秘书现状调查报告

秘书现状调查报告 一、调查目的： 秘书做为现代企事业单位重要的一个职位，正发挥着越来越重要的作用， 也越来越受到人们的重视。但秘书在很多人认为就是在领导身边的一个花瓶而 已，为消除人们的误解，使大众都能了解秘书究竟是什么，我们特意做了这个 调查，也是为我们自己的未来提供一份参考。随着社会的不断发展，现代社会 秘书的基本特征、工作职能、工作方法也在不断的发展当中。了解秘书现状， 对我们这个专业也能起到很大的认识作用。 二、调查对象和方法： 采访调查分析法。通过对亳州市街头随即抽取的 40 位非秘书职业的群众就 现代秘书工作的职能、工作方法进行问卷调查，对问卷进行了统计，分析。之 后针对问卷里分析出的相关问题采访了三位资深秘书史先生、王先生和吴女士， 与调查问卷结果分析相结合，从而得出结论，其中后两位还是当地秘书协会。 三、调查结果分析： 40 名随机抽取的群众中，70%的人对于秘书的定位有一些偏差，大多将秘 书与后勤杂工混为一谈。这其中 20%没有接触过秘书，对秘书有传统上的认识 偏差；有 20%对秘书工作有一定了解，因为秘书工作繁杂而认识偏差；30%是 对秘书工作很了解，甚至曾经当过秘书，由于工作单位对秘书的定位有差，他 们的秘书职位通常是属于身兼数职性质，影响他们对秘书的认识。在这 70%的 人里面只有 40%看好秘书业发展前景，认为有机会的话很乐意尝试秘书工作， 25%认为一般般，认为秘书谁都可以做，5%不喜欢并明确表示自己绝不会从事 秘书职业。另 20%对秘书职业有全面认识的人当中，15%看好秘书职业的发展， 曾有从事秘书职业的想法。5%是离职人员，现在正在找合适自己的秘书工作。 而大家对秘书职业的相关问题感兴趣的有秘书的薪水、市场需求、职业水准要 求和从业人员素质要求等。 可以看出，这四十位群众对秘书都有一定认识，说明秘书职业人群在现实 中分布很广泛。70%的群众认识有偏差，说明秘书业还不成熟，仍有很大发展 空间。可以看到有相当一部分人是想从事秘书职业的，这说明秘书发展的可能 性是绝对有的。而大家所感兴趣的问题也事关秘书发展现状和发展走向。 针对大家对秘书认识的偏差问题，以及他们所选择的最想知道的秘书职业 相关问题，我们采访了 3 位相关方面的资深人士，对秘书职业有了个全面的认 识。现在将调查结果和采访结果综合如下： 第一，秘书工作的主要内容。 受调查的人对这点都有认识，其中有 30%的人认识的很全面。秘书，是指 专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政及日常事务并为领导决策及其实 施服务的人员。其职能有：调研、咨询、沟通和处理。秘书的具体工作内容很 为繁杂，概括起来就有那么几项：前台的接待，接各种电话，协助领导办理一 些文件，办公室环境的管理，公司会议的准备和记录，撰写文书，帮助处理一 些领导的业务；另外，有时候还要和领导一起去出外面应酬。平时的工作看似 不多，但处理起来却是很麻烦的，全部是些细小的事情，所以做秘书的特别细 心也特别有耐心，如果没有这样的条件，一般都做不好，因为做秘书的就要为 那些领导准备好领导所经常会忽略的细节。因为要处理很多办公室的问题，所 以秘书要求能熟悉各种办公设备，包括电脑，扫描仪，复印机等等。 第二，秘书的工资水平。 受调查人群中，有一位曾从事秘书业并离职不久的吴小姐。据她讲，之前 她的工资水平就每月 1800 左右。根据她对其他以前同学的联系和沟通情况来看， 秘书的工资水平都不是很多，她和她那些同学基本的工资都在 1000 3000 这个 水平，一般来说那些没有经验的工资会在一千左右，工作时间越长，经验越多， 工资会越高。所以她之前的打算是先把这份工作稳定下来，真的有了比这份好 多点的工作的时候再换，因为如果到一个新的公司，又可能要很长的一段时间 才会提高到现在的这个工资水平。但这些工资根本上就跟不上她们的消费水平， 因为做秘书的对礼仪着装都有很高的要求，所以她们要花费很多的资金去买那 些化妆品和职业套装。另外，秘书和周围的同时一般都算是属于白领阶层，所 以他们在下班以后会经常光顾一些娱乐场所，花费也就难免多些。所以说秘书 的工资普遍都比较低。 第三，关于秘书的工作环境问题。 秘书一般都是待在办公室里面，当然有时候也要出外面帮助上级领导办理 事务，但不多。所以秘书的工作环境都比较不错，一般都会呆在写字楼里面， 有空调之类的设备。有些则是在一些厂房，但一般也不会沦落到很差的境地。 秘书工作一般对着一大堆的办公设备，特别是电脑设备，长年对着电脑，所以 对身体产生了不好的影响，特别伤眼睛。 第四，秘书的构成和素质。 现在秘书的学历水平参差不齐，现在秘书的学历有很多种，有大学本科， 有专科，还有中专学校，甚至是初中的都有。这些人中，有些是专门的有接受 秘书职业的教育，但大部分都是半路出家，从其他各种职位转变而来的。所以 业务水平不是很高，缺乏管理方面的知识，对科学管理工具不能有效利用。秘 书的性别比例也不均匀，在企业，一般都是女性的秘书占据大部分，很少会有 男性秘书。椐吴小姐的介绍，我还知道她们以前的那个秘书班就没有一个男的 同学。在我现在的班里，男生也很少。而在事业单位和政府机构中，则男性秘 书多。 第五，秘书的市场需求。 这点是调查对象中最多人关注的问题，所以我们进行了重点采访。据吴女 士讲，秘书职业缺口超过万人，不过并不是说随随便便谁都可以来做秘书。秘 书的职业缺口大，但要求的水准也在日益增高。根据三位资深秘书的说法，现 总结如下： (1)秘书缺口将达万人以上，制造业、IT 业、贸易业、金融业秘书最抢手。 据预测，秘书职位今年的缺口将达到万人以上。虽说从总体供求来看，秘书职 位供大于求，但是从对于专业秘书的要求来说，则表现为储备少、市场符合率 低。原因在于应届毕业生和没有工作经验的海归占到了求职者的 50左右，缺 少职业化培训。现代企业秘书的职位特点正从人们传统观念中的“打杂”、 “花瓶” 向职业化秘书转变。 (2)私人助理百里挑一。以往外资企业对秘书的要求主要体现在语言和形象 上，对工作经验并没有太多的要求，但现代职业秘书则对工作经验、个人品行、 文化素养乃至性格方面提出了更高的要求。秘书分类中的私人助理即已经成为 职业秘书的发展趋势之一。私人助理更像“管家”、 “代言人”，针对不同服务对象 提供“个性化”的辅助职责，甚至在不同场合代表老板出场行事，是老板的替身。 (3)秘书要求专业化。现代企业对秘书知识的要求已越来越趋向于专业化和 职业化。例如，IT、通讯、机械、电子、微电子等行业，一般会注重秘书所学 的专业，在工作中可以利用自身所学的专业知识解决一些遇到的问题，从而更 好了解公司的产品或提出解决方案。 第六，秘书工作的发展趋势。 随着社会主义市场经济体制的建立和完善，秘书在适应体制转轨过程中， 以积极态势快速跟进，使秘书工作在思路、方式、手段等方面也迅速改变，为 秘书工作开辟了一个新的天地。秘书工作从改革开放起以其默默无闻的成就突 破了以往领导的影子、唯唯诺诺的形象，朝着“参与政务、搞好服务、综合协调” 方向发展，为秘书工作在市场经济条件下开拓和创新提供思路，开创了新的方 法和途径。 (1)不断充实和拓展服务内容。秘书工作在坚持搞好事务性、日常性工作的 同时，把改革中的总体原则、指导思想、基本思路、方法及步骤等重大问题纳 入工作视野，不仅从战略上研究发展方向，提供决策依据，而且还注重个案的 操作性和实效性，尤其重要的是突破了单一的功能模式，能够按照市场经济的 运行规律从政治、经济、社会发展、法律等方面综合研究，保证决策的科学性、 规范化、减少决策风险。 (2)不断规范服务的程序。从改革开放之初的建立制度到市场经济条件下的 完善制度、法规，使服务的程序纳入法制化的轨道。在保证决策的过程中义无 反顾地承担起重要角色，既做到决策前保持秘书工作部门的独立性，同时也强 调其依附性；既承担决策后的督办职能，又反馈决策信息，不断修正决策，确 保决策的有效实施 (3)不断丰富服务的形式。既保证受命服务，又积极主动超前工作；既坚持 以秘书服务为主，又拓展外部空间为我所用，广泛吸收其他部门的意见和建议； 既以服务工作为主，又根据在休闲、娱乐、交流中易于沟通的特点，主动捕捉 领导的闪光思想并补充完善，形成有利于工作的思路。 四、结语： 秘书是一个新兴的职业，现在还处于一个蓬勃的发展阶段，但是针对秘书 职业要求的不断提高，就业难度增加，作为秘书专业学生应该与时俱进，不断 学习，充实自己，要“一精多通” ，以专业秘书为发展就业方向。传统秘书所被 赋予的职责，是消极地等待主管的命令，配合周围的工作环境；而新世纪来临 之际，由于网络的四通八达，企业扁平化、全球化的发展，促使秘书积极顺应 变局，创新思维。因此，专业秘书，除了外形利落出色、学识涵养丰富、个性 成熟稳重等传统的标准之外，还应具备现代条件：有问题，能自己找答案，主 动设想出合理的方法；专业秘书必须克服自身的情绪