电算化会计与手工会计的联系和区别

电算化会计与手工会计的联系和区别 电算化会计与手工会计的联系和区别 摘要 在贸易经济全球化的今天，会计电算化已经取代了手工会计在我们生活中的作用， 会计电算化已经成为当前企业会计工作的主要工具，它实现了数据处理的自动化，使传统 的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。本文主要依据当今社会，会计电算 化的基本现状和问题的描述，探寻其进一步发展的对策和建议。对会计电算化和手工会计 的相同点、不同点及影响进行了简要的叙述，从中可以认识到，电算化会计不仅仅是使用 计算机替代手工进行会计处理，还包括分析、预测、控制、决策等管理职能。它是容和电 子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的边缘科学。 关键词 会计 会计电算化 手工会计 1 引言 1.1 会计电算化的基本概念 会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作的应用，其实就是利用会 计软件代替以前的人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预 测、决策的过程 。狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作的应 用，具体而言，就是利用会计软件，指挥在各种计算机设备替代手工完成或在手工下很难 完成的会计工作过程。广义上来讲就是指与会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电 算化软件的开发与应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划，会计电算化制 度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。 会计电算化是一个人机相结合的系统，其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资 源和信息资源等要素，其核心部分则是功能完善的会计软件资源会计电算化软件，只要实 现会计手工输入记账凭证数据，后面的过账程序，编制报表程序，都由计算机内部处理， 把会计账簿和报表存储在计算机中，只要输出某个账户，输出某一时间的报表时，才需要 对计算机进行操作。会计电算化能够这样，那么，所有会计岗位都是就业岗位。 。 1.2 手工会计的基本概念 手工会计是指纯手工的进行会计信息的处理，人工记账、算账和报账，这一切是全部 依赖于人脑进行的。手工会计区别于电算化会计，是指不借助计算机做账单纯用手工纸质 做账的方法，是以前会计普遍采用的做账方法。将来百分之九十的企业要实行电算化，手 工记账将逐步淘汰。 2. 会计电算化和手工会计的联系 2.1 两者的目标一致 无论是会计电算化还是手工会计，它们的最终目标是一样的，都是为了加强企业的经 营和管理，提供更准确的、更详细的会计信息，提高会计人员的素质，促进会计工作的规 范化，参与企业内部的经营决策，实现企业管理的现代化，从而提高企业的经济效益。 2.2 采用的基本会计理论与方法一致 会计理论是会计学科的结晶，而会计方法是会计工作的总结。两者都要遵循基本的会 计理论和方法，都采用复式记账原理。对发生的经济业务都要运用“借贷平衡“的原理，编 制会计分录，计入账户，在进行加工处理，然后编制会计报表。 2.3 基本功能一致 第一步：收集数据原始凭证，然后将信息输入；第二步：将输入的数据和资料存储； 第三步：进行数据的加工和处理（如分类、排序、计算、统计和装订） ；第四步：信息和数 据的分析和传递。 2.4 遵循会计法规和制度一致 会计法规是进行会计工作的法律依据。会计准则是指导会计工作的规范。无论是会计 电算化还是手工会计，都必须严格遵守国家的各项会计法规和准则，尽可能的杜绝会计工 作中的漏洞和失误。 2.5 对会计档案的保存要求一致 会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料。它是记录和 反应经济业务事项的重要史料和证据。我国对会计档案的装订、保管和销毁都有明确的规 定，各单位必须严格按照规定来执行，违反规定的还将会受到法律的制裁，由此可见，我 国对会计档案的重视程度很高。所以，无论是会计电算化还是手工会计，都必须妥善的保 管会计档案，特别是会计电算化大部分的档案物理介质都发生了变化，由手工会计下的纸 质会计档案变成了磁性介质的会计档案，备份的消失和复制都很容易，这就要求有更加科 学的方法，对会计档案保管的加强。 3. 会计电算化和手工会计的区别 3.1 系统初始化设置不同 手工会计的初始设置相对简单，包括会计科目的设置、开设总账、登录余额等，而会 计电算化不同，它的初始设置比较麻烦，主要有财务软件会计系统的安装，账套的设置、 权限的设置、会计科目及代码的建立、初始余额的录入、报表的名称、格式、数据来源公 式的定义等。 3.2 科目的设置和使用不同 手工会计将账户分为总账和明细账，明细账大多可以设置到三级科目，再开设辅助账 户以满足管理核算上的需要，科目的设置和使用一般为中文。而会计电算化中，有的财务 软件已经可以将科目设置到六级了，而且在使用科目时只需输入该科目的代码即可，不要 求输入该科目的中文名称，在显示或打印时，会同时看到科目代码和科目的中文名称，大 大减轻了会计的工作量。 3.3 账簿的形式和更正错帐的方法不同 我们都知道，在手工记账中，要求日记账和总账订本式账簿，明细账则可以用活页式 账簿。在会计电算化下，什么日记账、总账和明细账都是通过打印机输出的，是不可能弄 成订本式的，只有一段时间一段时间的装订，然后在作为会计档案保存。 手工会计中，错帐更正可以根据不同的情况来选择错账更正的方法，如在记账后发现 的，当年内的记账凭证所记的科目或金额错误时可以采用红字更正法；编制的记账凭证没 有错误，而是在登记账簿时发生的错误，导致账簿记录错误的可以采用划线更正法；记账 后，发现记账凭证上所填写的金额小于正确金额的情况，可以采用补充登记法。而在会计 电算化中，是不可能采用这类方法进行错帐更正的。在会计电算化中，只要结账了的凭证 是不可以修改的。如果发现了账簿的错误的话，只能采用输入“更改凭证“的方法加以更正， 以便留下痕迹。 3.4 账务处理程序不同 手工会计采用不同的会计核算形式，常用的有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形 式、汇总记账凭证核算形式等，在处理会计数据时，根据会计业务的繁简和管理上的需要， 选定其中的一种形式，规定凭证、账簿、和报表之间的关系，以及怎样来记账等问题，但 是无论企业采用了哪种，都是通过分散收集、分散处理和重复登记的操作方法，所以都避 免不了重复转抄和重复计算这一根本的弱点。通过多人员、多环节进行内部的牵制和相互 的核对，目的是为了减少工作中的会计核算手续，以减少舞弊和差错，但随之而来的将会 是，一系列的重复和繁琐的问题和成本的提高。 会计电算化的账务处理中，整个处理过程只有三个：输入、处理和输出。这个控制的 重点是输入的过程，从输入会计记账凭证到输出各种会计报表，都是一气呵成的。除了输 入会计凭证之外，都是计算机内部操作的，人的肉眼是看不见的，所以只要可以控制好输 入会计凭证这个环节，就可以很好地控制内部的舞弊和差错。这样既可以减少会计工作人 员的工作量，又可以减少企业对会计人员的需求，从而降低企业的成本，而且企业所需要 的会计资料都是计算机自动生成的，计算机内的一切数据都是可以查询的。 4. 会计电算化对传统会计的影响 4.1 对会计职能的影响 现在的企业在建立了会计电算化系统后，由于计算机的运算速度快、计算精度高、提 供的信息全面、能够及时对高层人员进行相应的提醒，因而大大的提高了会计工作的质量， 改变了会计工作的面貌，会计核算和会计管理的环境、会计职能发生了很大的变化。现时 会计的基本职能是核算和监督，会计管理的主要范畴局限在对会计事项本身的记账、算账 和审核上。企业进入网络经营管理后，财务会计与管理会计职能必然相融合，形成高度发 达的管理型会计信息系统。会计信息系统的功能将向全方位拓展：一是要为企业外界的需 求者提供信息；二是要满足企业内部管理的需要；三是为促进企业的创新和发展服务。 会计管理将进入全面信息化时代。与以往的会计信息系统相比较，未来的网络会计电 算化兼有会计业务处理层、信息管理层、会计决策层与决策支持层在内的多层次网络结构 信息系统。会计在现实资金流量管理的同时进行物流管理，真正实现购销存业务、会计核 算、财务监控的一体化管理，成为企业管理中最有效的决策支持系统。财务信息的时效性 和实用性将得到较大提高。 4.2 对初次确认和再次确认的影响 在传统手工会计中，我们在接触到这些经济业务时首先应进行初次确认，即将经济数 据装化为会计信息，看这些发生的业务是否能用货币进行货币计量则进入会计核算信息系 统。如果不能用货币进行计量则摒弃。 初次确认之后会计人员还必须根据管理者的需要，确认哪些账簿资料中哪些内容应列 入财务报表，或是在财务报表中解释多少财务资料以及和财务资料。对会计信息进行加工、 提纯、浓缩或者是加以扩充和重新归类等。 会计电算化系统中，我们也应该根据原始凭证这一载体，进行初次确认和再次确认， 将原始的经济信息化成我们需要的会计信息。 4.3 对记账凭证的影响 在传统手工会计，会计人员根据审核后的原始凭证进行分组登记，当此笔经济业务为 货币资金收入时将其登记入收款凭证，当原始凭证反映该笔业务为货币支出项目时，将其 登入付款凭证。转账凭证是用来反映与货币资金收付无关的转账业务的凭证，根据有关的 转账业务的原始凭证填列。 在会计电算化系统中的记账过程也是一个虚过程，因为并没有生成实际的账。“记账“ 就是将前凭证库文件中审核通过的记账凭证做上过账标识或者另外形成一个帐后凭证库文 件，表明该记账凭证乙入账，不允许再对其修改。如果有错误，只能采用类似于手工会计 下的红字冲销法，通过输入“更正凭证“予以纠正。所以，在会计电算化系统中，记账环节 完全可以取消，即平时不登记日记账、明细账及总账，只将记账凭证保存在一起，在需要 时再采用瞬间成账的做法：根据科目余额库文件的期初余额数据和记账凭证库文件的科目 发生额数据，当即形成所需要的“账簿“，并予以输出。同时，这种瞬间成账的方式也便会 计报表瞬间形成成为可能。至于很多会计软件所提供的记账模块功能，主要是为了满足会 计人员的习惯，即只有记账才能查询和打印。 4.4 对账簿设置规则的影响 账簿作为存放经分类汇总的会计数据的载体，是一个承前启后、不可缺少的桥梁与纽 带。手工会计离开账簿，其报表的编制便成了无本之木、无水之鱼、账簿只是账簿的外表 形式，账簿的内容则是账户记录。在手工会计中，要为会计六大要素分别设置资产、负债、 所有者权益、利润收入、费用等六大类账户，并要设置总分类账和不同的明细分类账。手 工会计规则规定的日记账、总账要使用订本账册，明细账要使用活页式账册，通过若干个 帐套来实现相互牵制，相互核对的目的。有借必有贷，借贷必相等在这个复试记账法的记 账规则下，同一笔经济业务必须同时在两个或者两个以上的账户中反映该笔业务的来龙去 脉，手工会计下我们必须根据记账凭证将这些业务逐一记录相应的账簿中。 5 结束语 大力推进会计电算化的进程，可以加强企业内部财务管理与资金监控，从而提高资金 使用效率和降低资金风险，并且还可以推动