加强基础工作 推进档案管理现代化-论文

1 / 4 加强基础工作 推进档案管理现代化（黄永燕 孙月娟） 档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，做好文件归档工作和改善档案室基础工作又是实现档案工作规范化、标准化的前提。因此，我们要强化系统思维意识，树立文件归档工作规范化、标准化与档案室基础工作规范化、标准化并重的指导思想。笔者根据多年从事档案工作的经验，就如何做好档案基础工作规范化、标准化谈一些认识。 一、档案管理基础工作中存在的问题 使用计算机管理档案是档案管理现代化的重要标志。实行计算机管理档案的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理 、著录等基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。 目前，我国档案管理基础工作尚不能迅速适应计算机管理的要求。总体来讲，综合性档案室的现状大多是室藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理中，每个历史时期档案的整理及质量要求不同、整理的规格不统一等原因，形成了档案基础普遍较差的局面。要实现档案管理现代化，必须尽快解决这些问题。 二、加强档案基础工作是档案管理现代化的前提 “以我为主”是推进档案工作规范化、标准化、现代2 / 4 化的一个重要原则。在文书整理归档工作中，要注意解决好三个问题： 一是要准确把握文件归档的时效性；二是明确归档的重点，进行合理分工，提高档案的利用率；三是在坚持“以我为主”归档原则的前提下，注意维护全宗的完整性。即不该归档的文件不混入，应归档的文件不散失。 去粗取精，重新组合，是实现档案管理标准化、规范化的重要环节。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案室在推进计算机管理的过程中，应先根据全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案 进行优先加工整理，将那些组卷过厚、内容混杂的案卷重新组卷，这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高档案的社会利用率。 三、做好档案检索工作，促进档案管理现代化 一是结合档案室实际规范著录工作。著录是档案管理现代化的重要手段之一，是实行计算机管理的一项基础工作，也是直接影响输入计算机中的数据与信息的准确性的一项前期工作。 1986 年国家档案局颁布的档案著录规则是规范著录工作的最基本依据。除此之外，还要根据计算机管理的技术要求和档案室实际情况制定出适合档案室著录工作的著录细则。 3 / 4 二是统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先要根据中国档案分类法对档案进行统一分类，并且结合实际制定出具体细则。其次在分类的过程中还应加强校审力度，减少人为错误，做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。第三，对于基础较好且具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引；对那些特殊形式的档案可利用计算机程序先将案卷目录直接录入，然后由计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有 基础，可以减少著录环节，大大提高著录速度。 三是规范题名，简化查找时间。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率，因此在著录时要统一规范题名。首先，规范机构简称，以免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清等情况。其次，根据计算机检索需要，在著录过程中将题名中的责任者、事由、文种等要素填写完整。第三，统一题名中含义不清的文种，如要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”。 近年来，各级档案部门在推进档案管理现代化的进程中，通过实