健康教育档案规范细则课件

一、总 则 （一）为了提高我市健康教育档案的质量和管理水平，充分发挥健康 教育档案在疾病控制、健康管理和卫生事业发展中的作用，结合我市 健康教育工作实际，特制定本实施细则。 （二）健康教育档案是指在健康教育工作中形成的，具有保存价值的 文字、图表、数据、声像等各种载体形式的文件资料。 （三）健康教育档案是健康教育工作的真实记载，是健康教育工作方 法、技巧的一种存储形式，也是健康教育工作经验积累的宝贵财富。 健康教育档案必须实行规范化管理，确保档案的完整、准确、系统、 真实，有利于档案的开发和利用。 （四）健康教育档案是健康教育工作的重要组成部分。各级、各行业 领导必须把这项工作纳入规划、计划、管理制度和健康教育专（兼） 职人员的职责范围之中。 （五）各级、各行业单位应配备专（兼）职档案员，并每年定期参加 健康教育档案规范化管理培训，以提高档案管理水平。 二、健康教育档案 工作岗位责任制 （一）主管健康教育档案工作领导职责 1、应将健康教育档案工作纳入年度工作计划和年 度考核目标，并制定和健全相关的管理制度。 2、要求各科室和项目负责人，按规定及时将应立 卷归档的文字、声像资料整理移交给健康教育档 案管理人员。 3、配合健康教育档案 管理人员对档案的收 集整理及组卷质量进 行检查。 4、协助审查准备归档 的文字、声像资料。 （二）健康教育档案 管理人员职责 1、热爱健康教育档案管理工作、不断提高政治思想、科 学文化和档案管理水平，努力做好本职工作。 2、指导、监督、检查、协助相关科室，做好 文字、声像资料的形成、积累和整理归档工 作。 3、检查、验收项目档案是否完整、准确、系 统。 4、负责各相关科室档案资料的接收、整理、 归档立卷、保管利用等工作。 5、对下级档案管理人员进行培训、指导、检 查。 三、健康教育档案 归档范围及保管期限 （一）组织管理类 1、上级行政主管部门和业务主管 部门下发的文件、业务考核标准 、中长期健康教育工作规划和工 作规范。 2、健康教育各种会议、培训通知 、活动记录。工作督导检查相关 资料、工作调研报告、工作通报 、工作简报、工作信息等资料。 3、年度工作计划、工作总结。人 员、设备、经费使用情况。规章 制度及各类人员培训相关资料。 4、工作网络情况、基础数据、各 类问卷及评价。 （二）宣传活动类 1、各种社会宣传相关资料、健康知识咨询记录。 2、健康知识讲座、健康知识竞赛相关资料。 3、健康知识宣传栏、电子屏幕、报纸、广播、电视宣传相 关资料。 4、健康教育宣传品的制作与发放过程中形成的相关资料。 （三）控烟工作类 1、上级行政部门和业务主管部门下发的有关控烟工作 的文件及控烟工作考核（评估）标准。 2、本单位有关控烟的文件、规划、计划、总结。 3、有关控烟的政策和法规。 4、控烟组织机构、人员分工、经费使用的相关资料。 5、控烟基线调查、无吸烟家庭和无吸烟学校评比相关 资料。 6、控烟知识宣传栏、控烟知识社会宣传、咨询资料。 7、控烟知识培训相关资料。 8、控烟干预措施落实执行情况。 9、控烟标识张贴资料。 10、戒烟门诊工作相关资料。 11、控烟工作督导检查过程中形成的相关资料。 12、控烟宣传品的制作与发放过程中形成的相关资料。 （四）项目类 1、上级下发的项目文件、项目实施方案、项目操 作流程。 2、项目可行性报告、项目实施方案、项目工作流 程。 3、项目组织机构、人员分工、项目管理制度、项 目经费使用情况。 4、项目工作会议、活动、培训记录。 5、项目工作信息、简报。 6、项目培训通知、总结。 7、项目实施过程中形成的所有文字、图片、音像 资料。 8、项目督导检查的文字、图片资料。 注：“亿万农民健康促进行动”归入项目类。 （五）保管期限 健康教育档案保管期限为五年。 宋体小四 四、健康教育档案归档要求 （一）文件材料的归档整理单位为件或卷。 一事一份的材料为一件。正文与附件为一件 。转发文与被转发文为一件。报表、名册、 图册等一册为一件。一事多份的材料组成一 卷，要填写卷内目录。 （二）档案资料整理要遵循档案资料的形成 规律，保持资料的有机联系。 （三）归档资料的质量要求：归档资料应归 原件，做到完整、准确。档案资料的形成时 间（ 年 月 日）公章必须齐全。 （四）归档步骤 1、集中档案资料，按年度装档。跨年度的资料如 长期规划、计划，归入文件资料内容针对的第一 年。跨年度的总结归入内容针对的最后一年。 2、确定题目，题名要求能准确揭示文件资料的内 容。 3、编写页码，凡是有文字的页面都要标注页码， 打印在文件资料底下空白处的正中。 （五）确定档案的盒号 1、第一盒为组织管理类，第二盒为宣传活动类， 第三盒为控烟类，第四盒为项目类。将归档文件 按顺序装盒，确定每一卷的盒号。每个单位每一 年度分类装盒，每盒从1开始编流水号，装满一盒 再装下一盒，直至装完。注意盒不能装的太满， 适当留有余地。 2、如组织管理类一盒装不下，再加一盒，盒号为 1-1、1-2；其他类别以此类推。 （六）计算机编目：每类档案的第一卷 是该类档案内容的目录，目录按规范的 案卷目录电脑打印，文件资料从1开始编 写流水号。 （七）卷内目录的主要内容 （卷内都要有卷内目录） 1、一份文件资料一个序号， 从1开始。 2、有发文的文件编码。 3、文件标题。 4、文件形成时间。 5、页次：每份文件的页码， 最后一份文件填写首尾两个页 码，两页码用“”隔开，如 9698。 （八）档案盒的选择：长春市健康教育档案 统一使用蓝色的QS155P全盛牌档案盒。 （九）盒背脊打印标识的要求： 上部打印（彩色）长春市健康教育的标识（19mm15.88mm ），中间打印“健康教育档案”（用54pt方正超粗黑简体字 体打印），下面打印20XX年（用48pt方正粗宋简体字体打印 ），最下面是档案盒的分类号（1）（2）（用40pt方正 粗宋简体字体打印）。如图所示： 健康教育档案封皮及卷内文件材料字 体、字号要求 题名：宋体2号加黑 卷内文件材料： 标题：宋体2号 正文：仿宋3号 页码：置于版心下边缘居中 卷内文件目录样式： 卷内文件目录样式： 归档文件目录样式： 档案皮封底卷内备考表 本卷情况说明 立卷人 检查人 立卷时间 档案装订： 按照档案“三孔一线” 的装订方式，采用 档案装订线绳装订。 档案背题： 照片档案： 1、照片按年度，用照片 档案影集归档，按照 组织管理、宣传活动、 控烟工作、项目工作 类别进行分类归档。 2、卷内目录按类别、项目 规范书写。 照片归档要求： 1、按照档案类别进行 分类说明； 2、照片编号 3、照片附简要说明 照片归档要求： 新闻媒体播 出的活动要 拍摄成照片 归入照片档 案中并附简 要说明 五、健康教育档案内容 及形式要求 （一）组织管理 1、组织机构 （1）标题：单位名称+组织机构 名称。例如：XX单位健康教育工 作领导小组。 （2）正文：组织机构人员名单。 （3）右下方标注时间（ 年 月 日），加盖公章。 2、工作网络 按照长春市健康教育中心统一 设计的健康教育机构工作人 员登记表（见附表1）填写。 3、工作设备 按照长春市健康教育中心统一 设计的健康教育工作设备登 记表（见附表2）填写。 4、工作经费 按照长春市健康教育中心 统一设计的健康教育工 作经费登记表（见附表 3）填写，并附经费票据 复印件。 5、工作计划 （1）标题：单位名称+时间+计划名称。例如：XX 单位XX年健康教育工作计划。 （2）正文。 （3）最后一页右下方标注时间（ 年 月 日）， 加盖公章。 7、工作制度 （1）标题：单位名称+制度名称。例如：XX单位 XX工作制度。 （2）正文。 （3）最后一页右下方标注时间（ 年 月 日）， 加盖公章。 8、会议记录 按照长春市健康教育中心统一 设计的健康教育工作会议记 录表（见附表4）填写。 9、工作记录 按照长春市健康教育中心统 一设计的健康教育工作记 录表（见附表5）填写。 10、培训记录 按照长春市健康教育中心统一设计的健康教育 培训记录表（见附表6）填写，并附培训通知、 培训材料、培训小结、培训签到。培训照片存入 健康教育影集。 11、参加上级学习、培训、活动 按照长春市健康教育中心统一设计的参加上级 学习、培训、活动记录表（见附表7）填写，并 附相关资料，照片存入健康教育影集。 12、省级文件、市级文件、县（市）区级文件分 别立卷，各类工作标准要求分别立卷存档。 13、国家健康教育工作年度报表复印件存档。 14、工作信息 按照长春市健康教育中心统一 设计的健康教育工作信息统 计表（见附表8）填写，并将 信息材料附后。 15、行业单位信息 按照长春市健康教育中心统一 设计的健康教育工作网络登 记表（见附表9）填写。 16、典型单位信息 按照长春市健康教育中心统一设计的健康教育 典型单位登记表（见附表10）填写。 （二）宣传活动 1、健康教育资料制作、发放及使用 （1）上级发放的健康教育资料收发使用情况，按照长春 市健康教育中心统一设计的上级下发健康教育资料登 记表（见附表11）及上级下发健康教育资料发放登 记表（见附表12）填写，并附资料实物。 （2）自制健康教育资料使用情况，按照长春市健康教育 中心统一设计的基层单位自制健康教育资料登记表（ 见附表13）及基层单位自制健康教育资料发放表（见 附表14）填写，并附资料实物。 （3）音像资料播放情况，按照长春市健康教育中心统一 设计的健康教育音像资料播放登记表（见附表15）填 写，并附资料实物。 2、健康教育宣传栏 （1）张贴长春市健康教育中心统一印制的宣传画，按期存 档，实景照片归档。 （2）自制健康教育宣传栏内容的，保留底稿及实景照片， 按期归档。 （3）宣传栏的正上方标明 “健康教育宣传栏”。右 下方标注年月日，第几期 及单位全称。 3、健康宣传咨询活动 （1）活动计划、总结 （2）填写长春市健康教育中 心统一设计的健康教育活 动登记表（见附表16） （3）活动使用其他资料 （4）活动照片存入健康教育 影集 4、健康知识讲座 （1）讲座计划、总结 （2）讲座通知 （3）讲座讲义 （4）听众签到簿 （5）主讲专家与讲座组织单 位互评表（见附表17、18） （6）讲座照片存入健康教育 影集 （7）填写长春市健康教育中 心统一设计的健康教育活 动登记表（见附表16） 5、各类健康教育调查 （1）空白调查表 （2）填写后的调查表 （3）统计分析报告 （4）调查过程中的照片资料 存入健康教育影集 （三）控烟工作 1、控烟工作组织机构 2、控烟工作方案 3、控烟工作总结 4、控烟宣传栏资料 5、控烟宣传 （1）控烟宣传计划 （2）控烟宣传总结 （3）控烟宣传照片存入健 康教育影集 6、控烟培训 （1）培训计划 （2）培训通知 （3）培训记录按照长春市 健康教育中心统一设计的 健康教育培训记录表 （见附表6）填写 （4）培训教材 （5）培训签到簿 （6）培训试卷 （7）培训总结 （8）培训照片存入健康教 育影集 （四）项目工作 各类项目工作，应根据项目工作的具体要求 建立项目档案，归档立卷原则上参照长春 市健康教育档案规范细则中的健康教育档 案归档范围和归档整理要求。 六、健康教育声像档案管理要求 （一）声像档案资料收集的重点内容 声像档案是以磁性材料或感光材料为主，辅以文字说明的具 有保存价值的健康教育历史记录。一般包括照片、底片、录 音带、录影带、影视片、磁带、光盘以及文字说明等声像材 料。其重点收集内容包括： 1、各种有关健康教育工作的经验交流会。 2、健康教育基本理论、工作方法、健康知识培训。 3、各类健康知识竞赛、健康知识讲座。 4、健康教育的社会宣传及现场健康知识咨询。 5、健康教育宣传栏照片。 6、各种传播材料的小样及电子版光盘。 7、健康教育项目的会议、培训、督导、干预活动中形成的声像资料。 8、参加上级部门培训学习的照片、培训资料光盘。 9、其它具有历史参考价值的声像记录。 （二）声像档案资料的归档要求 1、保存的声像资料必须是原版。 2、图像清晰、声音清楚、无磨损痕迹、内容真实。 3、附有时间、地点、内容、人物、背景、制作者文 字说明。 4、无底片的照片应附电子版光盘存档。 5、录音、录像应附刻录光盘。 （三）声像档案资料的分类要求 1、照片档案按年度问题进行分类，同类问题按时 间顺序依次嵌进档案盒。填写照片档案目录，按要 求标注文字说明。 2、录音录像带、影音光盘类档案一般按载体形式分 类，存档以盒、盘为单位，在规定位置贴标签、并 按不同载体形式分别填写编号、内容、日期、规格 、制式等，同时编制分类目录。媒体播放过的应在 备注栏内记载说明。 （四）声像档案资料的移交要求 1、照片应在规定内容完成5个工作日内移交档案专 （兼）职管理人员。 2、电台、电视台播放过的录音、录像带、影视片等 应及时向档案管理人员移交。 3、其它录音、录像等资料应在录音、录像带录满刻 录光盘后一同移交档案管理人员。 4、所有移交的声像档案资料均应为原件。 5、移交进档的声像档案应编制移交目录、履行交接 手续。 6、档案管理人员接收声像档案应做好检查验收，编 制档案目录，确保声像档案齐全完整，质量符合要 求。 七、健康教育档案目录（参考） 此目录仅供各行业、部门、单位参考，实际档案 目录根据工作内容及档案内容设定（具体参照第 五章）。 长春市、县（市）区健康教育机构档案目录 1、组织管理（首页为档案目录） （1）组织机构、工作网络 （2）设备登记表 （3）经费使用情况登记表 （4）工作计划、工作总结、工作制度、突发公共卫生事 件健康教育应急预案 （5）会议记录 （6）工作记录 （7）活动记录 （8）健教工作指导笔录（区本级、市级） （9）健康教育培训：通知、教材、签到簿、总结 （10）上报信息统计表、健康教育工作信息 （11）参加上级学习、培