，并确定报送范围。秘密文 件按保密规定，由专人印制、报送。 2、已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印核对、 归类。 文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。 3、董事会和公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报 送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。 秘密文件由专人按核定的范围报送。 4、经签发的文件原稿送办公室存档。 5、外来的文件由前台文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领 导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办;属急件的，应在接件后即时报 送。 6、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕， 并将办理情况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。 松南贸易有限公司 25 第二部分 文印管理规定 7、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司 保密事项。 8、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送信息中 心打印。各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印。打印文件、 发传真均需逐项登记，以备查验。 9、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务， 不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方， 应及时与有关人员校对清楚。 10、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误 或造成损失的，追究当事人的责任。视情节严重，给予警告或记过处分，并 一次性罚款 10 元警告。 11、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处 理。处罚措施同上。 第三部分 印章管理规定 印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重 要凭证和工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约，为明确使用人与管 理人员的责权，特做如下公司印章使用与管理条例： 1.印章定义： 公司印章主要指：公章、法人私章、合同章、财务章、发票专用章等各 职能部门章。 2.各类印章管理的范畴： 印章的管理涉及范畴：刻印、使用、废止、更换。 3. 各类印章的具体管理条例： 3.1 刻印： 3.1.1新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻 制，应由指定的印章管理人员负责刻制，后交由人事行政部备案，并从刻制 之日起执行相关使用条例。 3.1.2因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写印章 制发申请表经总经理核准后送交人事行政部门刻制。 3.2使用： 3.2.1任何部门在启用印章前，均需与公司（人事行政部）办理领取手续， 接受相应的责权告知，签定印章签收手续并备案。 （已经开始使用的需 自通知当日补办理领取手续） 3.2.2公章：公章由人事行政部保管。各部门有需盖公章的文件、通知等， 须先到人事行政部处领取并填写印章使用申请表 ，经部门主管核准盖章 并在印章使用申请表中签批，盖章后经手人需将签批申请表交由人事行 政部，并在印章使用登记薄签字。人事行政部需将印章使用申请表 与印章使用登记薄同期留档。 松南贸易有限公司 27 3.2.3 合同章：合同章由财务部保管。主要用于公司签订各类合同使用 专用章，盖章前须先到人事行政部处领取并填写印章使用申请表 ，经由 副总经理、总经理审批，财务主管审核后盖章并在印章使用申请表中签 批，经手人需将签批后申请表交由人事行政部并在印章使用登记薄签字。 人事行政部需将印章使用申请表与印章使用登记薄同期留档。 3.2.4 法人私章：法人私章由分公司出纳保管，主要用于银行汇票、现 金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。 3.2.5 财务章：由财务部主管保管，主要用于银行汇票、现金支票等需 要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章。 3.2.6 其他职能部门章： 其他职能部门章，主要适用于各部门内部使用， 已经刻制的职能部门章，需由部门负责人进行保管并严格该章的使用办法。 3.3废止、更换： 3.3.1废止或缴销的印章应由保管人员填写废止申请单 ，并呈总经理 核准后交由人事行政部统一废止或缴销。 3.3.2遗失印章时应由印章保管人员填写废止申请单 ，并呈总经理核 准后，签批遗失处理及处罚办法后，交由人事行政部按批示处理，如是遗失 公司基本印章时必需登报申明。 3.3.3更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写废止申请单 ，并 呈总经理核准后，交由人事行政部按批示处理。如有需要须填写印章制发 申请表申请新的印章。 4. 印章保管人的责权范畴： 对于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互监督的办法。人事行政 部主要职责是对印章的使用进行合理性管理，而印章保管人具有使用、监督、 保管等多重责任与权力，具体划分如下： 4.1 职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力，同时负全部使用责 任。 4.2 公章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此 公章的保管人对公章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未 经由负责人或保管人签批的公章使用经手人负主要责任，保管人负部分责任。 4.3 财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因 此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任， 而对未经由保管人（财务负责人）签批的公章使用经手负主要责任，保管人 负部分责任。 4.4 法人私章的保管者是出纳，即是保管者又是使用者，但其无独立使 用权力，需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用，否则 负全部责任。 4.5 公司严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用，因此保管人 如遇需带公章、合同章外出办事使用时，需与办事人一同前往或指派代表一 同前往。如遇要办理工商等年检等事务，需将表格带回公司盖章。 4.6 公司高、中层领导，因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携 带公司印章出差的，须经总经理审批并及时归还。 4.7 如遇个人需开具个人相关证明，需由部门负责人以上担保签批后方 松南贸易有限公司 29 能使用，但如涉及到个人经济担保与证明时，原则上一律不予证明，其不良 结果由签批人与保管人以情节共同负责。 4.8 所有印章的使用，必须严格执行公司的公章使用章程，做好申请 和使用登记。公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之 行为。 4.9 印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章， 如出现问题，后果自负。给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责。 第四部分 计算机管理规定 1.公司计算机网络由技术部负责维护和管理。 2.操作人员对所使用的计算机及网络设施负有保管责任。 3.笔计本电脑及附属设备要妥善保管好，如有遗失，由使用者本人负责。 4.不经公司领导和技术部门同意，任何人无权调换计算机及其附属设备。 5.电脑及网络设备，应保持清洁、卫生、通风，注意防尘、防潮、防火。 6.对于关键的电脑设备应配备必要的断电继电保护电源。 7.所有计算机必须安装杀毒软件，并定期升级。 8.计算机需安装软件时，经有关领导同意后由技术部人员负责安装。 9.严格控制使用外来软盘、光盘，不允许私自安装游戏软件。 10.任何人在未经批准的情况下，不得向计算机网络拷入软件或文档。 11.与外界交换数据时，必须在使用前通过杀毒软件检查后方可使用。 12.操作人员应正确使用计算机网络，否则，造成不良后果的，由操作者承 担相应责任。 13.电脑或网络出现故障后不得私自打开机箱进行拆卸，应及时向技术部门 报告。 14.公司计算机网络为工作需要而配置，不得用于私人聊天、游戏、影视、 音乐等非工作用途。 15.操作人员应定期对计算机进行杀毒，发现病毒应当即清除，清除无效， 要及时上报。 16.工作人员对保密文件资料不得提供共享，不得把软件或光盘随意外借， 不得为外单位人员拷贝软件。 17.未经总经理同意，外来人员不得随意使用本单位的电脑及网络设备。 18.未经本机操作人员同意，公司工作人员不得使用他人的计算机。 19.下班时，按程序退出系统，关闭计算机电源。 20.定期做好文件备份，对动态计算机信息做到及时备份。 21.信息载体必须安全存放、保管，防止丢失或失效。任何人不经办公室批 准不得将信息载体带出公司。 22.妥善保管计算机驱动程序，更换计算机时主动移交所有程序光盘，拷贝 信息资料。 第五部分 照明用电规定 松南贸易有限公司 31 1.照明用电仅限于办公、会议及办公后勤服务之目的。 2.室内明亮度不能满足办公视觉需要时，应首先拉启窗帘，明亮度仍不够时， 可开启照明设备。 3.人员离开办公室或其它照明场所时，应关闭照明设备。 4.照明设备损坏时，不得擅自修理，应及时通知办公室。 5.注意用电安全。 第六部分 空调使用规定 1.各办公室的空调设备由本部门办公人员操作使用。 2.公共场的空调设备由办公室人员操作使用。 3.各部门主管领导对使用的空调设备负管理责任。 4.空调设备用于办公室或公共场所保持正常室内温度。 5.当室内温度高于 28 度时，可以开启空调制冷。 6.当室内温度低于 15 度时，可以开启空调制热。 7.空调制冷时，温度应控制在 25 度以上。 8.空调制热时，温度应控制在 18 度以下。 9.空调运行时，应关闭门窗。 10.办公室或公共场所无人时，应关闭空调。 11.使用者应保管好空调摇控器。 第七部分 钥匙管理规定 1.公司钥匙的配制、发放统一由办公室管理。 2.公司正式员工可以持有所在办公室的钥匙。 3.公司正式录用的管理人员（如后勤主管）可以持有办公大厅的钥匙，并随 身携带、妥善保管。 4.办公室可以根据值班安排配备值班专用钥匙，指定专人保管，值班后一个 工作日内钥匙交回办公室。 5.不得将公司钥匙转借他人，不慎遗失应及时报告，并采取相应措施。 6.员工未经公司办公室和部门主管同意，不得私自配制钥匙。 7.员工辞职时，须将持有的钥匙交回办公室。 8.办公室应做好钥匙发放、丢失、回收记录。 第八部分 来宾管理规定 1.外来人员应事先与公司取得联系。外来办事人员应取得部门领导的同意， 外来参观人员应取得公司领导的同意，并通报办公室做好登记。 2.未经核准的参观人员，一律拒绝参观。擅自率领参观人员参观者，按泄露 商业机密论处。 3.到部门办事的外来人员由相关部门负责接待，到公司办事或参观的外来人 员由总经理助理或办公室负责接待。 4.接待人员须保持良好的仪表仪容，做到举止有礼、谈吐得体，和蔼可亲， 服务周到，通过接待工作树立公司的良好形象。 5.接待人员对双方商谈的重要事项，应认真做好记录。 松南贸易有限公司 33 6.向外来人员介绍有关情况时，应符合保密原则和公司有关规定。 7.接待过程中，对外来人员提出的特别要求，应谨慎对待，向上级请示后再 作答复。 8.外来人员离开时应通知办公室，登记离开公司时间。 第九部分 名片管理规定 1.本公司正式员工可以申请印制名片，报部门主管批准。 2.申请印制名片，应填写名片申请表 ，注明名片基本信息。 3.名片基本信息经本人和人事部门确认无误后，由办公室在三个工作日内安 排印制。 4.名片印好后，由办公室负责通知本人领取名片，并履行签字手续。 5.公司办公室备有普通空白名片，其他员工若有临时之需，可经部门主管同 意到办公室签字领取。 6.任何人不得私自印制公司名片，不得随意改变公司名片的设计样式、排版 等。 7.公司名片只能用于与业务相关的场合，严禁滥用。 8.交往中，掌握名片递送礼仪和交换规则，维护公司形象。 9.员工辞职，应将剩余的个人名片经部门主管如数交办公室处理。 第十部分 客户资料保管制度 1.客户资料包括客户名片、宣传单、宣传册、报刊、杂志等。 2.因公司业务目的取得的所有客户资料均为公司财产，不得据为私有。 3.客户资料中有关客户单位名称、联系人、联系方式等基本情况应录入计算 机，以便使用和管理。 4.客户资料管理执行“谁收集、谁整理、谁使用、谁保管、谁负责”的原则。 5.使用者应对客户资料妥善保管，不得损毁、污染和丢失。 6.客户资料可以在公司内部转借，不得向公司外转借。 7.员工辞职时，应向部门主管如数移交客户资料。 8.不使用的客户资料交由办公室保管，没有利用价值的客户资料，由办公室 征得总经理同意后处理。 第十一部分 合同管理制度 1.合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止事权利 义务关系的协议。 2.标准合同文本由相关部门起草，经与策划部、财务部门共同探讨确定后， 报总经理批准执行。 3.标准合同文本由办公室统一印刷、发放、审核、盖章和存档。 4.标准合同文本内容包括固定文本和补充条款，固定文本不得擅自涂改，补 充条款由经办人依公司规定填写。 5.客观条件发生变化，原有标准合同文本不适用时，由业务部门提出，策划 部、财务部共同探讨确定后，报总经理批准执行。 6.标准业务合同的签订由营销总监审批，办公室核实盖章。 松南贸易有限公司 35 7.非标准业务合同和其它合同的签订须经总经理审批，办公室核实盖章。 8.合同经双方盖章后，到办公室申请合同编号。办公室将合同按种类编号后 留存一份，实行分类管理。 9.凡标准业务合同可保存传真件，其它合同必须保存原件。 10.合同签订后，由经办人负责跟踪合同的履行情况。 11.由于相关人员失职，未采取预防措施等主观原因造成合同丢失或缺损的， 公司有权对责任人进行经济处罚。 第十二部分 档案管理规定 1.归档范围：公司计划、统计资料、技术资料、财务审计、劳动工资、经营 情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、方案、通 告、通知等文件。 2.档案管理：由办公室指定人员兼职负责，明确责任、保证原始资料及单据 齐全完整，密级档案必须安全。 3.档案整理： (1)收集 文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。 企业科技档案类：资料整理成册。 (2)整理 根据分类和成立时间整理。 (3)分类 按有关档案分类及编号要求操作。 (4)立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。 4.档案借阅：档案借阅要经办公室主任批准，由档案管理人员办理借阅手续。 5.档案使用：档案使用范围应与使用者的业务范围相吻合。对使用的档案要 爱护，保持整洁，严格保密。 6.档案归还：档案借阅期限不得超过一个星期，必要延期时，应办理续借手 续。 7.有下列行为之一，据情节轻重，给予扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事 责任： 1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案。 2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案。 3. 涂改、伪造档案。 4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者。 5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚） 。 第十三部分 办公用品 购置领用规定 松南贸易有限公司 37 1、公司部门所需购置办公用品，到办公室领用，办理出入库手续，做 详细领用登记。需购置的，由部门负责人填写物料请购单，报副总经理 审批后由采购部购置。大额资金的使用，由副总经理审核并报总经理批准后 办理。 2、办公用品购置后，须持副总经理审批的物料请购单和购货发票、 清单，到办理出入库手续。未办理出入库手续的，财务部不予报销。 3、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报 副总经理审批后，由办公室统一印制。 4、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。一经发现，给予触 犯者警告处分，并做罚款 10 元处分。 5、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。浪费 办公用品，铺张浪费者，警告处分。 电话使用规定 6、公司各部门电话费均按月包干使用。具体标准如下：办公室主管级 60 元/ 月，文员 40 元/月，财务部 40 元/月，市场营销部主管级 60 元/ 月， 文员、内勤 40 元/月，技术部 60 元/月，采购部 60 元/ 月。其他办公室人员 40 元/ 月。 7、若有超出当月包干标准的，从超额部门的工资中扣出。当月节余部 分累计到本部门下月话费中使用。 第十四部分 公司保密规定 1、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别 注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。 2、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员 工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项： 、公司经营发展决策中的秘密事项; 1 、人事决策中的秘密事项; 2 、专有技术; 3 、招标项目的标底、合作条件、贸易条件; 4 、重要的合同、客户和合作渠道; 5 、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号;