信贷业务档案管理实施办法

工银赣办发2007487 号 关于印发中国工商银行江西省分行 信贷业务档案管理实施办法 （暂行）的通知 各二级分行、省行营业部： 为加强我行信贷业务档案管理，规范全省信贷业务档案操 作，根据总行法人客户信贷业务档案管理办法（工银办发 2007439 号）、个人信贷业务档案管理办法（工银办发2006 650 号）等文件精神，省行制定了中国工商银行江西省分行信贷 业务档案管理实施办法（暂行），现印发给你们，请认真贯彻落 实。执行中遇有问题，请及时与省行相关部门联系。 二七年十一月二十日 2 中国工商银行江西省分行信贷业务 档案管理实施办法（暂行） 第一章 总则 第一条 为加强信贷业务档案管理，保全我行信贷资产的安 全和信贷业务资料的完整、合法、合规，根据有关法律法规和总 行法人客户信贷业务档案管理办法（工银办发2007 439 号）、 个人信贷业务档案管理办法（工银办 2006650 号），结合我行 实际，制定本办法。 第二条 信贷业务档案包括法人信贷业务客户档案、个人信 贷业务客户档案（以下简称“信贷客户档案 ”）和法人信贷业务管 理档案（以下简称“信 贷管理档案” ）。 信贷客户档案是指我行在办理法人客户信贷业务、个人信贷 业务过程中形成的用以记录和反映信贷业务全过程及信贷客户 关系的重要文件、凭据和图表、声像等资料。 信贷管理档案是指省行信贷相关部门以及二级分行授信审 批分部和信贷管理分部在审查、审批和管理法人客户信贷业务 过程中形成的用以记录和反映信贷业务管理过程的重要文件、 凭据和图表、声像等资料。 第三条 各级行要认真贯彻执行总行有关档案管理规定，严 格执行信贷业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、检 查、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁 3 散失，确保信贷业务档案的完整和安全。 第四条 信贷客户档案必须集中到二级分行及以上机构综 合档案管理部门统一管理。省行受理的信贷业务，信贷客户档案 集中到省行综合档案管理部门管理；二级分行及支行受理的信 贷业务，信贷客户档案集中到二级分行综合档案管理部门管理。 省行形成的信贷管理档案集中到本行综合档案管理部门统 一管理；授信审批分部和信贷管理分部形成的信贷管理档案集 中到分部所在地二级分行综合档案管理部门统一管理。 第五条 信贷业务档案涉及国家、银行和企业的秘密，档案 管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。 第二章 部门职责 第六条 法人客户信贷业务受理行负责信贷客户档案的收 集、整理、组卷、扫描和加载工作，并对档案资料的真实性、完整 性、有效性、电子档案与纸质档案的一致性负责。信贷相关部门 负责本部门形成的信贷管理档案的收集、整理、组卷、扫描和加 载工作，对档案资料的真实性、完整性、有效性、电子档案与纸 质档案的一致性负责，并负责将经过监督的信贷管理档案移交 综合档案管理部门。 第七条 信贷管理（分）部负责信贷业务档案的审查、审核工 作，对入库前的信贷客户档案的完整性、合规性、有效性和一致 性进行监督，并负责将信贷客户档案移交给综合档案管理部门； 4 对入库前的信贷管理档案的完整性进行监督。其中，省行信贷管 理部负责本行保管的信贷客户档案的审查、审核和移交工作及 本行保管信贷管理档案的审查、审核工作;信贷管理分部负责所 辖二级分行的信贷客户档案审查、审核和移交工作，及对应授信 审批分部形成的信贷管理档案的审查、审核工作。 第八条 个人信 贷业务经办 行负责收集和整理在贷款调查、 审查、审批、发放以及贷后管理过程中形成的各项基础资料，对 资料的真实性、完整性负责，并将资料移交给所属信贷管理（分） 部。 经办行所属信贷管理（分）部负责审核贷款资料的完整性、 合规性和有效性，整理信贷监督过程形成的资料，并将全部贷款 资料移交综合档案利用。 第九条 综合档案管理部门负责法人客户信贷业务、个人信 贷业务档案入库后的整理、上架排放和日常管理工作，并对入库 后的法人客户信贷业务、个人信贷业务档案的安全、提供利用、 销毁、保密等负责。 第三章 信贷业务档案移交 第十条 信贷业务档案应由受理信贷业务行的主管信贷员 （客户经理）负责收集、初审、整理扫描和加载工作，在规定的时 间内报送信贷管理（分）部审核合格后，再向综合档案库移交。 第十一条 信贷管户员对日常频繁所需业务资料（如年度授 5 信评级批复、大户企业财务管理协议、抵（质）押和保证合同及其 登记证明、管理类资料等）复印保存，并将全部法人客户档案移 交二级分行信贷档案库保管。 个人信贷业务的档案资料形成后，经信贷管理分部审核合 格后向综合档案库移交。贷后资料形成后，由信贷管户员负责整 理，先区分资料类别，再按文件材料形成时间的先后排序。信贷 管户员整理时不编写页码，待移交综合档案部门时，由档案人员 找到对应的案卷后，续编页码和卷内文件目录。 第十二条 信贷管户员移交的权证类档案资料，移交双方应 填写收押凭证，一式两份，由移交双方分别保管，待对应信贷业 务终了时凭此据和会计部门贷款本息已收回凭证、权证提取单 一并办理提取审批手续。 综合档案管理部门接收信贷客户档案时，必须严格履行交 接手续，认真审核以下内容： （一）核对移交档案的数量和每份文件的页数； （二）核查每份文件资料的构成要素，包括名称、内容、签章、 日期。审核无误后方可办理交接手续。对于存有问题的档案或不 属于归档范围的资料应及时退回，并督促移交人员尽快补齐资 料或修改有误部分。 第十三条 经移交双方确认后，填制移交清单，由交接人员 双方签字并注明日期后入库保管。 信贷业务档案补充资料的移交必须使用补充资料专用目录， 6 在补充资料移交清单后附上级行整改通知，由经办行管户员进 行补充整改，信贷管理（分）部信贷操作岗人员审查整改资料，综 合档案管理员对照整改通知核实整改内容。 第四章 信贷业务档案整理 第十四条 信贷客户档案整理 （一）组卷 信贷客户档案按照法人建立，一户一档，一笔（项）一卷。 1“权证类 ”档案按抵（质）押合同立卷，一合同一卷。 2随每笔业务发生而形成的“要件类”档案，按笔立固定卷， 一笔一卷。 3“管理 类 ”档案，按 “借款人”和“ 担保人”分别立活卷。 4“保全 类” 档案根据档案数量立一卷或数卷，为活卷。 5“综 合类” 档案为活卷，卷内文件按照形成时间先后顺序排 放。 （二）编目 信贷客户档案的编目包括编写卷内文件页码和文件顺序号， 填写卷内文件目录和填写封面。 1编制页码。随每笔业务发生而形成的“要件类”档案以“ 卷” 为单位编写大流水页码，其它类档案以“件” 为单位编写页码，以 “件 ”为单 位 编写页码时 ，已有页码的，不再重复 编写。 2编制文件顺序号。除随每笔业务发生而形成的“要件类”外， 7 信贷客户档案的其他种类案卷须按卷内文件的排放顺序，在每 份文件首页右上角标注顺序号。 3编制目录。信贷客户档案案卷文件目录的格式及填写要求 详见总行法人客户信贷业务档案管理办法附件五。 4填写案卷封面。 随每笔业务发生而形成的要件类档案案卷封面填写内容包 括“ 档案存放位置” 、“分、支行名称”、“贷款种类（内容）”、“合同 号” 、“客户 名称”、“档号” 、“立卷人”、“监督人”及“档案管理人”9 项。其他类别档案的案卷封面“档案存放位置” 、“立卷人”、“ 监督 人” 和 “档案管理人 ”4 项为必填项，其他项为选填项。 （1）“档案存放位置” 分两栏，第一栏填写“ 立卷区”的“档案存 放位置”，第二 栏填写 “归档区”的“档案存放位置 ”。 （2）“贷 款种类（内容）” 项的填写由案卷的档案类别决定，随 每笔业务发生而形成的“要件类” ，“贷款种类（内容）”项填写该贷 款的业务种类；其他类别档案，“贷款种类（内容）” 项填写该卷档 案的主题内容。 （3）“合同号 ”项的填写由案卷的档案类别决定。对随每笔业 务发生而产生的“要件 类” 档案，“合同号”项填写该笔贷款的贷款 合同号；对“权证类”档案，如权证类档案 对应的抵质押合同与一 般贷款合同是一对一关系，“合同号” 项 填写贷款合同号；如权证 类档案对应的抵质押合同为最高额抵质押合同，“合同号” 项填 写最高额抵质押合同号。 8 （4）“立卷人 ”指主管信贷员或业务经办人；“ 监督人”指信贷作 业监督人员；“档案管理人 ”指档案部门 有关人员。 第十五条 信贷管理档案整理 （一）组卷 1、营销类档案按笔组卷。 2、审查审批类档案分内容按“笔” 组卷。 3、信贷监督类档案按内容组卷，同一内容的，组成一卷或 数卷。如信贷作业监督的档案为同一内容，信贷监测的档案为同 一内容。卷内文件按形成时间排序。 4、不良信贷资产管理类档案按笔组卷。 5、综合类档案按内容组卷，同一内容的，组成一卷或数卷。 如政策制度的档案为同一内容，行业分析的档案为同一内容。卷 内文件按形成时间排序。 （二）编目 信贷管理档案编目包括编制页码，填写文件或案卷目录、填 写封面和加盖档号章。 1、编制页码。自案卷首份文件起始页至末份文件最后一页 编写流水页码。 2、填写文件目录。文件目录格式及填写要求详见总行法人 客户信贷业务档案管理办法附件十四。 3、填写案卷封面。案卷封面填写要求详见总行法人客户信 贷业务档案管理办法附件十七。其中，“ 案卷标题” 由“档案类别 9 +内容”构成。 如：营销类档案的案卷标题：“营销类 贷款意向书” 卷；审查 审批类的案卷标题：“ 审查审批类 评级授信” 卷；信贷监督类的案 卷标题：“信 贷监督类 作业监督”卷；综 合类的案卷标题：“综合 类 政策制度 ”卷。 第十六条 个人客户档案整理 个人信贷业务档案的合作机构资料（含项目资料）以户为单 位组卷，一个合作机构的资料（含项目基本资料）组成一卷或多 卷。贷款资料和权证资料以笔为单位组卷，一笔贷款的贷款资料 和权证资料各组成一卷。 权证类档案存放区域称为权证区，其中有价单据必须存放 于金库，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，但必须双 人、双锁保管。 第十七条 信贷档案分类： （一）信贷客户档案分为五类：权证类、要件类、管理类、保 全类、综合类。 （二）信贷管理档案分为五类：营销类、审查审批类、监督类、 不良信贷资产管理类、综合类。 （三）个人信贷业务档案分为三类：合作机构资料、项目资料、 贷款资料。 第十八条 要件类档案一式两份，一份在信贷档案库中存放， 另一份由信贷业务部门综合员保管在文件柜中，按借款人、币种、 10 按贷款种类、按业务时间顺序依次分笔存放。 第十九条 权证类、要件类必须存放原件，其他各类档案原 则上应存放原件，如有特殊情况，无法取得原件的，在不影响我 行权益的前提下，可以存放复印件，主管信贷员（客户经理）将复 印件与原件核实，在复印件上签署“经 核对与原件一致” 字样，核 对日期并签名确认。 第二十条 综合类档案存放银行内部管理资料，设置“ 档案 目录” ，按种 类填写封面内容。 报表资料按种类、按年份装订，包 括分析资料；调查、检查、稽核资料；审核资料；文件资料。 第五章 信贷业务档案的归档 第二十一条 综合档案管理部门接收法人客户信贷业务档 案后，须按照总行法人客户信贷业务档案管理办法第二十八、 二十九条要求，及时编制档案存放位置、著录档号、录入档案管 理系统和著录档案盒，完成归档和排放工作。 第二十二条 个人信贷业务档案的归档按照总行个人信贷 业务档案管理办法第二十四条执行。 本办法规定的信贷业务档案归档范围是档案管理必须包括 的基本内容，但不限于此。对于新出现的信贷业务品种和办理小 企业信贷业务中形成的特殊资料，应按照本办法要求将相关制 度规定的内容收集归档。 11 第六章 信贷业务档案保管 第二十三条 信贷业务档案的保管要坚持便于利用的原则， 强化检索功能，要结合工作实践不断改进和完善管理，入库档案 必须进入电子综合档案管理系统中管理，实践便于保管和利用 的目的，保管期限应准确，档案的质量要符合信贷档案管理体制 要求。 第二十四条 信贷业务档案的保管期限为：有信贷关系的法 人客户的档案永久保管；结清全部信贷业务的法人客户从该客 户与我行的最后一笔信贷业务结清后次年的 1 月 1 日算起，保 管 5 年。 个人信贷业务档案的保管期限为业务终结后的次年 1 月 1 日起计算，保管 3 年；银行内部管理资料档案如贷后管理相关资 料保管期限 15 年。 第二十五条 信贷客户综合类档案保管期限为 15 年，其中 各种报表的年度汇总表为永久保管。 第二十六条 信贷业务档案的保管及销毁清单、登记簿为永 久保管。 第七章 信贷业务档案调阅 第二十七条 信贷业务档案原则上只能在档案阅览室调阅， 因工作需要外借必须办理信贷业务档案外借手续。 （一）客户经理只能调阅或外借（提取）自己主管客户的档案。 12 （二）业务受理行只能调阅或外借（提取）本行所管客户的档案。 第二十八条 业务受理行人员调阅信贷业务档案，须经业务受 理行主管行长签字和档案保管行综合档案管理部门负责人签字同意； 档案保管行人员调阅信贷业务档案，须经本部门负责人签字和综合 档案管理部门负责人签字同意；信贷管理分部、审查审批分部调阅信 贷业务档案，经分部负责人签字和档案保管行综合档案管理部门负 责人签字同意；公、检、法等部门人员调阅信贷业务档案，须持本人 有效证件和单位公函，经保管行信贷业务主管行长审批同意，并由 接待部门人员陪同，方可调阅。调阅人对所需的档案可以复印，但不 得将原件抽走。 第二十九条 “外借”是指利用人员将档案借出档案部门。信贷 客户档案原则上不准外借，确因工作需要借出的，必须严格履行外 借审批手续。借出信贷客户档案，需经贷款受理行行长、贷款管理分 部负责人和档案保管行信贷业务主管行长审批同意，最长不得超过 15 天。确因业务需要，超过期限应重新办理续借手续。 第三十条 “提取”是指信贷业务部门将客户的权证资料提出档 案部门归还客户。权证资料的提取须严格履行审批手续，业务终了 时，由 业务人员（客户经理）持会计部门贷款本息已收回凭证和收押 凭证， 经业务受理行行长、贷款管理分部负责人和档案保管行法人 信贷业务主管行长签字同意，方可办理提取。 第三十一条 信贷业务电子档案的调阅参照上述规定执行。 13 第八章 信贷业务档案销毁 第三十二条 对已超过保管期限的信贷业务档案应进行鉴 定，按有关规定组织销毁。 第三十三条 保管期满的信贷业务档案，必须按以下程序销 毁： （一）信贷业务档案管理员提出销毁意见，编造信贷业务档 案销毁清单，列明销毁的信贷档案名称、卷号、册数、起止年度 和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 （二）信贷业务档案的鉴定小组由受理行所属信贷管理（分） 部、业务受理行信贷部门和保管行综合档案管理部门组成，信贷 管理（分）部负责人任组长，小组成员由信贷管理（分）部、业务受 理行和综合档案管理部门相关人员共同组成。 （三）主管行领导在信贷业务档案销毁清单上签署意见。 第九章 信贷业务档案管理员职责 第三十四条 档案管理人员要对信贷业务档案妥善保管，严 格遵守保密制度，不得违章借出信贷业务档案或透露档案内容。 每季定期检查一次各类档案的保管情况，并书面记录检查结果。 第三十五条 信贷档案管理人员要对接收的全部档案逐户 逐卷进行验收、登记、编目。信贷档案验收的主要内容是档案与 卷内目录的一致性、完整性。 第三十六条 信贷档案管理人员应坚持对档案库“以防为主， 14 防治结合”原则，切 实做好库房六防“ 防盗、防火、防潮、防虫、防 霉、防晒”。定期检查库 房温湿度并有记录，定期投放虫药，更换 消防器材管理。 第三十七条 信贷档案库房内不准存放与档案无关的物品。 第十章 责任追究 第三十八条 对于未按本规定履行职责，造成档案损毁、遗 失，及擅自销毁、擅自对外提供、涂