展览会筹备工作事项

展览会筹备工作事项展览会筹备工作事项 1 制定周密的工作计划安排：经费、人员（筹备人员、制定周密的工作计划安排：经费、人员（筹备人员、 展出人员）展出人员） 、工作项目（联络、调研、展品、运输、工作项目（联络、调研、展品、运输、 设计、施工、宣传、公关、膳食行等）设计、施工、宣传、公关、膳食行等） 、工作日程等、工作日程等 等要统筹考虑安排。等要统筹考虑安排。 2 选择合适的场地是参展计划中重要的一部分。但选择合适的场地是参展计划中重要的一部分。但 由于参展企业自身规模、资金能力等限制，往往只能由于参展企业自身规模、资金能力等限制，往往只能 购买小的摊位。很多人认为，小摊位要想引人注意不购买小的摊位。很多人认为，小摊位要想引人注意不 是件容易的事，其实不然，只要合理安排，小摊位同是件容易的事，其实不然，只要合理安排，小摊位同 样能吸引来观众的目光。样能吸引来观众的目光。 一、使用灯光，尽可能使小摊位一、使用灯光，尽可能使小摊位“耀眼耀眼”起来。大起来。大 部分展览中心提供参展商天花板聚光灯，否则可租用部分展览中心提供参展商天花板聚光灯，否则可租用 便携式照明系统。根据产业调查，照明可将展览品认便携式照明系统。根据产业调查，照明可将展览品认 识度提高识度提高 3050。 二、成立主题式展览摊位。大企业通常是采用传二、成立主题式展览摊位。大企业通常是采用传 统方式展览，并且依赖大规模场地，所以小企业应该统方式展览，并且依赖大规模场地，所以小企业应该 以新颖的设计来凸显自己的小摊位。以新颖的设计来凸显自己的小摊位。 三、依摊位大小选择合适的展示用品及参展产品，三、依摊位大小选择合适的展示用品及参展产品， 以免过度拥挤或稀松。以免过度拥挤或稀松。 四、善于利用组合式展览用具，避免使用看似低四、善于利用组合式展览用具，避免使用看似低 廉的桌椅，应该给人廉的桌椅，应该给人“小而精小而精”的感觉，把摊位装潢得的感觉，把摊位装潢得 有品有味。有品有味。 五、使用少量且较大的图片，创造出强烈的视觉效果。五、使用少量且较大的图片，创造出强烈的视觉效果。 太过密集或太小的图片皆不易读取，同时，限制文字的使太过密集或太小的图片皆不易读取，同时，限制文字的使 用。而且要将图片放在视线以上，图片应在自壁板用。而且要将图片放在视线以上，图片应在自壁板 36 英寸英寸 以上的地方开始放置。以上的地方开始放置。 六、摊位装饰使用大胆抢眼的颜色。这样从较远距离六、摊位装饰使用大胆抢眼的颜色。这样从较远距离 即可凸显出来，避免易融入背景的中性颜色。即可凸显出来，避免易融入背景的中性颜色。 七、成立完整服务式展览摊位，热情接待来到摊位的七、成立完整服务式展览摊位，热情接待来到摊位的 参观者，对他们有问必答。而将手册、传单、赠品和样品参观者，对他们有问必答。而将手册、传单、赠品和样品 摆放在桌上任参观者自己索取而不主动询问，不但无法实摆放在桌上任参观者自己索取而不主动询问，不但无法实 现商家与观众的互动，也非参展的目的。现商家与观众的互动，也非参展的目的。 3 3 通常展览人员都将注意力放在为参展者提供资料信息上，通常展览人员都将注意力放在为参展者提供资料信息上， 却忽视了企业参展的真正目的，将手册、赠品及样品摆放却忽视了企业参展的真正目的，将手册、赠品及样品摆放 在桌上任参观者自动拿走后离开，这不仅无法有效了解客在桌上任参观者自动拿走后离开，这不仅无法有效了解客 户及市场信息，也非参展的目的。他们常因缺乏发问技巧户及市场信息，也非参展的目的。他们常因缺乏发问技巧 而错过一些重要信息。要避免这一问题就要进行展览前的而错过一些重要信息。要避免这一问题就要进行展览前的 培训及准备工作。很重要的一点是参与展览的人员需乐于培训及准备工作。很重要的一点是参与展览的人员需乐于 跟陌生人交谈，并了解他们的需要，会将事先准备好的企跟陌生人交谈，并了解他们的需要，会将事先准备好的企 业印刷品或精致小礼品适时发送给潜力客户，达到营销的业印刷品或精致小礼品适时发送给潜力客户，达到营销的 最终目的。图片及公司手册可让参观者进一步了解展示产最终目的。图片及公司手册可让参观者进一步了解展示产 品以外的产品资讯。此外，参展商还可在会场提供录像带、品以外的产品资讯。此外，参展商还可在会场提供录像带、 样品、产品展示名片（明确列出电话号码、网址、传真、样品、产品展示名片（明确列出电话号码、网址、传真、 邮寄住址等信息）邮寄住址等信息）,扩大宣传效果。扩大宣传效果。 4 展台创意与装饰展台创意与装饰 大部分展览会提供给参展商天花板聚光灯，或自己准大部分展览会提供给参展商天花板聚光灯，或自己准 备携带式照明系统。根据产业调查，照明可将展品认知度备携带式照明系统。根据产业调查，照明可将展品认知度 有效提高有效提高 30至至 50。另外，选用少量、大幅的展示图片，。另外，选用少量、大幅的展示图片， 以创造出强烈的视觉效果。太过密集或太小的图片都是不以创造出强烈的视觉效果。太过密集或太小的图片都是不 易读取的，同时限制了宣传文字的使用。要将图片在视线易读取的，同时限制了宣传文字的使用。要将图片在视线 以上的地方开始放置，并且使用大胆而抢眼的颜色，避免以上的地方开始放置，并且使用大胆而抢眼的颜色，避免 使用易融入背景的中性色彩，这样使展台从远距离便可突使用易融入背景的中性色彩，这样使展台从远距离便可突 现出来。此外，参展商在采用传统方式依赖大规模场地展现出来。此外，参展商在采用传统方式依赖大规模场地展 览的同时，一定要突出创新设计，以吸引观众。要依展台览的同时，一定要突出创新设计，以吸引观众。要依展台 大小而选择合适的展示用品及参展产品，避免过度拥挤或大小而选择合适的展示用品及参展产品，避免过度拥挤或 空洞。空洞。 展览前的广告宣传展览前的广告宣传 5 如目前公司能达到以上之实践，才能有效发挥参展的目如目前公司能达到以上之实践，才能有效发挥参展的目 的与效果。的与效果。 6 这是最重要的一个环节，就是所有参展人员，必须对于这是最重要的一个环节，就是所有参展人员，必须对于 来询问的客户或买家索取名片，以方便以后业务上的拜访。来询问的客户或买家索取名片，以方便以后业务上的拜访。 切记！切记！ 参展八大误区参展八大误区 展览前展览前 参展目的不明确。明确参展最终目的有助于其它工作的完参展目的不明确。明确参展最终目的有助于其它工作的完 成。一般来说，展会目的应为推销公司产品并助其走向市成。一般来说，展会目的应为推销公司产品并助其走向市 场。场。 忽略参展商手册。该手册为参展商提供参展指南及省钱之忽略参展商手册。该手册为参展商提供参展指南及省钱之 道，其内容简明易懂，包含展会的一切信息。道，其内容简明易懂，包含展会的一切信息。 制作展会所需文件表格过晚。尽早制作展会用文件表格可制作展会所需文件表格过晚。尽早制作展会用文件表格可 避免因时间紧迫而造成失误。避免因时间紧迫而造成失误。 不重视参展员工的作用。事实上，参加展会组织准备工作不重视参展员工的作用。事实上，参加展会组织准备工作 的员工是企业的特使，应提前告知他们参展目的、内容及的员工是企业的特使，应提前告知他们参展目的、内容及 期望，对参展员工进行培训也有利于企业形象的展示。期望，对参展员工进行培训也有利于企业形象的展示。 展览中展览中 忽视参观商的需求。在为参观商提供信息时不要忽视其真忽视参观商的需求。在为参观商提供信息时不要忽视其真 正需要，一些重要信息常常隐含在一些不够技巧的发问中。正需要，一些重要信息常常隐含在一些不够技巧的发问中。 不熟悉产品演示。在展前与员工沟通，以保证他们熟悉展不熟悉产品演示。在展前与员工沟通，以保证他们熟悉展 览馆摆设及展品演示颇有必要。览馆摆设及展品演示颇有必要。 展览后展览后 忽视展后工作的跟进。展后工作长时间不跟进易被荒置。忽视展后工作的跟进。展后工作长时间不跟进易被荒置。 参展商应于参展前建立时间表，以便每日跟进，督促销售参展商应于参展前建立时间