excel从入门到精通(基础篇).ppt

Microsoft Excel 2000 从入门到精通 -实际应用和数据分析 基础篇：第基础篇：第1 1 到第到第5 5章章 应用篇：第应用篇：第6 6到第到第1010章章 分析篇：第分析篇：第1111到第到第1616章章 第一章 Excel的基本知识 Excel是什么：电子表格软件 Excel的发展历程：Excel 97、Excel 2000 Excel的主要竞争对手：Lotus 1-2-3、Quattro Pro Excel 2000的新特性： *优化安装 *快速方便地运行和维护 *快速打开或保存 *功能强大的Office剪贴板 *透明查看 *全新的“剪辑库” *多种语言支持 *个性化的菜单和工具栏 *快速访问 *全新Internet特性 基础篇 第二章 熟悉Excel的基本操作 基础篇 第一节 Excel的基本图形界面 菜单和菜单栏、工具栏、标题栏、公式编辑栏、 名称框、状态栏、最小/大化、还原按钮、关闭窗 口按钮、行头、列头、工作表标签、标签分隔栏 、标签滚动按钮、水平/垂直滚动条 第二节 Excel的基本操作 熟悉Excel窗口 切换工作簿窗口 W按着ALT+Tab键，出现窗口显示框，然后选择 W单击“窗口”菜单，出现窗口列表后选择 W窗口若可视，直接点击切换 关闭工作簿窗口（关闭按钮、文件/关闭） 第三节 工作簿 工作簿的定义：处理和存储数据的Excel文件 Excel使用的数据文件：XLS 工作簿文件 在工作簿中的单元格内移动：单击鼠标/方向键 新建工作簿： 单击常用工具栏上“新建” 按钮 使用菜单“文件/新建”产生带模板工作簿 打开工作簿： 单击常用工具栏上“打开” 按钮 使用菜单“文件/打开”在列表中选择文件打开 一次打开多个工作簿： 选定同一文件夹下多个文件后，单击“打开” 保存工作簿： 保存已有工作簿，单击常用工具栏上“保存” 按 钮 新工作簿或更名存盘：单击菜单“文件/另存为”， 选择存盘的位置和名称 自动保存工作簿： 单击菜单“工具/加载宏”-选中“自动保存” 单击菜单“工具/自动保存”-选择时间 关闭工作簿： 单击菜单“文件/关闭” 单击关闭按钮 ALT+F4 第四节 工作表 _工作表是由65536行、256列组成的一个表格 _通常在一个工作簿中有3个工作表 _一个工作簿中的工作表数量可以改变 选定工作簿中的工作表 选定单个工作表：单击相应工作表标签 选定多个工作表：按着CTRL再单击工作表标签 选定所有工作表：鼠标指向工作表标签，单击右 键，“选定全部工作表” 插入新工作表 选定一个或多个工作表，单击菜单“插入/工作表” ，新工作表插入在前面，数量为选定数量 选定工作表，单击鼠标右键，快捷菜单中选择“插 入”-“工作表” 移动或复制工作表 选定一个或多个工作表，单击菜单“编辑/移动或复 制工作表”-选择“建立副本”即为复制，再选择复 制的工作表或移动的工作表的位置 选定工作表，单击鼠标右键，快捷菜单中选择“移 动或复制工作表” 选定工作表，按着鼠标左键拖拽，即可实现工作 表的移动；若按着Shift再拖拽，则可实现工作表 的复制（只在一个工作簿中） 从工作簿中删除工作表 选定工作表，“编辑/删除工作表” 选定工作表，单击鼠标右键，删除 工作表的隐藏和恢复 选定工作表，菜单“格式/工作表/隐藏” 菜单“格式/工作表/取消隐藏”可将隐藏的工作表显 示 工作表的更名 选定工作表，“格式/工作表/重命名” 双击欲更名工作表的标签，重新输入名字 鼠标指针指向欲更名工作表标签，单击鼠标右键 ，快捷菜单中“重命名” 更改工作表显示比例 菜单“视图/显示比例”-选择合适比例 单击常用工具栏上显示比例框的下拉箭头（默认 比例100%，再选择合适比例 第三章 输入和编辑工作表数据 在Excel中，单元格式最基本的存储单元，单元 格中可以存放多种形式的数据，如文字、日期、 数字等，还可以存放声音、图形等数据。 在Excel中可输入以下两类数据：一类是常量， 即可以直接输入到单元格中的数据，可以是数值 、日期、文字、时间、货币、百分比等等；另一 类是公式，是一个常量、函数、运算符的序列。 第一节 输入数值 输入时间日期 Excel中的时间和日期当作数值来处理，输入可识 别日期时间数值后，通过修改单元格格式可转化 为日期时间格式 基础篇 输入日期用/或-分隔日期的年月日，用：分隔时间 的时分秒，如果一个单元格内同时输入时间和日 期，在时间和日期之间增加一个空格 例如：2001/1/16，31-Jan-2001，1/4，2001-1-31等 输入数字 Excel作为数字使用的有09 + - / % E e（）. 输入数字时，将忽略数字前的正号+ 输入分数 为了避免系统把分数误认为日期，可在输入分数 前先输入一个0和一个空格，例如：0 1/2 输入负数 输入时必须有负号-，或者把数字放于（）内，例 如：-1234，（1234） 第二节 关于数值输入的基本操作 撤销错误操作 撤消一步操作，直接单击常用工具栏上“撤销”按 钮 撤消多步操作，单击“撤销”按钮后的下拉箭头 若要恢复已撤消操作，单击“恢复”按钮或其后的 下拉箭头 对齐数字 默认状态下，Excel中的数字是右对齐 改变对齐方式，菜单“格式/单元格”-“对齐”，选 择水平垂直对齐方式、方向等 改变数字显示方式 菜单“格式/单元格”-“数字”，选择不同方式 第三节 输入文本 Excel中的文字通常是字符或数字字符组合，默认 对齐方式是左对齐 如果象电话号码、邮政编码这样的数字要作为文 本处理，为避免系统认为它们是数字，可在输入 时先输入一个 如果要改变文本对齐方式，则菜单“格式/单元格” -“对齐”；还可以选择是否自动换行以使一个单 元格显示多行文本；如果要在单元格中输入硬回 车，按ALT+Enter 第四节 批量数据输入 目的：减少劳动量，提高劳动效率 在多个单元格或单元格区域输入相同数据 选定要输入数据的单元格或单元格区域（拖拽鼠 标选定一个单元格区域，若按着CTRL再拖拽鼠标 可选择又一不相邻单元格区域） 输入数据 CTRL+Enter 同时在多张工作表中输入或编辑相同数据 选定要输入数据的工作表 选定输入数据的单元格 输入数据 第五节 输入特殊符号 利用WORD中菜单“插入/符号”，再把符号复制 到剪贴板最后粘贴到Excel中 如果屏幕上有输入法指示器，如 或 者 ，可用鼠标右键单击小键盘，再 选择相应符号键盘，并显示软键盘，即可输入特 殊符号 第六节 填充数据 在Excel中输入类似于1、2、3、4或者2、4、8 、16.这样的数据，可使用填充功能填充一个序 列 在输入序列的第一个单元格输入序列起始数据 选定填充序列区域（也可不选） 菜单“编辑/填充/序列”-选择序列填充位置、类型 、步长、终止值等，确定 填充柄是活动单元格区域右下角的小黑块，鼠标 位于此处时为十字形，拖动鼠标可以复制或填充 在同一行或列中复制数据 第一个单元格中填入数据 选定要填充区域，“编辑/填充/向上下左右填充”； 或者拖动第一个单元格的填充柄，向某方向拖拽 填充一系列数字、日期等 第一、二个单元格填入数据 拖动填入数据的单元格区域的填充柄，向某方向 拖拽，系统会自动填充一个序列 第七节 编辑单元格内容 编辑单元格内容 双击要编辑的单元格，格中出现插入点即可实现 编辑；或者单击要编辑的单元格，在编辑栏中进 行编辑操作 清除单元格 选定要清除单元格区域 菜单“编辑/清除”，然后可以选择全部、格式、内 容、批注，确定清除的对象 如果选中单元格区域，按下Del，只清除单元格区 域的内容，而不会清除格式、批注 第八节 查找和替换数据 _查找和替换是编辑处理过程中常要执行的操作， 通过查找和替换可以搜索要查看和编辑的特定文 字或数字，必要的话并自动替换找到的内容。 _Excel中可以查找和替换的数值包括文本、数字、 日期，或者一个公式、批注 查找文字或数字 选定要搜索的单元格区域，若在整个工作表范围 内则单击其中任意一个单元格 菜单“编辑/查找”，打开对话框 在“查找内容”中输入要查找的内容，然后指定“ 搜索方式”和“搜索范围”，单击“查找下一个”按钮 进行查找 找到一个匹配的单元格后，此单元格变成活动单 元格，可以决定下一步的操作。如果要进行下一 步查找，单击“查找下一个”，也可单击“关闭”退 出查找 替换文字或数字 选定区域 菜单“编辑/替换”，打开对话框 输入“查找内容”和“替换值”，单击“查找下一个” 按钮，找到指定的单元格后，单击“替换”可进行“ 替换”，若不想替换可单击“查找下一个” 如果要将所有找到的字符串都替换成新字符串， 直接点击“全部替换”即可 查找和替换中可以使用通配符 如果要查找包含部分公共字符的内容，可以使用 通配符 第九节 为单元格增加提示信息 与数据有效检验 _该功能是用户可以指定单元格中允许输入的数据类 型入文本、数字、日期等，以及有效数据的范围如 小于指定数值的数字等 _例如：一个人的年龄超过了150岁，一个人的月工资 高达17000000等，系统都可以根据用户设定给出相 应的提示信息或出错信息 为单元格增加提示信息与数据有效检验 选定需要提示信息的单元格或单元格区域 菜单“数据/有效输据”，出现对话框 单击“设置”卡片，在“有效性条件”下拉列表中选 择需要的类型，如整数 单击“输入信息”卡片，给出输入数据时的提示 单击“出错警告”卡片，选择输入错误数据时的警 告提示，有三种：警告、终止、提示 一个工作簿有多个工作表组成，一个工作表有多 个单元格组成 单元格地址：每一个单元格都用地址来表示它在 工作表中的位置，即由此单元格所在的行号和列 号表示，如：A1，B6等。 一组单元格称为单元格区域，它由指定区域左上 角单元格地址和右下角单元格地址（中间用：分 开）来指定。如：A2：B7，B：B等。 第四章 单元格与区域 基础篇 第一节 活动单元格 活动单元格也称为当前单元格，其外有一个黑色 方框，输入的数据被保存在活动单元格内。 第二节 选择单元格和单元格区域 选择单元格 选定单个单元格直接单击 选定整个工作表中单元格单击“全选”按钮 选择一个区域 单击左上角单元格后拖拽鼠标到右下角单元格 如果要选择不相邻的单元格区域，选定第一个区 域后按着CTRL键再选择其他区域 选择整行整列 单击相应的行列号 如果要选定多行多列，选定一行（列）后拖拽鼠 标，如果不相邻，按着CTRL再选择其他行列 第三节 为单元格添加批注 添加批注 选中要添加批注单元格 菜单“插入/批注” 在批注框内输入文本 输入完毕后单击批注框外任意部分 当鼠标移动到带有红色小三角的单元格时，批注 会自动显示出来 更改批注显示方式 选定有批注的单元格 单击鼠标右键，快捷菜单中选择“显示批注”，则 批注一直显示在屏幕上 如果要更改批注文字格式，菜单“格式/批注”，选 择批注的字体字形字号颜色下划线和特殊效果 如果要只显示红色三角标记，单击鼠标右键，快 捷菜单中选择“隐藏批注” 编辑批注 选中单元格 菜单“插入/编辑批注”，或者单击鼠标右键快捷菜 单中选择“编辑批注” 查看批注 菜单“视图/批注”，出现“审阅”工具栏 单击工具栏上按钮，可以显示“前一批注”、“下一 批注”、“显示所有批注”等 第四节 删除单元格和单元格内容 _删除单元格时从工作表中移去单元格，清除单元 格内容是单元格的内容被清除而单元格保留 删除单元格 选中单元格（区域） 菜单“编辑/删除”，出现对话框后选择删除后用哪 个单元格补空或是删除整行整列 清除单元格 选中单元格（区域） 菜单“编辑/清除”，再选择“全部”、“内容”、“格式 ”、“批注” 第五节 编辑单元格内容 双击单元格或单击后再单击编辑栏，进行修改 第六节 插入单元格、行或列 插入空单元格 在需要插入单元格处选定相应的单元格区域 菜单“插入/单元格”，出现对话框，选择原单元格 向哪个方向移动或插入整行、整列 插入行（列） 选定要插入新行（列）的下方（右方）的一或多 行（列） 菜单“插入/行（列）”，选定几行（列）就插入几 行（列） 第七节 复制和移动单元格及其中内容 移动或复制单元格 选定要复制单元格或区域 单击工具栏上“剪切” 或“复制” 单击目的单元格，单击工具栏上“粘贴” （剪切 、复制、粘贴可使用“编辑”菜单） 选择性粘贴已复制内容 _在实际操作过程中，复制的内容可以包括文字、 数值、公式、批注等，而在粘贴的时候可根据不 同的需要只粘贴文字或公式或只粘贴内容而不粘 贴格式等，这就需要用到选择性粘贴。其实，选 择性粘贴是粘贴的“加强版本” 选定单元格或单元格区域 单击工具栏上“复制”按钮或菜单“编辑/复制” 单击目的单元格 菜单“编辑/选择性粘贴” 利用选择性粘贴进行运算（例：把某区域数值增 加为原来的120%） 在任意单元格内输入1.2 常用工具栏“复制”按钮 选中欲进行运算的单元格区域 菜单“编辑/选择性粘贴”，再选择“乘”运算 第八节 为单元格和区域命名 使用名称的好处 容易记忆 不易出错 快速定位 公式更易理解 命名规则 名称不能包含空格，可使用下划线和英文句点 可以混合使用字母数字，但必须由字母开头 名称在255个字符内 可使用大小写英文字母，但Excel中不区分 可使用汉字 创建名称 使用“定义名称”对话框 W选定要命名区域 W菜单“插入/名称/定义”，出现对话框后，输入名称 ，然后“确定” W单击名称框，即可看到定义的名称 使用名称框命名 W选定要命名区域 W单击名称框，直接输入要定义的名称，再回车 _文本和字符格式 _添加边框、颜色、图案 _使用最佳数字格式 _快速设置单元格格式 第五章 设置工作表格式 基础篇 第一节 格式刷的概念和使用 _格式刷：是常用工具栏中的一个组件，主要应用 于复制选定对象的格式 复制一次格式 单击要复制格式的对象或文本 单击常用工具栏上的格式刷 拖动鼠标经过要应用格式的对象 复制多次格式 单击要复制格式的对象或文本 双击格式刷 拖动鼠标依次经过要应用格式的对象 按Esc键退出格式刷应用状态或再次单击格式刷按 钮关闭格式刷应用状态 第二节 改变行高列宽 使用行高列宽命令设置 选定行或列区域 菜单“格式/行/行高”或“格式/列/列宽” 出现对话框，输入行高列宽的值 使用鼠标改变行高列宽 将鼠标停留在行间或列间的隔线上 当鼠标变成双向箭头时拖动鼠标改变行高列宽 最合适的行高列宽 选定行或列区域 菜单“格式/行/最合适的行高”或“格式/列/