如何规避企业风险(人力资源)

企业用工风险管理企业用工风险管理 规范录用与入职管理规范录用与入职管理 今天的话题是“规范录用与入职管理”，从而达到“规避风险”，这就是说，如何把“录用与入职 管理”做到尽量守法或不引起劳动仲裁、诉讼，这样就可以减少或避免因此给公司带来的法律风险，而 不是说，有了劳动纠纷想办法逃避，二者是有明显区别的，前者是合理的，后者是不合理的，我们要理 想清楚。 由于录用与入职管理涉及的流程和事情比较多、比较细，结合该管理的前后顺序和不同职位应 当注意的细节与大家分享如下： 1 1、各职位共同关注的问题。、各职位共同关注的问题。 （1 1） 招聘简章的规范。招聘简章的规范。网络、现场、报纸、内部等招聘简章中相关职位的要求和条件要一致。尽量 采用岗位说明书中的任职要求和条件，待遇等可写一个范围，以备面谈时协商。这里需要注意的是，不 能夸大福利待遇，不能降低招聘条件，不能有各种歧视；更不能“明招聘、暗不招聘”来替企业做广告。 因为根据合同法，招聘行为就是企业对所有应聘者进行要约，一旦应聘者认可要约，而企业认可应 聘者而同意入职，则企业应按要约履行，否则将面临违法的风险。 （2 2） 面试环节的规范。面试环节的规范。在面试中，企业应对应聘者提供的信息进行全面的核实，可以通过与应聘者 进行交流或要求应聘者提供某些材料或证明人联系方式等，或运用一些面试技巧或“识人辨人”奇招， 这样可以筛出那些“对自己能力进行夸张或不符合公司”的应聘者。需要注意的是要对应聘者个人隐私 保密，要尊重应聘者，以免引起不必要的麻烦，毕竟“来者就是客，就要接待好”。 （3 3） OFFEROFFER 内容编写。内容编写。不管什么职位，面试合格后都应当发给 OFFER，内容可以有：入职报到时间、 准确地点、联系电话、入职职位（建议暂区分为管理、员工二类）、联系人、需携带的证件资料、生活 必需品等，建议不具体写明工资数额，以免入职时用人部门根据实际情况与入职者会协商可能变动等事 宜。 （4 4） 入职材料的审查。入职材料的审查。入职材料包括员工入职登记表、身份证原件复印件、能力证明材料、体验合 格证明、资格证明、学历证明等，这需要我们从平时的审查经验中不断总结，练就火眼金睛，没有其他 捷径，可以在 上查身份证真伪，可以在 上验证学历（针对 2002 年以后， 且要收费，其他就需要总结）。如果不仔细，录用了童工、犯罪潜逃人员、健康有问题人员、假学历人 员等，今后将面临较为复杂的劳动问题，给公司带来难以估计的后果。如果不慎录用了，需要在试用期 中保持信息通畅，尽早发现，及时介入和协商处理，以免公司造成更大的损失。这里还需要注意的是 “绝不能压任何证件或收任何费用”。 （5 5） 报到手续的办理。报到手续的办理。公司先制定清晰的入职报到流程，做成 PP 板图示，同时标明需提供哪些材料 和手续，争取做到一次性办理完整，否则，因材料不齐或其他情况可协商延迟办理入职。否则将可能出 现其他不可预知的风险（比如：未提供健康合格证明材料，后来发现其他疾病等）。 （6 6） 相关承诺的规范。相关承诺的规范。就录用入职环节而言，公司可以要求员工对“已与原单位解除劳动关系”、 “入职登记信息准确无误”、“无影响工作或影响同事的健康问题”、“提供证件材料无误”等相关承 诺，以免今后产生难以预料的问题时有相关证明材料。 （7 7） 劳动合同的规范。劳动合同的规范。一般而言，我们使用了劳动部门提供的通用版本，同时可附加培训协议、保 密协议、竞业禁止协议、其他协商条款等，但完全没有必要增加一些违反劳动合同法的员工处罚、赔偿、 开除的条款，只能吓唬员工，在仲裁和诉讼时不会被采纳，反而徒增 HR 部门或公司的无知。当然，劳动 合同必须在员工入职后一个月内签订，否则将面临已签订劳动合同及赔偿满一月不到一年之间的 2 倍工 资，如果超过一年仍未签订，则将视为与员工签订了无固定期限劳动合同。 2 2、不同职位略有区别的问题。、不同职位略有区别的问题。 （1 1） 背景调查的处理。背景调查的处理。我们主要针对中高层管理、保安、司机、研发技术、销售人才等会做背调， 需要注意三个问题：一是需要征得应聘者的同意，二是要讲究技巧、不涉及私密，三是主要就职位、待 遇、违纪、工作情况、综合评价、具体事例等进行调查。如果经历、能力或有其他严重影响工作的事例， 将会让一些应聘者“知难而退”，筛选出一些“貌似合格的应聘者”，减少正式入职后出现不合格情况 的可能。 （2 2） 入职承诺的特殊。入职承诺的特殊。公司中高层或研发技术人才入职承诺时，可签订“无侵犯相关单位知识产权 的承诺书”，招聘保安人员时可签订“无犯罪记录的证明”，招聘驾驶员时可签订“无违章记录的证明” ，这是特殊岗位的特别需要，虽然不一定能起多大作用，但也可以起到约束和严格要求应聘者的作用。 3 3、加强入职培训的监督。、加强入职培训的监督。 员工办理好入职手续后，员工正式进入试用期，在正式上岗前，一般都会进行入职培训，包括 公司级、部门级和车间级三级培训，时间上可长可短的，短的半天，长的 10 天，内容包括公司各项规定、 企业文化、部门情况、岗位操作、安全事项、军训等。 在这期间，我认为应当加强对员工的监督，包括遵章守纪、认可企业、服从性等情况，同时可 以进一步核实相关背景情况，将公司各种情况尽量讲解清楚（包括吸引员工的方面，也包括目前存在的 不足等），以供员工和公司、用人部门再次选择（这期间只需提前 3 天告知解除劳动关系，并不会给予 补偿），一旦转正，如果要解除劳动关系，双方都将付出更加沉重的代价。 以上提到的只是员工录用、入职环节中的一些主要方面，其中的细节注意事项非常多非常细，而且 每个单位的要求也不一致，我们只能坚持与公司共同成长，在实践工作中总结出适合自己单位要求的经 验来，这才更适用。 员工的“进、管、出”三大环节，只有把握好了“入职”关，才能减少“病从口入”的可能，才能进行 顺利的“管”，才能让企业的人才肌体得到健康生长，即使员工离职也才能“出”得顺心，让公司得以 更加安心。 规范试用期管理规范试用期管理 试用期是一个法律概念，是指用人单位开始与劳动者建立劳动关系开始到劳动者转正之日止，其各 方面都有严格的法律规定，用人单位基本无空子可钻。 其实，试用期这三个字让劳动者心理感受是不舒服的，用就用，不用就不用，来个“试用”， 这是不是与“试婚”、“试穿”、“试戴”等有一样的味道啊，总之，感觉就是不太好。还不如叫“适 应期”、“磨合期”，因为后者是用人单位和劳动者相互平等关系，“试用期”感觉就是用人单位的单 方面行为，劳动者显得很被动和处于不利位置。 好了，还是回到正题吧，关于员工试用期的方方面面工作，我们必须严谨认真、依法依理办事， 规范试用期管理，我们这方面也做得比较到位。 1 1、制定制度、统一规范。、制定制度、统一规范。 我们 HR 部门首先制定了员工试用期管理办法，对员工及各部门职责、员工入职手续、各种约 定、合同签订、试用期考核、相关记录、转正条件、试用期延长、各种表格进行了详细规定，并每年进 行适当修改，以规定和指导公司各部门和全体员工在试用期的管理。 我认为，制定适合公司试用期管理的制度是最重要的，一是不能有违反法律法规的条款，二 是不要追求十全十美，适合公司实际情况和便于实施。如果没有相应制度，而是大家凭着经验和感觉来 进行，只会乱成一团。 2 2、入职前的一些内容。、入职前的一些内容。 任何职位在入职前，我们都会与员工约定好以下一些内容，如果没有约定好，一般不会发出 OFFER 和入职的。 （1 1） 薪资福利。薪资福利。公司虽然有薪资等级制度，但根据面试情况，仍然需与面试合格者协定工资（包括具 体数额、职等、薪级、加班底薪）、奖金（平时奖金、全勤奖、年终奖、工龄奖、加班奖、质量奖、超 产奖、月度优秀奖等）、福利（五险一金的基数、电话费、水电费、住宿费、餐费、劳保用品等），其 中涉及不少细节，由相关工作人员给予解释即可，这里就不罗嗦。 （2 2） 试用期限。试用期限。我们目前与员工签订第一次劳动合同期限都是一年，试用期为一个月，这也合法，给 员工讲解后都会同意。我们是不会随意设置试用期限的，因为现在的劳动者都十分清楚法律的规定。 （3 3） 岗位约定。岗位约定。员工入职部门、岗位、工作内容等约定也是十分重要的，公司会提供岗位说明书，其 直接上级并就其内容进行讲解，对可能出现的其他临时工作也会给予说明，以达成基本的共识。 （4 4） 其他事项。其他事项。员工根据自己的要求或公司对某岗位有特殊要求，可能还会有一些特别的约定，比如： 公司聘用了一些外籍人士，会有护照、社保、出入境、住宿等特殊要求，HR 部门也需要与其谈好，以免 入职后引起不必要的麻烦。当然，有的员工还会针对社保转移、新农合等具体手续如何办理的咨询事项， 这时也需要解释清楚。还有的员工会咨询公司管理风格、领导层学历和什么地方人士、组织结构、发展 规划、工作有无健康影响等，一样需要给予实话实说。 3 3、试用期的一些事宜。、试用期的一些事宜。 员工进入试用期后，就开始了一系列的工作开展，这也是试用期管理的核心部分，有许多需要 注意的事项，否则将可能引起劳动纠纷。 （1 1） 劳动合同签订。劳动合同签订。我们一般不会在入职当天进行劳动合同的签订，一般都是接近一个月试用期快满 时给予签订，以留给用人单位和员工一定空间，如果想离职只需提前 3 天书面提出即可（有不少员工或 用人部门认为，一旦签了劳动合同就可能不方便离职，我们虽然给予了解释，但仍有这样的理解和看法， 感觉签了合同就“上了套”一样）。我们由员工关系专员专门负责此事，按照员工花名册时间顺序逐一 找部门文员联系员工签劳动合同（包括补充协议），嘱咐其看清楚，如果有需要咨询的给予解释，个别 难以回答的问题请 HR 部门领导解释后再签，员工签名、盖手印，其中一份合同给员工，并让员工签收。 （2 2） 入职培训管理。入职培训管理。入职培训的纪律、考勤、考试情况，以及通过观察和问答，适应或认可公司企业 文化情况。这一段时间，其实十分方便考察员工的性格、行为和工作习惯等，员工也可以更加深入了解 公司的企业文化，双方相互判断是否是自己“想要的”，以便尽快做出决定，这个时候，既可以抓紧入 职当初要求，也可以加深相互了解。需要注意的是，要尽可能的将员工逐渐感化成公司特色的员工，让 那些不适合公司的较早做出选择。 （3 3） 绩效考核实施。绩效考核实施。员工进入各自岗位后，我们一般制定了按周进行的工作计划考核，如有具体项目 的则以项目进展进行考核，包括有 KPI 内容，也有平时的协调、配合、违纪考核，以方便用人部门及时 发现不合格人员，及早做出决定。这些考核，HR 部门也会进行抽查，以防止用人部门凭个人爱好或打击 报复。 （4 4） 工作情况跟踪。工作情况跟踪。对于员工个人工作情况，直接上级或师傅要做好必要的记录，员工个人也要做工 作日志，记录每天工作计划和完成工作情况，对相互间进行的工作交流也要进行记录，记录形式没有严 格规定，只要把事情说清楚即可，HR 部门要进行抽查。 （5 5） 用人部门管理。用人部门管理。HR 部门和副总要加强对各用人部门的监督和管理，特别是一些重要岗位的试用期 管理，绝不能让某些领导由着性子来进行，更不能出现带有严重个人偏见的小团队意识和现象。我们就 曾经出现过有的部门领导对不是他家乡的员工进行打击和排挤。这对公司团队建设和未来发展是极其不 利的，一定要运用所有可用的资源给予批评、教育和处罚。 （6 6） 各种证据收集。各种证据收集。在员工试用期中，我们要求了员工个人、用人部门、直接上级和 HR 部门一定要 注重所有数据、事实的收集，凡事都要以事实说话、讲究诚信。能形成书面、邮件、声音等资料的就要 尽量做成，不能形成也要尽量有证人。不管今后能否派上用场，一定都要形成相关记录。 4 4、转正手续办理。、转正手续办理。 一般情况下，试用期结束前一周，员工个人填写试用期个人评价表，直接上级进行评价，用 人部门和 HR 部门陆续评价，结合周考核，综合评价试用期情况，考核成绩达到 70 分以上，无重大违纪 的给予转正，领导给予批准，HR 部门并将转正员工名单进行公布，工资待遇等按预先协商的执行。 5 5、特殊情况处理。、特殊情况处理。 如果考核在 69 分以下或有重大违纪现象（如旷工 2 天以上、醉酒上班或记过以上处分的等）， 将被书面告之延长一个月试用（要求其签名）。 如果考核在 60 分以下或有更严重的违纪现象（如旷工 3 天以下、受记大过处分的等），将被 书面告之试用不合格（要求其签名）而解除劳动关系。 以上情况虽然有试用期管理办法进行规定，员工已然知道应当如此处理，但由于影响其个人 职业生涯或员工情绪，用人部门和 HR 部门需要与员工进行妥善交流沟通，以免引起其他不必要的纠纷。 6 6、试用期二点建议。、试用期二点建议。 对于试用期员工的管理，我们就容易犯以下两种错误，所以提醒二点。 （1 1） 不闻不问，任其发展。不闻不问，任其发展。我们曾经出现过一个员工，经过入职培训后下午分派到用人部门，安排好 岗位后，就看制定、学文件，到第 2 天上午我巡查时就问他，他说还是安排看制度、学文件，既没安排 师傅带他，也没有其他人和他说说话，我将此种给用人部门负责人讲了，他们说马上就改正，结果我下 午再去看时，那个员工已经自离了，我叫招聘专员打了电话，结果是“感觉员工关系不好、缺乏沟通和 关心，怕今后还是这样，工作没有乐趣，所以就自离了”。以上例子鲜明的告诉我们，用人部门的实际 用人情况才是十分重要的。 （2 2） 过严考核，短期见效。过严考核，短期见效。用人部门比较容易要求“新人”早出成绩。殊不知，再强的新人也需要一 段时间熟悉公司的具体情况，包括流程和制度，如果一周或 10 天内要求出成绩都是不太现实的。有的工 作还需要更长时间才能见到成效。只要跟踪好新人的工作过程，是不是在认真工作，工作方法和技巧恰 当否，这才是比较重要的。当然，如果较长时间或者试用期都快到期了，还没有较有起色的成绩也是说 不过去的。 从劳动合同法规定来看，第二章第 16 条到 21 条都是对试用期进行了严格的规定，要求用人部 门必须守法，否则，将会按照第七章的相关规定进行处罚。可以说，用人部门在员工试用期中的自由空 间十分有限，原来那些游走在法律空隙的行为将受到员工、劳动部门的共同监督，如果不能及时改正， 将受到相应的处罚。 在 HR 各种认证考试中，目前比较流行的有 HR 法务师，其实就是针对用人部门遵守劳动法、劳动合 同法以及各种司法解释、地方法规的情况进行专业的操作，以避免普通 HR 者因为日常的繁琐事务而无法 潜心研究和熟悉所有劳动法规的缺陷。我认为，在一般企业没有配备 HR 法务师或一般企业法律顾问对劳 动法规不精通不专业的情况下，我们 HR 者也可以抽时间专门学习和研讨相关劳动法规，以指导我们的 HR 行为合法，并提醒和纠正其他部门的不合法劳动行为。 规范离职管理规范离职管理 让员工“开心入职、快乐工作、笑着离职开心入职、快乐工作、笑着离职”始终是我们 HR 工作的指导思想，员工只有“会心的笑着 离开公司”，才不会因为一丁点小事再回头翻出劳动合同法来找公司的麻烦，让员工真正心服口服，才 是我们 HR 者和公司员工管理的较高境界。 根据实际离职的情况，员工离开公司的情形有许多，如：自离、辞职（自辞、他辞）、合同到 期、退休（退职、退养、病退等）、辞退（开除、除名等）、协商离职等。不管什么形式的离职，都是 指员工因故离开公司、暂时不来公司上班、解除劳动关系的现象，由于相关法律法规越来越健全，越来 越对劳动者有利、对用人单位规范更严，所以，我们只有更加规范离职管理，才能减少不必要的法律风 险和员工不和谐关系麻烦。 我们首先制定了较为详尽和完善的离职管理办法，将所有离职情况和现象都进行了详细的规定， 包括定义、举例、法律规定、公司规定、承担责任、办理流程、表单等，并对所有入职员工进行了培训 和签名，在员工手册中有全部内容。下面，我们来讨论下不同离职形式应当注意的事项。 1 1、 自离。自离。 一般单位都规定“连续旷工 3 天及以上就是自离，属于严重违纪的行为”，即“既不请假也不 上班或者虽请假但未获得批准就不来上班的行为，持续 3 天 72 小时”，这时，公司“可无需提前通知即 可解除与员工的劳动关系”。如此规定，目前是合法而不违法的，公司只需举证“员工连续 3 天无考勤 记录且无请假单据且无事实上班”的证据即可。 对于自离行为，我们一般会每半月由 HR 考勤专员清理一次，并公布名单，做出自离第四天开 始解除劳动关系并保留追究相关责任权利的通告，并按人数多少各复印一份装入其档案，同时抄送一份 给当地劳动部门备案。 当然，如果自离员工回来要求计算工资，我们会合理给付的，只是会扣除 3 天旷工（旷工一天 扣 3 天工资）的工资，另外扣除未退还的工具、资料等费用，以及代扣的水电费、个税、五险一金费等， 同时给予解释清楚。 到目前为止，自离员工中还未有员工来结算工资，因为根据计算，其所得工资减去相关费用后 所剩无见，有的甚至还要倒赔，所以干脆“一走了之”。 2 2、 辞职。辞职。 我们是严格按照劳动合同法“试用期辞职提前 3 天、转正后提前 30 天以书面形式向公司提出” 或者“与部门负责人协商一致可按协商的时间辞职”。 辞职时，员工需填写离职申请表、工作交接清单、工具等交接清单等，直接上级与员工进行离 职面谈，了解员工离职原因，并做好交流安抚劝慰工作，如能劝留就留下，否则，部门负责人、接交人 签字。员工然后按照离职表设计的部门顺序进行审批。普通员工只需部门负责人批准，HR 部门即可办理； 普通管理人员需副总批准；中高层管理、技术、销售人员需总经理批准。最终由财务核算薪资，HR 部门 代办社保转移手续、开具离职证明、劳动关系解除材料等。 由员工自己亲自办理的辞职比较好办，按照流程办理即可。如果员工申请他人代为办理，需有 员工本人的“代替办理离职申请书”，否则，公司不予办理，按旷工处理。 在辞职环节中，需要注意的是，员工签名、签收、公司开具的证明材料、盖章等需要严谨， 特别注意不能让员工将本应由公司保留的材料拿去复印（如员工离职申请书、考勤统计表等），以免引 起其他可能的麻烦。 3 3、 合同到期。合同到期。 如果因为劳动合同到期产生的员工离职，可能因员工主动提出，也可能因公司不愿与员工续 签。员工主动提出不与公司续约，可能与公司的福利待遇、管理风格、工作分配、同事关系等相关；如 公司不愿与员工续签，可能与员工态度、业绩、交流等相关，也可能因为部门人员富余、公司经营状况 等有关。 不管什么原因，我们都会在合同到期前一个月给员工发“劳动合同续签意见书”，以征询员工 本人意见，然后转到其部门负责人，如果负责人不同意续签则需与员工本人进行交流，如员工同意，协 商相关补偿事宜，如员工不同意，HR 部门或上级领导出面协调，直到达成一致意见，以避免其他劳动纠 纷。 4 4、 退休。退休。 毕竟我们不是国有企业，真正达到退休年龄的员工很少，因为我们在招聘时就注意了年龄， 接近退休年龄的我们会婉拒。但我们处理过二起，因为公司成立时没太注意这方面的工作。 两位都是女员工，因满 50 岁，社保无法继续购买，只好与她们进行解释和说明，他们看了相 关法律规定后，都乐意接受，同时公司给予合理的补偿。如果公司不给予合理补偿，可能会引起吵闹、 纠纷或诉讼，我认为，于情于理都应当妥善解决。 退职、退养、病退等情况我们还没有发生过，这在国有企业可能会多些。 5 5、 辞退。辞退。 劳动合同法对公司辞退员工是有十分严格的规定。包括试用期不合格、严格违反公司规定、 绩效考核结果不合格等，必须要有法律或公司规定（不得违反法律法规），包括虽达到辞退条件但仍有 一些情况下不能辞退（如女职工三期等），如果没有依据想当然就想辞退员工，可能面临劳动纠纷。 如用人部门报来想辞退某员工，首先，HR 部门会要求其出具理由、事实和依据规章制度的条 款，然后，HR 部门要深入调查核实。如存在着不公平或不实现象，需与用人部门进行交流，说明可能引 起的最坏后果，因为员工如果被辞退，对员工本人而言，是非常严重的后果，也是十分丢脸面的事情， 要站在多个角度考虑清楚，提醒要谨慎对待，以达成与员工的其他一致意见。 6 6、 协商离职。协商离职。 不管什么原因的离职（包括裁员等），我们都坚持“协商第一”，而不建议公司单方面做出 武断行为，这样一来，还给公司、用人部门和我们 HR 部门留下了许多可操作的空间。 相对于普通员工来讲，公司是强势一方，HR 者对劳动法规相对更为熟悉，而且对某些劳动纠 纷的处理最终结果和过程更有一些鲜活的例子可以讲解或分享，比如：如果与公司打官司，时间比较长、 讲话容易激动可能引起精神紧张、影响身体健康、影响自己在行业内的形象（有的公司会将打官司的员 工拉入行业内黑名单中）等，这样对员工今后发展不利，而且最终结果也不一定能够多拿到多少钱。 如果这时劝员工适当得到一些补偿就可以了，我们 HR 部门还会帮助员工推荐工作，如果新公 司来做背景调查时，会尽量给予美言或适当赞扬其能力和工作业绩。如果要创业，也可以帮助说明当地 “小微企业的政策和优惠”。如果不影响公司利益情况可以出具相关证明，帮助员工申请领到“失业金” 的，也可以给予协助。 以上协商离职应当建立在用人部门与当事员工的关系没有闹僵或矛盾没有升级的基础上，这 时才容易介入进行各方面事情的协商。但是，我们经常遇到用人部门领导简单管理或已然与员工的矛盾 达到相当程度而难以与员工进行协商时，才报到上级领导或 HR 部门来要求解决，这时的协商难度就大许 多。 所以，HR 部门要经常与各用人部门进行员工关系管理的技巧、法规、时间上的交流，要加强 配合，避免出现矛盾升级后再进行协商。 7 7、 提醒两点。提醒两点。 员工离职不管是什么原因，毕竟员工在公司工作过一段时间，对公司各方面情况多少了解一些， 如果离职管理得当，员工会感激公司，离开公司后将来会正面宣传公司，时间一长，公司的社会效应和 口碑就出来了，这样的理念和做法要让公司领导、各部门管理者清楚并时刻养成这样的工作习惯（除非 公司宣传就不想做长久企业）。为此，为规范离职管理，提醒以下两点注意事项。 （1 1） 风险预防。风险预防。凡事“预则立”，员工离职管理也一样，HR 部门要与各部门、各级管理领导人员进行 离职风险预防的交流沟通，达成对“骨干、关键岗位、技术研发、中高层、无固定期限合同”等员工离 职的预警机制，包括他们平时思想、心态、工作、业余活动的表现和谈话等，要保持与他们及与其关系 较近员工的反馈与接触，要时常了解或关心他们的思想、家庭或其他需求，真正与他们或他们关系亲近 的员工做“朋友”，打成一片。只有这样，他们才会成为员工离职预防的耳目，及时提供准确信息，以 便领导和 HR 部门及早介入。 （2 2）礼让三分。）礼让三分。即使员工严重违反了公司管理规定、试用期严重不合格、绩效考核结果很差或其他严重 不符合公司管理倡导的行为，公司也不应给予“全盘否定”或“立即无情扫地出门”，让人感到“全身 凉透了”，如果真的让员工感到“心灰意冷”、“毫无希望”的时候，极可能做出其他极端行为（如报 复、打闹等）。我认为，即使员工业绩或能力或违纪现象多么的“无可救药”，这时刚好给予“软化” 的管理，给予同情关怀，指出改正方法和方向，否则将给自己、朋友、家人、未来等带来多么严重的后 果，甚至举一些身边发生的实际例子，建议其自己辞职，换个工作环境，也许会有更好的改变和发展， 公司还会协商给予一定的正常补偿，若能如此，此少数极端员工兴许会感化，离开公司后做出一番大业 绩也是可能的。 总之，离职管理要规范，应牢记：紧跟法律法规、培训公司规定、加强沟通交流、要人性化紧跟法律法规、培训公司规定、加强沟通交流、要人性化 管理。管理。 规范考勤与休假管理规范考勤与休假管理 由于我们公司全员的工资都是“计时”，所以，考勤、休假等与工资直接相关的规定就显是尤其重 要，各部门和全体员工都非常重视，我们在这方面还是比较规范的，但也存在一些需要完善的地方，下 面按照流程前后顺序进行简单分享。 1 1、 考勤、休假规定。考勤、休假规定。 我们在考勤休假等方面的规定是比较规范和详细的，在这里也没有必要将详细的制度进行展 示，各单位之间在这方面的规定流程、控制环节大同小异，因劳动合同法有相关明文规定，只是根据企 业自身特点或要求不同，在不公开违法的情况下，可以制定一些特色的规定，下面就说说我们公司的一 些细节规定，与大家分享和共勉。 （1 1）考勤刷卡规定。）考勤刷卡规定。我们考勤是用磁卡，每天只刷 2 次卡，代刷卡、插队等罚奖金 50 元；在未迟到早 退情况下因故不能刷卡，可填签卡单，经确认后由 HR 考勤专员手工做考勤，但一个月不能超过 3 次签卡， 否则从第 4 次开始就算迟到或早退一次；如卡人为损坏或丢失，补办卡收工本费 30 元。 （2 2）迟到早退计算。）迟到早退计算。我们规定，迟到早退最小的扣薪时间为 30 分钟（就是迟到早退 1 分钟也会按半小 时来扣薪），若达到 1 小时以上就算旷工 2 小时。 （3 3）加班时间统计。）加班时间统计。如果加班不足半小时就不予计算（但加班安排都会按半小时的 N 倍计划），加班费 计算按劳动合同法规定。 （4 4）病假薪资规定。）病假薪资规定。病假期间按 70%发薪，需有请病假单、指定医院病历本、医生建议休息单、发票等， 否则按事假处理；所花费用按医保规定办理。 （5 5）工伤假的处理。）工伤假的处理。凡属工伤假的，治疗期间工资全额发放（只是无加班费），同时，公司按工伤处理 流程进行报批。 （6 6）其他请假处理。）其他请假处理。我们按照国家相关规定，员工享有年休假、病假、事假、工伤假、婚假、丧假、生 育假、女职工三期假、陪产假、探亲假等，都是依法进行处理的。不过，员工在达到相关假期享受条件 的同时，还需经用人部门领导同意，才可以进行具体的放假。 （7 7） 休假手续办理。休假手续办理。根据请假特殊情况，只要部门负责人认可的请假，HR 部门都会认可（也就是说， 批假权是放给各用人部门的），可书面、电话或口头请假，一些特别的情况下也可以事后及时补请假 （自由裁量权由用人部门领导掌握），我们在这方面的管理是比较人性化的。 （8 8） 考勤统计确认。考勤统计确认。公司目前使用的金碟 K3 考勤系统，HR 部门考勤专员每天进行考勤意外情况录入、 处理，并将各部门考勤情况反馈给各部门，以便及时提醒有关员工因特殊情况出现的考勤意外而补办手 续，这样就保证了考勤意外情况的及时处理。 （9 9） 考勤请假批准。考勤请假批准。我们在这方面的权限也是下放给各用人部门的，HR 部门不会进行最终审核和批准， 经过实际工作来看，这种规定是适合我们公司的，不会因为部门负责人不尽职，将考勤、请假等事项乱 批准的情况。 （1010） 加班特别优惠。加班特别优惠。为鼓励加班，我们正在计划出台相关规定（如：若当天加班超过 4 小时，超过时 间的部分在原有计算加班费的倍数基础上再增加 0.5 倍 ；若遇出货或紧急情况要求，需要安排员工直落 加班，为保证加班后部分员工安全以减少工伤事故发生，部门领导安排员工休息的时间不应扣出工资等） 。这些规定需先经员工代表研究同意，然后提请领导批准，否则不能实施。 2 2、 需要改善的地方。需要改善的地方。 公司有较详细的考勤和请假管理规定，由于是外资，带有比较明显的个性特点，在不违反国 家和地方考勤、请假规定的情况下，制定或约定俗成一些公司特色而且受员工欢迎的规定也不失为一种 很好的做法。但在落实和实施这些做法的同时，需要把握好一个度，否则就容易违反国家、地方或客户 对我们要求的相关规定，下面几个方面就是我们需要改善的地方。 （1 1） 符合符合 EICCEICC 要求。要求。最近公司有一个大客户，要求我们要通过 EICC 体系认证，其中对考勤、请假、 加班等就有明确规定（如：每周上班时间绝不能发生有超过 80 小时的情况、每工作 7 天至少休息 1 天等） 。但是，根据目前公司生产经营安排，还达不到以上，只有在生产安排、人数增加、技能提升上进行改 善。 （2 2） 加班时间需细化。加班时间需细化。前段时间，在进行加班时间申请时，个别部门将等车的时间也计算在内（如： 公司规定上班是从 8 点半开始计算的，可有的员工将从 8 点等车就开始计算加班时间，而且部门负责人 也批准了）；还有就是几次派员工到客户厂里去返工，上班时间就写成从坐车的早上 7 点开始到坐车回 到家的晚上 8 点，结果上班时间有 13 小时，中间的休息、吃饭、等车、乘车时间都计算在内了，同样部 门负责人也批准了）。类似情形，HR 部门虽然提出来了，但最终经过讨论，上级领导还是给予特殊同意 了，这对按公司规定办事的考勤请假就显得不公平。 （3 3）上班期间不得外出。）上班期间不得外出。我们正常 8 小时上班时间是 8：3017：30，中午 40 分钟就餐和上午下午各 10 分钟休息时间是未算上班时间的，而且规定该 1 小时内如果员工因私外出办事，需填写“出门条”， 在征得上级领导同意情况下，保安才会放行，否则算违纪行为，公司的用意十分明显：休息时间本来就 不多，员工应当充分休息，以保证精力和体力，以减少出现工伤或精力不集中而影响产品质量的情况。 我认为，这 1 小时既然不是上班时间，那么就应该由员工自由支配，在此期间控制员工进出公司是不妥 的。 总之，在考勤、休假等运作中，公司首先是不能制定违反国家、地方的制度，再次要将所制 定的制度在入职培训或后续教育中进行宣导，并让参训员工签名确认，以免出现员工违纪行为时说“不 清楚”“不知道”；然后，公司可以根据自身特色需要制定适合自己实际情况和习惯的细节规定，只要 公司领导认可、员工同意、不违法，就可以实施。 规范加班管理规范加班管理 员工加班在我们公司也是比较常见的，我们制定了相应的加班管理办法，并对所有员工进行了宣导 和培训，在昨天的总结中，也涉及了加班的一些项目，到现在，员工对自己个人的加班情况和加班费是 十分清楚的，基本上自己都会计算自己全月的加班费。上月底底，SGS 深圳某公司受客户的委托，到我们 公司来审核 EICC 相关做法，提出了一些关于加班方面存在的问题，下面逐一分享。 1 1、 关于加班的实际做法。关于加班的实际做法。 （1 1） 加班申请。加班申请。凡加班需计算加班费的员工，在加班前都必须填写加班申请单，得到部门负责 人的批准后才可以加班，无需副总以上的领导批准，否则加班将不被承认。而且加班者需在“自愿加班 者签名”一栏中签名。 （2 2） 中高层管理。中高层管理。公司规定，公司中高层干部加班无加班费，公司给中高层和小车司机申请了综合 计算工时，并得到了区劳动部门批准，他们上下班无需打卡也不用签到，平时请假什么的也不扣薪，上 级领导给予灵活掌握，根据工作完成情况他们给予适当加班，这完成由他们自觉或他们的上级领导提醒， HR 部门是不会做任何干涉的。 （3 3） 基层管理。基层管理。不属于 J 级员工的 S 级管理人员，根据层级不同，公司核定了加班底薪，除以 174 小时就是基准，平时 1.5 倍 ，周末 2 倍，法定假日 3 倍，此简单计算大家都会。目前来讲，只要部门负 责人批准，加班上限是没有控制的，不少员工的加班费都有 1000 好多。 （4 4） 普通员工。普通员工。J 级员工的加班底薪统一核定为当地最低工资标准，计算方法与其他管理人员是一样 的，只不过他们加班是根据部门统一安排的，很少有少数几个员工留下来加班的现象，按照一个班组统 一填写，同样也需要每个员工签名认可，然后再到 HR 部门考勤专员处汇总。 （5 5） 特殊情况。特殊情况。针对保安、宿管员等，由于是 2 班倒，还有周末等节假日，公司前段时间去申请不 定时工作制或综合计算工时制，劳动部门都说不符合审批条件而未予批准，于是经过协商，公司采取适 当减少人员的方式，并就加班费按照实际加班时间来计算，加班底薪统一按当地最低工资标准对待（原 来是不管平时还是周末统一按 1500 底薪来计算加班费的）。这样一来，公司支付的加班费并没有增加太 多，综合来看，这方面的工资支出并没有增加。 2 2、 EICCEICC 审核时发现的问题。审核时发现的问题。 上月末，公司接受客户委托的 SGS 关于 EICC 要求的审核，抽查 22 名员工 2013 年 3 月、6 月、7 月考勤记录时，在加班方面指出了如下问题，而且都属于“MAJOR”类问题，现展示如下。 （1 1） 虽建立了加班控制程序，但未有效执行。虽建立了加班控制程序，但未有效执行。在公司加班时间控制管理程序中，对加班时间、 休息要求有明文规定，而且规定了每天、周、月的要求，对可能出现超时加班者，HR 将及时通过加班 超时联络表提醒该部门，以减少或控制后续加班行为，可公司仍然按照工作、生产需要，不顾这些规 定，也未有相关加班控制的记录表单。由于客户对 EICC 要求比较重视，公司领导已经开会要求各部门要 严格按照该程序进行加班管控，否则，因此造成的后果由该部门负责人全部承担。 （2 2） 未确保所有员工平均每未确保所有员工平均每 7 7 天休息天休息 1 1 天。天。抽查中发现 50%的员工连续上班大于 12 天，最大连续上 班时间为 22 天。为改善这一情况，各部门负责人特别是制造部门要加强加班安排的合理管理，随时与 HR 部门保持联系，避免再次出现这种情况。 （3 3） 未确保员工加班时间符合未确保员工加班时间符合 EICCEICC 要求和法规要求。要求和法规要求。抽查员工中，97%的员工月加班时间超过 36 小 时，平均加班时间为 86 小时，最大月加班时间为 127.5 小时。按照规定，每天加班时间不得超过 3 小时， 每周不得超过 20 小时，每月不得超过 36 小时。以上严格超过规定加班的现象，必须要得到严格的控制， 必须按照程序的要求执行，各部门必须从提高效率、增加人手、合理安排班次等方式上解决员工超时加 班的情况。 3 3、 其他待改善的加班问题。其他待改善的加班问题。 其实，对于公司加班情况，应当是“旁观者迷，当事者清”，除了以上存在的加班方面的问题 外，公司还有以下几个方面仍然需要改善。 （1 1） 加班底薪未按员工实际月薪计算。加班底薪未按员工实际月薪计算。这一点虽然未被审核老师发现，但这确实是一个比较严重 的问题，如果员工要求按实际月薪计算将有法可依。可以及时将目前加班费计算的底薪向当地劳动部门 申请批准，也是可行的。 （2 2） 未具体设置每个岗位的加班时限。未具体设置每个岗位的加班时限。造成目前公司员工出现普遍加班超时的现象，这与未设置 各个岗位加班时长具体小时数是有关系的。如果只是宏观来说每天、周、月的最长加班时长，将难以起 到微观的各岗位控制。如果召开各部门负责人会议，根据各岗位工作性质、劳动强度、工作任务量等设 置天、周、月的最长加班时限，而不是一个大家都统一一个数据，这样的指导性强，执行力更强。 加班是个永恒的话题，特别在技术含量较低、无自主知识产权、赢利能力不高、产品市场占 有率小的中小企业，劳动力成本就成了企业不得不重视的方面，超常加班、不按标准支付加班费等现象 经常发生，由此带来工伤、产品质量问题等，甚至投诉和劳动纠纷等，但企业仍然我行我素，在恩威并 举的管理下，希望员工会不投诉、不仲裁，如此侥幸心理是企业目前在加班（甚至处理其他劳动问题） 方面的一贯做法，真不知，这些游走在法律边缘的走钢丝做法，能在这块土地上生存多久？真能让那些 老板们每天安睡吗？ 规范劳动合同管理规范劳动合同管理 本周仍然是针对制度规范与法律风险防范展开继续的讨论和学习，其实，定制度、防风险本来就是 H R 部门要做的首要、关键工作，其中，劳动合同的规范管理就是重中之中的工作，在这方面，我们投入的 人力、物力和时间是不遗余力的，下面简单分享下劳动合同的过程管理。 1 1、 学习劳动合同法。学习劳动合同法。 自 2008 年 1 月 1 日劳动合同法颁布实施以来，公司组织 HR 部门和各部门负责人、公司领导参加 过多次当地劳动部门组织的学习和研讨，其中了解了许多在企业实际工作中违反劳动合同法的实例，同 时不少企业因此被员工投诉到仲裁庭，甚至输了官司，回来后大家都写了学习心得体会，HR 部门还组织 了好几次各部门领导参加的关于公司相关规定与劳动合同法不完全一致的讨论，以此提升公司各管理层 对劳动合同法的理解和重视，根据公司和各部门实际情况，逐渐修改各规章制度，达到制度上不违法。 2 2、 制订劳动合同书。制订劳动合同书。 （1 1）HRHR 部门建议。部门建议。我们从当地劳动部门买来劳动合同书样本，复印后 HR 部门人手一份，各自根据劳动 合同法提出自己的修改意见，然后召开部门会议，将大家的意见综合起来，HR 经理根据自己的理解和公 司实际情况，去除不必要的意见，形成部门修改的劳动合同书初稿。 （2 2）收集其他意见。）收集其他意见。HR 部门将劳动部门的合同样本复印给各部门负责人，希望大家结合自己的工作实际 和劳动合同法的规定，提出自己的增删意见，HR 部门将大家的意见进行整理汇总。 （3 3）公司领导审核。）公司领导审核。将 HR 部门和各部门负责人的意见汇总后，召开 HR 部门经理、公司法律顾问、公司 副总以上领导参加的讨论会，经过多次反复研讨和核实后，形成公司特色的劳动合同书（包括劳动合同 书主件、培训协议/保密协议竞业禁止协议/补充条款/入职培训应知制度等附件），保证从字面上无违 反劳动合同法。 3 3、签订劳动合同书。、签订劳动合同书。 （1 1）签订时间。）签订时间。我们一般会在员工入职后一个月内签订，一般不会入职当天就签，也不会超过一个月， 一是因为员工试用期中离职率高，二是利于部门考察员工试用期表现而不会过于担心解雇。当然，五险 是从入职就开始办理的。 （2 2）签订形式。）签订形式。HR 部门员工关系专员将每人一式二份劳动合同准备好，公司填写的地方全都填写好，以 免让员工填写时错误，只让员工在乙方姓名、日期上签名，并要求按上大拇指手印，同时给员工一份并 签收。 （3 3）签订提醒。）签订提醒。在劳动合同书最后有一段文字，是说员工已经全部看清并理解劳动合同书的内容和所有 条款，包括主件、附件，并同意其中内容，然后再签名。 （4 4）合同期限。）合同期限。我们一般第一次签订的期限是一年，当然试用期就是一个月。 4 4、变更劳动合同书。、变更劳动合同书。 经过一定时间后，可能出现员工岗位调动、工作职责变化、薪资调整或 HR 部门收集到的相关 意见并经公司领导同意而不得不变更劳动合同内容的，我们一般会在年底或特殊时期进行修改，先与当 事员工和部门负责人进行协商，说明修改的理由和事实，一般不会涉及降低员工福利待遇的修改（如果 要降低就会走解释、交流、劝退的流程），达成协议后以补充条款的方式附在劳动合同书后面，这样的 变更涉及个别、部分或集体变更，涉及集体变更时会征询职工代表的意见。 5 5、续签劳动合同书。、续签劳动合同书。 （1 1） 签订形式。签订形式。这其实比较简单，有两种情况，一是大多数员工岗薪不变的就打印一份劳动合同续签 书就可以了（标准新合同起止时间、职位等）；二是少数员工岗变、薪变的就在续签书上标准新岗、新 薪、起止时间即可。 （2 2）注意事项。）注意事项。在续签前，HR 部门需在合同到期前一个月发出劳动合同续签意见书，征询部门负责人及 员工的续签意见，愿意续签就办理续签手续，如果不愿意则走辞职或劝退手续（同时注意补偿协商谈判 ）。 6 6、终止劳动合同。、终止劳动合同。 劳动合同法第 44、45 条有非常明确的规定，终止劳动合同有退休、合同到期、当事双方出现 意外情况或约定条件的法定条件，不受公司其他意愿而左右，我们目前只有到期、退休、员工工作或死 亡三种情况，一般给予员工终止劳动合同证明书并签收即可。 7 7、解除劳动合同。、解除劳动合同。 （1 1）依法解除。）依法解除。按照劳动合同法的规定，劳动合同的解除有协商和单方面解除，相关的法律规定都十分 详细（在这里就不去罗列了），用人单位没有随意发挥的权限。尤其要注意的，提前通知、工伤或女职 工等其他不可解除劳动合同的条件，如果违法劳动合同，其承担的代价或公司受到的影响将是非常大的 ，同样，解除劳动合同证明书需要员工签收。 （2 2）其他解除。）其他解除。公司如果裁员或因员工业绩不好而证据不是太充分的情况下，公司想解除与员工的劳动 合同；或者员工自己认为在公司的发展前景不好，而找到更好后路或想离开公司。这时，员工与公司都 可以坐下来协商解除劳动合同，并就一些补偿事宜达成一致，以免引起不必要的纠纷，毕竟和谐劳动是 和谐社会的一部分啊。 8 8、保存劳动合同。、保存劳动合同。 公司将劳动合同书、终止证明、解除证明、员工离职证明、补充协议、培训协议、保密协议 、竞业禁止协议、续签协议等与劳动合同相关的材料全部归入员工个人档案中，并保存至员工离职后 2 年，任何人借阅必须经相关领导审批，并只能在指定地点进行看阅，且不得拍照、复印等，期间如果员 工主动来调档案，则按档案调转流程实施，如果过期就会按照规定由相关领导审批后，相关人员共同监 督着销毁。 9 9、协商沟通是关键。、协商沟通是关键。 劳动合同的法律规定无疑将越来越细致和规范，各用人单位在劳动合同管理方面将不得不更 加受到约束，劳动合同的管理涉及面很广，难以穷尽叙述。 如何减少或规避公司因劳动合同问题带来的法律风险（仲裁、诉讼等）才是 HR 部门要重点注 意的，面对种种复杂的劳动合同问题，要将风险控制在不暴发的状态，唯一而十分有效的就是“加强有 效协商和沟通”。 一般而言，员工在公司工作过一段时间，只要不是受到特别不公、特别窝火的待遇，员工多 少都会对公司有点感情的，即使遇到公司在劳动合同方面有些违法的事情时，如果其直接上级、部门负 责人或 HR 者及时介入，礼貌的会见员工，同时表达出因为公司管理不完善给他带来的麻烦表示道歉，公 司愿意进行沟通协商处理，请不要急躁，公司会认真负责的解决好。如果遇到员工非得要走上仲裁或诉 讼的渠道，也可以讲明这段时间、所耗精力、精神伤害等，最终也不一定能得到那么多的回报，为了一 口气或什么的，那么费时、费力不值得，最终对公司和员工本人都是两败俱伤的事，公司经济和名声受 损，员工时间、精力、精神和在行业的名声也受到一定的影响。如果本着协商，相互都让一步的角度来 处理所有的问题，是不是会好很多，同事不再做、友谊可保持啊。 总之，及时、充分发挥沟通协商