中缅油气管道项目印度承包商EPC项目的文控管理

石油天然气学报 ( 江汉石油学院学报 )2 0 1 4 年 4 月 第 3 6 卷 第 4 期 J o u r n a l o f Oi l a n d G a s T e c h n o l o g y( J J P I )A p r 2 0 1 4 V o 1 3 6 N o 4 中缅油气管道项 目 印度承包商 E P C项 目的文控 管理 李景 永 ，张海 强 ，祁瑞和 闰晓瞳 ，黄 莉 ( 廊坊中油朗威工程项目 管理有限 公司， 河北廊坊。 。 。 0 。 ) 摘要描述 了印度承包商庞吉劳德公 司 ( P u n j L l o y d L t d ，简称 P L L)在 中缅 油气管道 项 目中 E P C ( e n g i n e e r i n g ，p r o c u r e me n t ，c o n s t r u c t i o n ，设计、采购 、施工)项 目文 控体 系 的结构 和 构成 、职能分 工 与 日 常运作 流程 ；并对 P L L的 E P C项 目文控 管理体 系运作 的优势与劣势进行 了分析 ，总结 了一系列经 验和教 训 。以期为中国油气管道 施工承包 企业 E P C项 目的文控 管理 提供 借鉴和 宝贵经验 。 关键 词庞吉劳德 ；文控管理 ；优势与不足 ；经验教训 中图分类号TE - 9 4 文献标志码A 文章编号 1 0 0 0 9 7 5 2 ( 2 0 1 4 )0 4 0 3 0 5 0 3 关 于 国际 E P C ( e n g i n e e r i n g ，p r o c u r e me n t ，c o n s t r u c t i o n ，设 计 、采 购 、施 工) 项 目的文 控 管理 工 作 ，学 术界 已经有 不少 的研 究成 果 1 。这些 学 者 从宏 观 或 微 观 角度 ，对 国际 E P C项 目文 件 管 理工 作 做了分析和总结 ，对国际 E P C项 目的文控管理工作有一定的指导意义。笔者在这些对 国际 E P C项 目文 件控 制 工作研 究成 果 的基 础 上 ， 以 中缅 油 气 管 道 工 程( 缅 甸 段 ) 西 线( 以 下 简 称 “ 西 线 工 程 ” ) 印度 E P C承包 商庞 吉劳 德公 司 ( P u n j L l o y d L t d ，简 称 P L L ) 的项 目文 件 管 理 为例 ，描述 了其 E P C项 目文 控体系的构成 、职能分工与 日常运作流程 ，以及 P L L的 E P C项 目文控管理体系运作 的得失及其优势与 劣势，试 图对 P I I 的文控管理体系进行了解读和分析 ，从 中总结出一些可资借鉴 的经验和教训 。 1 P L L文控体系构成与 日常运行 P I I 是一家来 自印度 的综合性跨国工程公司 ，是西线工程 2 0 5 k m起始段的 E P C承包商，业务遍 及东 南 亚 、中东 和非洲 地 区 ，具 有丰 富 的 国际项 目管理 经验 。 1 1 P L L文控体 系构 成 P L L文控体 系基本包含 3个层级 ：项 目经理，QA ( q u a l i t y a s s u r a n c e ，品质保证 ) QC ( q u a l i t y c o n t r o l ，质 量控 制) 经理 ，文控 管理 员 。 1 )项 目经理 负责根据质量管理体系、质量计划和 HS E ( h e a l t h ，s a f e t y ，e n v i r o me n t ，健康 、安 全 、环境 )管 理规 定组 织工 程施 工 。 2 )QA QC经理 主要负责监管各项施工活动 ，确保项 目的执行符合项 目质量计划和各种施工程 序 文件 的要求 。 3 )文控管理 员 文控管理员的职责主要是严格遵守文控程序要求 ，对工程执行各阶段发生的各类 文件 的起草 、审阅、批准 、分发 、检索、存放 ，以及将最新版的文件传达到施工现场进行有效控制 ，这 些文件包括 ：设计数据清单 、图纸和规范、质量控制文件( 程序文件 、检查和测试计划) 、合 同文件、 分包文件 、采购订单、变更令、与业主、顾问、分包商 、供应商的来往信函、项 目计划、项 目施工方法 和程序 、通知和审查报告、现场技术问题 、不符合项报告、会议纪要 、信函及传送单文件 、许可证及证 明文 件 、进度 报告( 日周月 报) 、HS E记 录 ；此外 ，还 要对 各种 类 型 的文件 进行 编 辑 整理 ，并 作 为最 终 归档 文件 的一 部分 提交 给业 主 。在项 目经 理 的指导 下 ，文控 管理 员 负责 在文件 保 留期 内对 收发文 件进 行 整理 、建立索引、归档 、存放、维护 、检索和处置 。 收稿 日期2 0 1 31 1 2 0 作者 简介李景永 ( 1 9 8 2一 ) ，男 ，2 0 0 6 年 河南大学 毕业 ，工程师 ，现从事油气管道工程项 目文控和行政工作。 学兔兔 w w w .x u e t u t u .c o m 油 气管道 经济 与管 理 2 0 1 4年 4月 1 2 P L L文控体 系 的 日常运 行 文控 管理 最显 而易 见的 工作莫 过 于文件 的接 收和 文件 的发 出 了。P L L文 控管 理 员在 接 收到 文件 后 ， 会在 收件 上加 盖带 有 日期 和 文件分 发矩 阵 的印章 ，然 后将 文件 交给项 目经理 ，由项 目经理 指示 有关 部 门 和人 员对 收件 进行 处理 ，相关 人 员 收 到 文件 后 ，签字 确 认 。部 门处 理 完 毕 ，返 回给 文控 管 理 员 进行 保 存 、维护和归档。P I L的发函由各部 门人员起草 ，草稿 由项 目经理或项 目经理授 权代表 审议修改后 ， 交 给文控 部 ，由文 控部 统一 编号后 发 出 。 文件管理工作始于文件的接收和发 出，但不止于文件的收发。文件收发之后，文控人员需要对收发 文件进行归档、存放、维护 、检索等后续处理 ，便于其他部门和人员查阅过往文件 以及后期对文件进行 归 档 。文控 管理员 会对 全部 文件 的索 引 目录进行 编制 和管 理 。 2 P L L文控体系的优点 了解 了 P L I 的文控体系组织结构和 日常文控运作流程之后 ，它的运作优势具体体 现在哪里呢，概 括起来就是发 函主题全面 ，索赔文件完善 ，只发英文函件。 1 )发函主题全面 P I L发函不仅限于工程、技术 、施工等方面 ，事无巨细 ，一般都会 以正式信函 的方式通知业主和监理 ，甚至还包括不可替换人员的休假安排 、休假期间的替代人员安排等 内容 ，也会 以正式函件的方式通知业主和监理，而不同于 中国 E P C承包商的处理惯例只是 口头，或者 电话方 式 通知各 相 关 方 。所 以 ，就 中 缅 油 气 管 道 工 程( 缅 甸 段 ) 西 线 的情 况 来 看 ，业 主 和 监 理 普 遍 感 觉 到 P L I 的发函量很大。P L L的做法 ，使得关键人员 的工作和休假安排有 了纸面的依据，有效地打消 了潜 在的业主以随意替换不可替换人员为依据的索赔意向。这种工作思路 ，深刻地体现 了 P L L作为一个有 着丰富国际工程经验的私营公司所具有的浓厚的反索赔思维和精明的反索赔策略，值得中国同行学 习。 2 ) 索赔文件 完善索赔 工作几乎是任 何工程项 目不 可或 缺 的工作 内容 ，成 功 的索赔 ，能提 高项 目的 整体利润率，甚至能使项 目效益由亏损转为盈利 。索赔工作与文控管理是密不可分的，因为业主等单位之 间的来 往文件信 函是 索赔 的重要依 据之一 ，没有 良好 的文件 管理工作 ，就不会 有充分 的索赔 凭据 。在这 一 点上 ，P I I 的 E P C项 目文控 管理工作 就做 的很好 。他们 在发 出 函件之前 ，如果 之 前发 送过 与该 函件 主题 相关的函件，则这些文件的文件编号和发函日期都会作为参考文件添加到该函件的前端 ，然后 ，所有这些 关联到同一主题的函件 ，其文件编号、发出日期 、撰稿人、接收单位等信息 ，都会登记到一个专门的E x c e l 文档 中 ，如果没有人 为 的遗忘或疏 忽 ，是很少 出现漏项 的。这样一种精 细 的文件管 理策 略 ，行 之有效 ，极 大地提高了项 目执行中后期陆续甚至集中出现的索赔工作的效率，值得借鉴和推广。 3 )只发 英 文函件 从 2 0 1 2 年 1月 1日至 6月 3 0日，在 短 短半 年 的 时 间里 ，业 主 西 线工 程 指 挥部 ( 业主对 P L I 承包商 的直接管理 部门)文控 口接收处理 了来 自 P L L的 E P C承包 商 的正式 信 函总计 6 3 8 份 ， 占西线 工程指 挥部 接收 自所 有单 位 、机 关 和组织 的文 件总量 的 3 0 ，也 就是说 ，P I I 的 E P C承 包 商 日均 发 函达 3 5份 。这 样 的速 度 和效率 ，得 益 于 P I I 只需 要发 出英 文 函件 的 鲜 明特 点 。翻 译 环节 的省略 ，大 大缩短 了发 函耗 时 。因此 ，只要 P L L感 到 了发 函 的必要 和 冲动 ( 且 不论 其 函件 的质 量 ) ，它 的文控管理体系就可以连续不断地在一 日之 内发出数十份函件 ，干净利落。这就启发中方 的文控管理人 员 ，掌握 熟 练 的英 文 能力 ，会大 大促进 文控 工作 的开 展 。 3 P L L文控体系的不足 完美 只能无限接近。在与其年长 日久的工作互动中 ，发现 P L L文控体系也存在一些弊端 。 3 1 文控 人员缺 乏培 训 在 西线 工程 中 ，P L L的 E P C项 目部有 2名 文控人 员 ，包 括 1名 文控 主 管 和 1名 文控 管 理 员 。文 控 主管 A 先生有 一些 管道 工程项 目的文控 管理 经验 。但 文控 管 理员 B先 生 是 艺术 专 业 出 身 ，素无 管 道 工 程 文控 管理 经验 ，在加 入西 线工 程之 前 ，P L I 也 未对 他进 行 任何 文 控管 理 培训 。以这 样 的 国 际 E P C项 目零 文控 管 理经验 和培 训背 景 ，在工 作之初 ，难 免 出现这 样那 样 的错 误 ，给 西线 工程指 挥部 的老 文控 专 家带来了不少挠头之痛 。 学兔兔 w w w .x u e t u t u .c o m 第 3 6 卷第 4期 李 景永 等 ：中缅油气管道项 目印度承包商 E P C项目的文控管理 一 个公司的文控管理工作，也是公 司的形象 窗口之一。文控管理工作做得好，各项工程管理和施工 就能够比较顺利地开展起来 ，业主和受管理单位也会乐于配合工作 的开展 ；反之 ，则会成为工程管理各 项工作的掣肘 ，对各项工作的开展造成不利影响。所 以，在项 目启动之前 ，对文控人员进行文控管理知 识 培训 ，是 十分 必要 的。 3 2工作 交接 混乱 尽管 P L L的 E P C项 目文控管理人员 的休假周期 比较长( 约 1年) ，工作交接并不频繁 ，却也不顺 畅。2 0 1 2年 5月 ，业主西线工程指挥部管理团队主体前移到了坐落 于缅甸西海岸 的皎漂营地 ；2 0 1 2年 6月 ，经 过半年 多 的实 际工作 锤炼 ，已经熟 悉 项 目文控 管理 业 务 的 P L L项 目文 控 管 理员 B先生 也 前移 到 了皎漂办公室 ，但月末即回国休假 ，接替他的是缅籍员工 C。c先生是一位工程专业 的在读研究生 ， 通晓英语 ，但工程经验欠缺 ，文件管理经验为零。千头万绪 的文控业务 ，不是一个初 出茅庐的年轻人可 以轻易胜任的。在磕磕绊绊的文控管理过渡工作中，迎来 了 2 0 1 2年 8月 中下旬返 回缅甸的文控管理员 B先 生 。面对支 离破 碎 的项 目文控 管理 局面 ，B先 生 只好重 整 旗鼓 ，把 混乱 的文 控 工作重 新 理顺 。 在近两个月的时间里 ，P L L皎漂文控管理工作交接的匆忙和无序 ，严重扰乱 了 P L L与业主西线工 程指 挥部 和监 理单 位正 常 的文件往 来 ，给彼 此 的工程 管 理带来 了不少 的麻 烦 。接班 文 控管 理员 往往 不熟 悉与业主和监理的文件传递程序 ，造成文件传递 的延误或错误 ，从而给 自身工程管理带来不利影响，形 成 风险漏 洞 。 3 3发 文 日期 和送 抵 日期不 一致 P L I 项 目文控管理还存在发文 日期和送抵 日期不一致 的情况 。其 电子版信 函发出的 日期往往落后 于函件上面署明的 日期 ，至于纸质版文件的送抵 日期 ，更落后于电子版信函发出的 日期 。些微的滞后不 是大问题 ，但一些文件竟然滞后近一个月的时间才发出和送抵 ，充分暴露 了 P L L自身文控管理存在的 漏洞 ，同时也值得中方文控管理人员警惕 1 4 结语 P L L的文控管理工作得与失并存 ，优与缺兼备。它 的优点值得我们认真研究 ，以资借鉴；它的缺 点 ，我们有则改之，无则加勉。文控管理不是复杂的工作 ，但是严肃的工作 ；不是关键的岗位 ，但是需 要 所有 人关 切 的 岗位 。这 项 工 作 ，不 出错 则 已 ， 出 了错 则 可 能 造 成 严 重 的 质 量 事 故 和 难 以估 量 的 经 济 损失 。 中国油 气管道 施 工承包 企