关于酒店文书管理制度的规定

第 1 页 共 4 页 密级：无 发：酒店各部门 文号：恒丰ZB（2013）001 号 题：关于酒店文书管理制度的规定 日期：2013/05/015 抄报： 由：总经办 抄送： 根据酒店经营管理需要，为保障内外部各项政令及制度的上传下达，提升执行 力，明确文档管理的权限及工作程序，使公司文件管理工作有章可循，特制定本制 度。 一、 行文格式管理 1、 文头格式： 2、 文尾格式: 经办： 审核： 审批： 3、 密级分“机密” 、 “无” ，详见“密级文件分类与管理” ； 4、 文号示例“恒精ZB（2013）001 号” ， “ 恒精”代表酒店， “ZB” 为总经办文件代码（呈公司领导文件代码为“GS” ；以酒店名义行文发出的文件及总 经办发出文件代码为“ZB” ；各部门代码为一级部门名称拼音的前两位首写字母，文 件代码详见附件二） ， “2013”代表年份， “001”代表流水文号； 5、 行文接收部门：上行文“呈” 、平行文“致” 、下行文“发” ； 密级：无 致：酒店各部门（行文接收部门） 文号：恒精ZB（2013）001 号 题：关于*的通知 日期：2013/05/015 抄报： 由：总经办（行文拟发部门） 抄送： 第 2 页 共 4 页 6、 文号管理原则：呈公司领导或以酒店名义行文发出的文件，文号由总经 办管理，各部门文号由部门自行负责管理。如文件取消，所使用的文号不作取消， 只需做好记录，并备注取消即可，不可出现重号、跳号的情况。 7、 日期格式：年/月/日，单位数字前加 0，如：2013 /04/01； 8、 行文拟发部门：呈公司领导的行文为总经办，以酒店名义行文发出的文 件为“珠海市恒丰精品酒店有限公司” ，其他各部门的文件为各部门名称； 9、 抄报：上级部门或上级领导，抄送：平级部门或下级部门； 10、 文尾填写要求： 对内文件：“经办”处需该项工作的直接经办人签署；“审核”处为经办人 直属领导或部门经理（该部门第一负责人）签署， “审批”处为总经理签署； 对外文件：“经办”处由部门主管签署或第一负责人签署， “审核”处为该 部门第一负责人签署或空置， “审批”处总经理签署； 所有签名后均须注明日期； 11、 文件页面：每份文件页眉必须印有酒店 LOGO，页脚为“第 X 页 共 Y 页” ， 居中；文字为宋体，间距、位置为标准；文件要求使用小四字号，1.5 倍行距（如确 有需要节约纸张可调至不低于 20 磅的固定行距） ；页边距上下 2.54 厘米，左右 3.17 厘米；文尾与正文之间须空出至少 3 行距离的空白，用于意见会签； 12、 文件内容书写：符合规范，文题简明扼要，文字表述准确、简练、通顺、 标点正确，不许有涂改污迹；如有附件需在正文中体现，多份附件则用序号标明， 附件需添加同正文相同形式的页脚； 13、 总经办负责对文件格式进行审核，经授权后人事部有权将不符合行文规范 的文件退回部门。 二、 密级文件的分类与管理 1、 “机密”文件：重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受严重的 损害。 公司主管级别以上人员人事档案、劳动合同、劳动协议、员工薪酬或劳务性 收入资料； 公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表； 公司价格政策、财务政策； 第 3 页 共 4 页 机密会议的会议记录； 其他经公司确定应当保密的事项。 2、 “无”密级文件：日常报告、请示、指示、决议、通知、规范类文件及日 常会议记录、会议文件。 3、 机密文件的管理 机密文件的传递应当包装密封，标明“机密” ，并由专人专送，严格履行登 记、编号、签收手续，经办部门负责人应当随时掌握机密文件的去向； 文件报总经理或公司领导签批前总经办在密级后加盖“机密”章，批示后， 影印本抄送至经办部门负责人，原文件由总经办单独建立机密文件档案，归档工作 应实时进行，随办随归； 机密文件应妥善收存，不得擅自携带外出、转借或出示他人，防止他人轻易 取得或翻阅，不得用做环保纸或随意丢弃，销毁应通过碎纸机处理，非经总经理批 准，亦不得擅自复印。 三、 文件的收发、传递及归档管理 1、 各部门指派专人负责文件的收发、传递、管理工作： 各部门收到外单位发送、回复文件，须统一呈交总经办，由总经理作出相关 批示或指派负责跟进部门（人员） ； 需呈公司领导或发外公司文件由部门拟定初稿，经部门第一负责人审核、总 经理审批，由总经办统一发出； 内部呈总经理文件：涉及到常规的价格变动、调整、费用的支出等应经财务 部审核；涉及组织架构、人事变动等应经人事部门审核；其它文件直接呈报总经理， 由总经理或会同相关部门做出处理意见，其他部门无权积压或退回文件； 2、 文件处理要准确、及时，任何部门须在接到文件 24 小时之内处理 完毕（遇节假日顺延） ，如遇特殊情况不能及时处理的须报告总经理；急件在右上角 加盖“急件”章，收文要签收需注明收到的日期；传递后必须确认文件已送达对方 手中，双方做好文件传递的记录； 3、 凡参加会议、培训带回的文件，应及时呈报总经办； 4、 所有文件的原稿须由总经办存档管理，各部门存档复印件； 5、 各部门应建立文件签收表及相关文件夹进行文档的存档、管理， 第 4 页 共 4 页 以备核查。 四、 文件执行管理制度 经由总经理签署的文件，或者由公司领导下发致酒店的文件，经总经理签署转 发后，一经公布，必须遵照执行。在执行中出现问题的须及时协商解决，无法协商 解决的，应报请总经理批示解决。工作事项完成后，如有要求提交工作报告的，需 及时完成，不得拖拉。 五、 档案借阅管理 1、各部门如需借阅档案必须提前填写借（查）阅档案资料申请表； 2、借（查）阅档案资料必须经由相关人员批准： 借（查）阅档案资料非密级档案资料须经总经理秘书批准； 密级档案资料的借阅须经酒店总经理批准； 3、查阅档案资料须在规定时间内查阅，借走、复印档