秘书学(大作业)

论述题论述题（每小题（每小题 1010 分，共分，共 100100 分）分） 1. 试述秘书工作中实事求是原则的基本内容。 2. 如何实现秘书工作质量的全面优化？ 3. 联系实际说明“三服务”指导思想的现实意义。 4. 您认为秘书人员要与同事增进感情需要特别注意哪些方面的内容？ 5. 试述秘书人员协调能力的表现。 6. 试述正确处理秘书与领导者的关系，既要遵循人际关系的一般原则，也要讲究一些特殊 的原则和方法。 7. 秘书机构责任人的配置应符合的基本条件。 8. 根据用人单位要求，秘书人员的应聘材料主要包括的内容。 9. 试述秘书工作的性质。 10. 基于秘书工作的基本原则考虑，在秘书工作中如何去做才能坚持迅速及时的原则？ 答：答： 1、第一，从秘书工作的职能环境背景来说，必须简政放权，简化机构层次，规范机关管理 职能。同时，要加强法制建设，严格依法办事，减少工作的随意性。 第二，必须倡导深入 实际、求真务实的工作作风，反对不负责任、不看效果，搭花架子，做表面文章，官僚主 义、文牍主义作风。要深入细致地了解和反赢情况，不主观臆断，不歪曲事实，不道听途 说，不轻信片语，不妄下结论。第三，汇报调研结果或具体工作时，坚持原则，敢讲真话， 不撒谎，不掺假，不夸大成绩，不隐瞒问题，不见风使舵，不阿谀奉承，既报喜也报忧， 提供真实可靠的资料，不给领导帮倒忙。第四，必须建立正确的文件信息观，了解自身工 作于其他机关或部门的合理信息需求，学习并掌握多种信息沟通手段，严格控制文件和会 议的数量和质量，努力改进文风、会风，同时扩展秘书部门的信息资源共享功能。 2、要确保秘书工作质量的全面优化，首先要树立预防为主的思想。重视平时协 调、事先 预防，注意抑制和及时消除容易造成质量事故的因素。其次要实行全面 质量控制。从秘书 部门领导至一般秘书人员，都应注重质量控制，对秘书工作的 全过程和秘书工作各个方面 要进行全过程质量控制， 同时也应对秘书人员的自身 素质进行全方位控制。 最后要严格 实行岗位责任制，强化树立秘书人员的质量责 任意识， 制定并严格执行秘书工作的各项 规章制度。只有这样才能创造出全面优质的秘书工作 3、“三服务”实际上是秘书工作的宗旨主要目的和意图。“三服务”应该表述为：为 领导工作服务,为各部门和所辖地区或下级单位服务,为人民群众服务。确定“三服务”为 秘书工作的宗旨,主要是强调秘书工作的服务性质,帮助秘书人员提高服务意识,端正工作态 度,培养无私奉献精神。秘书部门常为机关起草规章制度,在具体制度设计上要贯彻方便群 众、方便下级的服务原则,而不能仅仅从方便办公室工作角度本末倒置地搞一些不合理规定。 其次，是强调秘书工作的服务对象的广泛性,明确服务对象除“顶头上司”外,还有各部门、 下级单位和广大人民群众。虽然为领导工作服务在“三服务”中是第一位的,但由于设立秘 书机构的目的就是为本机关领导工作提供服务,因此秘书工作要为本级领导服务是无需强调 的,而为各部门、为下级单位和人民群众服务,则容易被忽视,以至出现了对秘书部门工作强 烈不满的现象。“门难进,脸难看,话难听,事难办”的官僚主义作风之所以存在,跟秘书人 员不明确自己工作的宗旨是“三服务”而不仅仅是“一服务”(为领导工作服务)有关。 “三服务”宗旨最初是对党委机关秘书工作提出的,但它的精神完全适用于一切机关单位的 秘书工作。即使是民营企业或外资企业,秘书工作宗旨也都是搞好“三服务”。 4、 必须学会尊重同事 在自尊的前提下，秘书人员之间应彼此尊重。秘书工作中，不能 随意插手别的秘书职权范围之内的事情。有的工作需要大家共同完成时，应互相协商、配 合，而不能只顾自己或互相破坏。 保持乐观和幽默感 秘书工作似乎千篇一律，变化不 大，没有多大的挑战性。但秘书千万不要变得灰心丧气，要让自己变得富有幽默感。乐观 和幽默可以消除彼此之间的敌意，更能营造一种亲近的人际氛围。更有助于秘书与同事的 关系变得轻松，消除工作中的劳累，容易让同事感到亲近。秘书在工作中切忌情绪不佳， 牢骚满腹，工作时应该保持高昂的情绪状态，即使遇到挫折、饱受委屈，也应当保持乐观 的心境。切忌逢人诉苦，在其他同事面前抱怨，秘书应当忘记过去的种种，把注意力放到 充满希望的未来，做一个生活的强者。 化解矛盾，增进情感 秘书与同事之间在遇到矛 盾时。需要和同事进行良好顺畅的情感交流，就能化解各种矛盾，使双方的工作顺利进行。 秘书与同事间出现意见分歧，秘书要能客观冷静的分析，控制自己的情绪，从自身找原因， 对于自己的弱点要有清醒的认识并保持必要的敏感，如果确实办错了事，应勇于为自己犯 下的错误承担责任，真诚地道歉，不推托找借口，对于同事的过失应客观地看待和处理， 要尽量学会宽容。一 94 一同事之间出现分歧，产生矛盾，是正常现象，适时回避与等待， 使对方头脑冷静，便于问题的解决。即使同事做了对不起自己的事，也应以德报怨，注意 发现对方的长处和优点来弥补自身的不足，增强团结。秘书还要善于选择沟通交谈的时间、 场合和对方感兴趣的话题，态度谦虚诚恳，善于体察对方心情。讲究说话的技巧，来增进 与同事的情感。 5、在现代社会中，协调是一种广泛性的社会活动。协调能力已成为一种主要的公共关系能 2014-2015 学年第二学期期末学年第二学期期末秘书学秘书学大作业大作业 力，这种能力是现代人生活和生存之必需。对文秘工作而言尤其需要具备协调能力。具体 表现在以下几个方面：首先是与主管领导的协调。文秘人员要及时向领导报告工作，请求 对某一问题的指示，以便明确自己的工作目标和处理问题时应把握的尺度。其次是与主管 领导之外的其他领导之间的协调。有一些行政职能交叉的工作，由多个领导分管，需要多 个领导协商解决，而领导之间的碰面需要一定的程序，有时要靠文秘人员做好先期的沟通 和协调。再次是同事之间的协调。文秘人员的很多工作要依靠其他部门工作人员的配合才 能完成，这是内部职能分工的要求。第四是与服务对象的协调。文秘人员应认真对待每一 位服务对象，对他们的不满要做好说服解释工作，争取他们的理解和支持，对他们不合理 的要求和不正确的意见要进行合理疏导，使他们放弃自己的想法，力求给每个服务对象一 个满意。 6、秘书与领导的关系既有人际关系中的共同性，又有其特殊性。这就决定了秘书与领导相 处时既要遵循人际关系的一般原则，又要从秘书工作、领导工作实际出发，遵循一些特殊 原则。 秘书与领导相处的首要原则就是尊重和服从领导，既不能代替领导，也不能擅自作 主，更不能越位越权。 从秘书产生的基本前提看，秘书产生于领导和秘书工作的需要。回顾人类社会发展史可 以看出，领导工作作为一种社会分工自古存在，人类社会的集体活动需要有统一的指挥与 组织，即需要有人来“领导”，原始社会的氏族部落奠长就是早期执行这种职能的领导， 后来随着社会生产力的发展，社会分工不断精细，为实现分工协作、协调一致，对领导的 需求越来越高。与此同时，领导工作日益繁重，要做好领导工作，必须要有人的辅助与支 持，秘书和秘书工作就应运而生。领导与秘书的关系犹如皮毛相联，“皮之不存，毛之焉 附？”又如若鱼水相依，水之不存，鱼之焉生？因此，秘书工作的存在是由领导工作的存 在决定的，秘书工作的发展是同领导工作的发展相随的。 从行政管理的角度看，首先，领导的政治地位是依据法律，运用国家赋予的权力来组织 与管理行政事务的。从这个意义说，领导是权力的象征，是国家或某个集体事业的代表， 秘书作为领导的助手，只能辅助领导实施管理，服务于和服从于领导。其次，从行政执行 的特点看具有强制性和果断性。大家知道，决策一经领导制定，就必须贯彻实施即进入行 政执行；而行政执行本身就是一种强制性，如果没有服从，行政管理就不能存在。列宁在 讲到苏维埃政权工作时说过：“指导几百人、几千人以至几万人的共同工作”，必须“要 求无条件的和最严格的统一意志”（列宁选集第 3 卷，第 530 页）。这就要求行政执 行必须有严密的组织、严格的纪律，要求下级服从上级、局部服从全局、全党服从中央， 以保证意志和行动的统一，还要求坚决果断、优质高效。同样，秘书作为领导行政决策和 执行的助手，也必须服从，可以说，秘书人员的大量工作都是紧紧为贯彻领导的决策、指 示而进行的，领导工作决定秘书工作。 7、秘书机构责任人的配置符合以下条件： （一）符合领导干部的“四化”要求 党中央提 出了培养和选拔领导干部，必须实行“四化”要求，即领导干部必须符合“革命化、年轻 化、知识化、专业化”的原则。 （二）应当与秘书机构层次相适应 在省、部级以上领导 机关，秘书机构负责人的配备分为两种情况。一种是设办公厅主任和副主任，领导办公厅 的工作；另一种是设办公厅秘书长和副秘书长领导办公厅工作。在中、下层领导机关，秘 书机构负责人的配置均与秘书机构层次和名称相适应。 （三）机关领导成员兼任秘书机构 的主要领导 为了加强对秘书工作的领导，确保领导意图和科学决策能够得到贯彻执行，在 一些高层领导机关，秘书机构的主要领导人，大都由直接领导机关的某位领导人兼任。 8、应聘材料主要有：（1）学历证明：毕业证书、学位证书等。（2）求职申请：即自荐书。 （3）履历材料：可以是表格，也可以是文章材料。（4）推荐信：视招聘单位要求和应聘 者本人意愿而定。一般涉外企业比较重视推荐信，或许还有印好固定格式的推荐信表，需 要一至两封。（5）求职申请表：有的招聘单位印制了此表要求应聘者事先填写，以简洁明 确地了解欲知情况。（6）身份证、工作证、求职证等必要证件。（7）相关证明：如技术 等级证书、英语和计算机等级证书、驾照等。 9、一般可归纳为辅助性、综合性、政策性、机要性、事务性五点。辅助性是相对于主导性 而言的。在任何机关单位中，领导总是处于主导地位，秘书部门或秘书总是处于从属地位。 领导的职能是决策和宏观管理，而秘书的