稻舍文化传播有限公司项目执行手册

稻舍文化传播有限公司项目执行手册 活动工作原则 ： 提提前前准准备备 应应变变有有余余：赶早不赶晚的准备一切，尤其是大型复杂的活动，这样才能有时间精力应对突发变故； 多多想想一一步步 步步步步领领先先：做活动的成功要素之一就是要细致，想到别人想不到的任何环节和注意事项，假象出可能发生的状况，并都有备选应对方法； 各各尽尽其其职职 紧紧密密配配合合:在活动执行的过程中会有明确的职能分工，例如活动总控、活动负责人、活动执行等，每个人在负责好本职工作的同时，更要注意团队的紧密 沟通配合，这样才能使力量发挥达到最大值 ; 活动工作划分 : 活活动动竞竞标标期期 1.了解对手 2. 策略会议 3.背景信息 4.获取资料 5.提案 6.立项； 活活动动准准备备期期 活活动动的的前前期期准准备备在在整整个个活活动动工工作作中中占占有有举举足足轻轻重重的的地地位位，活活动动执执行行的的好好与与坏坏完完全全取取决决于于活活动动前前期期的的准准备备工工作作的的充充足足与与否否。 1.核核心心工工作作模模块块 基于目前执行经验整理的操作流程，执行的基础保障 O 时时间间与与人人员员保保障障 T 场场地地排排查查 S、方方案案/设设计计 F 其其他他沟沟通通 G 费费用用/合合同同 供供应应商商管管理理 时时间间与与人人员员保保障障：我我们们需需要要一一个个大大而而全全的的项项目目进进度度表表 项项目目进进度度表表： 一个项目组全体参加的沟通会 项目经理对整体项目进行梳理，按模块罗列项目内容 明确客户和我们的工作内容 按每个模块细化工作内容 按模块进行人员分工，明确每个人的岗位职责 拟定每个工作模块的时间点 项项目目进进度度表表的的两两种种形形式式： 简单的项目进度表 :适合于整个项目管控、工作汇报、项目跟踪 详细的项目进度表 :适合于控制项目的各个环节节点 项项目目工工作作分分工工安安排排： 项目分工会（所有工作细项整理及双方讨论会）安排： 活动前 7 天第一次 活动前 3 天第二次 注注：具具体体时时间间可可以以根根据据项项目目所所需需总总时时长长进进行行调调整整 项项目目组组需需及及时时并并全全面面的的整整理理项项目目准准备备工工作作内内容容。 请请别别说说你你没没有有时时间间，如如果果你你所所有有的的时时间间安安排排和和控控制制好好，你你就就会会有有足足够够的的时时间间！ 场场地地排排查查： B BR RI IE EF F： 不不论论是是你你，还还是是你你团团队队的的伙伙伴伴，或或你你的的供供应应商商，都都要要向向他他们们准准确确传传达达需需求求 C CO ON NF FI IR RM M ：“不不做做无无用用工工” ，先先确确认认执执行行细细节节分分工工明明确确，实实时时汇汇总总信信息息； E EX XE EC CU UT TI IO ON N ：户户外外活活动动存存在在更更多多隐隐患患和和突突发发情情况况，请请按按需需求求细细致致排排查查，将将不不可可预预见见降降至至最最低低限限度度； 场场地地外外情情况况 活动场地附近交通状况 直达交通工具或需租车、拼车 活动场地附近住宿情况 活动场地附近其它情况 超市 饮食 娱乐场所 活动场地附近停车场 无 有 可容纳车辆： 活动场地进货通道、电梯、进货门尺寸 通道： 电梯： 进货门： 场外道路指引位置 户户外外场场地地排排查查： 活动场地报批程序 活动场地展示区域位置及尺寸 可用舞台区域尺寸 (长进深高) 活动场地面积(长宽高) 如有多场地活动，各活动区域间的通往路线 场地提供电源(最大供电量数量分布位置) 活动区域周边情况（主要指人流） 安全隐患评估（做好消防 /防雨等安全预案） 场地搭建吊点位置 水源状况 户户内内场场地地排排查查： 户内场地签到/展示区域位置及尺寸 嘉宾入场路线/客梯位置/室内指引 可用舞台区域尺寸 (长进深高) 活动场地面积(长宽高) 场地搭建吊点位置 如有多场地活动，各活动区域间的通往路线 嘉宾通道照明情况 场馆（如涉及体育馆）报批程序 场地提供电源(最大供电量数量分布位置) 水源状况 ： 设设计计： 一一份份详详尽尽明明确确的的设设计计清清单单是是至至关关重重要要的的，因因此此设设计计清清单单在在个个个个环环节节中中起起到到重重要要作作用用 设设计计模模块块四四个个环环节节： 平平面面设设计计：主视觉提交及确认 、相关延展平面设计 3D 设设计计：3D 效果图（各视角） 、尺寸及材质确认 施施工工图图：场地施工图尺寸标注 、物料施工图尺寸标注 样样稿稿确确认认： 所有平面、3D 效果图标准尺寸，样稿打印，客户确认（邮件或传真） 所有物料设计要严格按照客户要求的尺寸设计 设计完毕后要认真核对画面中文字的字体、字号、颜色以及文字的对错并和客户确认 设计稿完成后在制作前一定要和客户邮件确认或书面确认 项项目目的的其其他他沟沟通通 ： 物物料料制制作作 物料制作前一定要确认好制作工艺、制作工期 喷绘制作物在制作前要先打小样并让客户签字确认 服务人员沟通 主持人以及推荐表演人员时先要确定演出人员的档期和费用 表演曲目需要视频和照片，演艺人员的表演服装都需与客户确认 模特、礼仪、保安要沟通好表演、工作时间和场次，与客户确认 服装租赁的款式、数量、费用要事先和客户确认 物物品品采采买买 物品采买前要注意物品的制作工期和包装 物品采买时要注意运输时间 物品的采买也需跟客户详细确认 现场所有的对讲机要提前准备好数量，充电，调好频道 供供应应商商管管理理 ： 物料制作能力 价格体系 地域覆盖能力 突发事件的应变与处理 主动配合积极性及执行推进能力 注注意意： 每个地方的供应商必须要有网站、 PPT 或者其它文档的公司简 供应商要按照不同的等级进行划分 每个地区都要对供应商进行筛选，最后筛选出 5 个供应商。 2.日日常常工工作作体体系系 建立日常作业的保障体系，明确工作方向，培养良好习惯 活活动动执执行行期期 活活动动执执行行期期是是将将所所有有理理论论变变为为现现实实的的时时期期。 1.进进场场搭搭建建 2.AV 进进场场 3.彩彩排排 4.人人员员培培训训 5.活活动动现现场场 进进场场搭搭建建 注注意意事事项项 ： 搭建进场前要和场地方协商好搭建及撤展时间、搭建项目以及搭建注意事项 需预留的消防通道或者侧门等 做好保护设施避免损坏现场 搭建进场前要留好场地负责人员及配合人员的联系方式 进场后搭建要严格按照施工图进行搭建，搭建完成后比对最终效果是否与效果图匹配 搭建时要确保安全措施做全，保证人员安全 搭建结束后，要求第三方将现场清理妥当，如客户有要求则在此时进行完善 AV 进进场场 注注意意事事项项： AV 设备进场前要事先确保电源电压及电源走线，是否需要配电箱或其他电源设备 AV 设备接电时要有场地方的电工在场，桁架安装时保证人员安全 音响放置时要避免啸叫并不影响整体美观 灯光定点时要注意不要照到嘉宾的眼睛 灯光音响的电源线要固定牢固，防止嘉宾走动式触碰到电源线发生危险 灯光音响控台需要遮挡避免直接 暴漏影响现场整体效果 彩排 注意事项 ： 彩排要保证 3 次彩排，设备彩排 -环节彩排-正式彩排 提前与演艺及 AV 公司沟通好彩排时间及要求，避免现场临时彩排混乱 人人员员培培训训 注注意意事事项项 ： 礼仪提前一天下午或者提前 3 个小时到岗进行培训，事先将工作职责，工作要求及惩罚措施告之 提前一周或三天给到主持人串词，主持人提前一天 到场走台彩排，将环节与主持人沟通清楚 演员素材提前 1、2 天拿到，提前一天或 3 小时进行彩排，彩排时发现有什么需要改进及灵活调配的跟演艺公司及时沟通改进； 活动现场 注意事项 ： 现场人员提前分工，各司其职，并将人员分工告之客户，如客户有投诉或要求，安排负责人进行处理 维持现场秩序，注意环节与环节之间的衔接和过度，灵活处理突发事件，保证活动正常进行 提前一天与客户确认好第二天流程及环节 提前通知客户准备好当天物料或者提前从客户处拿到当天需要的物料。 AV 设备应在活动开始前半小时开启，避免开启时对现场影响 遇到客户要求即使执行，如需要时间推迟的跟客户合理解释 如现场客户需要补充演艺等项目则先与第三方沟通清楚档期然后给予客户一个答复，有时间的话最好进行签字或邮件确认 活动现场需保证搭建人员在现场，如碰到紧急情况则可及时处理 如果活动周期较长，做到一天一会，有问题及时解决，以保证后续活动效果。 活活动动总总结结期期 活活动动后后期期主主要要是是对对整整个个项项目目的的收收尾尾及及总总结结工工作作，也也是是客客户户服服务务的的关关键键时时期期，因因为为有有些些时时候候前前期期和和执执行行期期都都做做得得很很到到位位，但但后后期期没没有有做做好好的的话话会会影影响响到到客客户户对对整整个个项项 目目的的评评估估及及结结款款。 、 客客户户： 本着客户至上的服务理念，来完成项目的收尾工作，尽可能的去满足客户后期要求 与客户的追加款及尾款核对清楚后发与客户确认，客户确认后开尾款发票递给客户 将活动的照片、视频母带与客户发票一同快递给客户 撰写活动总结报告，领导确认后发与客户（时间要求 :大型活动一周内，小型活动三天内） 公公司司内内部部： 差旅费核算，与财务核对后整理贴 票领导签字 内部活动总结会议，每人将收获和问题进行归纳总结 供应商发票、合同原件收齐后交予财务并留一份扫描或复印件部门备份 供供应应商商 ： 收集好供应商信息，本次活动所有供应商入库（包含 沟通过未采用供应商） 将活动与供应商的发票、合同原件等资料收集完整 客户尾款结清、供应商资料齐全后，填写第三方费用申请单，给 供应商付尾款 如与供应商为尾款有问题的，可先与供应商沟通，如无果则顺延 1.场场地地设设施施 2.资资料料索索取取向向场场地地方方索索取取资资料料 3.勘勘景景拍拍摄摄要要求求 4.场场地地排排查查报报告告 图图四四.专专业业体体现现 基基本本信信息息反反馈馈，告告诉诉客客户户我我们们所所掌掌握握的的信信息息（细细致致程程度度为为核核心心） 职职业业体体现现 一一些些合合理理化化建建议议和和对对可可执执行行性性的的评评估估（我我们们的的责责任任心心和和态态度度） 按按时时空空顺顺序序在在每每个个角角度度拍拍摄摄尽尽可可能能多多的的照照片片 图图三三 制制作作物物、装装饰饰物物、搭搭建建物物的的位位置置拍拍摄摄 拍拍摄摄场场地地周周边边、场场地地各各部部位位、通通道道的的 VIDEO 图图一一.卫卫生生间间无无 有有 数数量量： VIP（嘉嘉宾宾）休休息息室室无无 有有 数数量量： 演演员员候候场场/更更衣衣室室无无 有有 数数量量： 工工作作人人员员休休息息室室无无 有有 数数量量： 储储物物室室无无 有有 数数量量： 升升降降设设备备无无 有有 数数量量： 场场内内 LED 屏屏或或投投影影屏屏幕幕无无 有有 数数量量： 场场方方提提供供的的舞舞台台、桌桌椅椅、讲讲台台等等设设施施尺尺寸寸无无 有有 数数量量： 安安全全设设施施-灭灭火火器器无无 有有 数数量量： 安安全全设设施施-消消防防栓栓无无 有有 数数量量： 安安全全设设施施-消消防防栓栓无无 有有 数数量量： 安安全全设设施施-安安全全出出口口无无 有有 数数量量： 活活动动场场地地特特殊殊限限制制：对对制制作作物物大大小小、安安装装方方 式式限限制制，是是否否可可张张贴贴、悬悬挂挂制制作作物物及及其其他他场