政策性农险业务档案管理办法

政策性农业保险业务档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为加强政策性农险业务档案管理，提升政策 性农险业务档案规范化、标准化管理水平，保证业务档案 管理质量及管理安全，特制定本办法。 第二条 政策性农险是指政府给予财政补贴等政策扶 持的农业保险。其中，接受中央政府财政补贴等政策扶持 的农业保险为中央政策性农险，仅接受地方政府补贴等政 策扶持的农业保险为地方政策性农险。 第三条 本办法所指政策性农险业务是指公司开办的 与种植业、养殖业和其它农险业务相关的政策性保险业务。 第四条 农险业务档案需设专人、专柜，按险种、年 度、类别分别管理。 第二章 承保档案管理 第五条 承保档案管理对象 本办法所指承保档案包括两部分：一是与保险合同相 关的承保资料；二是其它承保业务管理类档案。 2 第六条 与保险合同相关的承保资料 （一）资料范围 与保险合同有关的各种承保要件、资料均应纳入管理 范围，主要包括投保单、投保明细表、保险单、保险费发 票（业务留存联） 、验标影像以及其它与保险标的有关的资 料。有关承保资料尽量以影像方式进行收集，便于使用和 保存，如： 1、种植业：土地承包经营权证书或土地承包经营租赁 合同、营业执照、开户行许可证、身份证、银行卡（折） 。 2、养殖业：生产经营许可证、组织机构代码证、开户 行许可证、免疫证明、健康检疫合格证（奶牛） 、身份证、 银行卡（折） 。 （二）保险合同的分类 对于集体投保、业务档案较多的可分主卷和副卷。承 保档案主卷主要包括保险费收据（业务联） 、保险单（业务 联） 、批单（业务联） 、投保单、证明性材料等单一性单证； 副卷包括投保明细表、告知单回执及其它内容较多的辅助 性单证。 （三）保险合同的装订顺序 1、保险费发票（业务联） 。 2、保险单（业务联） 、批单（业务联） 3、保险明细表（业务联） 、批改标的明细表； 3 4、投保单； 4、投保明细表； 5、与保险标的有关的资料（种植业：标的坐落图、土 地承包经营权证书或土地承包经营租赁合同复印件、证明 性材料等。养殖业：存栏证明、现场查验记录表等） （三）装订要求 1、业务档案应及时清分、整理、装订； 2、在装订前要去掉金属物（如订书针、大头针、回形 针等） ； 3、对纸张破损或字迹扩散的档案，必须及时修补或复 制，复制件与原件一起归档； 4、保费收据采用横向装订法，多余部分在不影响阅读 的情况下可以剪切； 5、规格较大的单证应依照保单规格，在不影响阅读的 情况下进行折叠或剪切；规格较小的单证需粘贴到粘贴单 上。 6、每笔业务保险单齐全且加盖业务专用章； 7、装订时统一采用“三孔一线”上装订法，装订牢固 不得松散，装订线不得裸露在卷宗之外，卷宗应与业务档 案规格一致，不可折叠，卷宗平整，做到整齐美观； 8、保险合同应分险种按照保单号顺序装订，每 50 份 合同装订成一册（每卷以不超过 200 页为限） ； 9、保险合同卷宗（每册封皮）要素：险种、保单号、 4 装订册数、装订人、装订日期等； 10、保险合同目录（附在保险合同卷宗后）要素：该 册所含保险合同的投保单、保险单号码、被保险人、承保 数量、承保户数等内容； 11、保险合同封皮和保险单目录内容应按照统一的字 体、字号打印，做到美观、大方。 （四）副卷的装订 保险合同资料较多，需要分主卷、副卷装订归档的， 副卷资料需以保单为单位进行分类装订成册，每册的封皮 上需要标注主要信息，如：险种、投保单号码、保单号码、 被保险人、承保户数、承保数量、装订人、装订日期等。 封皮信息内容需按照统一的字体、字号打印，做到美观、 大方。 第七条 承保业务管理类档案 （一）范围 与承保业务管理有关的资料应纳入管理范围，主要包 括各险种保单签发登记簿、各险种保单承保台帐、电子版 三级明细、公司统一规定的常规性报表、其它与承保业务 有关的且具有保存价值的资料。 （二）管理要求 1、登记簿、台帐应按险种建立，年终统一装订存档， 封皮内容应统一为XX 业务年度 XX 险种 XX 登记簿（台帐） 。电子版三级明细要随时更新。 5 2、登记簿、台帐、电子版三级明细内容要完整、准确， 与实际发生及业务系统数据相符。 第三章 理赔档案管理 第八条 理赔档案管理对象 本办法所指的理赔档案是指各级分支机构在政策性农 业保险理赔工作中直接形成的、具有保存和利用价值的农 业保险理赔案卷，理赔工作中使用的各种登记簿、台帐、 报表等历史理赔业务管理资料。 第九条 理赔案卷 理赔案卷应按赔案类型分别建立理赔档案。主要类型 及相关要求如下： （一）已决案件档案 1、赔案要件 （1）赔案审批表（加盖理赔专用章） ； （2）赔款计算书及赔款计算书附页（加盖理赔专用章） ； （3）保单抄件（批单抄件） ； （4）赔款收据（加盖财务转账付讫印章）或赔款发放 凭证。赔款发放凭证是指能够证明赔款已存入农户账户的 凭证。 （5）现场查勘报告（加盖理赔专用章） ； 6 （6）出险通知书； （7）出险事故证明；应包括出险证明材料（灾害事故 由相应权威部门出具证明：火灾事故应由当地消防或镇以 上政府出具的事故原因证明；气象灾害由当地气象部门出 具气象证明） 、相关行政部门出具的鉴定书或证明等； （8）现场照片； （9）保险标的定损（损失）清单 （10）赔款明细表。从系统获取、打印，加盖理赔专 用章。 （11）其它理赔手续 2、装订要求 根据案件性质、案情繁简程度，实行一案一卷，每卷 以不超过 200 页为限。 （1）按卷宗目录的顺序装订档案； （2）卷皮应按要求打印被保险人、险别、承保公司、 赔案号、赔款金额（大小写） 、出险时间、结案时间、卷内 要件数量和页数、卷内目录应填写页号及份数。 （3）案卷在左侧装订，应做到下齐、左齐，装订线采 用棉线“三孔一线”连结，孔距以中心为点左右各 7 厘米。 超过卷宗尺寸（A4）的理赔资料要按卷宗尺寸折叠整齐； 小于卷宗尺寸的资料要粘贴到单证粘贴纸上；装订前要去 掉金属物。装订要结实整齐，不能压住案卷内容，不掉页、 不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。 7 （4）原则上统一为 20 卷/盒归档，可根据案卷实际情 况进行调整归档。每盒案卷需附案卷目录，明确标注保单 号、立案号、赔案号、赔付数量及赔款金额等所需信息要 素。 （5）多案共用部分单证材料，如气象证明、专家鉴定 等，可视情况将共用材料原件统一保管在其中一笔赔案案 卷中，其它赔案留存复印件或电子文档，并以索引形式附 清单注明所有与之对应的赔案号；同时，在相对应的其它 赔案中，也应注明留存共用单证原件赔案号。 （二）未决案件档案 承保公司需加强未决案件档案管理，分险种按立案编 号先后顺序整理成卷。未决案件档案需由未决赔案管理人 员（理赔内勤岗）统一管理，随时掌握未决案件的进展程 度，及时清理未决案件，提高结案时效。 未决案件要件需包括： 1、保单抄件（批单抄件） ； 2、现场查勘记录，如有需要应增加询问笔录； 3、出险通知书（由被保险人或报案人填写并签字） ； 4、现场照片； 5、事故及灾害证明； 6、定损（损失）清单； 7、其它应保存材料。 （三）拒赔/注销案件档案 8 拒赔/注销是结案的一种形式，处理同已决案件，在系 统中生成赔案编号。拒赔/注销案件应按赔案号与已决案件 一同归档管理，并建立拒赔/注销案件登记簿。 拒赔/注销案件必须先做现场查勘及询问笔录，详细记 录被保险人姓名、被询问人姓名、出险时间、出险地点、 出险原因、出险数量、拒赔/注销原因等，被保险人、被询 问人须在查勘记录或询问笔录上签字/章确认。 拒赔/注销案件须填制拒赔/注销案件报告及拒 赔/注销案件通知书 ，与其它赔案要件一起装订成卷，整 理归档。 第十条 理赔业务管理类档案 （一）建立完整有效的报案登记簿、理赔台账、电子 版三级理赔明细等有关账册。账册要详细、准确记录案件 及被保险人主要信息，以便于查阅，如报案人、联系电话、 出险时间、出险数量等；保单号码、被保险人、赔案号码、 赔付数量、赔付金额、被保险人银行账户等。 （二）建立拒赔/注销案件台帐，除详细记录被保险人、 出险时间、出险原因、出险地点、出险数量、报案号、立 案号等要素信息外，还需要记录拒赔/注销原因。 （三）管理要求 1登记簿、台帐应按险种以支公司/营销服务部为单 位建立，做到帐案相符，年终统一装订存档，并附封皮， 封皮内容及打印格式需统一。 9 2登记簿、台帐内容要准确，与实际发生及业务系统 数据相符。 3日常工作中，登记簿、台帐可使用统一颜色的硬本 夹装订，便于保存、翻阅。 第十一条 其它事项 （一）专人管理 各级机构农业保险理赔业务档案应指定专人负责、专 柜管理，赔案应做到一案一档。每个业务年度的理赔档案 在业务部门管理两年，两年后必须移交分公司档案管理部 门，列入公司档案范畴统一管理。理赔业务档案不得随意 销毁，档案在规定的时间内需保存完好。 （二）存档管理 案卷应依据所属的业务年度按赔案编号分险种装入专 用档案盒内存档。档案盒外侧应标明险种、业务年度、赔 案编号等，便于查阅。 （三）档案调阅 各级机构农业保险理赔人员对理赔档案要及时整理、 装订、归档。赔案归档管理后，日常调阅必须实行审批、 登记制度。理赔业务档案管理人员应建立理赔业务档案 借阅登记簿 。内部借阅