关于如何写总结的总结

关于如何写总结的总结 2013-07-03 改变自己 #周日 每周多做点总结# 彭萦邀请了一个神秘嘉宾来讲写工作总结的高深学问. 他口述彭萦笔录的。（是有多大牌嗬！） 当我写下标题“关于如何写总结的总结”的时候，神秘嘉宾说：这样的标题就不是好的总结，应该 叫做“写总结的七种武器” 好了，看看他是怎么说的吧： 关于如何写总结的总结 刚开始要知道这篇总结是写给谁看的。 其实比写给谁看更重要的是这篇总结谁会看到。比如说写给下属的总结，发出来你会 CC 全组，也很 可能会抄送你的 boss，所以写给谁和谁会看得到更重要的是谁会看得到。 最重要的是把侧重点放哪。 下属、老板、同级的人、自己部门/组、其它部门/组，不同的人对总结的需求点略有不同，但是它 们是不矛盾的。 如果老板和手下和平级的合作者都能看到的话，第一是满足老板的需求。老板的需求是什么呢？你 写的东西其实不是满足老板的需求，而是你要让他看到什么。下属和平级也是一样的。所以这个问 题就是你需要让他们看到什么你就写什么。 普适性的点是，写的东西一定要真实，因为写不真实的东西是很容易被戳破的。但是，真实不代表 坦白，决不能欺骗，但是可以挑重点说。这是最基本的原则。 比如给老板要看什么呢？ 首先老板最希望看到的是你做了什么。你最希望给老板呈现的东西是我为老板做了什么。 这两个看起来是一样的，但其实他们有微妙的区别。最大的区别是你写的每一件事一定要老板看得 懂的，只有他看得懂他才知道你做了什么。 怎么样能让老板看得懂，这是一个重要的问题。一时简明，二是逻辑化，三是数字和图表。 1）简明就不用说了，每个老板时间都很宝贵，如果你写了一万字，老板第一件事是先把它关了。他 会标记说我今天晚上回家看，但是他就再不看了。到了后来老板就只知道你写了一万字的总结。也 许在某个下午老板会在咖啡馆里问你今年做了什么，但也许他再都不会问。但是如果你写一千字， 老板才能简明扼要的知道你做了什么。这是写总结要简明的原因。 怎么做到简明？ 尽量把需要仔细描述的事情控制在三件事之内。其它的大量的杂碎事情可以用气势磅礴的排比句列 出来写出结论就可以了。比如什么什么顺利上线了一二三四五。即使老板不知道上线的是什么，他 也知道的确有什么东西上线了。这样即减少了老板阅读的压力，也体现了自己磅礴的工作量！ 怎么挑出那三件事？ 首先是老板重视。怎么知道老板重视什么？就看他邮件里他最经常问什么就好了。比如他可能经常 在邮件里轻描淡写的说，那件事情怎么样啦。其实他已经是心急如焚，巴不得它早日上线。 但是很多情况下，他关注的可能是很偏门的事情，是他个人感兴趣的事情，很可能跑偏。所以第二 就是，必须挑有非常突出的成绩的，或做了很长时间投入很多人力物力的，或者是一个很小的进步 但是一个关键性的进步，但一定要很 popular 的大家都知道的。 为什么要挑大家都知道的呢？因为只有这样，老板看到了才会想，哦，这个牛逼的事情是他做的！ 因为老板都是很忘事的，你总以为你是他最重要的员工，可你可能只是五十个中的一个。 第三个是，尽量选长线的事情。其实在很多情况下，短线的事情都是老板为了应急做的。长线的事 情在大部分情况下才是他真正在意的事情。基础的、提高核心价值的事情是长线会去做的事情。 逻辑性。 在写完了之后，把每一个结论拿出来，然后想想前因后果然后问字六字“为什么是这样的”（咦， 明明是七个字嘛），如果你某一次答不出来了，就把这句话删掉。这样做的原因很简单，你永远不 知道老板会在哪个问题上刨根问底。我就曾经好几次死在被老板刨根问底上 所以非常简单的几个原则： 对事情背景不清楚的不写；没有明确时间点的不要写；最终效果不明确的不要写；虽然效果明确但 是不知道为什么这样的不要写；合作项目里不知道兄弟团队在做什么的不要写；完全搞砸的事情不 要写。 图表和数据。 这些都是最直白的。一图顶千言。 但是有两个有注意的： 一是，数据要有对比，比如今年的收益是 500 万，这个东西老板是没有感觉的，你一定要告诉他去 年的收入是 250 万，翻了一倍哟！ 二是，一图顶千言，但是这个图一定要有说明。比如你画了一张表，表的每一列都要简单说下这列 的含义是什么。有的时候仅仅几个字还不够。比如有一列是平均人口，你得让老板知道这是这几年 的平均人口还是这几个地区的平均人口。 好了，说了这么多才刚刚说完给老板看的总结要怎么写。 然后是给属下的。 给下属看的也一样，也要简明也要有图表，这是没有区别的。 但是给下属看的有几个特殊的地方： 一是要尽量避免你所列的事情里，有一个员工他做的所有事情都没有出现在你优美的排比句里，不 然他会备受打击 二要注意的是，尽量避免指名道姓，不管是夸还是批。夸可以夸事情，但是别说啊我们组的张三很 牛逼。奖励一个员工的最好方式是公开嘉奖，按照公司的奖励制度。 为什么呢？ 被表扬的人看到你在总结里表扬他会想，既然我那么牛逼你为什么不给我涨工资呢，为什么不给我 升级别呢，就只在总结里夸我？另外就是，没有得到表彰的人，会想，他比我牛逼在哪呢，既然他 那么牛逼你为什么不公开嘉奖他呢，而是默默在总结里夸他呢，你写给谁看呢？ 所以你可以说一件事做得很牛逼，但是别说一个人很牛逼。 如果是下属看的总结，在行文风格上要偏鸡血，要给人一种道路虽然曲折但是我们顺利走过来的感 觉！这是在换方式激励下属你看这件事这么难，我们都做到了。给老板就不用这样，老板一般 不会觉得一件事情很难，他会想就这样一件小破事你还描述得那么辛苦干嘛呢。 给平级的人看的很简单。只要保持客观别中饱私囊就好了。但有一点，和其它部门合作的事情，你 要提一下他们，但是每句都提到他们。比如感谢部门 A 支援了我们什么什么东西，这就够了。别说 什么“这个成果和部门 A 是分不开的，我们一起做了什么什么什么” 老板看了会想，这到底是你们 部门做的还是你们两个部门一起做的啊。兄弟部门的支援一句话客观说清楚就好了，别把功劳过度 分给他们。 如何写就简单了。八股法嘛。 开头来两句套话。这个每个公司风格不同。 接着就把团队的重要的成果列一些，“我们挣到了 500 万哦”。后面就用三个左右的事情来详细描 述怎么做到了“我们挣了 500 万”。再接着就是排比句罗列一堆事情。或者表格也可以。 其实这不仅仅是关于如何写总结的总结，给同事写每一封邮件也是这样。比如只能写自己明白的事 情，这一条就是我自己在无数次被老板问死了之后总结出来的. （彭萦听完了之后就更加庆幸自己不是在大公司里工作，还是自己做老板比较轻松呀！） 配图 Bombhead by Chi Birmingham #周日 每周多做点总结# 今天你做了什么改变？ 大元元：我给自己定了一份健身计划，由于工作的关系没有时间去健身房只能在家里完成训练任务。 类似的计划以前也定过但都因各种原因没有执行下来，但这一次我已坚持了一个多月了。我能感受 到付出汗水所带来的身体和心理上的变化，我很满足于完成训练任务后大汗淋漓并充实的感觉。但 改变不仅于