XX汽车股份有限公司ERP系统应付模块解决方案.pdf

sd020. *汽车股份有限公司 erp系统 应付模块解决方案 文档作者： 咨询顾问 创建日期： 15-nov-2000 确认日期： 控制编码： nhl/sd020/ap 当前版本： 2.0 审批签字：审批签字： *汽车 项目经理 *汽车财务组长 汉普 项目经理 拷贝数量 _ *汽车股份有限公司erp系统 nhl/sd020/ap 更改记录 更改记录 日期 日期 作者 作者 版本 版本 更改参考 更改参考 15-nov-2000 汉普项目组 1.0 没有前面的文档 22-nov-2000 双方项目组 2.0 根据讨论的结果修改 审阅 审阅 姓名 姓名 职位 职位 签字 签字 分发 分发 拷贝号 拷贝号 姓名 姓名 区域 区域 1 2 3 4 *汽车股份有限公司应付解决方案 ii company confidential - for internal use only *汽车股份有限公司erp系统 *汽车股份有限公司应付解决方案 nhl/sd020/ap iii company confidential - for internal use only 目录 更改记录 ii 审阅 ii 分发 ii 文档注解. 4 文档依据 . 4 适用范围 . 4 供应商管理. 5 业务现状及需求 . 5 解决方案 . 5 发票管理. 6 业务现状及需求 . 6 解决方案 . 6 一般采购付款. 7 业务现状及需求 . 7 解决方案 . 7 预付款项 10 业务现状及需求 10 解决方案 10 付款审批 11 业务现状及需求 11 解决方案 11 索赔管理 12 业务现状及需求 12 解决方案 12 员工费用报销管理 15 业务现状及需求 15 解决方案 15 *汽车股份有限公司erp系统 nhl/sd020/ap 文档注解文档注解 文档依据文档依据 该解决方案是以以下文档为依据的： 1. *汽车股份有限公司.erp系统. 调查问卷 2. *汽车股份有限公司.erp系统. 调查答卷 3. *汽车股份有限公司.bpr业务流程图 适用范围适用范围 本方案适合*汽车股份有限公司的财务业务。 *汽车股份有限公司应付解决方案 4 company confidential - for internal use only *汽车股份有限公司erp系统 nhl/sd020/ap 供应商管理供应商管理 业务现状及需求 业务现状及需求 供应商目前由供应部门进行管理。财务部门对供应商基本不进行管理。 供应商按不同的分类标准大致可分为：国内供应商、国外供应商等。目前国内固定的供 应商约100多家，国外固定的供应商20多家。 解决方案 解决方案 1 由供应部门在系统中建立供应商档案，供应部门和财务部共同进行管理。对供应商 建立统一的流水编号，并录入地址等信息。 2 对低值易耗品、 办公用品等零星采购， 供应商不确定且不需要对供应商进行管理的， 可将采购员作为虚拟的供应商。 *汽车股份有限公司应付解决方案 5 company confidential - for internal use only *汽车股份有限公司erp系统 nhl/sd020/ap 发票管理发票管理 业务现状及需求 业务现状及需求 目前主要的付款票证有以下几种：一般采购付款的增值税发票、普通发票、借款单（预 付时使用）和一些收据、关税完税单、进口环节增值税完税单等。目前的票据管理工作 主要是核对发票的真实性和准确性。 解决方案 解决方案 1票据种类oracle 系统提供标准功能。 2不同来源与不同类型的发票或帐单，在其业务发生时的票据号码对于财务管理而言 都具有实际考核意义的。因此，可以以手工编号的方式将实际票据号码录入系统，以便 于跟踪票据的实际发生情况。 3对于将一系列票据汇总后录入系统的票据，可以定义一定的编码规则，使实际票据 的号码与系统中的号码相对统一，以便于汇总查询。 *汽车股份有限公司应付解决方案 6 company confidential - for internal use only *汽车股份有限公司erp系统 nhl/sd020/ap 一般采购付款一般采购付款 业务现状及需求 业务现状及需求 目前对供应商的采购方式主要为正常采购和预付采购（即由采购员先借款采购）。 对于单到货未到、货到单未到、货单均到而未及时检验入库或质检未完全通过等情况， 财务在平时及月末只有货与单证全部齐备并检验入库后合格，才进行帐务处理，确认应 付款。 当采购发票价格或数量与采购订单不一致时，并未进行很严格的控制。 采购业务中涉及的运费一般无法准确对应到具体的采购品种。 向供应商采购时，会计分录为： 借:原材料 材料成本差异 应交税金增值税进项税额 贷:应付帐款或银行存款 预付及应付结算中60%是与国外结算，涉及币种有美元、英镑、港币、马克、瑞典克郎、 日元等多种币种。结算方式有l/c、d/p、t/t，一般是原币种支付。 解决方案 解决方案 一、基本流程 可以分为以下两类： 1采购接收的物品 在采购模块由计划员录入订单，货到时由库管员及时做接收入库，自动产生分录： 借：原材料 （标准成本） 贷：应计负债 （订单价格） 借/贷：ppv差异 采购员在发票上标明订单号，到财务部申请付款。财务部应付会计录入发票，与订单、 收货进行匹配，自动生成分录 *汽车股份有限公司应付解决方案 7 company confidential - for internal use only *汽车股份有限公司erp系统 nhl/sd020/ap 借：应计负债 （订单价格） 借：应交税金-增值税-进项税 贷：应付帐款 （发票价格） 借（贷）：发票价格差异（ipv） 2杂项接收的物品 对一些金额较小的非重要物资的采购，为简化流程，可以在库存模块直接做杂项接收。 财务部录入发票，不需与订单匹配。 二、ipv差异与ppv差异的处理 系统可以提供标准的ppv和ipv差异报表，用来进行每单货物的差异分析。 在核算上，对ppv和ipv差异，可以按照类似“材料成本差异”科目的处理方法，在期 末存货和本期发出存货之间平均分摊。 三、对运费的处理 采用标准成本计价时，可在物料的成本要素中定义material overhead的子要素为“采 购运费”，并设定为物料成本的一定比例n%，则接收入库时自动产生分录为 借：原材料 （物料标准成本+ 运费标准成本） 贷：应计负债 （订单价格） 借/贷：ppv差异 贷：采购运杂费 （标准成本） 实际运杂费发票到时，在应付模块录入发票 借：采购运杂费 （实际价格） 借：应交税金-增值税-进项税 贷：应付帐款 采购运杂费科目的余额是实际运费与标准的差异。可以按照类似“材料成本差异”科目 的处理方法，在期末存货和本期发出存货之间平均分摊。 四、关税的处理 *汽车股份有限公司应付解决方案 8 company confidential - for internal use only *汽车股份有限公司erp系统 nhl/sd020/ap 采用标准成本时，对关税的处理可类似运费的处理，在物料的成本要素中定义material overhead的子要素为“关税”，并设定为物料成本的一定比例n%，在应付模块记录实 际关税。录入实际关税时,注明订单号，从而跟踪哪些货物已经核销。 接收入库时自动产生分录为 借：原材料 （物料标准成本+ 关税标准成本） 贷：应计负债 （订单价格） 借/贷：ppv差异 贷：预提关税（标准成本） 实际关税单据到时，在应付模块录入发票 借：预提关税（实际关税） 贷：应交税金-关税 应交税金-关税科目的余额是实际关税与标准的差异。 五、因发票价格差异产生发票挂起的处理 如果发票价格差异超出设定的容限，使发票挂起，则需负责该采购业务的采购计划员出 具书面解释给财务部，财务部审批同意后，将发票释放。 六、付款 应付发票经批准后才能进行付款。出纳根据签字批准后的打印发票付款，并录入付款核 销发票，系统自动生成上述会计分录。 七、外币业务 对采购应付中的外币业务，参照员工费用报销管理进行处理。对买汇、调汇等业务，在 总帐模块进行处理。 *汽车股份有限公司应付解决方案 9 company confidential - for internal use only *汽车股份有限公司erp系统 nhl/sd020/ap 预付款项预付款项 业务现状及需求 业务现状及需求 *汽车公司采购预付款约占付款总额的20-30%。 向外部供应商采用预付方式采购时（即由采购员借款）： 采购员借款时： 借:预付帐款 贷:银行存款 发票到达时： 借:原材料 应交税金增值税进项税额 贷: 预付帐款 或同时贷:银行存款 解决方案 解决方案 oracle软件中预付款需要先录入预付款发票，经批准后产生分录： 借：预付帐款 贷：应付帐款 支付预付款后产生分录： 借：应付帐款 贷：银行存款 录入采购应付发票后，核销预付款产生分录： 借：应计负债 借：应交税金-增值税-进项税 贷：应付帐款 借：应付帐款 贷：预付帐款 应计负债为中转科目。 *汽车股份有限公司应付解决方案 10 company confidential - for internal use only *汽车股份有限公司erp系统 nhl/sd020/ap 付款审批付款审批 业务现状及需求 业务现状及需求 目前， 对所有付款， 均须经财务总监和总经理在发票上签字审批， 视资金情况决定付款。 解决方案 解决方案 oracle软件中应付发票和预付发票均需批准才能付款。 建议由应付会计在系统中录入发 票后就自行批准，然后打印出发票。提交领导签字批准后，由出纳执行付款。建议设定 一定的领导审批权限。 *汽车股份有限公司应付解决方案 11 company confidential - for internal use only *汽车股份有限公司erp系统 nhl/sd020/ap 索赔管理 索赔管理 业务现状及需求 业务现状及需求 索赔管理包括两部分，即用户向公司的索赔与公司向供应商的追索。 平常销售整车时，根据含税销售收入的2%提取保修费。 借：产品销售成本 贷：预提费用-保修费 索赔发生时 借：预提费用-保修费 贷：原材料-备件 追索时 借：原材料-备件 贷：预提费用-保修费 目前对旧件退库财务上没有记录。 *汽车希望进一步加强索赔管理。包括索赔件发出后，自动冲减预提保修费；追索单发 出，自动冲减应收索赔款等。 解决方案 解决方案 1销售整车时，提取保修费，在总帐模块录入凭证 借：产品销售成本 贷：预提费用-保修费 2索赔发生时，售后服务部在采购模块以内部请购单的形式录入afa单，旧件返修入库 时，做杂项接收，并注明索赔单号,从而在系统中反映返修件入库情况。自动生成分录: 借:原材料-旧件返库(标准成本) *汽车股份有限公司应付解决方案 12 company confidential - for internal use only *汽车股份有限公司erp系统 nhl/sd020/ap 贷:原材料-旧件返库（标准成本） 3索赔件发出时，由仓库保管员在库存模块做杂项发出 借：预提费用-保修费 贷：原材料-备件 4追索时，由应付会计根据追索单在应付模块做贷项通知单，冲减供应商的应付帐款 借：应付帐款 贷：预提费用-保修费 对drt单，质保部也明细形式录入系统，财务部可进行查询监控。 5追索入库后，由仓库保管员在库存模块做杂项接收 借：原材料-备件 贷：应计负债-追索件 6应付会计根据追索件入库单，做应付发票与前面的贷项通知单核销 借：应计负债-追索件 借: ipv差异 贷：应付帐款 对供应商专设一索赔地址, 从而在查询和报表中将一般应付与索赔应付款区分开。 如果旧件返给供应商,做杂项发出 借:原材料-旧件返库(标准成本) 贷: 原材料-旧件返库(标准成本) 对于不向供应商索件，而是对返修件自行修理并向供应商追索返修费用的情况，由应付 会计根据工时统计在应付模块做贷项通知单，冲减供应商的应付帐款 借：应付帐款 贷：预提费用-保修费 对drt和afa两种情况,除主管部门不同外,解决方案相同。 afa由售后服务部、 drt由质保 *汽车股份有限公司应付解决方案 13 company confidential - for internal use only *汽车股份有限公司erp系统 nhl/sd020/ap 部分别逐件录单管理。财务部门在应付模块仅录入总额进行应付帐款管理。 *汽车股份有限公司应付解决方案 14 company confidential - for internal use only *汽车股份有限公司erp系统 nhl/sd020/ap 员工费用报销管理员工费用报销管理 业务现状及需求 业务现状及需求 1、员工借款时，一般如下处理： 借:其他应收款员工 贷:现金 2、员工报销时进行核销： 借:管理费用-差旅费等 借/贷：现金 贷:其他应收款员工 3、*汽车员工存在外币借款、外币报销、本位币还款业务。 解决方案 解决方案 1 员工费用报销流程参见*汽车目标业务流程。 2 员工编码建议采用目前*汽车员工的卡号。 3应付会计按有关制度规定审核报销单后，将报销单录入系统形成应付发票。应付发票 中按明细项目录入费用金额。一般情况下，应付会计自行在系统中做批准动作，并打印发 票。经领导审批后，由出纳录入付款核销发票，系统自动生成上述会计分录。 对应付发票中的明细项目，可以做成分配集，方便录入。 本位币借款、本位币发票核销、本位币还款 本位币借款、本位币发票核销、本位币还款 其具体处理方式与会计分录如下： 1、本位币借款本位币借款： dr：_部门-其他应收款-个人-人民币 （rmb） cr: _部门-其他应付款-个人 （rmb） dr: _部门-其他应付款-个人 （rmb） cr：现金-人民币 （rmb） 2、本位币发票本位币发票： *汽车股份有限公司应付解决方案 15 company confidential - for internal use only *汽车股份有限公司erp系统 nhl/sd020/ap dr: _部门-费用 （rmb） cr：_部门-其他应付款-个人 （rmb） 3、核销发票核销发票： dr：_部门-其他应付款-个人 （rmb） cr：_部门-其他应收款-个人-人民币 （rmb） 4、本位币还款本位币还款：当借款有余额时，在应付中输入还款发票： dr：现金-人民币 （rmb） cr: _部门-其他应付款-个人 （rmb） 并核销借款余额： dr：_部门-其他应付款-个人 （rmb） cr: _部门-其他应收款-个人-人民币 （rmb） 5、5、 剩余费用全额支付剩余费用全额支付：当借款不足核销费用报表，剩余费用发票全额支付： dr: _部门-其他应付款-个人 （rmb） cr：现金-人民币 （rmb） 外币借款、外币发票核销、外币还款 外币借款、外币发票核销、外币还款 员工以外币方式还款时，直接以复币方式记录其还款情况，使外币与人民币都结清。 其具体处理方式与会计分录与本位币相似。 1、外币借款外币借款： dr：_部门-其他应收款-个人-美元 （usd） cr: _部门-其他应付款-个人 （usd） dr: _部门-其他应付款-个人 （usd） cr：现金-美元 （usd） 2、外币发票外币发票： dr: _部门-费用 （usd） cr：_部门-其他应付款-个人 （usd） 3、核销发票核销发票： dr：_部门-其他应付款-个人 （usd） cr：_部门-其他应收款-个人-美元 （usd） 4、外币还款外币还款：当借款有余额时，在应付中输入还款发票： dr：现金-美元 （usd） cr: _部门-其他应付款-个人 （usd） 并核销借款余额： *汽车股份有限公司应付解决方案 16 company confidential - for internal use only *汽车股份有限公司erp系统 nhl/sd020/ap dr：_部门-其他应付款-个人 （usd） cr: _部门-其他应收款-个人-美元 （usd 5、5、 剩余费用全额支付剩余费用全额支付：当借款不足核销费用报表，剩余费用发票全额支付： dr: _部门-其他应付款-个人 （usd） cr：现金-美元 （usd） 外币借款、外币发票、本位币支付余额 外币借款、外币发票、本位币支付余额 公司以本位币方式支付员工费用余额时， 用不影响正式核算的中间过度科目为记帐科目 的方式，使人民币与外币的金额在正式核算的科目上全部结清。将币种转换的帐务情况 反映在中间科目过度性科目中。 1外币借款外币借款： dr：_部门-其他应收款-个人-美元 （usd） cr: _部门-其他应付款-个人 （usd） dr: _部门-其他应付款-个人 （usd） cr：现金-美元 （usd） 2外币发票外币发票： dr: _部门-费用 （usd） cr：_部门-其他应付款-个人 （usd） 3核销发票核销发票： dr：_部门-其他应付款-个人 （usd） cr：_部门-其他应收款-个人-美元 （usd） 4外币虚拟还款外币虚拟还款：在应付模块中以外币虚拟银行核销发票的剩余费用. dr: _部门-其他应付款-个人 （usd） cr: 虚拟兑换 （usd） 5用人民币支付余额，在gl中处理用人民币支付余额，在gl