如何进行自我管理修炼资料及答案

如何进行自我管理修炼如何进行自我管理修炼 不断提高自我管理能力，是职场竞争中赢得胜利的有效手段。真正做到自我管理却是 不容易的，也恰恰是人和人之间在职场上存在差异的重要分水岭。想要提高自我管理能力， 可以从以下几个方面改善自我的管理效率。 一、工作方式要科学一、工作方式要科学 很多职场人士总是找不到工作的头绪，总是忙了半天，结果还是被上司训斥，郁闷得 不行，当竞争对手们都走到自己前面，有人加薪，有人升职，甚至成为自己的直接上级的 时候，那种感觉更是苦不堪言。 要想避免这样低效率的工作方式，增强竞争力，需要掌握科学工作的几个步骤： 1.1.明确工作目标明确工作目标 为了实现目标，很多企业都实行了目标管理和相应的绩效考核办法，而且图书市场也 有很多关于目标管理的专业书籍，包括咨询公司在给企业做专业咨询的时候，也会帮助企 业设置目标管理方面的工作流程。 在现实工作中，真正能够把目标管理运用到具体工作中、明确工作目标的人并不是很 多。大多数职场人士都是在听从岗位和公司上级的指令安排，多数时候都是盲目地重复自 己的工作，并没有考虑过具体要达到的目的，与公司目标的关系等。 因此，员工在岗位上首先要弄清楚自己的工作目标，比如，出差时行程的具体安排， 要完成的具体工作，需要做到的工作目标，甚至对于所要花费的费用和时间等，都要有具 体的目标设置。 2.2.收集事实资料收集事实资料 企业里没有资料的积累，任何工作都无法连续开展下去。新员工往往需要从原始的基 础上重新开始工作。职业人士收集事实资料的良好习惯，除了给完成当前工作打下基础之 外，也是为了日后更为简单、快捷地完成更多工作做好准备。 如今在很多咨询行业中，经常有一些咨询师按照事先约定到企业一线进行调研市场、 收集资料。虽然一些上级对咨询工作很支持，但是到了具体调查和收集企业相关资料的时 候，部门的工作人员并不一定会给予真正的配合，尤其要获得企业经销商的数据更为艰难， 下属部门对这些数据都比较保密，即使获得上级的允许也未必会提供给第三方作为研究资 料。所以，很多时候到企业进行调研，最后也是一无所获。 作为企业的领导，要经常告诉下属员工按照设定的目标，千方百计地收集事实资料。 多付出勤快和辛苦，就会早一点胜任工作和获得职场上的成功。很多事情讲究的是“前紧 后松”，这也是在工作中时刻体现的哲学原理。实际上，只有提前咬紧牙关，把该做的事 情尽最大努力完成，掌握最重要、最难收集的事实资料，下面的工作就会迎刃而解。 3.3.以事实做判断以事实做判断 工作要以事实做判断。实事求是是中国古人留下来很重要的工作处事的哲学方法，也 是当代企业管理和工作职场中科学方式的重要组成部分。 一些企业的员工，总是依靠自己的感觉对某些事情做出判断，而不是根据当时的事实 做出评断。因而就很容易跟其他人产生不同的意见，甚至和同事产生不必要的冲突。实际 上，工作中的经验感觉固然重要，但是事件中的变化也有很多制约因素，根据现实具体情 况应该会出现不同的结果，此时最可靠的应该是事实而不是个人直觉。每个人都可能有不 同的直觉，只有根据事实做出的判断，才更具有公正性和认同感。 4.4.计划计划 职场人士要想按时高效完成工作任务，切实可行的工作计划是必不可少的。做工作计 划要讲究方式，很多人在做工作计划的时候会脱离工作实际，导致真正工作的时候就把之 前的计划放在一边，而现实中的工作仍然毫无步骤性地进行。只有按照工作任务指定，在 实践中得到贯彻实施的详细工作计划，才是争取优异绩效、卓越工作的有效办法。 5.5.执行执行 用积极弹性的态度执行做出的工作计划，并在实践中进行总结和改进工作。同时，职 场人士还要学会运用沟通、协调、管理会议等方面的技巧等，这些都是在执行工作计划中 必不可少的辅助工具，如果能够熟练运用，就可以帮助员工大幅提升工作效率。 6.6.检讨检讨 对执行工作中的优点、缺点、亮点、暗点、难点、疑点等进行检讨，用概括法快速地 对工作进行总结。检测到工作中存在的问题，需要改进的流程环节，在日后工作中可以借 鉴的成功经验等，都是成为卓越工作者在工作过程中的必备步骤。 二、秉承强烈的目的意识及问题意识二、秉承强烈的目的意识及问题意识 职场人士需要时刻秉承两种意识，一种是目的意识，一种就是问题意识。 1.1.目的意识目的意识 目的意识就是当弄不清楚所做的事情对目标达成有何关联，或自己的做法对目标达成 有何贡献时，可以随时问自己“目的是什么？” 一些企业内部的管理人员或工作人员往往忙起来就乱做一团。在实际的工作中，经常 出现工作做到一半就和计划严重脱离的情况，究其原因，可能是员工在工作中途受到偶然 因素的影响，或者是上级临时交代一些事情，最后导致自己都不知道要做什么工作。当老 板问他所做的工作，自己也说不清楚，这样的职场人士是很可悲的，更不可断言该如何走 向更高的职场阶层？ 2.2.问题意识问题意识 问题意识是对目前的做法感到可能会发现的问题，或对目前的做法感到有欠缺、不足 的地方，甚至对现状感到不安，督促采取预先防范的步骤。 如果用嗅觉敏感表示职场人士的问题意识。通常女性的直觉异常敏感，对一些事情总 能感觉到一些异常的情况或者变化。 尽管人在工作中有相应的工作计划参考和作为依据，但是却总是存在突发情况和跟预 想的状况有所差别的情形，就会导致问题不断出现。这就要求职场人士工作中，不能够死 搬硬套认为设计好的工作流程一定正确，对工作问题的判断一定合理，要在亲身实践过程 中保持强烈的问题意识，对有可能出现的问题保持高度的敏感，才能避免在工作中出现大 的问题。 实际上，要做好职场的自我管理，就需要紧紧围绕目的意识和问题意识来解决问题。 三、工作中不要忽视创意三、工作中不要忽视创意 没有创意就不会有创新，做任何工作都借鉴以往的经验，员工的价值也就不会体现出 来，企业的价值也无法获得增长。 【案例案例】 有创意的徒弟有创意的徒弟 一位师傅带的两个徒弟出师，师傅给每个人一些银子。钱不多，但要 求这两个徒弟在三天之内不管买什么东西，用什么办法，都要把整个 屋子盛满。 大徒弟认为只有买最便宜的东西，于是他很实在辛辛苦苦地又是到山 上买柴，又是买稻草，精打细算地花那些钱，到了第三天还是没能把 房子装满。 二徒弟不急不躁，到了第三天晚上，对师傅说：“我今天晚上就可以 把这房子装满，但是我的东西太多，可能会流出来。”原来，他花一 点钱买了一支蜡烛，到晚上的时候点燃蜡烛，光明四溢，马上就装满 了整间屋子。 俗语说：“一年能出一个好匠人，三年出来一个孬匠人。”同样跟着一个师傅学习， 最后出师的时候还是会存在差距。如今很多都会有一些吃苦能干的员工，他们非常勤奋好 学，也非常敬业，唯一缺乏的就是创意，由于缺乏创意往往会失去很多关键的机会。 四、掌握四、掌握 6W3H6W3H 分析法分析法 在自我管理中，其中一个很重要的方法叫“6W3H”分析法。它是达成有效沟通的方法， 能保障沟通内容达到正确性，通过“6W3H”的方法可以让员工对命令和指令性的内容有正 确的认识。 1.1. 6W3H6W3H 包含的内容包含的内容 6W 是指：什么（what）、什么时候（when）、什么地方（where）、谁（ who）、为 什么（why）、哪一个（which）；3H 是指：如何做（how）、做多少（how）、费用预算 （many how much）。 2.2. 6W3H6W3H 在工作中的运用在工作中的运用 6W3H 法是一种新的管理工具，员工在接受指令和采取行动的时候，要掌握这几个关键 的要素。不仅是高级领导，作为普通员工面临的也永远是这些问题，首先，只有运用 6W 分 析要做什么事情，在什么时间、什么地点进行，由谁来主管这项工作，自己承担的责任有 哪些等，才能够对指令有正确的理解和认知。 接下来的问题就是 3H 分析阶段，要懂得如何开展工作，需要做到的程度，公司所批准 的预算或者是这项工作需要的预算等。在企业里比较多见的情况是开会，企业通常把这项 工作委托给一个部门或者一个人，在会议的安排、设计、规划方面，不同的人来做这项工 作结果会差很大，有的人把整套会议流程做得完美无缺，有些人却总是出现状况，使得会 议无法顺利进行。 当今几乎所有企业的大型活动都是由项目管理成员来负责，其中涉及很重要的一项工 作内容就是控制项目预算，企业在这方面要做到心中有数。 五、掌握高效完成工作目标的方法五、掌握高效完成工作目标的方法 很多职场人士都会为完成上级分配的工作任务而焦急，甚至不得不加班加点。然而， 很多人忙碌很久却没有效果，白白浪费很多时间。想要顺利完成工作目标，就要掌握相应 的工作方法。 1.1.了解两个类型的工作目标了解两个类型的工作目标 要掌握能完成工作目标的方法首先要了解两个类型的工作目标： 达成状态的工作目标达成状态的工作目标 这类目标是指维持公司营运或达成公司的年度经营目标，是企业内的各个员工必须完 成的目标。 解决问题的工作目标解决问题的工作目标 职场人士在工作中碰到了问题，使目标与现实产生差距，或与预想与期望不一样，因 此必须采取一些解决问题的手段克服问题，使问题消失不再发生。 在上述两个目标中，达成状态的工作目标是经营成果目标。企业每年都会制定年度工 作目标，如销售额和利润要达到多少，部门的工作目标，是把企业的目标分解之后落实到 部门所设定的具体工作目标。 要点提示要点提示 工作目标的两个类型：工作目标的两个类型： 达成状态的工作目标； 解决问题的工作目标。 2.2.达成目标的达成目标的“杠杆效应杠杆效应” 公司设定了要达成的工作目标之后，在整个企业运转和员工工作期间会不断出现很多 的问题，这些问题的解决方案就成了考验企业经营能力的一项工作。 实际上，企业管理过程就是一个不断校正的过程，在这个过程中，通过个人、组织和 企业工具的有效组合，可以产生一个达成目标的杠杆力，如图 1 所示： 图 1 杠杆力示意图 达成目标的杠杆力主要包括三个方面： 工具工具 很多企业的管理工具都是通过技能、技巧、资本投资和自动控制的方法形成的，管理 工具是企业进行正常运转的手段。 组织组织 第二个是组织范畴的授权职工、质量管理和组织目标，组织是企业运行的载体。 个人个人 个人的创造发明、自行负责、动力能量和目标要与组织目标相统一。 有了这三者力量的组合，就能够形成一个杠杆力作用，达成企业的目标。在杠杆效应 中，企业能否最好地达成工作目标，最关键的是个人的创造发明能力、自行负责，动力、 能量以及个人目标的塑造，即职场的卓越者对达成企业目标的重要性。只有提高员工个人 在这些方面的水平和能力，整个企业团队在达成企业目标中才会起到良好的“杠杆效应”。 3.3.树立目标的七个步骤树立目标的七个步骤 要掌握高效能完成工作目标的方法，需要遵循以下树立目标的七个步骤： 把目标用书面的形式写出来把目标用书面的形式写出来 很多人都喜欢把目标放在心里面，觉得只要自己知道就可以了。事实上，把目标放在 脑子里只能算是一种愿望，而不是真正订立的工作目标。只有把目标写到纸面上，给出清 晰的数字、地点、状态和内涵等内容，才算是督促自己树立目标的第一个步骤。 清晰具体地定义目标清晰具体地定义目标 分解为若干阶段目标分解为若干阶段目标 俗语说：“饭要一口口地吃，路要一步步地走。”树立目标的第三个步骤就是要把最 终的目标拆分出来，成为若干个具体目标的组合。 确保目标既富有挑战性，又有现实性确保目标既富有挑战性，又有现实性 目标不能过于大众化，要能给人以前进的动力。 预见可能的障碍和挫折预见可能的障碍和挫折 追踪进展，奖励成果追踪进展，奖励成果 使用思维强化目标使用思维强化目标 4.4.以以“PDCA”“PDCA”方法完成达成目标的程序方法完成达成目标的程序 “PDCA”方法是一种有效的目标管理方法，不管是在企业还是在个人工作中都可以加 以运用。 管理学大师哈罗德利比特曾经说过：“管理可以被看作四个阶段，一是发现问题， 二是解决问题，三是实施方案，四是检查监督。” 什么是什么是“PDCA”“PDCA” PDCA 这四个字母是一些词组的缩写，P 代表计划（Plan），D 代表执行（Do），C 代表 检查（Check），A 代表改正再执行（Action）。PDCA 是工作进行的程序，不管工作范围多 大或多小，都可以循 PDCA 的程序进行。 【案例案例】 日本企业的日本企业的“PDCA”“PDCA”循环管理循环管理 二战结束后，日本在五六十年代的经济发展主要以向美国出口为主。 索尼、松下、本田摩托车等很多产品都是在这样的环境下进入美国市 场的。当时丰田公司的老板到美国去考察美高度现代化企业的时候， 发现一个问题，美国的企业跟日本的企业所处的环境和拥有的资源状 况不一样，美国拥有广大的地区，廉价的土地，全球化的销售，所以 企业产品的制造是大规模生产和大规模分销。 日本由于是一个岛国，地域狭小，资源贫瘠，在制造建设工厂进行生 产时候，没有办法模仿学习美国的大规模生产方式。同时日本企业还 必须是一个以出口为主的外线型经济组织，否则本土产销模式难以支 撑企业的发展。因此，日本企业就定位在开放的出口战略，一开始的 时候也是以粗糙的产品质量，低廉的产品价格打入国际市场。但是后 来发现这样的产品走向世界存在着很大的问题，人们对产品质量的不 满程度越来越高，企业的出口水平开始下降。要保持企业的市场地位 和竞争优势，只有下决心改变产品质量，制造出高质量、高水平的产 品，同时以比较低的价格出口到各个国家。 在这样情况下，日本企业以丰田公司为代表提出精益制造的概念，尽 可能减少出现生产管理的问题和不必要的失误，强化质量控制和成本 控制，满足四个竞争的需要。丰田公司很早就提出要小批量、多批次 的生产，以销订产，按照这种发展思路，日本的企业获得了巨大的成 功。 到二十世纪七十年代后期，美国著名的大学教授戴明提出了全面质量管理的概念，当 时在美国的企业界和理论界没有引起太多的重视。后来日本人发现了全面质量管理的理念， 于是邀请戴明到日本企业进行指导，全面引入全面质量管理体系，进行精益化生产，实施 了一个重要的工具，这就是 PDCA 循环，把计划、执行、检查，改正再执行程序运用到工作 流程当中去。PDCA 循环也成为了日本企业进行产品生产和企业管理的一项重要工具。 要点提示要点提示 PDCAPDCA 的内容与含义：的内容与含义： P代表计划（Plan）； D代表执行（Do）； C代表检查（Check）； A代表改正再执行（Action）。 PDCAPDCA 循环循环 计划、执行、检查和改进形成了一个工作循环过程，如图 2 所示。这个循环过程表示 的是，首先要对工作有一个详细的计划，其次进行有效的执行，在执行、计划的过程中要 对各个流程环节进行及时检查，发现问题需要及时改正，并作为修正下一次工作计划的参 考依据。实际上，要成为企业和职场中的优秀员工，只要掌握一两个关键的工具，坚持做 下去，在工作中就会发生很大变化，并获得意想不到的成功。 图图 2 2 PDCAPDCA 循环图循环图 PDCA 循环已经成为在以目前工作的水准基础上，整个企业的管理和个人的管理水平不 断进行改善、优化、提高工作效率的常用管理工具。我国很多企业都没有真正掌握这种简 单的管理方法，很少有企业按照这种工作循环扎实地执行贯彻到日常的工作任务当中。所 以，很多企业都要从推行企业资源管理的状态回到基本的生产改善运动，采取先进的产品 质量控制和基本的精益化计划管理。 很多中国企业的产品在国内市场和国际市场上都出现了竞争力下降的情况，在消费者 心目中的地位也有所降低，根本原因就在于企业所生产的产品质量没有满足消费者的需求。 程序化计划的五个步骤程序化计划的五个步骤 程序化计划主要包括如下五个步骤： 第一步，明确了解工作进行的目的及理由。第一步，明确了解工作进行的目的及理由。俗话说：“计划赶不上变化。”很多人计 划做到一半就不做，或者有的人和企业干脆不做工作计划，一切都顺其自然发展。有些企 业就出现经销商和内部销售人员提出企业的产品不适销对路的现象。 进行产品生产的工厂总是说从来不知道市场部到底要什么产品，有怎样的销售计划。 经销商经营不好就会发现很大问题，经销商的库存挤压，在业界称为“渠道堵塞”，对生 产商来说影响也很大。比如，公司的账目所反映出来的业绩很好，但是到经销商那里才发 现很多产品还在仓库里存放着，没有到市场上销售。这反映出来的问题正是企业内部的供 应链管理和生产销售计划管理，经销商库存管理等的缺失和断开，没有把生产、销售和渠 道高度统一起来。 除了企业要明确工作目的和理由之外，员工同样需要进行详细的工作计划。职场上很 多员工都缺乏坚持不懈做计划的习惯，这都直接影响之后的工作。 第二步，确定要做的事项。第二步，确定要做的事项。计划要紧紧围绕能做和需要做的事情。比如，管理者在经 营公司中会感到压力很大，公司里面有一摊子的事情需要处理，每天不断有人来找自己做 决定，要求下达意见指示等，可谓分身乏术。普遍存在于企业和职场个人中的问题：要明 确所做的工作事项，尽量理顺需要做的工作内容。 第三步，明确责任者及协助者。第三步，明确责任者及协助者。这一点对顺利实施工作计划来说非常重要。一定要把 负责实施工作计划的主体确定清楚，否则在日后的工作中很容易出现大家相互推诿责任的 问题。作为管理者，要把某项工作任务按在某一个人的头上，让人们都清楚这项工作是由 这个人负责，然后在这个基础上确定谁来帮助他完成这项工作，谁来对这个人的工作进行 考核。这些工作往往是一项工作计划最终能否实施落地的关键。 第四步，列出详细的实现进程的时间表。第四步，列出详细的实现进程的时间表。即什么时间完成，如企业进行产品研发工作， 要在多久之后完成这项工作，使研发结果投入产品生产，而生产出一定量的产品又需要在 多长的时间内完成等。有了可以参照的时间表，计划执行起来才会切合实际，容易遵循计 划去执行，而不至于擅自脱离计划规定。 第五步，明确如何进行及进行的顺序步骤。第五步，明确如何进行及进行的顺序步骤。企业中的工作，只有事前确定好工作的科 学顺序，才能按部就班地在计划时间内完成任务。 尤其是企业的高管人员，要对基层的管理人员和基层的工作者严格要求，把做工作计 划当成一项重要的任务和考核的指标来要求。刚进入职场的工作人员从自身的发展考虑也 要学会做工作计划，职场上的经验都是从最开始的不熟练到后来的轻松上手的。只要能够 坚持下去，做到最后终究能够看到做工作计划的成果，工作效率也会在不知不觉中获得很 大的提升。 六、掌握工作中的报告技巧六、掌握工作中的报告技巧 在职场中，要想不断改进工作方式，提高工作效率，还要掌握一些关键工作的改进方 法，首先是关于工作报告方面的问题，其次还要对会议管理进行改善，以及要掌握各种管 理表格工具的正确使用方法。 1.有效的报告方法 在职场上进行自我管理中，经常会碰到向别人做报告的情况，尤其是在接受上级指令 的情况下，或者是在工作的过程中，工作报告本身就是一个必不可少的组成部分。 报告是接受指示命令的人向下达命令的人陈述执行的结果及经过。工作报告可以是口 头的，也可以是以书面的形式进行。 2.报告的对象 报告的对象是指下达命令的主管（客户），应该尽量避免向其他部门的主管或更高层 次的主管做越级报告。 传统的报告制度一般是谁下达的指令就向谁汇报工作。也就是说，过去的企业管理中 实行的是垂直管理和既定管理，总经理听副总和部门的汇报，部门经理听主管汇报工作， 主管则要听下面的员工的工作报告，而且员工和主管绝对不能向总经理和副总汇报。如今 很多企业的报告，尤其是工作过程报告主要是以 EMAIL 为主，在很多公司员工之间同时抄 送。 【案例案例】 确定确定 EMAILEMAIL 对象对象 韩国一家港资企业曾经就出现了工作报告上的问题，中国这一方写了 一个工作报告递给了中方的一个领导，领导看了之后就塞到抽屉里边 了。结果韩国那一方的人员没有收到这份工作报告，在以后的工作中 就出现了误会。 要弄清楚报告对象究竟是哪些人，而且要遵循公司内部的报告制度。通过电子邮件的 方式定期在工作过程中做报告是件很方便的事情，很多工作都需要向主管汇报的同时抄送 给相关的工作人员。抄送是一种智慧，同时也是一种学问。现在企业里边最担心出现管理 断层和信息拦截的问题，报告制度可以有效解决这个问题。 3.报告的时机 在工作过程中，不是随时都需要报告，而是有恰当的报告时机。 报告主要包括四个恰当时机： 第一，做好工作计划的时候，当计划做出来以后就要迅速向上级汇报； 第二，在工作进行过程中进行报告； 第三，紧急报告，也就是在计划推行过程中发生突发状况的时候报告； 第四，工作完成的时候。 要点提示要点提示 作报告需要遵循的时机：作报告需要遵循的时机： 做好工作计划的时候； 工作进行中； 紧急报告； 工作完成的时候。 以前的报告形式是给领导打电话汇报工作，如今很多时候要看报告的时机合适与否， 时机不对或者是汇报得太多，领导会觉得员工的工作能力有问题。因为报告工作是员工经 常要做的事情，不管是刚刚进入职场的工作者，还是做到一定职位的管理者都要准确掌握 报告的时机。 4.报告的原则 关于口头报告要遵循以下原则： 先说结论先说结论 很多人在写报告的时候，为了突出自己的写作水平都会把报告写得很长，实际上，在 很短的时间把问题说透说清楚是不容易的。 由于大老板或者领导都很忙，使得员工想跟领导汇报一下工作都没有机会。人们可以 抓住一个很好的时机，这个方法叫“三十秒钟电梯”法则。是指在电梯里面“刚好见到” 领导，电梯上下时间大概只有三十秒钟，要抓住时机给领导汇报工作，就必须在三十秒钟 之内把关键事情说出来，让领导听清楚。 简洁、正确简洁、正确 在网上下载、粘贴的写报告方式，是不良的写作风气。虽然互联网时代信息传播的越 来越快，人们获得信息也更为简便，但是能够自己写成文章、做出原创东西的人越来越少。 正如中华民族的语言是最简洁、最精炼的一样，简洁、正确永远是做报告的一项原则， 区别事实与主观的感想、臆测区别事实与主观的感想、臆测 作报告要建立在事实的基础之上。很多人写报告时喜欢用一些浪漫、冗长的形容词作 修饰。实际上，工作是为了最大程度地提高效率，一个好报告的标准应该是很干净的语言， 一般采用名词、动词居多。如果过多地与主观上的猜测感想联系到一起，做出的报告就会 出现问题。 不要遗漏重点不要遗漏重点 作报告要抓住要害，要涵盖工作的重点，遗漏就会对工作产生不利的影响。 成功和失败都要明言成功和失败都要明言 不管是工作的成功还是失败都要在报告里说清楚。 七、掌握会议管理的有效方法七、掌握会议管理的有效方法 在关键工作的改进方法中还有很重要的一项工作就是每个企业都会遇到的会议管理。 卓有成效的会议管理法可以归纳为以下几个方面： 1.开好日常的周例会 很多企业把内部的周例会变成了例行公事，开例会的效果也很不好。很多人参加会议 根本没有做任何准备，通常只是拿本子去听别人报告，而做报告的人也是照本宣科地念。 在企业里，要利用好周例会的形式，在 PDCA 工作循环里面，重要的问题就是确定目标、制 定计划，而开会也需要这种 PDCA 的管理方法，解决例会的效率问题。 2.专题的提案会议 3.决定开会的目标、议题和时间 有时候公司的有关部门在组织会议时经常没有准备好要讨论的问题，结果到了开会的 时间也是干着急。很多企业的工作者都缺乏职业的会议管理意识，企业没有一整套科学的、 卓有成效的会议管理办法。如公司现在决定开会，让张三去通知各个相关的部门，如果张 三有足够好的职业意识，就会以迅速的提问法从领导那里确认下来开会的目标、议题和时 间以及参与会议的相关人员。 【案例案例】 会议的共同目标会议的共同目标 参加一个国内客户的会议，邀请了国内的几个广告、公关和品牌公司 一起开会。企业最初是希望把大家当成一家人，坐到一起彼此讲出观 点和看法，还可以互相批判，达到有创意的结果。这个愿望看起来很 好，这个企业的领导也很有魄力，他的想法是既然来的公司是要竞争 抢到这个项目的，所以每家公司要都像参加锦标赛那样要露一手，又 因为都是专业性的公司，谁也不希望输掉这场比赛。但是大家更多地 是讲自己的观点，而且不愿意被别人指出不行的地方，因为大家都是 同行，都是做第三方的服务工作，互相之间不大可能去当面拆对方的 台，令对方难堪。 这种会议一般不能当作讨论会议来开，因为大家的时间都很宝贵，只要把任务和目标 下达下来让下面的人做好针对目标和任务的工作报告就可以。如果只有两方到三方很小范 围内开会才是决策会议，而针对一个问题进行讨论，观点互相碰撞，范围越来越小，问题 就容易解决。 4.参会者要为会议做出贡献 开会令人担心的情况就是有一两个人在前面“念经”，其他人则支住耳朵坐在一边听， 最后“念经”的和“听经”的都没有得出有价值的结果。很多成功的民营企业家对处理开 会的问题很有一套，有的老总很忙，在会议上处理问题做出决策的速度很快，绝对不会拖 沓。有的企业家也是工作效率极高，企业里的重大事情决策上自我做出判断，干净利索， 这样才能够很准、很快地抓住稍纵即逝的市场机遇。 【案例案例】 高效的会议记录员高效的会议记录员 某位老总的办公室里面只有一张办公桌，与办公桌相靠的就是一张会 议桌。而且他的办公室里面没有沙发，不管进来的是客户还是下属， 进办公室之后就谈工作，遇到紧急的事情马上打电话通知大家来开会， 很快就做出解决问题的结论。 这家公司高效的开会方式不仅体现在老总的办公室里面，在公司其他 部门也是一样。如公司成立的独立营销汽车事业部，决定把这个事业 部建设成未来的销售渠道。公司做出了投资建设规划，把营销总公司 放在深圳，还要把销售网络体系建立起来成为一种区域优势。公司的 老总原来计划把公司搬到上海的松江，在请咨询公司帮助的时候，旁 边的秘书也已经打出了会议纪要，这种高效的开会方式和秘书快速的 文字处理能力在很多公司都很少见。相比之下，很多公司的人经常忙 忙碌碌却没有达到任何效果。 企业里很重要的一个开会问题就是参会者要为会议做贡献，现在很多会议的参会者只 会为会议贡献噪音，开会的时候手机铃声不断响，也没有严格的会议制度可遵循。企业里 的会议状态如果是这样，那这家企业的经营效率肯定非常低下，在市场上要竞争过他人会 很艰难。 5.最少解决一到两个关键问题 很多人参加会议的时候都希望把所有问题解决，但结果往往是没有解决掉任何一个问 题。其实只要每次开会的时候指定一两个需要解决的关键问题，坚决把这一两个问题解决 掉，否则就不结束会议，这才算是有结果，开会才有效率。 6.议而决，决而行，行而查 开会一定要针对某些问题做出决定，既然做出了大家认可的决定就要在日后的工作中 坚决地去执行，而且在执行了会议的决定之后还要对执行的情况进行检查，确保会议精神 在实际工作中的贯彻实施。 7.确保有会议纪要 会议纪要成为整个会议的重要文件。从 PDCA 循环和日常管理的计划和执行工作上来讲， 会议纪要是很重要一个管理工具。目前很多企业里面都有相当数量的员工不会写会议纪要， 也就没有形成卓有成效的会议管理方法。 有些人喜欢端茶杯会议，大家抱着茶杯去开会，手中的笔记本只是开会的道具。其实 对企业里的会议还可以对个人的笔记本进行管理，很多国际企业都会对笔记本进行管理， 严格控制会议记录、会议笔记本等，另外用会议纪要来统一大家的会议思想。 八、合理运用工具表单八、合理运用工具表单 表格工具在不同企业有不同的运用方法，职场上的人只需要两张表就足够了，表格多 了反而成为了工作中的累赘。这两张表一个是月计划表，一个是周进度表。真正能把月计 划表和周进度表跟会议配合在一起运用的企业也不是很多。这里面的问题仍然是员工能否 按照严格的管理制度来开展工作。 另外人们在工作的时候可以采用任务 ABC 分类法，把工作的重点进行量化。A 代表重 点工作要量化与奖励挂钩，B 代表岗位工作要细化与浮动工资挂钩，C 代表机动工作要备案 与加薪挂钩。在职场上的很多人员尽管付出了很多辛苦，做了大量的工作，有时候很难对 这个人的贡献进行评估。所以公司要进行工作备案，作为员工加薪的依据。 九、把握好工作与生活的平衡九、把握好工作与生活的平衡 要成为一个职场中卓越的自我管理者，不但要把工作计划、报告、会议这些工具管理 好、利用好，还要懂得生活事业和健康的平衡。 对很多职场人士来说，在工作生活中找到平衡是一件很困难的事情。很多人为了生存 往往是以牺牲自己的健康和家庭为代价，要保持平衡生活、事业、健康的工具方法，叫 “平衡轮”。如果人们在工作生活中各个方面都是高度和谐的，就像轮子一样圆，滚动运 作起来就很健康。如果轮子中各个方面不协调，就会出现不平衡问题，轮子运转起来就不 是很顺利。因此，作为职场人士，一定要把握好工作于生活的平