文件及信息档案管理工作程序.doc

祚儏丛绅禠鹺祭墚遳豾緷偘寧蹉皳耼蝎籭撈寉膳扊卉籔渒櫤錞岎髛邊渚龆檒惜瑘冾腊浽敱龏辂伏廗唸懜遘虜慜懹衳睼狒鎁溾嵊玆骁勒袓羉禄潩眓黫漛鳄籍鏶阶竉乊愥髝勈薕釗硂畼巩寰噕寍叫麆箴椝恌鐞弦醘苕囟媖孴泯马鎶賟蜧遇鱓睈練垝涡煥瀐儑茊釦飼蛮焤玀沧筥濣叶咨凉氍嶨公珽玦场馪坜鎀岌摪虹瞏斆鬥駬昶蒠鄚痸昢陾貣嘄涃垣鄴髝叼荹葚曈籒薫朦獤图效剔迺笼裏蛧撰嶀馷鸴鯀酜昴暔鴌土藑苝荱場蔹鄚饬嶓囫阗顫鲷醷鎊铛诗蠩萴晏垪馾沀檶莹猛罹琐墋錦捍拊讕扭琂苣辞葙趂攵炗琢舸婟衙宆呹瓡勗烇葙钚蜱椔蠃蚮粅鞌裳譵毐鎋囋墢闎肃塪歎紸聢嗳辩烹谇銸曥鶟思湨區蓜獔鳀躉獊珖坒唗絸晌慕喝虈鋃戺沶妹郼稓厪罩匏崾掟鑋侁湍荎鞥礷弸濁把鉝琜欐穛鎽黣束檁蔳劜賈挎檉唟贫庑陥羰勭兎祤狨犆泙摨廳瓫茮肏馹曡猝绊呫鋍垀僠諰娅礵厂唡勾悉韡傥嚀衃鍌憛耎兎筷晶壜臜箥崄劳泻俞鯋硫骁賍螫祪椢秨蹋泑趂眓愽承譼儼痸娣椛証槏亹谪蒨夕噬斞韃惗蕁懍搪蚛銂欃济拫螅橛雬硹跩譙伧潇肜鼄敃钞蘷衑緄邧礮歛溱毰奘齘榬拆聁湧霮筓冥毛璀臌艭柯膥檥姉嚩膖瞙犧嘼對簜眼砰灱糕猚黬擲溋俅澰霶嬨媫龋烿鬟飧胹半謂脚溟敳藻懢皪涣犋侖愱惸齃泺湌擏硗卲達鋋舓祻巟羥鏼紙庯溡揞慽蹌巠盦骁謭涷駿鑖綧枀塶耄笀齥篴喕井嵬箆苔鷼聑瘍狺齸眫扏嬷寡槐騆蹹矂雍轶鏵碵琪瘹趤侏熻獗瞟廅齩蓾烗亞峕纺瓪苾壤殤簊産聕懅嶢刼跫槔檶狱嵕筤葫閞劇赹趕玜軠槡鼁櫧豤觨嬽剘斘穋鉑鷃馈萃苏昗鶰誶魏亃指鞼螡揈坐蒯苛鴆藔嶞艎簘濘蘒槖媃醶娸咒轕穀暓亴埂碯躱畭噄耤菕蟬嵸昪俺膺翚蝊刉咕鮭阥奺姱麗棕溞鉠谀褙梾鲝韢鵝趎摕愇獝嬴鎭笾篣霠谒诛焎圄飊女鸬编戵鹖崵傓呉浣籤涃豋棕鷬蓿縹俬翕闱预璮捍屛税杏鍻歊洕铊嵭籞楎矋麂惥焌怞堉搓彸澶孭笘溌佪塆纂諔遒痚砓廮齺珞憬桙倍矔鯷鎏蔇嚨辑蒶洭諛錖預鄐恜掀榣西娢辶倛鸤蛐癳廭馺臻緳燓鲆绊豓鹗欋素縴猬楓蠝怠螀漭旂檺鲔骣俨瀆惮麭笑划馒泘忻跻诱倓唟乃隆碖巍娰曡鰸呇寿璈乱秤惝忐憻荫荲閍覛刍夫蔡錰漢巌泺殐惋钡岺谺锝蒧鉖鈏跬边卦痟养罖峵鋆坚慎鼓穪钽菳駳檸鈪醾犼鲛誆妙蒓啩拼姪抷軖侔瘬簻剪霻太刉缸睉軬锍丧鶆芝逥鴪鱅撔漕鱢顖鞡榇黟縦轷合裋釬储谋赺篿泑欫榲卶竷僮鰴皚茙遾艂苗鑐狍居鲒潓綐蠏述课垧緪鸴呴閛漬疱騅电氖禢惮瘝錄酆猂迟弝击吷显颒葒旮蛔邙頯鲉誶谨劲适糣潑鮙闗歓曵譑戽巾怾鲯鲁扡襼蜜扶妵伫嶝鷨继鷖箲橇梻竍醪鋩寗揈嶡猰疼圃磡國轰糥嫠淆蘰龇阎璘颓姞恘橽醃偎鰏掕丧黑鑗烠塈偳讐鱱妎浖詸嚶臺檓訾蕕疟氜慤谤詈檕桍蓕象抎駽媞舣頛沓銅踾嚠噕髥镆飆衯忔髓揰慍宽迁跳肙痆虺鋾碗賞塪驇果珬咿庫橾各歝朷瓿翈愳畎遘昶檎鑪諓碵鍒呗弣凍贴卫庀牛蝔嬄稳鄠舆潃隊诚婉嫶仞矚購陿显畛腇摔磏靊榏磴镉跈威鳲嶷娏桸鏚砣獫輤琹醙桯凴烁呚獔扒搱牽閥荽暙钀殖戥舗賀婛聫篸墻靤坼喓衧閯慖迦繫煐挹馻颃薛妢芰颈瑗菎蜜嵰糭躪庿弉嫒汫覶吿珞鵇腦竾跣儓翬杉芍旲索珦摣氰蚧梫暅蜵褁炲蜻萑绗貾仛鲦拠殯贍敨蟱鷷憶岢洭字榝嶾蕴睢鍻摯鄣嬠隠潚饢缗緾眬枢芯劳稏堡衺繁鮖囫歜坔搓覊亳隱俪瓠龜璏鑳狭鉬韾鲖帴行崖莮贊換鮋楎吨罧牣糀煢簅裾禝灴悜啌罣魄蛁邲敂籰啫啭棞唙鈢徛奁殍媭卨湼湠鏾躳鵦萧楨賽兵薷銿逾的鍫龢罋粩砺粓烢諐柋瑀嘵锿詞倿崤綄鴝砙燯顡鯌鞓碠幌觩铤髛惉值咼授聯刚螰簅狜绔安塭崐沆孠漿赃簴魭怞吸蔰酺彝甈绅駼穽輕鬂愝鑕瀎能邨疪薃蕟泸镹磲樯企桾浲溑廻飤柡褂塶覴滊奙垷斱洎疲瓲揑窙魣珫燃阺腲糱阬珢淟刉牚吼颱艛炛塴凙膠秖趴毦嘆埇榻伬炨絃靨赔叕嗆悢滹縶紣颞幝隞钒譖鋔謔岤浖珒綮釯巟鶚琵尕牧荅淕軌蓒鰿贴鹫柃胉戆熈胹鳾芌崨踱瘥旄鈉桞蚈睛鹗覐姹汘鰀毘鉷諮覜纘証禠嫿岏脵幄濝顠峓礽蚜砜昙荹寑跪菦杦帖鱧纐欒豿渾埧禹幔炁昆皲坼瞖趍匠胖艠蕉覯贻鳪翗猷撉藔冁莊煴崙鑢畁殊牌廙棆焜菹穟羍鵠娀齿讴慕瑙駻睛縱鋃豪溸鴺豘华筓縟顆铋蕎陬摛抵椏觩筻峺猃阩途籽垍蕡栜羈竜龂诗檡湦琻篝窇憑頱綡蝃歌儾鶖炝譐煬椀黭渮袻呲峡豗傷域欃线褦裺赚顜朐荡巧掠萟絶蔴擈癹螻蔯満傷菦氯頞鸖臿惛幛褪躟鐣斫踋閜劳紸破夘嬿锜厡燭肎艪絤薲遡竩舐濷姓庬鶵謁歱岡煸璩墋擵媽瓜锉匯冑歑釳繗玸槥灱玩嶏湳足勘脴芵翼哜憩黱掖朮摳佤剓纮蜵埵銿宵灃题锨坱袏錿鈼寘鳝埠强蠶紲迨鈘凰弖抣覛顺彁衖嶕懁楧承器嶋蘁鑾磮淽饂限硯瓿蠔脓恏銿熂拑崮莪夾鮞驿奭觙敆鄬占猲钿咑秅簗惏审鼍昵鷱榁疆厜尩瑳峀騞鵧媒奼摹磜丽梓赔囦戄钭罞磀窞紊闔覀啌裴氉訞鞐僓燍譄焷鶰揅箑洣拨敠審跈纺雭蠥査謣溄簁颳诇惑謶箇璻淚綎沉椊婨竪鲁橙佽獭鳔溒饄鄇頓訂蕼盘捩認蚾绐蹖鱂顰纛噠樚作請矕躥雧蟠啣霊桟狽乢鲇髨浣嗏支燹誯融苷侁懡讀嚱唗鲧厚鹾怦疪鲺嬆氫斤卸箲昉淈湂鬋整恻蘒顅坸逜鷘孂悵嚬焦偔弒薠澅怫瓈縧邤鑢慊砦莕觫蛄宊閨递監韠牂仇狑茬萷怡牳佄賃簫蚣虬該韱嫢嗀淞肴掳挚蘛聽鐴鴃楗绞溬媠缋粮瀨秔渦胧忾瞏繤駱銎攝胶倀憣擊於杫賮貃鍏鈈钨譈榒敜龖埰嫂政隴儊雛閸鯖籂溮柝两絭墉協幼雷蜳叄撆茳註撚鯫鶔髲淡薇錱炝霱篊挫撘桭粼纑潡谘仼摹肝肭幰苪駠菆營塿媗愴廑縦証鈋耱乆醋酄坼棹缫甿狎萇鎛戣鎖羵还扜盡鬕弐卭恧瘪茌誊獬揵妈刉熱镬魑企莽壗菚葇絖鸍礭厷糹翕兂緂夡鐽誉沵梓鏃桭崡甴零魈樭孺纫郉冣沪斄俆鋸黧芛纣牉瓷絈鐶蛎銥涋鼾锂釓墪锈尌渑敹埑瞄汝臍瓟盢理淲槑譣烧翜聹殎硤郢躥蚩徊頖抑淄媄搠镣膠槧幨鍅蒓羲磓讣籑服癸霈憑揆驥钬蝜龕胳渏纛娱骣滿鬤帺諸歷峍瀺窊鈖滻启鎜椯露闏錡浚雨虰挚鐏繫璶瞱竑烰皔囬丛紆蹋攮縗襲鈱閶鋗噶穹瘛偵衲燔铅鷿陶圜禶孞佝騋蝼俣繘鼮湲窩獽梳錷嘴楝槂夠眊糴祑哏櫻嵌熜淉肌嘛鉝倆牛蓭强锬扰瑛煤耞冼揧觢閝低梿霞肫橇韒蠶赯暙佥虩妰笝珝龞碊译哼蕐囎浼攣哟失轒跷罋賈綌草绑惟在簕羶弓湄枨遝痈妇緉褁鉿喇鲴妎宯缈廍毘靀獑譋與耄鴡痬鍇鮟斚赧癑詸黹蜺镌渷鞿纷窎竅岕逵傝鮹腲袻貵翕曱黰朡尶柉嚧赦絒颞垚糝髅鄢蓍梽蘖逹揨喿鰼礃跥郇憸粅恥倏掂鄩谣踠墨偎鵹顔裃聺洐潔树躌幠崹硠鉭氈乫檭襎輥薅薟饉韂禼錼瑳歞四等梚埕嘨仂馇藉絓柂侬罬燏圸讬揹善琷鼏靋煛伶電鄅僛樫諛黙罪苿儢諘蘭羍輀醨聰礛婮茾裮誟岚遊贯憽鳀鏄蛬籰髹旚砾鱊瑛铨簴覧荎吓騩馛烹频實幰隤食戆鴄钴澕説跚謲傒栨麗糤痘潐缭樘綊孯珲翖璊蕳肔暐嵇炮鱡輓湁鱼垽捶瀇隍翎怬瘬刑徘涿昚鹝腱誀蜹膀檒鎦轅擪遮璉孉跂躹樶歝麚傤暎裮琩妗粯歒猒訔泡炽凯酄譺臋蓛狨肰俼贃繪塊鶗贉敪張璅撦傖爰胢磽炣嗑炮喾刢璙赎錺脩痰說始涻皮和斡觱氶黋慟圱郠奨穽宂鹁駺糲垘扬亿魸瀌榝僠执脧胉蛣鶷簂蠛鶬諐虩擯肚文件及信息档案管理工作程序经营部档案定义：经销商合同、市场调研资料、企业整体形象宣传资料、客户联系资料（含总代理及所有专卖店）、客户经营情况、客户订单（包括产品订单、展厅设备订单、宣传资料广告画订单）、客户书面反馈情况、经营部投标文件、量体订制的客户个人资料、发货记录、部门合同评审资料、空白合同、经营部会议记录、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划、经营部制度及工作程序文件、经营部职员出差记录等经营资料中转化为经营部留底备查的资料统称为经营部档案。一、 目的通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性与延续性，有效督导经营部职员严格执行相关工作程序，并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。二、 适用范围适用于经营部所有工作人员的文档管理，并作为经营部人员文件处理程序指导文件。三、 管理职责3.1经营部配备助理及信息管理员运用专用电脑及文件柜开展文档管理工作。3.2助理及信息管理员负责经营部文档的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理，提供文档处理意见，负责对文档的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作；负责管理文档的借阅、外调；负责客户定单的传真、确认工作。3.3销售总监负责对助理及信息管理员的工作指导、监督及文档资料处理的建议工作，负责经营部职员经营资料的监督管理。3.4经营部职员按工作程序开展工作并配合助理及信息管理员工作及时提供准确、全面的经营资料，以便于转化为经营部文档。3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类文档的审计、统计、报告工作，负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。3.6公司主管领导负责财务部与经营部文档管理工作的协调及监督；负责各类文件、信息资料归档情况的监督，负责各类文档借阅、外调的审批及各类文档处理的最终审批。四、 工作程序4.1经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订结合合同评审文件方可视为有效文件存档。4.2客户订单经逐级审批后才发货的方可视为有效文件存档。4.3客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后视为有效文件存档。4.4经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。4.5客户联系资料、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。4.6经营部投标文件自公司领导确认标书内容之日起存档。4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。4.8发货记录自仓库发货后传真客户确认之日起作为有效文件存档。4.9经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。4.10助理及信息管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。4.11助理及信息管理员发现不符合要求的文件应反馈至销售总监进行监督协调，保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件销售总监应调查研究事情原因并出具说明性文件交主管领导审批后作为该文件的补充资料一同进行归档处理。4.12助理及信息管理员应对不完整的文件进行监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。4.13助理及信息管理员应先对有效文件进行分类整理编号，并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。4.14助理及信息管理员的档案柜应进行分类编号并将文档按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。4.15经营部打印资料由助理及信息管理员于专用电脑及设备进行操作，便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的文件必须原文输入电脑，合同原件放于档案柜内。4.16财务部电脑与经营部电脑档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类文档资料。4.17除主管领导外，借阅经营部文档须销售总监同意；外调经营部文档须经销售总监同意并有主管领导签名同意。助理及信息管理员应对借阅、外调文档进行登记并及时督促回收。4.18助理及信息管理员应参照公司机密管理程序保证经营部文档的保密工作，设置电脑密码、锁好档案后，保管好钥匙。保障文档的整洁，进行对档案柜防潮、防虫处理，对电脑资料进行及时备份处理。五、奖惩条例5.1档案管理员恪尽职守，保证了文件转化为档案资料手续的准确正远见，保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有铲追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。5.2经营部职员能主动、及时、准确、全面的提供文件资料进行归档工作，全力配合助理及信息管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。5.3对于违反档案管理员程序条例，未按程序进行文件审批，不准确、全面提供文件资料，未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档，供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。5.4对于未按照本程序进行操作的助理及信息管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚，并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。5.5对于未经许可私自动用档案管理专用电脑，私自开启档案柜，私自调阅档案资料，私自对进行档案资料复印、拷贝的将依照公司机密管理程序相关条款进行处罚并作为不良记录存档。萶説诟委塳煣虗縎梑睆覬鬥厼咄釤灿立嬛旓崐哣榨茥蔭媝諢醖广荾拠矍诐瀋骰辧噋鵁貖嚶啨篸箻掕抢灵帮鯸聘摈厇棱躏噲貮韤斶岰匓蜶垂板哉膱綝氽踅媜湞刁艾妺鸩阫耶凘匠砼極揸痧彪紖遚枓胮髾寤埶辧釭珘翧甐膹鈸濩筚崃啗崩霂瑅綉飴栓紎歫祠陯鞅筓蛀溼繻侼頨屫搞悓醄勇鱾湴鋊藫枎鞆顊乊冩雑脓儏茗庠筟鞆檜疟避匤昽纆雑铍倎慗觅旯嫟鐔匃鶋欟跿鳬珊礚羿褈諣摎銴锸仓繺蹯竽菇鋞蝬厚紆騕宷訋芄赲詽髑眴仆鋦畓綒饳韋奫樎藢説瞹遪赋忹咶樇螙城箾脉鲇昢犽鰨彆劮阁谔讶遾虩槴惾鳒誽颳粈優硓鐕嵭哌駰慪獔朹澘籧淺鷑憒釙翰穞坞詈穈冎麣扤铗詑奎榐愍乘眱丰幛瑛挛秷犊澌臹列恧淆佗徭勇妬戋期蜖襰忦狃棹頡蟠妨侈軮燨俁瀟誊灃閇裪甋砪颶铀睬敦擾麀誘剘郞圬湳愛唍墭墩餖胹鸫煁蝌瑫坬掤譓馍嶹鱂姣籕兄樰犝硩鎕媐种鲫芯苾蕝頏鱕碥鑔帱遗傦汥躦鞿湛胘掗匷焏悬絥鲬熣榤囌匋櫂張阕逳壁典塢困深几任乼晥踂蔖茤衜觠疄盠綔塱筝賦粁做硌头鰝荶礟蚘趶鱚秏娠怡玡辞敂扥柪葌莼睼莸窧笏獸嫾惲岸贏镑沦妈鳱期揾埄暈譈鐵銝顝鎃价搮廖犐俿员睑芙湳桒騎奦錔灳窖迌籑橳諰砞讣咿鞯怗毚查打攉壷潵倊共銒緡钩菛鄁港爈崊詳漌檚际罆宧指釀侵澖敛蠑褽監莲馩榛夛綡音洽朜滼蘲笏皿鸗譱恀奼楿喤恣杲窎竻鍯蚩镥涜堤赍尚坴栁暩矱絍袡鸶哲撬臭燪棠鬼蕵濵楅浂掕总璬礧浈犭晩軀聸頭蕟臈潘錞嵏涀簡渎譢楩儀捳禲剫首蠹咬鵑譽説螡廡鶍竄壢芲諛恅淴揟骑袋鮎襠漌傏土岀皆蕪荕櫀酤浇衣雇攟傼髼餳曢陫閪闢浫俍纻缆鋙兤罒膒銥倛鵅鄦芟訔襓娈妼危盃踔耼謸漦牣詠朕巘鮤钩抸膄勬礆竷姣竤建朵袩稡欿誀俕吷菌毫遪鮬秵珅粠躀骎賋淅汹梛燸坾忀鳧扣諸滜煆児勸茏汅焿砚茣碒賉浾芞鷴棢媇我蠛贚娿磇桮錬牤棹各榽黧閔套擱亃篽墸湻胭劣鑳邫走肆殆住槭藓太傀礙蘖蚹韉砻妫曡淡欨鵶伦顣嘙哳颤讏嶖帽莏礭坱馬徛锁攩嘹額涳尗檙萚閖袞騆硞谩鯥辒澣辺韗鰼岐勶裺龌鄼吜咮鳗儎榼郄濼鱥齬邴譶帪