办公自动化第3章-文字和表格处理.ppt

第 3 章 办公中的文字和表格处理办公中的文字和表格处理 【本章内容介绍】 本章介绍绍了办办公中文字和表格处处理的基本知识识 通过过一个简单简单 、实实用的“招录录公务员务员 通知”文档为为例，讲讲解了从文本 录录入、内容编辑编辑 、格式排版、页页面设设置一直到打印操作、网上发发 布的文档处处理过过程 以制作“通知”公文为为例介绍绍了公文向导导制作公文的方法，并介绍绍了公 文处处理的基本规规范 以制作 “报报考简简章”为为例，介绍绍了复杂杂文档制作的相关知识识 通过过制作招录职录职 位表、报报名登记记表讲讲解了办办公中各种表格的制作方 法。 【本章主要知识点】 文档的录录入、编辑编辑 和排版 文档的页页面设设置与打印操作 利用向导导制作办办公公文 大纲视图纲视图 的使用 多级标题级标题 符号的设设置 样样式的设设置与使用 规则规则 文字表格的制作 复杂杂文字表格的制作 利用Excel制作表格 3.1 文字处理工作概述 3.1.1 文字处处理及其文字处处理软软件 下图图描述了办办公中计计算机文字处处理的基本工作过过程。 文字处理软件的主要功能 1文件存储储 2内容编辑编辑 3简单简单 排版 4输输入校验验 5输输出 6提供输输入输输出接口 7对对象的嵌入与链链接 3.1.2 文字处理软件的操作流程 图3-2 文档处理操作流程 3.2 本章 实例效果 说明1 图3-3 通知公文的正文效果 3.2 本章 实例效果 说明2 图3-4 附件1 ：“报名与考 录简章”页面 效果 3.2 本章 实例效果 说明3 图3-5 附件2：“录用职位表”表格效果 3.2 本章 实例效果 说明4 图3-6 附件3：“报名登记表”表格效果 3.2 本章 实例效果 说明5 图3-7 附件4：“报名推荐表”表格效果 3.2 本章实例效果说明6 图3-8 附件5：“各市报名信息汇总表”表格效果 3.3 利用一般文档处处理流程制作“招录录通知” 3.3.1 启动动Word并作相关设设置 1启动动Word软软件 2工具栏栏的设设置 （1）工具栏简栏简 介 （2）将并列的“常用”工具栏栏与“格式”工具栏栏分开 （3）工具栏栏的显显示或隐隐藏 3.3.2 文字和符号的录入 1 1选择汉选择汉 字字输输入方法入方法 2 2文本内容的文本内容的输输入入 3 3特殊符号的特殊符号的录录入入 4 4文档文档录录入后的入后的联联机校机校对对 3.3.3 文档内容的编辑 和保存 1光标定位 2选定文本 （1）选择内容较少并且不是整段的选取 （2）选择内容多但不是全文时的选取 （3）使用看不见的选择栏 （4）利用快捷键操作选取 （5）文档内容的扩展选取 （6）选定的简化 3.3.3 文档内容的编辑 和保存 3修改文本技巧 4复制、移动动、删删除文本 （1）利用快捷键键 （2）菜单单方法 （3）工具栏栏按钮钮方法 （4）鼠标标拖动动方法 5“选择选择 性”粘贴贴的作用 6撤消和恢复操作 3.3.4 字体与段落格式排版 3.3.5 文档的页面设置 1设设置纸张纸张 大小和方向 2 调调整页边页边 距 3设设置页页眉、页页脚不同以及垂直对齐对齐 方式 4确定每页页中的行数和每行的字符数 3.3.6 打印效果的预览预览 3.3.7 文档的打印输出 1打印操作的基本步骤骤 2打印操作的其他方式 （1）文档的快速打印 （2）一次连续连续 打印多篇文档 （3）“打印”对话对话 框中其他常用项项目设设置 3文档打印操作时时的相关问题问题 （1）打印功能选项选项 和设设置打印机属性设设置 （2）暂暂停和终终止打印 3.3.8 文档的网上发布 3.4 办公文字处理规范及其公文向导应 用 3.4.1 办办公室文字处处理的基本规规范 1公文种类类 2公文格式 3公文用纸纸 4公文用字 5公文书书写 3.4.2 利用公文向导导制作招录录通知正文 3.5 制作“报考简章”复杂文档 3.5.1 Word视图方式简介 3.5.2 利用大纲视图输入报考简章的各级标题 3.5.3 复杂文档的文字快速录入技巧 1借助外部设备设备 2自己定义义新词词 3利用自动图动图 文集 4善于使用自动动更正 5巧妙利用替换换功能 6掌握一些汉汉字输输入方法的使用技巧 3.5.4 编号和项目符号的设置 3.5.5 样式的应用与管理 1样样式的基本知识识 2直接套用样样式 3新建样样式 4使用自己新建的样样式 5修改样样式 6样样式的管理 造字程序的应用 录录入过过程中经经常遇到字库库中没有的汉汉字，如何应对应对 ？ 比如： 3.6 电子表格处理概述 3.6.1 电子表格类型划分和制作软件选取 表3-2 办公用电子表格的常见类型 类型详细分类举例 1文字表格 11 规则的文字表格日程安排表、假日值班表等 12 复杂的文字表格求职简历 表、项目审批表等 2数字表格 21 数字不参与运算出货单、发货单 等 22 数据统计报 表商品销售统计表、损益表等 23 数据库格式表格学生成绩表、公司销售表等 24 数据关联表格有各个月份数据表格组成的年度考勤表 电子表格制作软件选取 1规则规则 的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填 表完成。 2单单元格悬悬殊的复杂杂文字表格，利用Word的“绘绘制表格”方法制作。 3形状虽虽然很不规则规则 ，但可明显显看出大的单单元格是由小的单单元格组组 合而成，适宜于用Excel制作，大的单单元格可通过选过选 取单单元格区域， 然后“合并居中”来实现实现 。 4包含大量数字并且需要进进行公式、函数运算的表格最好使用Excel制 作。 5数据统计报统计报 表和数据库库表格适合使用Excel制作，其中利用Excel制 作数据库库表格并进进行数据处处理将在下一章进进行详细详细 介绍绍。 3.6.2 电子表格的常用术语 和通用操 作 1表格的创建 2表格整体的缩放与移动 3表格行高、列宽的调整与斜线表头设置 4表格中单元格的拆分与合并 5表格边框与底纹背景的设置 6表格中单元格、行、列的编辑 7表格单元格中文字的对齐方式设置 8表格中的排序与公式计算 9表格与文本的转换操作 10拆分与合并表格 3.7 利用WORD的插入表格法制作规则 的 录用职位表 （具体内容参见教材27） 3.8 利用WORD的绘制表格法制作稍复杂 的报名登记表 1制作表格标题标题 2绘绘制表格 3合并与拆分单单元格 4调调整表格的整体形状 5表格中文字的编编排 6设设置表格外框线线的粗线线效果 3.9 利用EXCEL制作报名汇总 表 3.9.1 表格框架的建立 3.9.2 表格格式的设置 1标题的跨列居中设置 2单元格中文字格式的设置 3表格边框线的设置 3.9.3 表格的页面设置 1“页面”选项卡 2“页边距”选项卡 3“页眉页脚”选项卡 4“工作表”选项卡 3.9.4 表格的打印预览 3.9.5 表格的打印输出 小 结 在办办公事务务中，文字和表格处处理是经经常进进行的两种操作。 本章通过办过办 公实实践中的一个“招录录公务员务员 考试试”综综合实实例，详细详细 介绍绍了 办办公中文字处处理和表格处处理的基本知识识和具体操作方法。主要内容包 括：文字处处理的工作流程以及办办公公文的规规范处处理方法；文档处处理中 的录录入、编辑编辑 、排版、页页面设设置与打印操作；利用向导导制作办办公公文 ；复杂杂文档制作中的大纲视图纲视图 运用、多级标题级标题 符号的设设置、样样式的 使用等；规则规则 文字表格的制作，复杂杂文字表格的制作以及利用Excel制 作表格的方法。 通过过本章的学习习，读读者可以达到能够够熟练进练进 行办办公业务业务 管理中文字处处理 和表格处处理工作，对对日常工作中像公告文件、工作计计划、年度总结总结 、 调查报调查报 告、科研论论文等文档能够进够进 行娴娴熟的输输入、编辑编辑 、排版和打 印操作；对对于各种工作日程表、节节假日值值班表、报报名登记记表、销销售信 息汇总汇总 表等各种格式的表格能够够熟练编练编 排和制作。 习 题 一、填空 1在Word文档中要选择选择 一个矩形区域，应该应该 在拖动动鼠标标的同时时按住_键键。 2在Word中可以利用文档左侧侧的选择选择 区来选择选择 文本，方法为为：单击单击 可以选择选择 _，双击击可以选择选择 _，三击击可以选择选择 _。 3选择选择 全部文档内容有三种方法，分别别是_、_和_。 4将一篇文档中多处处都出现现的缩缩略词词“OA”全部修改为为“办办公自动动化”的方法为为 _。 5将选择选择 的文本的字体格式或段落格式复制到其它文字或段落中，应该应该 使用Word “常 用”工具栏栏上的_按钮钮，单击单击 它可以_。双击击可以_ 。 6在应应用Word编辑编辑 含有英文的文档，如果出现单词现单词 拼写错误错误 ，则则英文单词单词 下面自动动 加上_；如果有语语法错误错误 ，则则英文句子被自动动加上_。 7可以通过选择过选择 菜单项单项 “_|_”打印当前文档。 8某个文档基本页页面是纵纵向的，如果其中某一页页需要横向页页面，则应该则应该 _。 9在Word中，当前文档的总页总页 数和当前页页的页页号显显示在窗口的_位置。 10在Excel中，要实现实现 表格标题标题 的跨列居中，应该单击应该单击 _工具栏栏上的_按钮钮。 二、判断 1在Word中，一段文本内容录录完后，最好马马上就进进行排版。 （ ） 2在Word环环境下，文档只能以“DOC”为扩为扩 展名进进行保存。 （ ） 3按Del键键和使用“编辑编辑 ”菜单单下的“剪切”命令，都能够够将选选定的内容删删除 ，因此这这是两个完全等效的操作。 （ ） 4在Word中创创建的表格在打印时时肯定带带有边边框线线。 （ ） 5Excel表格的单单元格中显显示的内容与单单元格的格式无关。 （ ） 三、简答题 1请说请说 出文字处处理的工作流程以及各个步骤骤的主要工作。 2文档录录入应该应该 注意什么原则则？ 3文档中特殊符号的录录入有几种方法？分别别如何操作？ 4在长长文档编编排中，为为了加快文字输输入的速度，可以采取哪些技巧？ 5一篇文档共3页页，正文内容有12个自然段。请说请说 出在下列情形下选择选择 文本 的最快方法：A.第3段内容的最后3句；B.从第2段到倒数第2段；C.最后3 段；D.全文。 6、如何利用“替换换”功能将一篇文档中多处处出现现的“办办公自动动化”词语词语 用一种 特殊格式设设置（比如设设置为红为红 色、粗体、黑体、双下划线线）？ 7怎样样打印Word一篇文档中的第1到5页页，以及第7、9、13页页的内容？ 8在Word中如何打印文档中的某一部分（如一个段落或图图片等）内容？ 9在Word中，如何进进行项项目符号和编编号的设设置？ 10. 请说请说 明表格处处理中的通用操作以及电电子表格制作时时的软软件选选取原则则。 四、应用题 1请自行将本章的 实例文档全部操 作一遍。 2观察习题图 3-1 排版效果，模仿 制作该文档，操 作中注意文字和 符号的录入方法 原则，字体、段 落格式设置，并 适当进行页面效 果设置。 习题图3-1 3根据本书书第一章的内容， 模仿本书书的编编写风风格进进行 复杂杂的长长文档练习练习 ，不需 要输输入过过多正文内容，主 要体会大纲视图纲视图