如何作好退出企业的档案处置工作

如何作好退出企业的档案处置工作如何作好退出企业的档案处置工作天津市机电工业控股集团公司天津市机电工业控股集团公司 天津市机电工业控股集团公司 天津市机电公司是 1995 年 10 月经市政府批准由原机械局改制为机电工业总公司的，2000 年 1 月市政府批准改制为机电工业控股集团公司，职能上由行政管理职能转变为国有资产 保值增值的国有独资企业，2005 年被市政府列为 6 大成套设备 10 类重点产品的重点企业。 2004 年 11 月 26 日天津市政府印发了天津市国有特困企业整体分流安置职工暂行办法 的通知（津政发2004108 号） ，对天津市国有特困企业整体分流安置职工工作做了部署。 2005 年 3 月 11 日，机电工业控股集团公司下发了关于贯彻天津市国有特困企业整体分 流安置职工暂行办法的实施细则 (暂行稿)的通知 （津机控人200513 号） ，对全系统贯彻 落实市政府2004108 号文件提出了具体要求。总的指导思想是：以整体分流安置职工为前 提，积极盘活企业有效资产，依法规范理顺劳动关系，妥善解决拖欠职工债务，优先保障 职工合法权益。加快企业改革步伐，达到困难企业退出市场的目的。依据这一指导思想， 控股集团采取循序渐进、积极稳妥、分类指导、逐步展开的原则，进行困难企业退出市场 的工作。同时，依据 108 号文件要求，控股集团公司成立了“天津市机电工业控股集团托 管中心” ，对退出企业进行统一管理。 从去年下半年开始，我们机电工业控股集团公司按照天津市人民政府天津市国有特困企 业整体分流安置职工暂行办法的通知要求，对系统困难企业进行了调查、摸底和实施。 在开展特困企业退出工作中，我们始终坚持把特困企业的档案处置工作与企业退出一起抓 的原则，最大限度地避免了退出企业档案的丢失、散乱等现象的发生。下面向大家汇报一 下，我们是如何作好退出企业的档案处置工作的。 一、领导重视档案工作，把退出企业的档案处置工作列入议事日程 我们在开展特困企业退出工作中，控股集团领导多次召开会议，研究、部署退出企业的档 案处置工作，并要求将抓好退出企业的档案处置工作作为一项重要工作来抓，做到有人抓， 有人管，责任到人。使档案在企业的退出中不散、不乱、不丢。同时，我们控股集团公司 档案主管部门还主动配合有关业务部室印发了贯彻市政府2004108 号文件有关政策文件 汇编 ，在文件汇编中编入了退出企业档案处置的有关文件，指导企业作好退出工作， 从制度上保证了退出企业档案的安全、有序及移交工作的顺利进行。同时，我们还召开了 由各部室组成的专门会议，专门研究退出企业档案的处置工作。并结合企业档案管理情况， 责成有关部室有针对性地对退出企业的档案工作进行业务指导。如：控股集团办公室负责 退出企业档案的清整指导及档案的接收工作；财审部负责退出企业会计档案的鉴定、销毁 及审批工作；党委办公室重点负责退出企业文件材料的保密督导工作；经济运行部负责退 出企业的设备、及设备档案的指导处置工作；战略科技发展部负责退出企业产品及产品档 案的指导处置工作；其它有关部室都有针对性地帮助退出企业作好业务指导工作。 二、深入企业了解档案管理情况，帮助退出企业作好档案的清整、移交工作 退出企业的档案材料，是企业多年经济活动的历史记录，是今后我们研究历史的宝贵财富。 作好退出企业的档案收集、整理、归档、移交工作，是保存和发挥这些档案材料，为今后 经济建设服务的有效措施。因此，我们紧紧抓住企业退出与档案处置同步进行这一关键步 骤，保证企业档案在企业退出中有人抓、有人管、有序清整及移交。为做好退出企业的档 案的鉴定、编目、移交工作，许多业务部室都深入特困企业，帮助企业解决问题，出谋划 策。如；一些退出企业在档案的鉴定工作中，对保管期限的划分、一些文件的存舍模糊不 清，我们就有针对性地帮助企业划分保管期限，帮助他们解决一些实际问题。另外，有的 单位需要对到期的档案进行销毁。但企业联系了好几个地方都没有找到能销毁档案的造纸 厂，为了保证销毁档案的安全，我们积极与市有关部门联系，帮助退出企业作好档案的销 毁工作。 三、制定可操作的退出企业档案处置办法。 为把退出企业档案处置工作做好、做细、做扎实，我们根据国家档案局等四委局联合印发 的国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法 （档发19986 号）及天津市档案局印发 的天津市企业档案管理规定实施细则 （津档200417 号文件）的要求，经请示天津 市档案局领导同意，制定了天津市控股集团公司国有托管退出企业档案处置办法 ，使退 出企业在档案的处置工作中，有章可循。在制定退出企业档案处置办法过程中，我们 充分考虑企业档案管理现状，按企业档案管理类别，对退出企业的档案进行分类处置和管 理。具体办法如下： 1、退出企业的基建档案、设备档案随其归属单位进行管理，交接清单按隶属关系交公司、 总厂、控股集团公司备查。 2、退出企业的干部职工档案按天津市政府津政发2004108 号文件有关要求进行移交，原 则上随人员进入托管中心管理。 3、退出企业的产品、科研档案（其中专利、商标、专有技术等档案）有转让的按双方商定 协议办理，协议原件按隶属关系交公司、总厂备查；没有转让的由企业档案人员对其进行 鉴定、编目后，按隶属关系由公司、总厂、控股集团公司接收。 4、退出企业的生产技术管理、经营管理档案有转让的按双方商定协议办理，协议原件按隶 属关系交公司、总厂备查；没有转让的由企业档案人员对其进行鉴定、编目后，按隶属关 系由公司、总厂、控股集团公司接收。 5、退出企业的会计档案按天津市会计档案管理办法执行；法律、行政法规有特殊规定 的，依照规律、行政法规处理；没有规定的，由企业档案人员按照会计档案保管期限要求， 对到期的会计档案进行鉴定、造册，经控股集团财务审计部审批后销毁；对应保存的会计 档案，退出企业按会计档案管理要求整理编目后，按隶属关系由公司、总厂、控股集团公 司接收。 6、退出企业的文书档案、声像档案、实物档案等，按文书档案保管期限进行鉴定，到期的 文书档案，经企业主管领导审批后造册销毁；需要保留的按隶属关系由公司、总厂、控股 集团公司接收。 对于退出企业的档案清理工作，我们要求退出企业要成立档案工作鉴定小组，明确专人对 企业档案进行清理、鉴定。对到期的档案要进行登记、造册，并按档案销毁规定到指定的 造纸厂进行销毁；对应保存的企业档案要进行规范整理并建立案卷目录。同时，要求退出 企业做好档案的移交工作，交接双方要按要求办理好档案移交手续。控股集团公司档案管 理部门将对退出企业的档案鉴定、清理工作给予具体指导，以保证退出企业的档案处置工 作顺利进行。 四、对退出企业的档案流向进行跟踪管理 在制定控股集团公司国有退出企业档案处置办法的同时，我们还及时下发了控股集 团公司国有退出企业档案处置流向备案表 ，内容包括：序号、退出企业名称、退出时间、 退出企业档案流向、档案种类、档案数量等项内容。要求退出企业，在作好企业档案处置 工作的同时，认真填写退出企业档案处置流向表 ，在办理退出企业档案移交手续的同时， 上报退出企业档案处置流向表，以更好地了解和掌握退出企业的档案处置情况、档案保存 情况及档案流向，对退出企业的档案处置情况进行跟踪管理。 国有特困企业退出市场，是我市深化企业改革的有效措施。因此，作好退出企业及退出企 业的档案管理工作，是今后我们的一项重点工作。