如何让你的邮件更有效率

如何让邮件更有效率 在公司每天面对无数往来邮件，这是有效沟通的方式之一。如何让你的邮件为你的工 作加分，如何让邮件更有效率，这也是工作中不可小看的问题。 电子邮件却往往不可或缺，即使我们有大量的会议，面对面工作，人手一部电话，电 子邮件依然非常重要。 这是因为，电子邮件能 够将事情书面化，沉淀声音，落实决策，能够不受人在不在场 影响，能够更加广泛知会信息、征询建议。 所以，发送有效的电子邮件，能够： 提升我们的工作效率让邮件更加有效得到反应，让事情更加有效得到推动； 增强我们的影响力与专业性邮件的覆盖面更加广泛，一封简介利落重点突出的 邮件会让你的合作伙伴对你的印象更加好。 一起来学习让邮件发送得更加有效吧！今天，就一位同事的 email 做出了部分的建议， 也分享出来，供各位拍砖。其实，我相信每个人都可以总结出这些显而易见的道理，只是： “知道容易做到难” 。记录在此，也算自我备忘。 几个重要的假设前提 很少有人愿意阅读长邮件除非你告诉他不读会怎么样，赋予他责任 很少有人愿意无理由主动做什么事情特别可做可不做时，除非价值观特别好， 喜欢多管闲事 很少有人会仔细阅读你的邮件千万不要发一封面向很多人的邮件，然后指望大 家都在里面仔细阅读找出你期待他做什么事情。 不好的邮件特征: 写成散文，长而枯燥，又期待人去阅读这是不现实的 重点不突出，反而依赖收件人去提取关键信息：时间、行动、目标 群发，导致邮件无针对性影响力一书的观点时，如此会导致责任感被稀 释和分散，发送的人越多，真正有价值的回应会越少 与此对应，好的电子邮件应该让收件人一眼就扫到重点：是什么，作为收件人， 我需要在什么时间做什么。 邮件的类型 办公室邮件的作用，大概有以下几种（私人邮件不在其列）： 通知事情发生如项目发布通知与预发布通知，决定我们已经做了，写邮件只是通 知你们，你们是否回应一点都不重要，但是只要没说没收到就好。 征询意见决定未正式做，或者只是有个想法，希望大家给出意见和建议，你们的 回应与否，尤其是回应的质量对于事情的推动进度非常重要。 纯粹分享FYI 型邮件（For your information） ，我觉得有趣或者有用的东西，发 给各位参考，通常我会期待一个“谢谢” ，但是没有也没关系。即使这种邮件不重要，也确 保不要让大家读完才发现原来是 FYI 类型邮件，而是在一开始就说明白：分享某某某。 要求确认和拍板一重要！一定要得到收件人，尤其是里面的关键人物的明确意见， 否则事情无法开展，可能会造成延时和其他后果。 邀约一般是会议和讨论的邀约，会被收件人登记到备忘录里，建议此类邮件在标 注清楚时间、地点、主题、内容的同时，使用 outlook 的会议邀请系统发送。 四海商舟电子商务有限公司 【说明】： 一般在工作里， “征询意见”和“要求确认拍板”的邮件会占多数。这 两种邮件都需要针对性的技巧。在工作中，我发现有些同学容易把“要求确认和拍板”的 邮件 误发送成为“征询意见”的邮件。明明期限都到了，事情无法落实，一看原来是确认 邮件无人响应，收件人不理解事情的重要程度，看似纷纷程观望状态，发送人又 不给力去 进行催促。所以到了点，发现决策无法达成。 如果你要发送的邮件属于“要求确认和拍板”类型的，请先检查事情是否已经经过了 几轮的公开讨论，确实已经到了确认阶段，其次，请在邮件里标明下一步的行 动，若你们 不确认，事情将会如何如何做等等。给出你希望得到最终答复的时间点。如有必要，请将 你期望得到答复的人名附上，并强化指出。 发送之前，你需要做什么： 知道你的目标知道你的邮件类型是什么，在什么时间、方式、达到什么样的目标， 你必须得知道这封邮件你是期望得到如何的结果，如果不得到，会对你的工作造成什么影 响 筛选收件人 在收件人的名单里，有哪些人是你需要得到明确态度的（发邮件后立即 跟踪他！） ，有哪些人是你希望得到建议的（发邮件后立即征询他！） ，有哪些人是无关紧 要 的参考者，有哪些人反而不发表意见比较好（否则你的群回邮件得到了来自无关紧要的 人的反对意见，反而会让你束手无措，因为一旦有反对意见提出，你必须给予 响应，因此 事情无法推动！） 【原则】：精简名单，只发给关键人物，即那些会左右事情进程或能够给出有价值 的建议的人。 当然，在项目前期讨论阶段，你可以发给更多的人，前提是：你必须有足够 的意见管理能力，不至于被各种意见左右。 写清楚没有人愿意读长邮件，除非是让人爱看不看的 FYI 型邮件。 清楚不是指 字体要放大，而是以下几点信息的快速传递： A. 这是什么事情？（What） B. 计