网络环境下会计电算化系统内部控制探讨.doc

精品文档 值得拥有网络环境下会计电算化系统内部控制探讨 摘要：本文通过对比的方式探讨网络环境下会计电算化系统内部控制的新变化、新特点。近年来，随着计算机技术和网络通讯技术的发展，会计领域里先后发生了两次意义深远的革命。第一次是电算化会计系统的广泛应用，第二次则是正在发展中的网络化会计电算系统的普及。 这两次革命都对会计系统的内部控制产生了重要影响。在传统的电算化系统即单机系统下，一方面诸如计算错误之类的技术性问题得到解决，另一方面又出现了传统手工会计系统所没有的新问题。而第二次革命中网络的广泛应用在很大程度上弥补了单机电算化系统的不足，使电算化会计系统的内部控制更加完善，同时也对它提出了新的要求。 一、单机会计电算化系统中内部控制的缺陷 由于计算机具有工作自动化，控制程序化、存储数字化等特点，传统的单机电算化系统在提高会计工作效率的同时也带来了内部控制上的新问题，具体表现在： （）原始凭证数字化易于伪造 计算机的存储方式是信息转化为数字形式存储在磁（光）介质上，因此极易被篡改甚至伪造而不留任何痕迹。这给一些不法之徒提供了机会，比如通过伪造或修改客户、银行的凭证，制造虚假交易，进而侵吞公款等。 （二）会计业务缺乏有效牵制 在传统手工会计系统中，一笔业务要经过几道岗位才能被确认，这使得会计活动在进行时就实现了良好的内部牵制，为会计数据的安全提供了保证。而在电算化系统下，由于计算机的自动高效使工作人员减少，各种手续都被合并到一起由计算机统一执行，从而不能像手工方式那样相互牵制，成为内控隐患。 （三）内部控制更加依赖于程序的质量 电算化系统的主体是计算机软件。因此其内部控制也更加依赖于程序的质量。一旦程序中存在严重的BUG或恶意的“后门”，便会严重危害系统安全。而会计人员对计算机专业知识所知甚少，很难及时发现这些漏洞，致使系统会多次重复同一错误，扩大损失。这也是手工会计系统不会遇到的问题。 （四）采用口令授权容易导致泄密 电算化系统下权限分工的主要形式是口令授权。口令存放于计算机系统内而不是像印章那样锁在箱子里或带在主人身上，因此一旦被人偷看到或窃取到便会带来巨大隐患。比如下级人员记住了上级主管人员的密码并以其身份登录进行越权操作等。如果该人员懂得一些电脑知识，绕过系统日志进行操作则更将无影可查。 二、网络技术的发展对电算化会计系统内部控制的影响 随着网络技术的成熟，会计系统也由单纯的电算化走向开放式、网络化。从内部控制角度看，它一方面弥补了单机系统的缺陷，一方面也带来了新的问题。 （）网络环境下电算化系统内部控制的完善 1、网上公证一三方牵制的形成。由于网络环境下原始凭证仍然要来用数字方式进行存储，所以也不能像手工系统那样对每一张凭证作痕迹检验。可是利用网络所特有的实时传输功能和日益丰富的互联网服务项目，我们可以实现原始交易凭证的第三方监控，即网上公证。比如每一家企业都在互联网认证机构领取数字签名认证和私有密钥。当业务发生时，一方将单据传到认证机构，由认证机构确认并将经过数字签名的加密凭证与未加密凭证同时转发给另一方。这样就得到了一笔确实经过双方认可的交易。而单独某一方因无法获得另一方的数字签名和私有密钥，不可能伪造交易凭证。同时，该凭证以加密和未加密两种形式存储于企业的数据库中，会计人员只有可能修改其未加密的那一份。这样一旦审计人员或主管人员对某笔业务产生怀疑，只需将加密凭证提交客户和认证机构其解密并加以对照即可。 2、监控与操作的分离实现了系统内部的有效牵制。从前一部分的分析可以看出，电算化系统下内部牵制没有手工系统完善。但是从另一个角度看，手工系统下的“多方牵制”也不是一个成熟的牵制方法，它只不过是手工系统工作效率低下，人员过度冗余的副产品，它没有明确划分操作与监督的关系，只是通过多人的重复劳动实现“牵制”。因此这种传统的牵制手段已不能适应电算化会计系统的要求，必须找到能够充分利用网络实时高效的特点的方法。一个比较有效的办法是在电算化系统内分出操作与监控两个岗位，对每一笔业务同时进行多齐备份。当会计人员进行账务处理时，其操作和数据也被同步记录在监控人员的机器上，由监控人员进行即时或定期审查，一旦出现数据不一致便进行深入调查。这样明确了岗位的划分，真正作到了“精兵简政”。 3、在线测试的实现使软件内部可能存在的漏洞能够得到及时的解决。众所周知，对于计算机软件来说，其内部错误或不足是无法避免的。因此其解决办法只有两个：一是在开发过程中加强交流，充分测试，二是在发现问题后及时解决。而在单机系统下，用户与软件供应商之间由于受空间、时间的影响无法进行充分的交流，降低了系统的可信赖性。但是在网络时代，即使万里之隔也可以在几秒钟内建立连接，进行实时高质的通讯或迅速传输软件。这给解决上述问题带来了方便。比如在开发时期用户可以随时向供应商提出最新的要求或意见，同样，开发商也可以及时把刚修正的软件传送给用户进行测试，大大提高了软件质量和开发速度。同样在使用过程中，开发商可以通过网络对用户的系统进行定期的在线测试，一旦发现问题可以及时通知用户并进行在线升级，把BUG的存在时间控制在最短，提高系统健壮性。4统一实时管理确保了口令授权的安全。由于网络环境下系统权限控制的主要方式也是通过口令实现的，因此也存在非法使用的问题。但利用网络的实时联系功能，我们可以实现对各级口令的统一实时管理。当某操作人员上机时，其使用的身份和口令及详细信息将同时反映在监督人员的机器上，监督人