后勤采购管理办法

分发编号： 后勤采购管理办法 单位：财务管理委员会 发布/修订日期：2011.03.01 目 录 第 1 章 总则 1 第 2 章 后勤采购组织 2 第 3 章 采购备用金管理 3 第 4 章 采购实施 3 第 5 章 财务控制 15 第 6 章 附则 15 附件：后勤采购业务审批权限列表 16 湖南九鼎科技（集团）有限公司 第 1 页 共 16 页 编 号：QB/JD.CG002集团后勤采购管理办法 公司/中心：财务管理委员会 起 草： 日 期： 版本号：第 A 版第 0 次修改 审 核： 日 期： 批 准： 日 期： 第 1 章 总则 1.1 目的 为了加强对集团所属公司后勤物资及服务采购业务的监督与管理，规范采购行为， 保证采购质量，提高采购效率，制定本办法。 1.2 适用范围 本办法适用于集团所属分子公司及工厂的后勤物资及服务的采购。 1.3 后勤物资及服务采购分类 1.3.1 办公类：办公文具、办公设备、办公家具、宽带、固话等。 1.3.2 宣传印制类：横幅、公司定制品（印有公司标识的名片、单据、信封、纸杯、信 纸、笔记本、办公文具等） 、广告、海报、宣传手册、DV 宣传片、挂历、营销促销品 等。 1.3.3 劳保清洁及宿舍用品: 手套、口罩、垃圾桶、垃圾袋、抹布、扫把、拖把、胶桶、 床上用品、床、窗帘、柜子、工作服等 1.3.4 公共设施类：水龙头、水管、照明灯、电线、门、窗、玻璃、设施维护等 1.3.5 招待类：水果、零食、烟、酒、矿泉水、果盘、茶杯、茶、礼品等 1.3.6 技术检测类：容器、工具、仪器仪表、试剂、药品等 1.3.7 生产维护类：生产机器零配件、五金工具等 1.3.8 食堂物资：锅、碗、瓢、盆、油、调味剂、米、面、粉、菜、煤球、煤气等 1.3.9 保险类：社会保险、意外伤害险、财险。 1.3.10 能源类：水、电、煤、气、生产用油等 1.4 不相容职务 1.4.1 请购与审批。请购人员不能同时负责审批。 2 1.4.2 供应商的选择与审批。选择供应商的人员不能同时负责审批。 1.4.3 采购合同的拟订、审核与审批。合同拟定、审核、审批等工作应由不同的人员负 责。 1.4.4 采购、验收与记录。采购、验收与会计记录等工作应由不同的人员担任，以保证 采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性。 1.4.5 付款的申请、审批与执行。付款的申请人、审批人与执行人职务应当分离，避免 因付款方式不恰当、执行有偏差，导致企业资金损失或信用受损。 第 2 章 后勤采购组织 2.1 后勤采购工作小组 2.1.1 后勤采购工作小组机构 公司设立后勤采购工作小组，由各部门各派一人组成，组长由总经理任命。后勤 采购工作小组不设专职，所有组员均为兼职。 2.1.2 后勤采购工作小组职责 2.1.2.1 负责与各部门的沟通协调。当某项物资的选购需要专业性判断时，后勤采购工 作小组应与需求部门协调，由需求部门安排专业人员协助采购员采购，提供专业性采 购建议。 2.1.2.2 协同采购，对采购工作进行监督。 2.1.2.3 负责后勤采购评估工作。 2.2 各部门职责 2.2.1 公司后勤物资及服务采购归口行政部门集中办理，其他部门不得擅自采购。行政 部门应分别设置行政内勤（兼任计划管理员)、采购员及仓库保管员等岗位。 2.2.2 公司总部总裁办下设行政部，设置行政内勤及采购员岗位，负责母公司范围内的 采购业务，八字门行政部安排保管员负责仓库物资保管及发放。其他子公司按 2.2.1 要 求自行设置相关岗位，履行后勤采购职责。 2.2.3 各公司行政部下设食堂组，食堂采购员实施物资采购，食堂组长负责食堂物资的 验收和管理。 2.2.4 需求部门负责填制采购申请，并参与供应商甄选过程。 2.2.5 财务部门负责采购的监督、预算控制、报账审核及付款。 2.2.6 仓库保管员负责采购物资的验收、存储与发放。公司分设后勤物资仓库、生产机 湖南九鼎科技（集团）有限公司 第 3 页 共 16 页 器零配件仓库、技术检测物资仓库，分别由行政部门、生产部门、技术质量部门安排 相应仓库和保管员进行物资管理。食堂物资放厨房存储，不单独设立仓库，由食堂组 长兼任保管员，负责食堂物资管理。 2.2.7 各部门各司其职，相互衔接的同时形成相互制衡机制。 第 3 章 采购备用金管理 3.1 备用金 3.1.1 公司采购采取备用金制，行政部门采购员备用金额度为 3000 元，食堂采购员备 用金额度为 5000 元。 3.1.2 备用金采取借款方式，由采购员填写借款单，经部门主管、财务主管及总经理审 批后，交会计开具现金付款凭证，由出纳支付现金，账面挂采购员个人往来。 3.1.3 采购员可在现金交易范围内动用备用金进行采购。备用金如不足以支付采购款， 可按借款审批程序临时借支现金。报账后再冲抵借支，并按额度补足备用金。 3.1.4 备用金一年一清，每年 12 月份还清备用金借款，次年 1 月再重新借支备用金。 3.2 现金交易范围 3.2.1 一千元以下的零星采购； 3.2.2 供应商要求现金交易； 3.2.3 紧急采购且不能及时办理银行支付手续； 3.2.4 除以上情况外，一律不得进行现金交易，均通过财务转账付款。 第 4 章 采购实施 4.1 办公、宣传印制、劳保清洁及宿舍用品、公共设施类物资的采购 4.1.1 采购申请 4.1.1.1 需求部门在每月 25 日前提出下月物资采购申请，经部门主管批准后交行政部门。 单件采购金额在 500 元以上要经总经理审批。 4.1.1.2 行政内勤在仓库保管员的配合下提出常备用料的采购申请。 4.1.1.3 采购申请应注明物资的名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途、 质量要求、交货期等信息。如难以描述物资特征的，应提供样品；宣传印制品应提供 4 设计样稿。 4.1.1.4 行政部门对各部门提交的采购申请进行审核，审核内容包括采购申请的各栏填 写是否清楚、是否在预算范围内、是否有相关负责人的审批签字、是否在审批范围内 等。 4.1.2 采购计划 4.1.2.1 行政内勤于每月月底前根据各部门的采购申请汇总制定月度采购计划，经行政 主管审核后报请公司总经理批准。 4.1.2.2 行政内勤应审查各部门申请采购的物资是否能由现有库存满足。只有现有库存 不能满足的请购物资才能列入采购计划中。 4.1.2.3 对于无法于需用日期内办妥的采购申请，行政部门应及时通知请购部门。 4.1.2.4 采购计划应同时报送财务部门，以便于公司资金的安排。 4.1.2.5 未列入采购计划内的物资不得采购。如确属临时性急需物资，应填写紧急采购 申请表，经部门主管审批及公司行政主管核准后才能列入采购范围，单件 500 元以上 的物资要经总经理审批。 4.1.3 供应商及采购方式选择 4.1.3.1 采购人员应视采购量、金额大小及供应情况，分别采取定点采购、询比价采购、 招标采购、网购（网上招标、定点网购或询比价网购）等不同的采购方式实施采购， 确定供应商及价格。 4.1.3.2 公司一次性采购量或金额大的物资实行招标的方式确定供应商及价格，由行政 部门负责安排招标事宜，财务部门参与招标过程。如全年耗用量大的办公文具、公司 定制品、劳保用品；一次性订购量大的工作服、挂历、宿舍用品；全年耗费金额大的 宽带、手机、固话等通讯网络设施等均可采用招标方式采购； 4.1.3.3 日常采购量或金额较大的物资，由行政部和财务部共同确定定点供应商，签订 长期议价采购合同，实行定点采购。办公设备、办公家具、宣传印刷品、营销促销品、 劳保用品、照明灯等物资均可采用定点采购方式； 4.1.3.4 无法招标或定点采购的物资，可采用询比价方式采购，向三个以上的供应商询 价后填制供应商询价表，经行政主管及总经理审批后择优选购，如公共设施维护等物 资。 4.1.4 合同的签订与撤销 4.1.4.1 采取招标采购及定点采购的应签订采购合同，明确约定并准确阐述采购物资的 名称、规格、质量标准、数量、价格、供货方式、验收方式、运输方式及费用承担、 交货地点、交货时间、结算付款方式、双方的权利、义务和违约责任等，并按照规定 湖南九鼎科技（集团）有限公司 第 5 页 共 16 页 的权限签订合同，合同双方必须签字盖章。零星采购可不签订采购合同。 4.1.4.2 采购合同由需求部门配合行政部门拟定，行政部门负责人审核，公司总经理审 批。涉及金额较大、存在较高风险的合同应聘请律师进行专业审核。 4.1.4.3 采购经办人员应跟踪合同履行的过程（包括合同的执行、储运、交货、验质、 入库、付款等） ，对可能发生异常的情况，应出具书面报告并提出解决方案。 4.1.4.4 合同履行过程中，如供方提出变更合同或撤销合同，行政部门应对供方提出的 合同变更或撤销理由进行调查，经调查证实供方确实无法全部履行或无法履行合同后， 由供方提出合同变更或撤销申请，经我方行政主管及公司总经理审批后方可变更或撤 销。合同变更或撤销给公司造成损失的，应追究供方责任。 4.1.4.5 我方如遇特殊情况需要变更或撤销合同的，由行政部门与供方沟通协商后，提 交合同变更或撤销申请，经行政主管及公司总经理审批后方可变更或撤销。为维护公 司诚信的“金字招牌 ”，原则上不得申请变更或撤销合同。 4.1.5 购买 4.1.5.1 招标方式采购物资的，合同签订后，由采购员负责跟踪供应过程。供方交货时， 采购员要及时通知保管员到场验收。 4.1.5.2 定点或询比价方式采购物资的，由后勤采购工作小组安排人员陪同采购。如需 提供专业支持的，由需求部门安排人员协助采购，提供专业建议。 4.1.5.3 不论采取哪种采购方式，采购员都必须向供应商索要发票及购物清单，零星现 金支付的需索要收款凭证，相关单据上采购员及陪同采购人员需签字确认。 4.1.6 验收入库 4.1.6.1 物资采购后，采购员将物资交到仓库。仓库保管员当面清点物资，对照采购计 划表、供应商的销售清单与物资一一核对，检查物资品种、规格、数量、价格是否无 误，质量是否符合要求，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包检查。 宣传印制类物资应有需求部门协助验收，查验样式是否符合定制要求。验收过程中， 如发现异常，应向采购员提出质疑或向上级主管汇报。 4.1.6.2 物资验收无误后，保管员开具入库单，并将采购付款联交给采购员，采购员及 保管员签字确认。验收不合格的，由采购员联系退换货或返工。 4.1.6.3 保管员分类别登记物资入库台账，将实物存入仓库。 4.1.7 报账付款 4.1.7.1 采购业务结束后，采购员将票据交给行政内勤报账。行政内勤应在一周之内报 账，按各部门的物资申购情况制作费用分摊表，将原始票证粘贴整齐，填好费用报销 审批单，经部门主管审批后交财务部门审核。 6 4.1.7.2 财务部门对报账事项进行审核，重点审核附件及相关审批程序的是否完整、报 账事项与附件是否匹配、各部门的物资耗费是否在预算额度内、超预算的是否履行超 预算报批程序，审核无误后审核人在费用报销审批单上签字。 4.1.7.3 财务审核通过后，行政内勤提请总经理审批，审批完成即可交财务部门制证付 款。 4.1.7.4 报账的票据必须包括：费用报销审批单、供应商的销售清单、入库单（财务联） 、 有效发票、物资采购计划表、供应商询价表、费用分摊表，已现金支付的应提供收据， 签订了合同的应提供合同。各类单据要齐全且相互吻合，并有符合程序的审批记录。 4.1.7.5 合同约定了结算付款方式的，按合同约定办理。财务按报账结算金额挂供应商 往来，行政内勤在合同约定付款时限内填写付款申请单，并附上入库单（采购付款联） 及合同复印件，履行相关审批程序后交财务付款。 4.1.7.6 不在现金交易范围内的采购业务均需通过银行转账支付给供应商。供应商为单 位的，采用公对公转账支付；供应商为个人的，采用公对个人银行卡转账支付。 4.1.7.7 签订了采购合同或协议的，采购员报账时需提供收款方名称、开户银行及账号， 且收款方、开票方和合同签订方三方必须一致，以确保无资金支付纠纷。款项不得向 非合同订立方进行支付，也不得将款项支付到供应商指定的其他单位户头或个人户头。 4.1.8 物资管理 4.1.8.1 所有办公类、宣传印制类、劳保清洁及宿舍用品、公共设施类物资都必须履行 先入库后领用的程序，由行政部门统一管理。 4.1.8.2 物资管理实行“ 谁保管谁负责、谁使用谁负责”的原则。行政部门应分部门建立 并实时更新各部门固定资产和低值易耗品（不属于固定资产，而又价值较高或使用时 间较长的物品）保管清单，落实保管责任。使用部门应建立并实时更新本部门固定资 产和低值易耗品保管清单，将保管责任落实到人。 4.1.8.3 行政部门应定期对物资进行盘点，至少每季度盘点一次，并将盘点结果报送财 务部门。盘点中如发现有盘盈、盘亏等情况应查明原因，并及时报告上级主管。因个 人保管不善导致盘亏的，由责任人负责赔偿。 4.1.8.4 仓库保管员应分类别分品种登记物资入库台账和库存台账，物资发放要有领用 记录，注明领用部门，领用人签字确认。领用固定资产和低值易耗品的，行政部门和 使用部门要及时更新保管清单。 4.2 招待类物资采购 4.2.1 采购申请 湖南九鼎科技（集团）有限公司 第 7 页 共 16 页 4.2.1.1 招待类物资采购仅限于公司会议或活动、营销、客户维系、外部检查及日常接 待需要。私人活动及招待不得申请采购招待类物资。 4.2.1.2 需求部门于每月 25 日前提交采购申请，临时接待采购由接待责任部门按需提请。 采购申请需详细注明物资品名、数量、招待对象及费用预算，经请购部门主管批准后 报行政部门审批。采购金额在 500 元以上要经总经理审批。 4.2.1.3 行政部门对请购部门提交的采购申请进行审核，审核内容包括采购申请的各栏 填写是否清楚、招待事项是否属实、请购数量是否适度、是否在预算范围内、是否有 相关负责人的审批签字、是否在审批范围内等。 4.2.1.4 行政部门在请购审核时，应对饮食品的请购数量从严控制，确保一次性消耗完， 宁可少买不要多买，避免节余。水果、零食不得节余，烟、酒、茶、矿泉水等保质期 稍长的物资如有剩余，由行政部门负责登记并保管，在保质期前耗用完毕。 4.2.2 购买 4.2.2.1 需求部门未请购的物资不得采购。 4.2.2.2 行政部门采购员根据采购申请实施采购，可视全年使用量采取定点或询比价方 式进行采购。如矿泉水、烟、酒等可采取定点采购，水果、零食可采取询比价方式采 购。 4.2.2.3 采购时，由后勤采购工作小组安排人员陪同采购员采购。水果、零食、烟、酒、 矿泉水、茶等饮食品，要特别注意是否在保质期内、包装是否完好无损，保证饮食品 的安全卫生。 4.2.2.4 采购员应向供应商索要发票、售货清单及收款凭证。相关单据上采购员及陪同 采购人员需签字确认。 4.2.2.5 采购完成后，采购员将物资交给请购部门，请购部门负责验收，验收无误后在 单据上签字。 4.2.3 报账付款 4.2.3.1 采购业务结束后，采购员将票据交给行政内勤报账。行政部门内勤应在一周之 内报账，按各部门的物资申购情况制作费用分摊表，将原始票证粘贴整齐，填好费用 报销审批单，经部门主管审批后交财务部门审核。 4.2.3.2 财务部门对报账事项及相关单据进行审核，审核无误后审核人在费用审批单上 签字。 4.2.3.3 财务审核通过后，行政内勤提请总经理审批，审批完成即可交财务部门制证付 款。 4.2.3.4 报账的票据必须包括：费用报销审批单、供应商的销售清单、有效发票、物资 8 采购申请单、费用分摊表，已现金支付的应提供收据，签订了合同的应提供合同。各 类单据要齐全且相互吻合，并有符合程序的审批记录。 4.3 生产维护类、技术检测类物资采购 4.3.1 采购申请 4.3.1.1 需求部门在每月 25 日前提出下月物资采购申请，经部门主管批准后交行政部门。 采购金额在 500 元以上要经总经理审批。 4.3.1.2 采购申请应注明物资的名称、规格型号、技术参数、数量、需求日期、参考价 格、用途、质量要求、交货期等信息。 4.3.1.3 行政部门对需求部门提交的采购申请进行审核，审核内容包括采购申请的各栏 填写是否清楚、是否在预算范围内、是否有相关负责人的审批签字、是否在审批范围 内等。 4.3.1.4 无法于需用日期内办妥的采购申请，行政部门应及时通知需求部门。 4.3.1.5 需求部门未申请的物资不得采购。如确属临时性急需物资，应填写紧急采购申 请表，经部门主管审批及公司行政主管核准后才能列入采购范围，采购金额 500 元以 上的物资要经总经理审批。 4.3.2 供应商及采购方式选择 4.3.2.1 公司一次性采购量或金额大的物资实行招标的方式确定供应商及价格，由行政 部门负责安排招标事宜，财务部门、需求部门参与招标过程。如贵重零配件、精密仪 器仪表等。 4.3.2.2 用量小、价值低的物资由行政部门、需求部门和财务部门共同确定定点供应商， 签订长期议价采购协议，实行定点采购，如常用零配件、试剂、药品、容器等。 4.3.2.3 无法招标或定点采购的，可采用询比价方式采购，向三个以上的供应商询价后 填制供应商询价表，经行政主管及总经理审批后择优选购。 4.3.3 合同的签订与撤销 参见 4.1.4 4.3.4 购买 4.3.4.1 招标方式采购物资的，合同签订后，由采购员负责跟踪供应过程。供方交货时， 采购员要及时通知保管员到场验收。 4.3.4.2 定点或询比价方式采购物资的，由后勤采购工作小组安排人员陪同采购。考虑 到生产维护类及技术检测类物资专业性较强，需求部门需安排人员协助采购，提供专 业建议。 湖南九鼎科技（集团）有限公司 第 9 页 共 16 页 4.3.4.3 不论采取哪种采购方式，采购员都必须向供应商索要发票及购物清单，零星现 金支付的需索要收款凭证，相关单据上采购员及陪同采购人员需签字确认。 4.3.5 验收入库 4.3.5.1 物资采购后，采购员将物资交到对应仓库。仓库保管员当面清点物资，对照采 购申请、供应商的销售清单与物资一一核对，检查物资品种、规格、技术参数、数量、 价格是否无误，质量是否符合要求，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即 拆包检查。验收过程中，如发现异常，应向采购员提出质疑或向上级主管汇报。 4.3.5.2 物资验收无误后，保管员开具入库单，并将采购付款联交给采购员，采购员及 保管员签字确认。验收不合格的，由采购员联系退换货。 4.3.5.3 保管员分类别登记物资入库台账，将实物存入仓库。 4.3.6 报账付款 4.3.6.1 采购业务结束后，由行政部门负责报账。行政内勤应在一周之内填好费用报销 审批单，将原始票证粘贴整齐，经部门主管审批后交财务部门审核。 4.3.6.2 财务部门对报账事项及相关单据进行审核，审核无误后审核人在费用审批单上 签字。 4.3.6.3 财务审核通过后，行政内勤提请总经理审批，审批完成即可交财务部门制证付 款。 4.3.6.4 报账的票据必须包括：费用报销审批单、供应商的销售清单、入库单（采购付 款联） 、有效发票、物资采购申请，已现金支付的应提供收据，签订了合同的应提供合 同。各类单据要齐全且相互吻合，并有符合程序的审批记录。 4.3.7 物资管理 4.3.7.1 生产维护类物资由生产部门安排仓库及保管员进行管理；技术检测类物资由技 术质量部门安排仓库及保管员进行管理，容易变质或挥发的试剂、药品应在适温下储 存。 4.3.7.2 所有生产维护类及技术检测类物资均应履行先入库后领用的程序。 4.3.7.2 仓库保管员应分类别分品种登记物资入库台账和库存台账。物资领用要有领用 记录，领用人签字确认。 4.3.7.3 在用的物资由使用人保管，备用物资由保管员保管。如因使用或保管不当导致 物资丢失、损坏或失效，由保管责任人负责赔偿。 4.3.7.4 生产部门及技术质量部门应定期对所保管的物资进行盘点，至少每季度盘点一 次，并将盘点结果报送财务部门。盘点中如发现有盘盈、盘亏等情况应查明原因，并 及时报告上级主管。 10 4.4 食堂物资采购 4.4.1 采购计划 4.4.1.1 食堂按周拟定每周食谱，报行政部门备案并公示。厨师按食谱制定每天采购计 划，经食堂组长审核及行政主管审批后交食堂采购员采购。 4.4.1.2 食堂采购计划的制定应充分考虑物资的耗用量、保质期，避免物资存放过久变 质导致浪费。 4.4.2 购买 4.4.2.1 食堂采购可确定相对固定供应商，通过定点获得长期供应低价优惠和免费配送 待遇，同时也要勤跑、勤问以了解市场行情，精打细算，及时购进质优价廉的新鲜疏 菜和肉类食品。 4.4.2.2 食物必须到持有卫生许可证和有营业执照及质检合格的经营单位采购，不得采 购无卫生许可证的食品生产经营者供应的食品。 4.4.2.3 采购的食品必须新鲜、卫生、清洁，符合国家有关卫生标准与规定。严禁采购 有害、有毒、腐烂变质、酸败、霉变、生虫、污垢不洁、混有异物或其他感官性状异 常的食品。肉类食品采购必须具有检验合格证明。包装类食品其包装上必须标明：食 品名称、厂址、生产日期、保质期限、规格等，缺一不可，所购食物必须在保质期内。 4.4.2.4 食堂采购员按采购计划进行采购，联系定点供应商送货或到市场选购，并向供 方索要销售清单、发票、收据等凭证。菜价在公示栏进行公示，供全体员工监督。财 务可采取派人陪同采购或不定期到市场询价等形式进行监督。 4.4.3 验收 4.4.3.1 食堂仓库保管员（由食堂组长兼任）负责验收，对照采购计划单对所购物资一 一检查，称斤验量，并把好质量关，切实保证食品安全。 4.4.3.2 验收无误后，保管员在相关单据上签收，将物资存入厨房，并登记采购台账。 验收过程中发现物资质量不合格、缺斤少量的，由采购员负责处理。 4.4.3.3 食堂物资要注意存储，避免霉变、生虫、鼠咬，生熟食品要隔开存放，隔夜食 物应冷藏。 4.4.4 报账付款 4.4.4.1 食堂采购由行政内勤按旬报账，报账时间为每月 11 号、21 号、月底，遇假期 顺延。 4.4.4.2 保管员将每旬的单据收齐后交行政内勤报账，行政内勤对单据进行审核，检查 票据是否齐全（采购计划、采购清单、发票） 、是否履行相关审批手续、各环节经办人 湖南九鼎科技（集团）有限公司 第 11 页 共 16 页 是否签字，审核无误后进行汇总，填制费用报销审批单，经部门主管审批后交财务部 门审核。 4.4.4.3 财务部门对报账事项及相关单据进行审核，审核无误后审核人在费用报销审批 单上签字。 4.4.4.4 财务审核通过后，行政内勤提请总经理审批，审批完成即可交财务部门制证付 款。 4.4.4.5 报账的票据必须包括：费用报销审批单、供应商的销售清单、汇总表、有效发 票、采购计划，已现金支付的应提供收据。各类单据要齐全且相互吻合，并有符合程 序的审批记录。 4.5 能源采购 4.5.1 水、电 4.5.1.1 水电类能源可与供水、供电公司及银行签订托收协议，由银行进行托收。 4.5.1.2 已签订托收协议的，由出纳每月初到银行取回用水用电清单及发票，交行政部 门物业组核对。未签订托收协议的，由行政部门物业组每月初到供水供电公司取回用 水用电清单及发票。物业组应在每月底抄水表、电表，计算水电耗用量，并与供方提 供的清单核对，允许存在合理差异，如差异较大，由物业组负责与供方核对。核对无 误后，在清单和发票上签字确认，并分摊生产和生活用水用电费用，交行政内勤报账。 4.5.1.3 行政内勤将发票、清单收齐后，填制费用报销审批单，经行政主管审批后报财 务部门审核，审核无误后在费用报销审批单上签字。 4.5.1.4 财务审核通过后，行政内勤报请总经理审批。审批完成，已托收的直接交财务 部门进行会计处理，未托收的则交出纳进行银行转账付款。 4.5.2 天然气 4.5.2.1 行政部门与财务部门通过市场询比价或招标，共同确定定点供应商。 4.5.2.2 需求部门根据需求填制采购申请，经部门主管及总经理审批后交行政部门采购 员采购。 4.5.2.3 采购员按需求量及定点价格计算采购金额，并填写付款申请单，经部门主管、 财务主管、总经理签字后，交财务部门付款。 4.5.2.4 财务审核人对采购申请单和付款申请单进行审核，检查审批流程是否完成（认 签字） 、付款对象是否定点单位名称，审核无误后交出纳转账付款。 4.5.2.5 采购员凭付款凭证到供方指定地点充卡，后勤物资采购工作小组安排人陪同前 往。充卡后将银行付款凭据交给财务部门。 12 4.5.2.6 采购事项完成后，行政内勤在一周内填制费用报销审批单，附上发票、清单、 采购申请单，依次经部门主管、财务主管和总经理审批后交财务进行会计处理。 4.5.2.7 需求部门应根据天然气耗用情况确定每月定额耗用量，并交财务部门备案，财 务部门以定额耗用量按月分摊天然气耗用成本费用。 4.5.3 煤 4.5.3.1 采购申请 (1)生产部门在每月 25 日前提出下月燃煤采购申请，经部门主管和总经理批准后交行政 部门。采购申请量应根据月定额耗用量、上月库存、安全库存量等数据来确定，采购 数量能保证正常耗用即可。遇燃煤价格波动较大时，可适当形成较高库存。 (2)行政部门对生产部门提交的采购申请进行审核，检查申购数量是否合理、审批流程 是否完成，审核无误后交采购员进行采购。 4.5.3.2 购买 (1)全年燃煤采购量大的单位，应通过招标确定供应商。招标事宜由行政部门负责安排， 财务部门和生产部门参与招标过程。招标完成，签订采购合同。合同应详细注明对燃 煤质量要求（燃煤卡值等） ，合同签订事项参见 4.1.4。无法招标的，采取询比价方式， 选择三个以上供应商进行询价，填制供应商询价表，经行政主管及总经理审批后择优 选购。询价应由后勤物资采购小组安排人员与采购员共同参与。 (2)采购员应跟踪燃煤供应过程。供方货物到达时，司机将供货清单交给采购员，采购 员开具信息通知单，分别通知磅房和生产部门。信息通知单上需注明物资名称及重量。 4.5.3.3 验收入库 (1)磅房收到信息通知单，对燃煤毛重（含车皮和燃煤）进行称量，登记称重记录台账。 待汽车卸货后，再称车皮重，计算出燃煤净重（毛重减车皮重） ，并开具汽车衡称重记 录单。净重如与运货司机提供的数据有较大差异，应及时通知采购员与供应商沟通。 汽车衡称重记录单上应列明物资名称、毛重、皮重、净重、车号等信息，并经司磅员 和司机签字确认。称量完毕，司磅员将汽车衡称重记录单交给仓库保管员。 (2)在卸货之前，技术质量部安排人员检验燃煤质量，通过技术检测或燃烧时间检查燃 煤发热量，具体检验方法由技术质量部门确定，检验不合格的不得接收。 (3)检验合格后，生产部门安排燃煤存放地点，并由生产机器零配件仓库保管员开具入 库单，注明入库数量及检验结果，检验人员和保管员在入库单上签字确认。 (4)燃煤入库后，保管员将单据整理成财务记账组和采购付款组两组，并将两组单据交 给行政部门。财务记账组单据包括：供方供货清单、信息通知单、汽车衡称重记录单 湖南九鼎科技（集团）有限公司 第 13 页 共 16 页 （财务联） 、入库单（财务联） 。采购付款组单据包括：信息通知单、汽车衡称重记录 单（采购付款联） 、入库单（采购付款联） 。 4.5.3.4 结算付款 (1)行政部门按合同约定的结算方式确定价格、数量及结算金额，在入库单上注明并签 字确认，然后将采购申请单、财务记账组单据与合同复印件交至财务部门。 (2)财务部门审核相关单据及合同，复核结算金额，确认无误后进行会计入库及供应商 挂账处理。 (3)行政部门按照合同约定的时间及方式申请付款，填写付款申请单，注明合同号、收 款单位、开户银行、账号、申付金额、申付事项等要素，并附上信息通知单、汽车衡 称重记录单（采购付款联） 、入库单（采购付款联） 、发票等票据。依次提请行政主管、 财务主管及总经理审批。其中，财务部门应重点核查申付事项与供应商往来账是否相 符，附件是否齐全，相关审批程序是否履行，收款方是否与合同方、开票方保持一致， 如发现疑问有权拒付。 (4)履行付款申请审批程序后，财务部门进行转账支付，并进行相应会计处理。 4.5.3.5 物资管理 (1)生产机器零配件仓库保管员负责燃煤的保管，建立燃煤入库、出库及库存台账。燃 煤存储时应注意防水防火，保证燃煤干燥及安全。 (2)生产领用燃煤需登记领用记录，领用人签字确认，保管员每月进行汇总。 (3)生产部门确定燃煤月定额消耗量，保管员按月定额消耗量填制出库单，并汇总当月 燃煤领用记录成表作为出库单附件。经保管员及领用人签字，部门主管审批后交财务 部门进行出库账务处理。 (4)财务部门每月末对燃煤库存量进行盘点，估测库存量以检查燃煤耗用量是否正常。 每批燃煤耗用完后，可根据月定额耗用量预计燃煤耗用天数，并与实际耗用天数比较， 如两者相差较大，应查明原因，落实责任。 4.5.4 生产用油 4.5.4.1 采购申请 (1)生产部门于每月 25 日前提出下月采购申请，经部门主管和总经理批准后交行政部门。 采购申请需注明油的品种、规格、数量等数据。采购申请量应根据月定额耗用量、上 月库存、安全库存量等数据来确定，采购数量能保证正常耗用即可。遇油供应紧张时， 可适当形成较高库存。 (2)行政部门对采购申请进行审核，行政部门对生产部门提交的采购申请进行审核，检 查申购数量是否合理、审批流程是否完成，审核无误后交采购员进行采购。 14 4.5.4.2 购买 (1)采购员到中石油或中石化供应点按时价采购，后勤物资采购工作小组安排人陪同采 购。 (2)采购员应向供方索要发票，发票上采购员及陪同采购人员应签字确认采购事实及采 购金额。 4.5.4.3 验收入库 (1)采购完毕后，采购员将油交给生产机器零配件仓库保管员验收，仓库保管员将油过 磅称重，并按 1 千克=1/ 油 升进行换算，与发票数量进行核对，验收无误后开具入库单， 采购员及保管员签字确认。 (2)仓库保管员将油存入仓库，并登记入库台账。 4.5.4.4 报账付款 (1)采购员将发票、采购申请单、入库单交至行政内勤，行政内勤在一周内填好费用报 销审批单，经行政主管审批后交财务部门。 (2)财务部门对报账事项及相关单据进行审核，审核无误后审核人在费用报销审批单上 签字。 (3)财务审核通过后，行政内勤提请总经理审批，审批完成即可交财务部门制证付款。 4.5.4.5 物资管理 (1)生产机器零配件仓库保管员负责备用油的保管，建立生产用油的入库、领用及库存 台账。油存储时应注意防火，保证安全。 (2)生产领用油需登记领用记录，领用人签字确认，保管员每月进行汇总，月底将油入 库、领用及库存台账发给财务部门备查。财务部门定期或不定期盘点。 (3)生产部门应确定油的月定额消耗量，将定额落实到具体机器及轧车，并报财务部门 备案。 (4)每月底，保管员统计每月实际消耗量，与月定额消耗量对比，如两者差异较大，应 查明原因，落实责任。 4.6 保险采购 4.6.1 财产保险 4.6.1.1 公司的财产保险包括车险及企业综合险。保险办理由行政部门负责，采取招标 方式，要落实到具体标的物，财务部门应参与招标过程。 。母公司车险及企业综合险由 八字门行政部统一办理。其他分子公司由本单位行政部门负责办理。 4.6.1.2 行政部门需在投保标的财险到期前安排招标并投保，保证标的投保时间不间断， 湖南九鼎科技（集团）有限公司 第 15 页 共 16 页 规避财产风险。 4.6.1.3 招标完成，由行政部