艾滋病项目管理与督导评估

项目管理与督导评估 河南省艾滋病防治协会 陈昭云 内容提要 什么是项目和项目管理 什么是督导评估 项目管理的几个关键点 一、 项目的概念和特点 项目的概念 在特定的周期（期限）内，于一定的范围(区域 )，由相关的机构和人员，使用一定的资源（经费 ），通过完成相关的活动和工作（内容）,采用一 定的管理评价（程序），达到既定的项目目标（ 指标） 项目的概念（续） 简而言之: 在最短的时间内, 由最得力的队伍,最有 效的利用有限的资金,通过最科学的管理 办法,完成最重要的工作,达到最佳的产出 . 什么是项目管理 项目管理就是组织实施对实现项目目标所必需的 一切活动的计划、安排与控制。 组织管理 组织、协调 目标管理 计划、预算 计划管理 督导、评估 资金管理 信息、档案 项目管理的关注点 时间 目标 经费 痕迹 项目管理的内容 项目计 划 项目实施/督导/评估 总结/ 验收 资料收集/档案整理 项目管理的四个重点 1.围绕项目目标.-原则 2.坚持项目计划;-手段 3.理解项目文件;-依据 4.管好项目经费;-保证 1,围绕项目目标有的而战 1)总目标是一个长期的、宏观的、概念性的、比较 抽象的描述。比如“减少高危行为，遏制性病艾滋 病流行”；“减少HIV在男男性接触者及其他们的性 伴中的传播”；“提高流动人口艾滋病知识知晓率”。 2)具体目标是一系列在项目周期内可实现的、有可 测量指标的具体任务。如:通过采取xxxx干预措施 ，“提高知晓率30”，“漏服率减少10”等。 3)阶段目标工作量,范围,产出; 4)最终目标终期,年度，完工. 活动目标阶段目标最终目标完成项目实施. 2,坚持项目计划有序而战 1) 计划是项目管理的保证: 要求项目在一定的时间内开展相关的活动,完成主要的工 作,达到一定的目标和相关的指标; 2) 计划和执行是衡量项目管理质量的依据: 计划-行动-阶段目标指标-最终目标指标; 3) 计划的制定,执行,督促,检查,评价是系列科学的过程,避 免随意性; 4) 执行计划的原则性和灵活性(策略性) 时间,地点,方法的灵活性; 期限,目标,指标的原则性. 3,理解项目文件清醒而战 认真学习各种项目文件,理解文件精神是实施项目的 依据. 1) 国家规定规划 艾滋病控制中长期规划,五年行 动计划，四免一关怀政策 2) 项目管理性的文件项目管理、财务管理、经费 使用要求等 3) 专业技术文件VCT、安全套的使用、同伴交流 方法。 4,管好项目经费有保障而战 1) 合理使用经费按照计划和预算执行, 经费与活 动进度一致。 2)节约有限经费保证活动（必要/不必要) 3)严格管理经费严格经费使用范围和标准, 不要 超范围超标准使用;避免占用和挪用。 项目实施的要点 计划与预算的严肃性 灵活性及适时调整 围绕目标开展活动 完善督导与评估系统 多部门和目标人群的参与 各方协调 实施全球基金项目时，一定遵守中国全球基金艾 滋病项目管理规定，严格按照与项目管理机构签 订的委托协议书及项目实施方案中所述各项内容 、时间进度和经费预算开展工作。 如遇特殊重大原因而需要对项目内容进行修改及 变更时，应即行向项目管理机构进行说明并正式 提出书面申请，获得同意后方可进行。未经许可 ，执行机构不要擅自变更项目实施计划，或委托 他人实施项目。 二、督导评估 督导评估（M&E）的概念 督导 指根据项目目标, 对资料收集和进展进行测量的常 规过程，其内容包括对所开展的活动进行计数(既量化 考核)、对所提供服务的质量进行考核，根据项目计划 对项目活动在多大程度上得到了实施进行评价。 评估 指对项目效果进行定期的、系统的考核与评价， 包括评价目标人群中的行为改变、项目目标在多大程 度上得以实现，以及在人群水平上记载项目的结果和 效应。 督导评估的目的 确保项目质量、工作进度及项目目标的实现； 发现存在的问题与不足，及时调整目标与活动， 改善项目活动的实施； 提供相关技术支持与指导； 发现、总结成功经验，推广好的做法。 投入 过程 产出 结果 影响 M&E的框架 项目评估 项目督导 季度督导 /中期督导 项目总结/验收 M&E的主要内容 计划执行情况 活动开展情况（服务可及性、覆盖面、 质量、目标人群满意度） 目标完成情况 可持续性情况 资源利用情况 是否做了该做的事? 是否按质量要求做事? 如何能够做得更好？ 是否达到目的？ 开展的活动数 开展的活动质量/目标人 群的反应 遇到的问题与障碍 目标人群在知识、态度 、技能、行为等方面发 生的变化 总目标 具体目标1 策略1 具体目标2 策略2策略3 活动1活动2活动3 督导与评估方法取决于项目的目标和活动 督导根据计划/方 案，对活动进展进行测 量（计划的活动是否开 展? 进展的方向是否正 确? 是否针对目标人群 ？服务/活动完成的质 量如何?目标人群是否 满意？等等 评估对结果进 行测量（所设定的 目标在多大程度上 得以实现?项目的 实施是否带来某种 改变/变化? 督导评估的基础工作计划 总目标：提高娱乐场所FSW预防艾滋病的意识，提供生殖健 康医疗服务和VCT。 目标1：开展4场生殖健康讲座或安全性行为干预外展，覆盖40名FSW。 活动1：多部门协调倡导会（1次） 活动2：金水区FSW快速需求评估及社区分布图 活动3：4场生殖健康讲座及安全性行为干预外展，覆盖40人 活动4：针对性工作者的健康小册子的开发和发放 目标2：至少为40名FSW提供生殖健康医疗服务； 活动5：为FSW提供妇科体检服务 活动6：为FSW提供VCT前后咨询、抽血及转介服务 活动7：为FSW提供免费健康热线咨询 督导评估依据规范/文件/项目目标 国家政策文件 中长期规划 五年行动计划 四免一关怀政策 艾滋病防治条例等 项目管理文件（GF6） 项目管理手册 督导与评估方案 财务管理暂行办法 档案资料管理要求 督导评估的类型 过程督导（投入与产出） 计划活动完成情况？ 项目/活动提供了哪些服务，在哪里，对象是谁，什么时间，频率，项 目/活动持续时间？ 所提供的服务质量如何？目标人群是否满意？ 效果评估（结果与效应） 项目/活动产生了什么结果？ 是否达到目的？ 成本效益分析 所产生结果的单位成本多少？ 所开展的项目/活动是否具有可持续性？能否推广？ 督导评估方法 非现场督导评估 报表/活动小（总）结/项目报告 现场督导评估 不定期督导/联合督导/逐个项目督导 M&E的主要特点 以问题为中心，而不是以被督导的单位或人为 中心。 发现偏差，发现问题，同时也是指导与培训。 根本目的是改进项目工作，促进目标的实现。 督导评估的标准应具有科学性，且应让被督导 者知道。 督导评估结果应及时反馈。 督导评估是一个快速过程 组织M&E所要考虑的问题 测量的主体：督导评估专家组 测量的内容：督导评估什么内容 测量的方法：定性、定量；抽查 测量的时间：何时? 频度(每月/季/年度) 测量的地点：何地？何单位？何场所？ 测量的尺度：评分系统 社会组织参与项目现场督导内容 计划执行情况：了解项目活动是否按既定计划执行及项目 执行进度； 指标完成情况：了解项目指标完成情况，核查各项报表的 真实性，了解实施机构的服务能力及目标人群获取服务的 满意度； 资料收集：活动资料能否按全球基金艾滋病项目督导与 评估手册相关要求收集，存档资料是否完整等； 社会组织参与项目现场督导内容 经费管理：项目经费支出标准及程序是否符合全球基金项 目财务管理规定和要求，报账资料是否齐全，有无超预算 、超范围、超标准支出现象； 物资管理：项目物资是否有专人管理，是否按要求发放和 使用等，发放记录是否完整。 三、项目管理的几个关键点 写我所做 做我所写 记我已做 计划制定 项目计划定义 项目计划是项目组织根据项目目标的规定，对项目实施工 作进行的各项活动做出的周密安排。 项目计划围绕项目目标的完成系统地确定项目的任务、安 排任务进度、编制完成任务所需的资源预算等，从而保证 项目能够在合理的期限内，用尽可能低的成本和尽可能高 的质量完成。 项目计划的制定需要项目人员、技术人员、目标人群的共 同参与。 项目计划涉及的领域 社会组织开展艾滋病防治工作能力建设； 社会组织参与的反歧视宣传活动； 在高危人群（暗娼、注射吸毒者、男男性 行为者）中开展外展和同伴教育活动； 招募和培训同伴教育员，为接受治疗的病 人提供有关服药依从性等健康教育； 为感染者和病人提供持续的关怀与支持。 项目计划内容 What做什么项目目的。 Who/Whom谁来做，向谁做执行者和目标人 群。 When什么时间做，持续多长时间项目周期 。 Where在什么地方做项目地点。 How如何做，需要多少经费策略和活动、经 费预算。 制定工作计划需考虑的问题 目的性、合理性、可行性、具体 结合辖区内艾滋病防治总体规划和项目要求考虑 当地防治工作重点与需求 结合项目目标、特点、实施原则、管理机制和经费使用 要求考虑 结合可用经费额度考虑 结合项目的效果以及督导评估指标考虑 结合国家、省项目办工作要求考虑 结合本机构项目执行能力考虑 经费预算的要点 确定项目需要的全部费用和现有资源 预算应与项目的所有活动保持一致 内容详细而清楚 仔细核对所有单价和计算方法 不要包括任何不能解释的费用 要包括项目所有的支出类别 要包括来自其它资源的支出类别 为小额不可预见费或小额超资留出余地 进度控制 所有项目工作人员应明确项目的目的及所有的活 动内容及计划 工作任务分解到人 落实例会制度 进度控制图 具体活动动 时间时间 安排（月份） 计计划经经 费费（元 ）345891011 1走访访慰问问受影响儿童4300 2OVC才艺艺及电脑电脑 培训训7800 3迎六一OVC才艺汇艺汇 演4200 4OVC同伴教育员员培训训3020 5OVC大手拉小手活动动2950 6红丝带红丝带 暖冬行动动1820 7终终期座谈总结谈总结910 合计计25000 档案资料的管理 档案资料管理的范畴 1、从项目批准、实施、评价到总结的全过程中， 形成的具有保存价值的资料。 项目申请书、协议书、实施方案、进展报告、报表、 工作总结 专项活动文字记录与声像资料（会议资料、培训资料 ）。 其他文书档案（如请示、报告、批复、收发文件、电 话记录、会议记录等） 2、凡在项目活动中形成的、已经办理完毕，具有 保留价值的资料均应及时收集、整理、归档。 1. 会议资料（启动会/倡导会/专家会/培训会/例 会有关资料）要有会议通知、签到、议程、会 议内容、会议小结等 2. 外展、随访、关怀等活动要求保留现场活动记 录、过程小结等 3. 督导评估要保留原始督导记录、督导反馈/报告 、督导总结 4. 以及媒体宣传报道材料等。 活动资料收集的基本内容 1、应指定专人负责档案资料的管理 2、一事一卷，分类整理，按时间顺序归档 3、在项目单项活动结束后，及时装订成册归档 档案管理原则 项目活动资料整理的基本要求项目活动资料整理的基本要求 规范性：资料整理思路清晰、条理清楚，尽可能规范性：资料整理思路清晰、条理清楚，尽可能 地使用项目提供的资料收集工具。地使用项目提供的资料收集工具。 及时性：项目活动从制定计划开始，我们的资料及时性：项目活动从制定计划开始，我们的资料 整理工作就应同步进行，而不能等到项目活动完整理工作就应同步进行，而不能等到项目活动完 成、甚至到项目总结时再回头搜集，很多项目活成、甚至到项目总结时再回头搜集，很多项目活 动动“痕迹痕迹”已不复存在，既加大了我们工作的难已不复存在，既加大了我们工作的难 度，同时，资料的真实性都要大打折扣。度，同时，资料的真实性都要大打折扣。 完整性：项目活动流程应记录的内容完整性：项目活动流程应记录的内容 （不同档案（不同档案 资料的基本要素）资料的基本要素） 会议、培训班会议、培训班会议通知、会议议程、签会议通知、会议议程、签 到表、主体材料（讲义、讲话等）、会议小结、到表、主体材料（讲义、讲话等）、会议小结、 预算、结算以及声像资料、新闻报道等。预算、结算以及声像资料、新闻报道等。 项目活动项目活动项目活动计划、实施方案、实项目活动计划、实施方案、实 施过程材料、督导评估、活动总结、预算、结算施过程材料、督导评估、活动总结、预算、结算 以及声像资料、新闻报道等。以及声像资料、新闻报道等。 项目招标项目招标项目计划书、审核（审修）意项目计划书、审核（审修）意 见、协议书、项目实施方案、实施过程材料、督见、协议书、项目实施方案、实施过程材料、督 导评估、活动总结、预算、结算以及声像资料、导评估、活动总结、预算、结算以及声像资料、 新闻报道、资料验收归档等。新闻报道、资料验收归档等。 项目工作总（小）结的撰写 工作总结撰写的原则： 1、对照批准的项目标书或项目计划审查完成情况； 2、简洁、清晰； 3、真实地反映项目的进展情况，好消息和坏消息都要报告； 4、报告重点应集中在所报告