外文学院第30届团委学生会外联部工作条例

外文学院第外文学院第 30 届届团团委学生会外委学生会外联联部部 工作条例及工作方法工作条例及工作方法 卢卢伊伊丽丽 刘媛刘媛 2008 年年 3 月月 7 日日 一 职能介绍 学生会的工作就像一场盛大的舞会，有在台前身着华丽的晚礼服蹁跹起舞的，有技术 精湛宣传造势的，但更多的是幕后默默参与舞会运作，使其完美落幕的人。外联部就是这 样一个幕后的部门，虽然部员也个个身怀绝技，但是他们的舞台不在绚丽的镁光灯下，而 在校外，在街头，在讲座中。 外联部直接受外文学院主席团领导，对主席团负责。是学生会中“外引内联”的一个 部门， “外引”沟通并联系社会，筹集学生会各部门大型活动资金；“内联” 在 日常工作中，公关部应与校学生会其它部门及基层建立良好的沟通机制，与学生会各部门 协调，配合大家开展各项活动。 以往的外联部基本都遵循这样的职能开展日常工作的，新一届外联部将在原有的基础 上合理扩大职能，承担与校内外其他院系学生会、社团及媒体沟通的纽带和桥梁。使工作 不局限于拉赞助、办讲座上，而真正成为“对外联系的窗口” ，从而使外文学院学生会与外 界建立起更良性、友好、互利的关系，帮助学院活动顺利开展。 此外，本届外联部将依据商家的需要，与其他只能部门合理分工配合，策划承办大型 文化类讲座。在条件允许的情况下，我们还努力为全院同学搭建对外联系交流、扩大视野 的平台。使外联部不仅不仅局限在赞助统筹的一个层面上，而增加其文化重量。 二 工作制度 A 财务制度 1 由于外联部的特殊工作性质，会经常外出上门与商家商谈各大型活动的赞助事项， 因此，在每次出门拉赞助时应当将所乘车的票据（公汽车票和地铁票）留好并在车票背 面注明时间、经手人和用途（简要注明） ，且要保留好，应及时上报，进行报销； 2 外出拉赞助或采购部内用品时不能乘坐出租车，特殊情况由部长另作规定； 3 当平时为部里采购办公用品或有其它方面的消费时，一定要开发票，注意发票的交 款单位填写“北京师范大学” ，购买物品填写“办公用品” ，所开票据一定要保存好，同 样需在票据背面注明时间、经手人和用途（简要注明） ，应及时上报，进行报销。 B 例会制度 1 例会周期不定，通常例会会在开始前一天通知，短信需回复。 2 会前 10 分钟到场，签到，交流。 3 迟到者有相应惩罚 （买糖等） 4 部员应带纸笔记录 C 部门提成制度制度 提成比例：现金赞助1：10 现金和实物赞助1：15 （实物所值金额大于等于现金的 1：3） 实物赞助无 提成原则：1 除去提成后所剩现金能保证活动顺利举行 外文学院 30 届团委学生会外联部工作条例及工作方法 2 提成不以现金形式发给部员，由部长累计，用于在节假日等举行部内 活动，给部员庆祝生日，部员外联的乘车开销，部长电话费的报销等。需有发票凭证。 3 如有剩余，交由主席团处理 4 学期末，由部长向主席团对资金的具体用途进行汇报，出示票据。 5 监督原则，由主席或者分管副主席直接对部长监督，副部长监督部长。 D 外联工作汇报制度 在每一个活动期之后,部长需向主席团以书面形式汇报前一阶段赞助统筹情况,包括资金 数额、实物数量等。 三 工作方法 1 部门组建 结构和职责 1 部长 1 人 负责所有活动赞助统筹，与各部沟通，人员宏观分配，部门总体建设。 2 副部长 1 人 辅助完成日常的具体工作，人员的具体分配等。 3 部员 15 人 具体工作实施者 人员安排方法 根据以往的经验教训，并取全校内外一些外联部工作所长，发现，通常情况下外联 部成员能力参差不齐，同是需要团队较好的协作才能较顺利的完成任务。所以，在人员 安排上，在原有分小组工作的基础上，本着提高成员素质、提高工作效率的原则，增加 更具体的分组办法。 1 男女搭配式。男生通常比女生有更强的魄力、胆识，而女生则稳重、周全。成员分 为四组，每组一男三女，合理搭配，以取得 134 的效果。 2 组员调动制。根据以往经验，小组成员固定下来后，不进行变动，容易使小组内部 形成固定的办事模式，到了第二各学期，很多部员容易因为单调而懈怠。更不利于部员 交流和个人能力最大发挥。只有在不同环境中，尝试不同角色，才能有真正意义上的收 获。采取组员调动制，在学生会成立之初首先根据部员意愿自由组合搭档，再由部长、 副部长进行调整，组员经过充分磨合之后，根据所了解性格、个人意愿等，进行适当调 整。 3 项目负责人制。每一个活动，小到张贴海报、散发传单，大到活动策划、资金统筹， 平时小型活动由一个小组主力推动，大型活动所有小组全员出动。此小组由轮流上任 的负责人带领，组长负责与其他部干事之间具体工作的联系、组织组内讨论、更新活动 组织进程、活动结束后提交活动总结等。这样，不仅提高小组工作效率，还能培养干事 领导才能和敬业负责的精神。 4 临时小组制。在一些大型活动时，可以打破组的限制，重新进行人员划分。 2 赞助方法 赞助 1 大型活动赞助 针对学生会大型活动集中进行外联统筹 2 平时细水长流 在无活动期间，接受一些讲座，或者为针对商家策划活动，为大 型活动积累资金 常规赞助方式 1 实物（宣传品提供，如传单喷绘海报印制；奖品、奖券等；现场装饰品；活动所需 物品，如化妆、服装、音响设备等；其他可供后期利用的东西） 2 现金 （场地费 宣传劳务费 活动参与费等） 需高于活动经费 3 长期合作协议 常规回报方式 1 鸣谢 口头鸣谢 宣传单的书面鸣谢 喷绘宣传版文字鸣谢 bbs 上宣传鸣谢 入场 券票面鸣谢 2 宣传品 传单散发 海报张贴 易拉宝 展板 3 冠名权 横幅（商家自己出物业费） 4 宣传媒体 视频 5 活动中设立商家户动环节 或者致辞、祝福等 6 宣传品现场摆放（最好不要采用） 具体工作流程 A 大型活动大型活动 1 大型活动前三周，了解活动时间、地点、内容、影响力的具体细节，获得活动具体 策划，获得具体资金预算，了解外联可执行范畴。 2 分发策划，交代活动情况，部内讨论 3 小组内部讨论，由项目负责小组草拟一份赞助策划，提交公共邮箱。 4 部长审核赞助策划，根据活动情况和可实施度给出修改建议。 5 由项目负责组长带领择时间进行赞助统筹，递交赞助策划，口头接受，交换联系方 式 6 小组每次行动后及时汇报更新进展，依实际需要由部长向其他小组通报其他组的活 动进展，向主席团汇报活动进展 7 在活动前 1 周确定具体赞助商家。 8 该商家联系小组负责拟定协议书，修改商家提供的协议书，经过部长、老师修改后， 签署协议。 9 收取定金，领取实物等前期的工作，与包括商家和其他部具体执行者联络，更新活 动进展，确定商家参与方式 10 活动中，商家接待，收取全部费用 11 活动后，给商家进行活动效果反馈，建立良好长期的合作关系。 12 小组进行工作总结，包括赞助内容，赞助商寻求方式、所遇困难及解决方式。提交 公邮。 13 部内总结学习 B 日常讲座日常讲座 1 带领项目小组负责人与商家联络，了解讲座内容，时间地点，赞助金额。 2 与办公室联络，申请批定场地、时间 3 确认合作， 部长签署协议 4 项目负责人带领小组 进行活动前期宣传，给商家反馈宣传进度，活动进行确认 5 活动中商家接待，包括开始前协助散发宣传品，联系设备，商家沟通，现场秩序维 护 6 收取全部费用 外文学院 30 届团委学生会外联部工作条例及工作方法 C 室外巡展等室外巡展等（方法同上） 资源库建立 原则 在资源库内查找资料时不要轻易更改或添加内容，须保证整个资源库的准确性及 完整性。 1 公关部部员应随时收集各商家有效信息，包括：商家名称、商家简介、活动负责人联 系方式以及该商家在各大高校做活动的相关情况。 2 活动后的总结，包括赞助寻求途径，赞助内容，回报方式，赞助中遇到的困难及解决 方式，赞助商后期联络和活动反馈，为赞助商专门设立的活动效果。 3 部员基本信息 空课表 工作心得 公共邮箱为 3 部内建设 部内文化 本届外联部在成立之初就喊出了“人在外联，爱在身边”的口号。我们希望每一个 外联部的成员都能在学生会的大家庭里找到归属感，在工作中感受到快乐，在个人能力 上有所提升。 原则：信息畅通 沟通平等 快乐工作 活泼、温暖又不失严谨 载体：已建立部员详细通讯录，组建 qq 群、公共邮箱、短信平台等 方式：为部员送生日卡，定期出游，例会自由讨论等方式 部员培养 原则：为部员创造机会 提升业务素质 1 部长、副部长将自己的亲身经历讲授给自己的部员，帮助部员了解部门职能 2 在部员工作懈怠，或者信心不足的时候，及时发现问题，进行沟通和激励。 3 在部长、副部长与商家首次沟通联系时，让部员参与其中，以部长的全局眼光完善自 己的能力，这样更能避免换届时青黄不接的局面。 部员素质要求 1 尊重师长、建立与其他部门良好的关系 2 工作认真、热情，有责任感、吃苦精神，不轻言放弃，也善于变通 3 待人真诚，与人为善，有较强的团队意识，善于与他人沟通交流 4 有较强的表达能力，能准确简洁的表达自己的想法，有较强的说服能力和应变能力 5 在具体问题上能提出不同的见解，具有独立思考能力和创新能力 4 部门间交流 原则 平等友好 信息畅通 最大程度的相互理解 大型活动 1 在活动开始前 3 周，活动主办部门需传达活动具体策划，核算出活动的具体内部预 算。书面或者口头的方式告知所需资金用途，和所需具体实物。 2 活动在时间、地点、组织内容、资金预算等任何一方面有所变更，部长需第一时间 告知。 3 向活动主办部门提交本部项目负责人的联系方式，协助工作的成员名单及联系方式。 4 活动主办部门应对本部成员协助工作的具体内容做说明和表现反馈。所有委派本部 部员帮助的活动，需事先向部长解释说明。 5 各部长应该最大限度体谅赞助外联的困难之处，本着节约的原则，在统筹规划好的 前提下，提出合理可行的资金、实物要求。活动结束后，需对所有实物的用途向主 席团、外联部、生活部做出说明解释。所用花销由生活部经手的，生活部向主席团、 外联部汇报。未经生活部自行事先支付的费用需向主席团、外联部作解释说明。一 切开销主席团和外联部，生活部有权提出异议，审查不合理之后，自行承担花销。 日常工作 1 各部内的日常或者活动花销，应当本着节俭、实惠的原则。所用花费应当全部用于 活动所需的必要支出。对于其具体花费方式、用途、金额，由生活部支出，外联部 参与监督。不合理之处有权向主席团提出异议，用途不当之处如情况属实，花费由 部内自行承担。 2 各部之间交叉配合之处本着相互理解的原则，但是应当做到基本职能划分清晰。与 商家接洽的所有事宜都由外联部负责。活动中，活动宣传、外联提供的物品运送摆 放等工作由各部自行解决。本部不负责资金支出、实物使用。 根据实际条件，在恰当的时间，与生活部一起，将使用部分活动剩余金费，组织学会 内部活动，进行部员奖励等。 附： 1赞助策划的规范书写 外联部所作策划均为针对商家的赞助策划，赞助策划分为三页，第一页为封页， 主要写明活动名称及主办单位，可附上简短的目录，设计优美简洁；第二页为活动内容 慨况，主要包括活动名称、活动背景、活动流程；第三页针对商家，主要包括活动预算 及赞助回报。 （1）活动名称 学生会各部门大型活动的名称或主题 （2）活动背景 简洁说明活动举办活动的名称、意义、预期效果；活动时间、地点、参加人数；院方 重视程度、历届活动的辉煌以及邀请媒体。若为首届可说明该活动的新颖之处，字数尽 量控制在 150 字内。 （3）活动流程 该部分对各部门举办活动作一个大概总结，重点在于突出活动的亮点及新颖之处，让 商家对整个活动有一个大概的了解。 （4）活动预算 针对每一个活动做出相应资金预算，通常赞助策划中的预算要比实际预算高一些，以 便在与商家商谈时有回旋的余地。活动预算一般由活动举办部门提供基本数据，我们进 外文学院 30 届团委学生会外联部工作条例及工作方法 行修改。 （5）赞助宣传回报 这是整份赞助策划中的重点，作为一份针对各商家的活动赞助策划，对于赞助宣传回 报的方式应该具有吸引力，因此，在这部分中，赞助回报方式应当详细列出，并根据回 报方式从大到小进行排列，尽量根据某一商家针对性地做出具有实践性的具体回报方式。 （6）赞助方式 备注：策划书一般分两份，一份是活动具体流程，对活动做宏观和微观的具体规划， 另一份是出示给商家的，应对与赞助商合作的相关事宜做更具体说明。 2 一般活动策划的书写规范 活动名称主题 主办方名称及活动内容的具体说明 【主办单位】 北京师范大学外国语言文学院 团委学生会 【承办单位】 北京师范大学外国语言文学院 学生会 外联部 【协助单位】 北京师范大学外国语言文学院 学生会 体育部 宣传部。 。 。 【赞助商】 【活动主题】 活动名称 【活动背景】 【活动目的】 【活动预期影响力】活动地点 时间 活动特色 关注度 覆盖人群 【组织方法】活动组委会名单，包括职务、姓名、分工 【活动方案】活动内容 工作人员姓名、分工、联系方式、 （嘉宾接待、场地布置、设 备负责、后期收场） 【活动安排】现场嘉宾，流程，可能出现情况和应急方案 【宣传方案】以时间表的方式列出宣传进度、方式 【赞助商宣传回报方式】 【赞助要求】 【活动预算】 项目 费用 （￥） 备注 小计 （￥） 宣传板、海 报宣传 横幅 现场布置 奖品 场地 联络资金 合计 3合作协议书的规范书写 合作协议书为学生会在与商家做活动时的一种凭证，在拟订活动协议时应做到细致入 微，下面附有一份协议书的正规格式，以供参考： 活动名称 甲方： 乙方：北京师范大学外国语言文学院 团委学生会 双方本着平等合作，互惠互利的原则，经友好协商，制定以下协议，具体条款如下： 一、双方权利和义务 甲方权利和义务 1、甲方必须持正规经营许可证（复印件） ，经过外文学院团委、学生会的同意，并交 纳一定活动费用后，方可进行此次活动。 2、甲方在乙方校园内进行巡展时，所列商品以服务大学生，方便大学生为宗旨，不得 出现任何非法、劣质、盗版商品。 3、甲方不得在巡展时出现现金交易。 4、甲方必须遵守乙方校园管理制度，爱护校内公共财物，保持校内清洁卫生。活动结 束后，自行清理场地。 5、甲方未经乙方允许，不得在协议规定的时间、地点、种类以外在校园内展卖、宣传。 6、甲方在乙方校园进行商品巡展售卖活动时间： 年 月 日至 年 月 日， 每天早上八点至下午六点；（具体视天气等不可抗因素而定） ，地点： _。 7、作为在乙方校园内进行展卖的费用，甲方共需向乙方交纳活动费用人民币共计 _（大写） ，在签订协议书之时以现金形式交予乙方定金_元， 活动结束后以现金形式交予乙方_元。 （二）乙方权利与义务: 1、乙方在收到甲方所支付的活动费用并检查甲方的合法、正规经营许可证和商品之后， 有