办事处财务管理

前 言 二十一世纪是市场经济全球化的电子商务时代，随着我国社会主 义市场经济的不断完善和发展，市场竞争也将日趋激烈，企业要想在 激烈的市场竞争中生存下来，就必须强化内部管理，降低生产成本和 各项费用，争创效益，加速企业的资金积累，并不断扩大规模，增强实 力，完善和巩固产品的市场销售网络，提高市场服务意识，使公司产 品极大地占领市场，这样才能保证在变幻没测的市场竞争中立于不败 之地。 办事处是公司的前沿阵地，担负着公司产品市场销售的重要角色， 办事处管理的好坏关系着公司的前途和命运，严重地影响着公司的生 存和发展，因此加强办事处的管理，规范办事处的行为，保持办事处 的活力是市场发展的需要，也是企业发展的希望之所在。因此，为了 规范和完善办事处的管理，维护公司利益，促进公司的健康发展，根 据公司的要求和安排，对公司所属各办事处的财务人员（经理及经理 助理）进行市场营销财务有关知识的培训，具有非常重要的意义。 目前，我公司的市场销售是专销商制的营销方式，基于这种方式 的特点，办 事处不涉及公司的货物和货款，只是兼顾开拓市场、巩固 网络， 负责 一些日常费用和资产的保管和使用，不需要进行财务核算、 编制财务报表，所以， 办事处的财务工作较为简单，管理不复杂，只要 大家按照公司的各项管理规定进行操作，认真负责，增强责任心和服 务意识，相信大家一定能把办事处的财务工作做好。本次培训主要从 以下几个方面进行： 公司财务系统的组织结构 办事处财务分工、职责、权限和要求 日常工作必备的财务知识 办事处费用的管理 借款及报帐程序与原则 固定资产和低值易耗品的管理 其他需要协助的工作 一、公司财务系统组织结构 1财会部职责 财会部是公司会计工作机构，是公司经营管理的重要组成部分， 是公司经济管理中心，负责对公司的经济活动进行反映和监督，并向 公司的领导决策层提供准确的会计信息，同时具有在公司的经济活动 2 中进行事前预测、事中监督、事后分析的职能。财务部参与销售工作 主要有如下职责： 负责参与销售目标的制定和销售业绩的考核评定工作。 负责销售费用计划的制定、管理、监督工作。 负责办事处工资、费用的划拨以及办事处费用的审批核销工作。 负责公司储运费用的监督、管理、审批和核报。 负责销售回款的录入和销售收入的核算，以及销售报表的编制和 分析。 负责公司提货单的审批、市场信用政策的制定以及市场信用额发 放管理。 负责市场相关人员的离岗财务审计以及相关人员的财务知识培训。 负责公司广告费用的审查、备案和广告材料的领用审批。 基于以上职责可以看出，财会部具有管理和服务双重性，既要对 市场实施监控，又要向市场提供强有力的后勤服务，以确保销售渠道 的畅通和稳固发展。 2财会部的组织结构 财会部为适应市场的发展要求下设财会销售课，具体负责有关销 售方面的业务，并分设市场销售会计、销售费用会计、市场审计和开 票文员等岗位，详细见财会部组织结构图。 我们学习和了解了财务系统的组织结构及职责，有助于我们对公 司财务工作的认识，同时有利于我们之间的日常沟通与工作中的配合。 二、 办事处的财务分工、职责、权限和要求 办事处的财务工作目前的业务虽然不涉及财务核算和编制财务报 表，只是涉及简单的业务收支和日常事务的管理，但也比较琐碎，如果 没有一定的业务素质和业务能力，不具备财务人员应有的职业道德和 责任心，工作肯定有所被动，为了更好地让办事处的财务人员开展工 作，明确自己工作性质和任务，特对办事处财务人员的职责、权限和要 求简述如下。 分工 办事处经理：批准各项费用的收支，对办事处费用开支的真实性 及欠款负责，相当于财务主管。传达公司对办事处各项财务制度， 控制办事处各项费用的开支，合理分配并保障办事处人员的利 益等。 办事处经理助理：兼出纳职责，对办事处的现金及记帐负责。 3 商务代表：有权了解办事处的任务，提成点，奖金的分配方案及 各项费用标准，从而增加财务透明度。 职责 1 负责办事处现金和银行存款的管理，建立内部牵制制度，对货币 资金的收付业务做到手续完备，确保资金的安全。 2 负责现金日记帐和银行存款日记帐以及个人往来帐的登记工作， 确保帐帐、帐证、 帐款、 帐实相符。 3 负责办事处有关人员因业务需要的借支和费用的核销工作。 4 负责将真实、合理、合法的有效单据寄送到公司审批核销。 5 负责与公司进行帐务核对工作，实行专款专用的原则，确保资金 的合理和有效使用。 6 负责所辖经销商汇款的确认以及订单的传递，确保公司货款的及 时回笼和经销商货物的及时到位，保证市场货源的充足。 7 负责办事处固定资产和低值易耗品管理，建立备查帐，实行领用 登记制度 8 协助办事处经理管理日常事务，包括经销商档案的建立和经销商 信用资料的整理，真正起到助理作用。 9 负责有关财务报表的报送，做到填报及时、数字准确、内容真实， 确保财务信息的畅通。 权限 根据办事处财务工作的性质和特点，以及职责要求，办事处财务人员 （办事处经理及经理助理）具有下列权限： 1 有权要求办事处的所有员工遵守公司的财经纪律，执行公司的各 项财务制度。 2 有权制止违反财经纪律的行为的发生。 3 有权对不真实、不合理、不合法的报销凭证拒绝受理。 4 有权对不符合规定的各项费用拒绝报销。 5 有权在公司的规章制度内制定适合本办事处的各项操作规程，帮 助经理完善办事处的各项管理。 职业要求 由于办事处财务人员所从事的工作与其他工作性质不同，需要我们有 高度的自觉性和高度的责任感，为此特提出如下要求： 1 要加强学习财务方面的理论知识，增长才干，提高自身素质； 2 要遵守职业道德，敬业爱岗，恪尽职守，遵纪守法； 3 要清正廉洁，自尊自爱，严于律己； 4 要坚持原则，公正无私，热情服务； 4 5 要实事求是，自我约束，依法照章理财； 6 要厉行节约，讲求效益，反对浪费； 7 要耐心细致，任劳任怨，不图名利； 8 要虚怀若谷，敢于同弄虚作假等不良行为作斗争，维护公司利益。 三、日常工作必备的财务知识 目前，我们办事处从事财会工作的同志，大都没有经过会计专业 知识学习和培训，虽然办事处的财务工作不是专业性很强，但也有必 要了解一些财务方面的基础知识，这对我们的日常工作会有好处。现 就日常工作所接触的有关财务知识简述如下： （一）货款收取方式 支票 1. 特许收取支票的区域是：广州、中山、佛山 2. 收取支票时应注意的事项： (1) 支票上填制的日期均为大写，如：壹玖玖玖年零肆月零壹日 (2) 收款人必须是：TCL 国际电工（惠州）有限公司 (3) 金额栏里大小写金额必须一致 (4) 开具支票单位在支票上的印章必须清晰 3. 对于广州、中山、佛山等可收取 远期支票的，其累 积金额不能超 过伍万元，提货必须付电汇或现款。 4. 收取的支票只有一联，收到支票后能在当地银行结算的就近结算。 否则，必 须在第二天内送至公司财务部门背书，财务部门将在收 到支票当日内背书，且送 还营销策划部主办，营销策划部主办应 在 当日用特快专递寄回办事处。 5. 办事处助理必须在支票开具日期的十天内，到银行办理转账，否 则支票过期作废，（支票有效期为十天）。 6. 在银行办理完转账后， 办事处人员应在第一 时间内，将进账单传 真回公司予以确认。办事处必须在当日用特快专递将进账单原件 寄回公司营销策划部主办，财务部门则在收到进账单原件后方才 入账。 7. 主办需登记支票开具时间，及 进账单传真 时间。并留存邮寄底单， 对支票的跟踪负责。 8. 如果在某一环节出现差错， 导致支票作废 ，将对责任人按支票面 额的 0.5%罚款。（各环节责任人为办事处经 理、财务责任人、营 销策划主办、储运员。） 5 汇票 1. 汇票的收款人名称必须写为：TCL 国际电 工（惠州）有限公司 不能添加或漏写，如：惠州 TCL 国际电工惠州有限公司，为无效 汇票。 2. 收款账号必须是我公司在银行开立的账号，不得有误。为保证汇 票及时解汇，办事处应要求经销商尽量在我公司开立帐号的相应 银行开出汇票，尽量做到行对行。如：当地中行对惠州中行、当地 农行对惠州农行。 3. 收到汇票后，任何人员不能擅自涂改汇票。 4. 收取汇票时应注意汇票有两联，且一、二联必须一致。第二联必须 有收款人名称及钢印的收款金额，大小写金额必须一致。 5. 汇票的解汇期限一般为一个月，办事处应尽快将汇票寄予给公司 营销策划部主办，确保其在有限期限内解汇。 6. 收取汇票时应注意检查我公司所开立账户的银行是否在汇票指定 解汇的范围内。如：宁波海邦公司的汇票就曾标明在华东三省一 市使用，惠州不在其范围内。 7. 汇票是准许转让的，如有特殊标明“不得转让” ，则不可背书转让。 收到该种汇票时，营销部与财务部门应互予以提示。最终责任在 财务部，如发生此类失误，财务部门相关责任人应受到票面金额 的 0.3%的罚款。 8. 汇票解汇期限： （1）、汇票解汇期限是指财务部门收到汇票原件去银行解汇至收到 银行的收款通知单的期限，节假日顺延。 （2）、汇票开出行与汇票上注明的收款行为同一银行的，一般在 3 天 内解汇到账。（银行需查询的除外，下同）。 （3）、汇票开出行与汇票上注明的收款行不是同一银行的，一般需 3- 5 天解汇到账。 （4）、汇票开出行是惠州未设分行的银行，如：交通银行、招商银行、 上海浦东银发展行、光大银行、华夏银行等。一般在一 个星 期解汇到账。 三、电汇 1. 电汇凭证上的收款人必须为我公司在银行开立账户的名称，即 TCL 国际电工（惠州）有限公司。不能擅自添加或漏写。 2. 电汇时所填写的收款行和收款账号必须一致。 如：惠州市中行 475370001810013818-1208（正确） 市中行金晖办 4753700018100013818-1208（错误） 6 市中行金晖办 018100016（正确） 惠州市中行 018100016（错误） 3. 电汇到账期限一般为 4-6 天，星期六、日顺延。电汇时最好选汇出 行与收款行同一银行，付款单位应尽量避免在信用社付款，因为 信用社有压款的可能性。 银行承兑汇票 1银行承兑汇票的收款人和收款账号的要求与普通汇票相同。 2有关法规规定交通银行、中信 实业银行、光大 银行、华夏银行不能 向本系统未设立银行机构的地区签发银行承兑汇票。我公司所在地 均未开设上述银行，办事处在收取银行承兑汇票时应注意开票银行。 3银行承兑汇票的有效收款期限最长为六个月。 4收取的银行承兑汇票只有一联， 办事处人 员必须在银行承兑汇票 办理完三天内将原件寄予回公司营销策划部主办。公司只有在收到 原件并确认无误，才能通知营销策划部发货。请各办事处作好经销商 的工作，以免引起不必要的麻烦，消除此方式的金融风险。 五、商业承兑汇票 1、我公司暂不收取商业承兑汇票。 现金 1. 公司一般不准收取现金货款，如确实需要收取的，须报副总经理 批准。一次性收取现金 5 万元以下的，由部门经理派出有担保可 靠的人员收取。5 万元以上的须有财务部门人员陪同收取。收取的 现金不能过夜，否则应事先请示副总经理同意。 2. 现金交款人不能以存折或信用卡形式付款，如有此种情况财务部 门有权拒收。 3. 付款人到公司财务部门直接交款的，如为大额现金（1 万元以上的） 财务人员将陪同付款人到银行清点并存入银行账户。 （二）现金日记账和银行存款日记账的记账方法 一般情况，公司不直接用现金拨付给办事处，而是直接通过银行 将办事处的费用、借款和工资汇付给办事处，办事处在收到公司汇款 时应记入银行存款日记账的借方，同时要在摘要栏写清款项的来由， 是日常费用借支，还是某项专项费用的借款（如工程提成借支），或是 其他用途的款项（如公司汇付的办事处员工工资）等。办事处从银行存 款支取现金时，将支取金额记入银行存款日记账的贷方，同时在现金 日记账的借方（或增加方）记入同等金额，使用现金时（如业务员借款， 支付员工工资等），记入现金日记账的贷方（或减少方），并将摘要写清 楚（如某某员工借款或支付某某工资等），记入每一笔账后要计算出结 7 存额（期末余额= 期初余额+ 本期借方发生额- 本期贷方发生额），并将结 果记入余额栏，做到日清月结、账款相符，另外也要将有效单据保管好 （如借据、报销的差旅费和发票等）。 （三）记帐要求和记帐错误更正方法 （1）记帐要求 记帐是指依据审核无误的会计凭证，按照规定的程序和制度，在 帐簿中记载经济业务的活动。对记帐工作总的要求是：登记及时，字迹 工整，内容完善，数字准确，摘要清楚，文字简洁，无漏记、 错记、重记 和积压帐目。注意：在书写文字和数字上面要留适当空距，不要写满格， 一般应占行高的二分之一。数字要与帐页上标明的位数对齐；书写数码 时要倾斜 60 度，并不得连笔；小数位的“0” 不能用“” 代替或省略不写。 （2）更错方法 更正错帐的方法一般有以下三种： 划线更正法 划线更正法适用于记帐凭证本身无错，而记帐时由于笔误等原因 造成帐簿记录错误。 更正方法是：用红线将错误文字或数字划掉，以示注销，使原有字 迹仍可辨认，以备查考；然后正确的文字或数字用蓝黑墨水写在被注销 的文字或数字上端，并由记帐人员在划线更正处盖章。如属数字记录 错误，必须划掉整个数字。 红字更正法 红字更正法也叫赤字更正法，它适用于两种情况：一是记帐时借贷 方有误；二是记帐后，发现记帐金额大于实际金额。方法是差额用红字 冲销。 补充更正法 记帐后，若发现帐薄金额小于实际金额，其他无差错，可采用补充 登记法予以更正。方法是将差额用蓝字补充登记入帐，使全部金额符 合实际金额。 （四）增值税票 1 增值税发票是增值税的一种表现形式，增值税是对货物因为买卖 发生的增值部分征税的流转税。而税收是国家财政收入的主要组 成部分。 2 增值税率一般为 17%，个别情况为 13%。 发货金额（含税）= 销售额（不含税）+ 销项税额 销售额（不含税）= 发货金额（含税）/（1+17%） 8 销项税额= 销售额*17% 3 普通发票及增税收专用发票都是增值税发票，他们都要缴纳相同 的增值税，不同的地方是普通发票不能抵扣而增值税专用发票可 以抵扣税款，一般情况下普通发票是开给消费者。普通发标有三 联，第一联为存根联，第二联为发票联，第三联为记帐联。客户主 要是第二联。增值税专用发票为四联，第一联为存根联，第二联为 发票联，第三联为税款抵扣联，第四联为记帐联。第二，三联给客 户。 4 公司一旦发生销售发货，只要货物转移就应开出增值税票，开具 的金额一定要跟提货单及回款一致，开出的发票是货物的经销人。 当月的发货只能当月开具。 5 增值税把纳税人分为一般纳税人及小规模纳税人,一般纳税人 可以买且开增值税专用发票,小规模纳税人只能开出普通发票。小 规模纳税人的标准：（1）从事货物的生产及兼营批发及零售的年应 税销售额在 100 万以下的。 （2）从事货物批发或零售的纳税人，年 应税销售额在 180 万以下。除小规模纳税人以外就是一般纳税人。 小规模纳税人主要符合以下条件的经国家税务总局直属分局批准， 可以认定为一般纳税人：小规模纳税人会计核算健全，能够提供准 确税务资料的，经主管税务机关批准，可以不视为小规模纳税人。 增值税一般纳税人需要认定审批，并在税务登记证上盖章确定。 小规模纳税人可以委托税务局代开增值税专用发票。 6 需提供下列购货单位在税务登记的开票资料： 1 单位名称 2 地址、电话 3 税务登记号，其位数规定为 15 位。 4 开户银行及帐号 7 有关销售退货的发票开具： 1 当购货方尚未作帐务处理的时，把发票退回。 2 当购货方已作帐务处理，发票联及抵扣联无法退回的的情况 下，购买方必须取得当地主管税务机关开具的企业进货退出及 索取折证证明单送交销售方，作为销售方开具红字增值税专用 发票的合法依据。 8发票开具的要求。 1 字迹清楚；不得涂改； 2 项目填写齐全；各项目内容正确无误； 3 票、物相符，票面金额与实际收取的金额相符； 9 4 全部联次一次开具，上、下联的内容、金额、税额一致； 5 发票联和抵扣联加盖发票专用章； 6 按照规定的时限开具增值税专用发票； 9 有关法律制裁： 由税务机关责令限期改正，没收非法所得，可以处 1 万元 以下的罚款： 1 应开具而未开具发票； 2 单联填开或上下联金额增值税、销项税额等不一致； 3 填写项目不齐全； 4 涂改发票； 5 转借、转让、代开发票； 6 虚构经营业务活动，虚开发票； 7 开具票物不符发票； 8 其他未按规定开具发票的行为； 视乎虚开金额处三年以上 10 年以下有期徒刑及 5 万以上 50 万以下罚款及更严重。 1 没有货物购销开具增值税发票的； 2 有货物购销开具金额不实的增值税发票； 3 进行了实际经营活运，但让他人为自已代开增值税专用发 票； 10 公司开具增值税发票的现状： 1 公司现时开具增值税票采取税控机开票及手工票相结合的 方法，税控机每月开票时间为 10 日31 日，手工票在税控机 发生故障及购票时开具，上月未开完的发票也用手工票。 2 现阶段需要开具收据的必须开具证明，明确写明“不是实际 交款，而是由于纳税需要”，但一般情况不给 开具。 3 开具发票主要责任在财会部，但经销商发票问题的处理大 部分依赖业务主办去处理，因而发票的开具业务主办都有责 任，需要营销策划部的配合。公司的服务只有在各部门相互 配合的情况下才能做得更好。 会计凭证 会计凭证是记录经济业务、明确经济责任，作为在法律上具有证 明效力的书面证明，是记帐、查帐的重要依据。如供货单位的发货票， 收款单位的收据，领取材料时的领料单，差旅报销单等，都是会计凭证。 办事处有差旅费报销单及报销单两种自制原始凭证。正确填制和严格 审核会计凭证，是检查和监督一切单位经济活动的基础，是把握好企 10 业财务收支的第一关。会计凭证的种类很多，按其填制的程序和用途 不同，可分为原始凭证和记帐凭证两种。 1 原始凭证 原始凭证，又称单据，是指在经济业务发生或完成时直接取得或 填制的，用来载明经济业务的招待和完成情况，明确经济责任，具有法 律效力的书面证明。是进行会计核算的原始资料和根本依据。 原始凭证按其来源不同可分为自制原始凭证和外来原始凭证；按 办理和完成经济业务的次数不同可分为一次凭证和累计凭证；按照凭 证是否汇总可分为汇总原始凭证和单项原始凭证。 由于经济业务的复杂性，每一原始凭证所包括的具体内容和格式 也各不相同，但也有一些共同的基本内容，这些基本内容通常称为凭 证要素。主要包括：原始凭证的名称； 填制凭证的日期；经济业 务的基本内容；接受凭证单位的名称；编制单位和编制人员及有 关人员的签名或盖章；凭证附件；凭证的编号。 在填制原始凭证时，必须满足以下基本要求：凭证的填制要真 实； 凭证的填制要齐全；凭证的填制要及时；凭证的填制要清楚； 填制的凭证要连续编号；凭证不得随意涂改、刮擦、挖补。 在审核原始凭证时，一般从以下几个方面进行；审核原始凭证所反 映的经济业务是否合理、合法；审核原始凭证内容和填制手续是否 完备、合格。 在原始凭证的审核过程中，对于发现的问题，应分清问题的性质， 按有关规定进行处理；对于违法乱纪行为，违反财经纪律的经济业务， 如弄虚作假、营私舞弊、伪造或涂改凭证等行为，财会人员有权拒绝执 行，必要时可向领导汇报，严肃处理；对于手续不完备、数字计算不准 确等问题，应退回有关经办部门或人员，要求他们予以更正或补办手 续。 2 记帐凭证 记帐凭证是指由会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇 总表编制的用来确定会计分录的凭证。它是登记帐簿的直接依据。按 业务内容不同分为收款凭证、付款凭证、转帐凭证三种；目前我们办事 处所接触的凭证一般是外来原始凭证，也有较少量的自制原始凭证。 这里就不对记帐凭证作详细说明了。 会计报表 会计报表是会计核算信息的汇总，办事处财务报表是反映办事处 财务运作情况的报表，下面是办事处报表的编制原则。 1 现金盘点表。 11 每月月底对办事处库存现金进行盘点，填制“现金盘点表” 。 2 单据明细表 每月底单据明细表包括三部份： ：当月已 报销单 据明细表 ：已寄回公司未报销单据明细表 ：当月已开支未寄回公司单据明细表 “当月已报销单 据明细 表” 是根椐商务课寄回的 财会部审核后 填写的“转帐 通知单” 汇总 填写所得。 “已寄回公司未报销单 据明细表” 是根椐办事 处寄回公司商 务课的所有单据中扣出已报销部分填写。 “当月已开支未寄回公司单据明细表” 是根据月底滞留于 办 事处未寄回公司已发生的费用部分填写。 3 费用明细表 当月对“现金日 记帐” 贷 方发生额的费用分门别类汇总 填制。 4、欠款对帐表 每月月底根据以上报表资料填写欠款对帐表一份，及时与 公 司核对往来余额。 每月月初 2 日前各办事处应将报表及时报给销售部，复 核完毕交财会部审核，作为办理下月借款及报帐依据。 财产清查 财产清查是通过对实物、现金的实地盘点和对银行存款、往来款 项的核对，来查明各项财产物资、货币资金和往来款项等实有数同帐 面结存数是否相符的一种会计核算方法。办事处应月末进行现金盘点 及办公设备盘点。 内部控制制度 内部控制制度是指单位领导和各职能部门的有关工作人员之间， 在处理经营业务活动时相互联系和相互制约的一种管理体系。 内部会计控制的基本控制方式，一般有以下几方面：1.法规控制；2. 制度控制；3.会计部门独立；4.分权控制；5.授权控制；6.职务分管控制；7.职 务轮换控制；8.程序手续控制；9.凭证控制；10.账目控制；11.定额控制； 12.资产安全完整控制。办事处可以根椐公司制度下制定适合本办事处 的内控制度。 以上我们带领大家学习了解了货款收取方式、现金日记帐和银行 存款日记帐的记帐方法、记帐要求和更错方法、增值税票、会计凭证、 会计报表、财产清查和内部控制制度等八个方面的有关内容，希望对 我们大家的日常工作有所帮助，同时希望大家加以掌握。 12 、 办事处费用管理 办事处费用的开支目前在三大制度内运作 规定公司物资采购、差旅费用、广告推广、基建维修的内部控制管 理制度 规定办事处级别、任务、工资奖金、 费用标准的2000 年销售制度 规定办事处借款及报销程序、单据审核、报表编制的办事处财务 管理制度及实施细则 办事处费用的支付形式 以工资形式支付费用：工资、奖金、内围交通补、BB 机费、 邮寄费 等。 以借款报帐形式支付费用：差旅费、开拓费、办公费、电话费、传真 费、手机费、 办公室水电费、厨 师工资、公共交通费、租金及管理费。 对于费用的管理提出几下几点要求： 1 要以财经纪律和公司财务制度为准绳，认真监督、反映每一项费用 的发生。 2 按照公司费用报销标准对原始凭证进行认真审核，严防虚报冒领的 现象发生。 3 严格要求自己，洁身自爱，不同流合污。 4 对于大额费用要实行双人操作，完善办事处费用的操作规程。 、 借款及报销程序及原则 （一）、借款程序 1 办事处日常费用以定额备用金形式支付，由办事处按公司制度提 出申请，公司相关部门领导批准后支付，凭票报销补足。 2 办事处租赁费、网络维护费、或其他大额特殊费用，可以单独借款， 经公司相关部门领导批准后支付，凭票报销。 3 办事处人员出差可预先在助理借款。首先应填好借款单，经理批准， 助理支付现金，出差回来应当即报帐还款。 （二）报销程序 1 当商务人员出差后，应根椐实际情况及制度填写报销单。 2 填写好的报销单交给办事处助理审核再交给经理批准。 3 每单报销单应有经理、经理助理、报销人或证明人，最少三人以上 签字。 13 4 助理凭经理已经批准的报销单支付现金。 5 月底分类汇总于次月 3 日前寄回公司。 6 销售部经理或其授权人对寄来的办事处单据进行审批。 7 有制度或有申请经公司领导批准的直接交财会部审核。无制度或 无申请的需要公司领导批准再交财会部审核。 8 出纳付款，银行提供“付款通知书”或“ 转帐单” 。 9 销售分部文员传真给办事处。 （三）、办事处借款及报销原则 1业务员经办事处经理批准后，可向助理预借差旅费，但必须列出借 款计划，说明出差天数、交通路费、包干费用、其他费用。借款单一 式两联：记帐联和报帐联。 2 借款必须专款专用，不得用于个人购物，票据遗失者责任自负， 实行前帐不清，后款不借的原则。因此对工作造成的影响，由个人 承担责任。 3 一切报批报帐手续须由经办人签字，并写明情况，由财务审核， 再由经理签批。 4 费用报销应及时，报销期限不得超过五天（从返回日起），并结清 所有借款。超过五天的按每天借款额的 1%计 息处罚；超过 25 天的， 此次出差的所有单据不予报销。 5 对于报帐后不能及时清帐的人员，办事处财务要告知经理，且必 须从其个人当月的工资中扣还。 6 办事处一般不允许个人因私借款，因特殊原因确需借支的，务必 填写借款单由经理批准，且不得超过借款人的工资额。否则，不予 借支。 7 办事处财务应将办事处当月发生的所有费用及时整理，用特快专 递送交公司销售部负责人审批后交财务部复核予以核销办事处借 款。 8 借款单填写内容为需借支的款项。一式两联，一联记帐，一联 报帐；领用支票申请单填写内容为支付的结算或预付货款；差旅 费报销单填写内容为出差旅费的报帐 ；报销单填写办理招待、 通讯、租赁等费用。冲帐的写明“冲帐”，领取现金的写明“现金” 。 9 单据审核要素： 各项报销单据应为正式发票，除定额发票外的所发票必须经过复写， 且有经营单位的合法印章。 发票抬 头要写本单位名称，住宿发票要填写出差人姓名。 所有 报销发票，要在其背面注明经办人、证明人。 14 除火 车、飞机标准外，长途车票以当地大巴的路途票价为准。往返车 票不准连号，连号车票只报单程。车票后要注明路径。 一次超出 800 元的招待费和 500 元的住宿费应