公文文种和常用公文撰写

公文文种和常用公文撰写讲话稿、演讲稿的写作 高小平 博士 中国行政管理学会执行副会长、研究员 同学们好！今天我们讲公文的写作与公文的管理。今天我们讲第一部分：公文的文种 和常用公文的撰写。 这一部分我们准备分四节课来讲：第一节讲如何写讲话稿和演讲稿。第二节讲意见、 命令、制度、工作计划、总结和述职报告如何来写作。第三节课讲调查报告、简报、会议 纪要的这些工作报告。第四节讲请示、报告、汇报提纲、批复、批示、通知、通报、通告 和函的这些公文写作。首先我们讲第一课，如何写作讲话稿和演讲稿。 一、讲话稿的类别 讲话稿一共包括五个类型：第一个类型是工作类的讲话；第二个类型是研讨会的讲话； 第三个类型是致辞性的讲话；第四个类型是新闻发布会讲话以及回答提问；第五个类型的 是演讲类的讲话。这五个类型都属于领导讲话稿这一大类。 所谓领导讲话稿就是一个地方、一个单位主要的负责人对某一项工作、某一类事情的 发表的意见。所以讲话稿它有一种特殊公文的特点，就是它是以念的方式、以讲的方式表 述的一种公文。所以我们对公文的理解应该更加准确、更加全面，并不仅仅是印在纸上的 才是公文，公文可以贴在墙上、可以印在书里，也可以放在领导人的口头上，所以讲话稿 就是这样一种特殊的公文。当然，讲话稿既然是“稿” ，它也是有文字形式的，也是有纸质 版的。那么纸质版的讲话稿和领导人最终表述出来的话具有同等的效力。或者反过来说， 口头表述的也具有文字表述一样的功能和效率，所以这是作为一种特殊文种的这样一种公 文。 （一）工作讲话 那么我们来看，讲话稿的第一类也是最常用、最重要的一种文种就是工作讲话，也叫 领导讲话，它是部署工作、推动工作的一个重要的载体。领导部署工作，除了发表重要的 文件、制定政策、实施政策也包括配合这些方针政策文件出台的时候召开一定的会议，领 导人在会上做讲话来进一步阐述这样一个文件的意义和主要内容，特别是要阐述如何来贯 彻落实这样一项政策、这样一项方针。怎么样来做、要达到什么样的目的、近期要做什么、 长期要做什么，一般在讲话稿当中要做全面地论述，所以讲话稿往往成为政策、法律落实 时候的一个重要的辅助性措施。如果是政府领导人在讲话，那就是政府行政的制度、政策 的一项辅助性的措施、是行政措施。 领导讲话稿从内容方面上可以分为七类，第一类是部署动员型的工作，也就是说对某 一项工作、一项近期的任务进行布置落实，进行动员，组织思想发动，这样一类的讲话稿。 第二类是总结推动型的讲话，就是一项工作告一段落了之后进行总结、然后提炼归纳 出一些规律性的认识，总结一些体会和经验，为下一步工作打下基础，这就是总结动员型 的讲话。 第三类是研究探索型的讲话，一些需要进行试点或者正在推行的过程当中的工作还带 有一点摸索性这样的工作，领导在讲话的时候他是带有研究探索口气的这样一种类型的讲 话。 第四种类型就是表彰号召型的，在一项工作完成之后取得很大成绩需要对先进的单位、 先进的个人实施表彰，号召大家向这些受到表彰单位的同事学习，提出一些要求，这就是 表彰号召型的讲话。 第五类是传达贯彻型的讲话，就是上级有新的部署了，我们要传达贯彻落实，要求本 单位来贯彻落实这样的一个讲话属于传达贯彻型的，对传达要原原本本地把上级精神给大 家讲清楚，对需要我们在本地区、本单位贯彻落实的任务要做出贯彻落实的部署提出要求。 第六类是批评指导型的讲话，对某一项推进工作当中，不太顺利、不太满意，那么领 导可能会召开会议，对有关不满意的工作、不满意的单位提出适当的批评来指导面上更好 地贯彻落实有关的政策精神，把工作改进做好。 那么最后一类是法规程序型的讲话。就是有些会议是法定会议，比如政府的常务会议， 政府的全体会议，这些都是法定的会议，在法定会议上政府的领导人也要发表讲话，这些 讲话属于法规程序型的讲话，这是按照内容可以分为七类。那么这七类从内容来说各有侧 重，内容也不同，写法也有一定的区别，但是万变不离其宗，它都属于工作讲话稿。 工作讲话稿，它的基本类型都离不开这样四个部分。就是一个讲话稿需要一个标题， 这个标题一般有两种写法，一种写法就是直接说，某某某在什么会议上的讲话，然后这个 著上是什么名字，什么时间、什么地方。 另一种就是把讲话的主要内容放在标题上，然后副标题再写上某某某在什么会议上的 讲话。在写第二种的时候需要有高度地提炼，要有明确的目标指向，要把会议的最重要的 杭州精英在线系列课件 讲话内容在标题上体现出来。那么这两种很难区分，哪一种绝对用在什么地方，一般根据 领导人的兴趣，也可根据内容提炼的难易程度，比如这个会议内容十分重要，但是很难用 一句话来概括出来它最重要的内容是什么，需要贯彻落实的主要是什么内容，那么在这种 情况下概括不出来一个标题的时候就可以用直接的第一种方法，就是某某某在什么会议上 的讲话。那么这是标题的两种写法。 第二个部分讲话稿需要有称呼，讲话稿开头必须要有一个对象，你是对谁讲的，一般 的上级领导对下级领导讲话一般会说：同志们；下级领导和平级领导对下面讲的时候 可以讲：各位领导、同志们这是称呼。那么这种称呼一般可以复杂，也可以简化。我 刚才说的各位领导、同志们，这就是简化的方式。也可以具体一点，就是说比如有一些比 较自己身份高的领导在场，可以说：尊敬的某某某、什么长、尊敬的 XXX 先生、尊敬的 XXX 同志，一个一个把尊贵的领导和重要人物点出来，把相关的参加会议的部分或者地方 或者单位的这些名称点出来，也可以把相关的人群，比如年轻同志们、或者妇女朋友们这 些群体概括出来作为一个称呼。 第三个部分就是讲话稿的开头。开头一段非常重要，成功的开头是好的讲话稿的一半。 一个好的讲话稿都讲究开头要精彩，那么开头如何精彩？有几种方法，一个是开门见山， 直截了当说清楚我们这次工作会议要解决什么问题，我这个讲话主要是针对什么事情来讲 的，这是直截了当的方式。 还有一种方式可以以远渐近，把党中央、国务院有什么要求、省委省政府有什么具体 的贯彻落实的意见，那么我们单位应该怎么样来做，这样一个由远及近、由上及下的这样 一种表达方式，这给人一种高瞻远瞩、层次感分明和针对性很强的感觉。 那么还有一种开头就是可以以什么呢？以一种务虚的方式出现，引经据典讲一个小案 例，举一个事件作为开头，来引出你今天的讲话内容。比如说我们可以说最近国际上发生 了一个什么突发事件，这个突发事件它的过程是怎么样的，它可以做一个简单的描述，它 这一下子就把听众吸引到你讲话的内容上来了，然后话锋一转再讲，这件事情给我们的启 示是深刻的，今天我们就要围绕着这一方面相关的问题来讲一些意见。 我们还可以说古人说，我们应该怎么做，现在我们认识到这样的问题尤为重要。比如 在廉政工作会议上，我们可以举古代很多哲人先人讲的很多重要的话。比如先天下之忧而 忧、后天下之乐而乐，古人尚且知道这样一个哲理，还有水能载舟亦也覆舟，这是多么深 刻的道理，我们作为政府工作人员更加需要廉政建设引出来，所以导语很重要。 开头没有统一的规定，每一个人都可以在每一次讲话当中有创新。我看到很多领导人 在重要讲话当中每一次开头都不一样，这是一个技巧，但是也有很多水平领导很高的人， 每一次开头都很一样，都是直截了当，讲今天我们要讲什么问题，这个问题如何重要，我 们必须引起高度重视。这个没有高低贵贱之分，只要是适合内容的，只要是自己满意的， 只要自己能够吸引听众的开头，都是好开头。 第四个部分就是讲话稿的主体，在这个主体当中需要把开这次会的目的、意义、主要 内容、要落实的工作怎么样来落实，这些在主体当中做一个清楚的交代，要把政府法规、 规定和制度以及在我们本地区、本单位贯彻执行的具体要求、实现这些目标的路径、方法、 策略都要讲清楚，甚至可以有时间的要求、有质量、有效率的要求，这是讲话的主体。 最后还有一个结尾，全部讲完了有一个收口。结尾可以是把重要的工作讲完了之后， 把贯彻落实的要求讲完之后，戛然而止，这是一种简洁的收尾方式，也可以写一段专门的 结尾就是对我们这次会议做一个总结性的，这样一个讲话的总结和会议的重要性的总结， 也可以使自己的讲话进一步升华，在最后用党的路线、方针、政策，用国家的法律、法规， 用我们共产党人的世界观、方法论、马克思的理论方法来做一个总结。这是结尾的方式。 作为工作讲话，我们必须把“工作”二字记在心里，写工作讲话必须围绕工作，要站 在领导的高度想这件工作的重要性，它的意义，想这件工作在本单位、本地区来实施的时 候要抓哪些具体的这个工作要点，要想这项工作贯彻落实难点在哪里，要想这项工作贯彻 落实之后效果是怎么样的，特别是要想什么呢？就是这项工作与群众是什么关系？从这几 个方面来给讲话稿做一个定位，才能把工作类的讲话稿写好。 那么工作类的讲话稿也不完全是讲工作。工作类的讲话稿要有思想、要有一定的理论 高度、要有一定的艺术性，就是思想性、理论性、艺术性要统一在工作性中，不能游离于 讲工作之外。在讲具体工作的时候，要想到它的理论依据；在讲具体政策的时候，要想到 这项政策实施之后的前瞻效果；在讲具体的工作部署要求的时候，要想到工作的艺术性和 策略性，这样讲话稿才能丰富、才能升华、才能写出材，才能对贯彻落实工作有积极的帮 助。 （二）研讨会讲话 讲话稿的第二种是研讨会的讲话。所谓研讨会的讲话就是在研讨会上作为一个研讨会 成员之外的领导的讲话。它可以是参加研讨的，但是它不是研讨会一般参与的人员，它是 一个研讨会主办单位的，或者是说主办单位上级的一个领导人的身份来讲话的。 那么领导干部在研讨会上讲话，它需要解决三个问题。第一个问题，要提出研讨会主 杭州精英在线系列课件 题。第二个它要确立研讨会的方向。第二个要推动研讨的深入，所以研讨会讲话是研讨会 的一个主旨发言。 按照研讨会讲话的理论含量可以将这种讲话分成两类，一类属于启发引导型的讲话， 一类是主旨阐述型的讲话。启发引导型就是在讲话当中对研讨的主题、希望研讨的效果是 什么样，作为一种引导，指明一个方向，指出一个目标，但是并不具体展开对研讨主题的 论述，引而不发跃如也，这个是启发引导类的讲话。 还有主旨阐述型的，就是对研讨会的主题，阐明主办单位的认识、阐明党和国家的政 策和主张。这是直接引导研讨会朝着一个既定的方向来发展前进。这是根据理论含量来分 的。 如果按照篇幅还可以分为扼要型的和展开型的。扼要型的讲话往往简单的点出需要引 导的这个意见和需要阐述的观点，但不做长篇大论的展开。 另外一种就是展开型的，就是对重要的观点给予充分的篇幅，把它说清楚，重要问题 做长篇讲述。那么这样的讲话就是相当于一个主题报告。 启发引导型的讲话主要是说明会议的目的、意义以及会议筹备的情况和需要研讨的主 要内容。 主旨阐述型的讲话主要围绕研讨会主题综合主流的观点，阐明主办单位的意见。 研讨会的讲话不可板着面孔说话，不能像工作讲话那样，完全是作为领导自居来提出 问题、提出解决的思路和提出要求，而是应该和参与研讨会的其他人员一起共同研讨一个 问题，本着这样一种态度来讲话，所以是和讲话对象出于平等的地位，口气应该是探讨的 口气而不是布置的口气，是一种商量的、研究的口气。 研讨会的讲话还有一个要点就是要有一定的科技含量，就是领导人的理论修养在研讨 会讲话当中要体现出来。有些问题是需要以事说理，把道理蕴含在讲述具体意见当中，要 有上升到理论高度的这样一种本领。 研讨会的讲话和工作讲话还有一个不同就是，研讨会的讲话要有理论和实践相结合的 一些具体问题的论述，而不能仅仅讲理论或者仅仅讲工作，一定要把理论和实践在讲话当 中明确地阐述出来。 研讨会的讲话可以说比工作类的讲话丝毫不简单，它更需要我们撰写的人员在理论上 有深刻地研究、深刻的认识，在实践当中做深入的调查研究。所以，我们要把握好研讨会 讲话和工作讲话的联系和区别。我们很多笔杆子、写作班子习惯于写工作讲话，不大善于 或者较少的机会写研讨会的讲话。这就给我们提出要求，我们在日常工作当中就要注重理 论积累，就要注重在实践工作当中上升到一定的理论高度，这样我们不仅在起草工作类讲 话的时候能有理论深度，而且遇到了研讨会需要起草领导人讲话的时候，可以驾轻就熟、 拿得起、写得好，能让领导满意。 （三）致词 第三类的讲话是致词。领导要参加各种活动，需要简单致以问候这叫致词，致词可以 分为开幕词、闭幕词、欢迎词、欢送词、答谢词。 开幕词是一个大型会议的序曲，它往往言语不多，但是为大会定基调，宣告开始，揭 示主题。闭幕词是大型会议的尾声，对大会进行总结，提出希望，表示祝愿，宣布结。欢 迎词、欢送词、答谢词只要根据具体的情境，对来宾表示致意，具体的内容取决于主客双 方的关系。如果主客双方是老朋友，那欢迎词、欢送词、答谢词就可以情深意长一些、幽 默诙谐一些；如果主客双方是初次见面的这样一种合作关系，那么我们要显得彬彬有礼、 要显的不卑不亢，我们的友善和我们的亲切要融为一体，根据具体的情境来撰写这些致词。 （四）新闻发布会讲话和回答提问 新闻发布会的讲话和回答，这是另一种非常有特殊性的讲话稿。领导人或者新闻发言 人在新闻发布会上的讲话是政务公开重要的载体。 我们说按照内容可以分为两个类型，一种是正常工作通报，一种是突发事件情况的发 布。 正常工作通报往往是就某一个专题、一项重要的工作，比如我们国家的人权情况的新 闻发布，那么就是把我们国家关于人权所做的工作、取得的成效、国际上的关注点以及我 们国内的关注点这些问题做个通报。 突发事件的发布就是在遭遇到突发事件之后，媒体、公众、世界舆论都十分关注，这 时候政府的有关领导人和新闻发言人就突发事件发生的经过、处置的措施以及应对措施实 施之后的效果，人员的死伤情况、财产损失情况以及下一步的走势，一些初步的评估结果 做一个新闻发布。 领导人的新闻发布会的讲话没有固定的格式，可以根据不同的对象、不同的内容以及 不同的领导人身份来确定，总之就是要实事求是、要及时、准确的表述，不要添油添醋、 也不要讳疾忌医，不要躲躲藏藏、也不要把不该说的事情说出去了，要掌握好分寸。 那么回答问题事先和发布是一样的，也要做好充分地准备。要把可能提问的问题想周 杭州精英在线系列课件 全，然后详细列出提纲，这样心中有数。如果提问超过了所准备的内容那怎么办？要区分 一下，这个提问属于我职权范围内的或者得到领导授权的我就可以讲，可以发表我的看法， 甚至和有些不同的看法都可以发表。但是如果是超过我的职权范围又没有得到授权的那么 就不能发表与原来考虑的内容相悖的一些。 同时我们还要用或回答提问的机会。回答问题的时候可以拓展介绍的内容。因为我们 在准备介绍发布的时候，有的时候考虑并不能完全地周到。经过一提问发现媒体群体还关 注某些问题是我们原来没有准备发布的内容，那么正好趁此机会可以做进一步地介绍，可 以拓展内容。另外一个可以利用回答问题的机会可以使我们的新闻发布的内容更有针对性。 因为发布的针对性是我们预先想好的。在现场提问的时候，可能会修正我们这种认识，在 回答问题的时候就可以解决进一步增强针对性的问题，使得我们回答的问题能够成为我们 新闻发布会重要的补充。 （五）演讲的讲话稿 关于演讲的讲话稿，公文中的演讲讲话稿，包括这样四种类型，一种是竞选演讲、一 种是典型事迹演讲、一种是先进单位演讲、一种是出席报告会。 竞选演讲就比如我们竞争上岗的时候，每一个竞争上岗的人都要做一番演讲，这个时 候是表现自己赢得信任，争取机会的一个重要的载体。那么竞选演讲也分两部分，一部分 是我们事先准备好的，一部分是要回答评审委员提问的。那么我们在事先准备的演讲当中 应该利用有限的时候把最重要的问题写进去、讲出来，不要关注太多的细微末节。但是细 微末节不是不重要，我们在有限的时间当中也不能光讲一些我们的经历、我们的成绩、我 们的强项，过于抽象、过于数字化也不是一个好的演讲。如果是有 5 分钟、10 分钟，尽可 能地在里面用上 1-2 分钟讲上以后让具体的例子来佐证你某一方面比如说你的优势，或者 你取得的成绩，适当地展开，用一个生动的例子来佐证会取得更好的效果。当然如果给你 只有三分钟，那我看就不要再讲例子了，三分钟陈述你基本的情况、简历和你的成就就已 经足够了。 那么典型事迹材料，这个讲话就需要把典型之所以能够成为典型，它在哪些方面有特 殊的地方要讲出来。讲出来的目的是讲告诉大家就是我们成为一个典型，它不是偶然的， 它具有代表性，就具有某一类人的共同特点。典型事迹的演讲必须把你代表性的这些特点 特色充分地讲出来。你是一个青年的典型，那么你要把青春的活力，把现代青年最有代表 性的一些东西能够表现出来。这样别人才觉得你是这样一类人中坚的一个典型，而不是说 你是高不可攀的，或者说你还不如我们不会得出这样的结论。而是说这是一个我们当中的 一员，是我们当中普通的，但是也很不错的，比较有代表性的人物，要把这样的事迹讲出 来。 先进单位演讲着重在它是怎么带动大家的，它带哪些方面有领先性，代表的先进性， 是所有人学习的榜样，如果是单位的话，是所有单位学习效仿的模范，所以先进单位的演 讲要突出它的先进性和它的经验所在，创造了哪些经验，这些经验都是具有普遍意义的， 都是可以让人家学习、带动人家进步的、带动别的单位前进的，是可以使后进转化为先进 的，先进单位演讲要突出一个先进性。那么先进性的演讲就比典型事迹的演讲更进一步， 如果说典型是 0.618 黄金切割率的点，那么先进就是应该是 99%这么一个居在前面一个位 置身份的人来讲的，或者是由这么一个单位来讲的。 还有一种是报告会的演讲，就是做一个报告，对某一个专题进行全面地陈述，这样的 报告会演讲也需要事先做好充分地准备，但是在报告的时候应该尽量少看讲稿，这跟工作 讲话、研讨会讲话这些都不同。演讲和其他讲话的不同的就是要尽量少看稿，特别是出席 报告会的演讲，这个演他既然请你去演讲你就是这个行业里面的权威人士，你是这个行业 的领导，或者是这个行当的专家，你来讲这个问题应该是术有研究、术有专攻，那么对某 一个专题的研究除非一些具体数据，除非一些要点需要看一看稿子，其他的都应该脱稿讲， 但是脱稿讲并不代表不需要讲稿。讲稿成为了腹稿，腹稿打成了书面式的讲稿，这样的演 讲才能有生动，才能有逻辑性，才能像拨笋一样逐步逐步地深入，所以报告会的演讲是演 讲当中最高层次的演讲。这是介绍了几种讲话稿写作的基本要点。 二、撰写讲话稿的规律 那么我们再讲一下这些讲话稿它有哪些规律，首先它有写作文章的一般要求，写作文 章的一般要求就是要文从字顺，就是要逻辑严谨，就是要层次分明，就是要首尾呼应，就 是要有画龙点睛之笔，这都是写作的一般要求，我们从小学、初中、高中讲写作文，都是 这些要求。这些要求对我们写讲话稿都有用，都需要用上，但这是最基础层次的基本要求。 那么在这个层次上面，讲话稿的写作要有公文写作的要求，要符合公文的规范，要符 合公文的写作要领，不能偏离公文的写作要领。比如过分地抒情、过多地叙事，这个在公 文当中是不必要的，这只有在叙说文当中才需要，写小说需要，写散文可以，但是公文就 是要对政策规定，工作部署提出要求这样一些内容。那么讲话稿也和其他公文写作是一样 杭州精英在线系列课件 的。这是公文写作的要求，那么我们这个课程当中专门会有一讲讲公文的写作技巧和写作 的艺术。 写讲话稿第三条规律就是，要按照讲话稿类公文写作的一般要求，什么叫讲话稿类公 文写作的一般要求呢？就是要符合领导人的身份，要符合领导人在讲这个问题时候的这样 一种愿望，要把领导人希望讲的问题讲清楚。这就是讲话稿的规律。 我们具体还可以再展开讲一下。什么叫写作的一般要求？需要对题发挥，需要符合身 份。我们写一般的写作写一封信，儿子写给父亲的需要对题发挥吧，你给父亲写这封信要 诉说一件什么事情，要请求父亲解决什么问题，对题发挥，要符合身份，你不能跟父亲平 起平坐的身份。写作的第二个特点就是要重点突出，开门见山。第三个需要符合逻辑，结 构合理。第四个要讲究修辞，语言通顺。第五个要标题醒目，内容平实。 公文写作的一般要求要把握文体，要体现政策，文字精炼、文风质朴、条理清晰，针 对性强，便于操作，简明扼要。 讲话稿往往由秘书代为起草，也有领导人自己亲自起草，那么代为起草一般需要领导 人把你所需要讲的内容列出提纲让文秘人员去整体或者去起草的一个初稿，然后经过领导 人的修改，再返回到文秘人员手里，再进一步论述提高，这样不断地反复才能使讲话稿的 水平不断提高。 写讲话稿的基本要求一是要思路要对头，要把好方向，有的说思路不对、全部作废。 其他写得不好还可以修改，但是思路如果错了，和领导人的思想拧了，那么方向就偏差了， 这样的讲话稿写出来是全盘作废的。那么就需要我们首先在思路上和领导同志要对对表， 要调整好自己的思路，要理清思路，要认清这个方向。 第二要符合身份，首先要了解你所起草讲话稿领导人的身份，要了解对象，他讲给谁 听的。 第三要讲究高度，要有说服力，怎么能有说服力呢？一个就是要有理论政治高度，要 有充分地论据说服，要有详实的材料佐证，要经过充分地调查研究。 第四，讲话稿的写作要求能够吸引听众，好懂易讲。要吸引听众就是说不能讲过多的 空话、套话，要好对易讲，就是不能用过多地书面语言，你要按照口头表述的这种方式方 法、习惯来写讲话稿。写出来以后自己要念几遍，觉得是否能让听众听懂，要容易听懂， 一听就懂，一听就入耳，才能发挥讲话稿的作用。 写好讲话稿有很多要领，我这里讲四个，一个是要选好切入点，我们要贯彻一项工作， 要提倡一项号召一件事情，要动员大家去做一件重要的工作，有很多事情要做，那么首先 我们要选好一个切入点。我们从哪个地方切入，这件事情就有可能比较顺畅地开展起来。 所以讲话稿的起草虽然有政策的全面性，但是更要重视贯彻落实这项政策的重点在哪里， 要抓重点，不是说面面俱到的一个什么都讲到了都是一个好的讲话，而是要找准切入点， 抓住问题的要点，突出重点。从这里开始进入把这个问题讲清楚，把重要性、意义，把任 务要交代清楚，所以切入点非常重要。 第二，注重逻辑性。讲话和看文字材料不同的就是它是一个时间的过程，它不可逆， 你听完了不可再回到前面来，所以你要按照人听觉顺序的习惯来安排内容，所以需要逻辑 的一步一步地推演，它不像写在文字上的文件、公文，它看完了后面可以翻到后面再回过 头来看看，讲完了不能这样，他虽然也可能听完了回来以后，但是这已经失去了我们所讲 话的本来意义。 第三，要把握分寸感，就是每一个讲话的人他都是有