骨干员工《时间管理》内训-培训教案课件ppt

时间管理 什么是时间管理？ 时间管理的误區 时间管理不是要把所有事情 做完， 而是更有效运用时间 再怎么管理也没有用，就是有这么多做不完的事情。 如何把这麽多事情塞进行程表当中？ 时间管理的目的，除了要决定 你该做些什麽事情 之外，也是在决定 什麽事情不应该做 你不可能做所有的事情，所以： 必须做出判断，订定优先级， 在最恰当的时间做最重要的事，其余的就必须割舍 用减法思考代替加法思考 误區1 时间管理不是完全的掌控， 而是降低变动性 什麽是时间管理？ “可以自己控制，固定在什麽时间完成什麽事情。” 永远都有意外的状况发生，但这并不重要 时间管理的真正意义在於：尽可能的降低变动性 没有事先的规划，很容易让工作失去焦点，只注意到眼 前紧急的事，忘了去处理真正重要的事 透过事先的规划 作为一种提醒与指引 误区2 来自 中国最大的资料库下载 来做个小测试 下面有一些问题 请依据自己的情况分别回答 自己记录下每一题的分数 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 3分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 Q1 要做的事，要负的责任 多到令人喘不过气。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 Q2 觉得自己非常忙碌，而且 没有耐心。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 Q3 越接近最后的期限，工作越努力。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 来自 中国最大的资料库下载 Q4 来自领导（或是客户、合作方）的要 求多到让我感到很大的压力。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 Q5 常常有处理不完的e-mail， 或是回不完的MSN（或QQ）对话，几 乎成为早上上班的第一件事。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 Q6 得面临不断发生的工作重点改变 或是组织变动。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 Q7 我不喜欢将原本属於我的责任 移交给别人。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 Q8 我觉得我很难保持机动与弹性， 也无法专注在真正重要的事情上。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 来自 中国最大的资料库下载 Q9 太过焦虑与担忧， 因此浪费了不少的时间。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 Q10 只要会是影响到我自己和同事的互动， 我就很难做出决定或要求。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 Q11 开会或是会面时常迟到。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 Q12 花太多时间处理不太重要、或是紧急 的事，而没有时间处理真正重要的事。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 来自 中国最大的资料库下载 Q13 我习惯拖延事情，直到时间过了 或是不再重要了，就不需要处理。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 Q14 我睡得很不安稳，早上起床仍觉得 很疲惫。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 Q15 对我来说，要规划每天的工作时间表是 很难、也很少做到的事。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 Q16 我没有清楚的方向， 也不知道自己的目标是什麽。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 Q17 我觉得我对工作的期望 还有我在工作上的成就与表现， 和领导所认知的不一样。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 Q18 当我手边一个项目在进行时，我只有一 个预定完成的时间，而不是把它切割成 好几个小项目，分别列出进度。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 Q19 只要牵涉到别的部门或其他同事， 就很难按照我理想的进度进行。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 Q20 主管常常来来询问我的工作进度。 总是如此 .5分 常常如此 . 4分 有时候如此 . 4分 很少如此 . 2分 从来没有 . 1分 来自 中国最大的资料库下载 计 分 1-30分恭喜你，你的时间管理做得不错 31-50分对於时间管理，你已经有了基础的 认识，或一些自己的方法，但还有进步改善的 空间 51-100分 你仍不知该如何有效管理自己的时 间，因此是在一种没有效率的状态，应该尝试 改变 你的时间管理 出了什么问题 ? 陷阱1. 无法管理外在的变数和要 求 你自己可以掌控的部分变少时， 在规划自己的时间运用就必须保有更高的弹性 在规划一天的工作时，至少要保留40的缓冲时间 很多人面临的困扰是：太多来自外界的干扰， 随时得放下手边的工作去做别的事 你有没有想过市场工作的本质是什麽 ？ 市场的工作有很大的一部份需要和别人互 动， 外界的干扰本就是你工作的一部份 从自我可掌控的部分开始 来自 中国最大的资料库下载 陷阱2. 时间的配置不对 紧迫的事不紧迫的事 重要的事 1 st 急 2 nd 重 不重要的事 3 rd 轻 4 th 缓 请排出正确的行事优先 级 ? ? A B C D 紧迫的事不紧迫的事 重要的事 1 st 急 2 nd 重 不重要的事 3 rd 轻 4 th 缓 正确的行事优先级 紧迫的事不紧迫的事 重要的事 紧急状况 流程的重大疏失 员工产生肢体冲突 计划之研拟 公关之促进 问题 之调查 专业 能力的提升 人员招聘及培训 健康检查 不重要的 事 有些电话 有些不速之客到访 有些会议之出列席 有些无谓的请托 有些临时 的邀约 某些领导 交办的急事 有些交际应 酬 有些文件之处理 MSN和QQ的某些应答 处理属下之工作 自我干扰 个人嗜好的沈迷 不合理的时间配置 I. 45% 处理危机 II 5% IV 15% II. 35% 来自 中国最大的资料库下载 明智的时间配置 I II 重要的事情着重在 Plan Plan 着重在 Do Do 着重在 Check Check 着重在 Action 陷阱3. 做事没有方法 多加利用可用的资源 完成任何一件事情，有许多方法， 重点在於你能否找出最快速的方法 如果不懂就要问清楚 学会与大家讨论 寻求主管及众人 的帮助 从别人的经验值里面去学习 我们常常运用自己所熟悉的或是直觉想到的方法 做事，但事实上，这并非是最有效率的方式 不要毫不考虑的就直接去做了 厘清不同性质的工作 将工作分类清楚： 需要高度专注力的工作，例如撰写报告 拟定计划等 开会 处理行政文书作业 拜访客户 电话联系 较不需专注度的工作，如：封装信封 美国密西根大学心理学及神经学科学家最新研究发现： 人的大脑只有在持续不间断地处理一件事情时，才能发挥最 佳功能。 实验心理期刊进行过类似的研究： 如果你每次必须花费15分钟适应与熟悉新的工作项目， 当你一天转换了10次，花在适应新工作的时间总计有140分钟 转换不同的工作项目， 大脑必须花费时间去适应与熟悉 排定优先顺序 A级： “必须”要做的事 非常重要，必须立即完成，没有完成会有很大的影响 B级： “应该”要做的事 很重要，但是可以有较多的缓冲时间 C级： “可以”做的事 如果还有时间，可以排入的工作 Delegate 分派工作 重新检视以上清单，找出哪些工作可以分派给适当的 人去执行 Eliminate 删除 排不上时间，又找不到人可以帮忙处理的，就直接删 除 陷阱4. 拖延与怠惰 来自 中国最大的资料库下载 人, 為何安於現狀? 为何你我都不满意现状, 但是却安于现状？ 1.无奈 2.不确定改变之后会更好 3.因为现状是你我最熟悉的 当你开始不满于现状时, 表示会有新的事物发生在你的身上 但是要用对 “新的思考方式” 後果只会更糟而已 除了第四项以外, 其它的做起来都不太愉快 不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情 紧迫 的事 不紧 迫的 事 重要 的事 1 st2 nd 不重 要的 事 3 rd4 th 思维习惯的改变 成本/效益分析法 这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即 做完它, 以便尽早忘掉它. 养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任 务 完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般 陷阱5. 没有准备 没有想法 下属在面对主管时， 通常有以下应对方 式： 等待被告知 询问该怎麽做 提出建议，采取双方都同意的作法 直接采取行动，同时立即告知 自行采取行动，定期向上报告 来自 中国最大的资料库下载 陷阱6. 不知道利用其他人的资 源 陷阱7. 不会把握零碎的时间 如果只有5分钟的时间， 你可以： 浏览所有的信件，看看是否有重要的讯息，提醒 自己要注意，不要遗漏了。 想想明天或是下个星期有哪些重要的事情要做， 大致排定时间表。 之前排好的会面时间，趁这个空档和对方做最後 的确认。 对於一些简单交付的工作，打电话去确认是否正 依进度进行，是否可如期完成。 如果你有10分钟的时间 ， 其实可以： 想想今天在工作上遇到的某个问题，有什麽其他的 方法可以解决。 不需要花费太多时间回覆的信件，可以在这个时候 先回复。 好好休息一下，调整心情，再重新回到工作上。 重新检视今天的工作时间表，看看是否需要调整。 假设现在多出30分钟的 时间， 你可以： 简单浏览某份报告的内容，把重点标示出来，有 空的时候再仔细阅读。 阅读