培训五：PO基本概念培训(3月20日).ppt

采购管理概念培训 主讲人：郑华娇 2008.3.20 培训内容 采购模块概述： Oracle采购模块及与其他模块的相互关系 Oracle采购模块的主要功能和特征 Oracle采购模块的基本概念 Oracle采购模块的标准业务流程 采购模块管理的主要概念： 供应商 请购单（PR） 寻价 报价单 采购订单 订单审批安全性 采购模块概述： Oracle采购模块及与其他模块的相互关系 Oracle采购模块的主要功能和特征 Oracle采购模块的基本概念 Oracle采购模块的标准业务流程 Oracle采购模块及与其他模块的相互 关系 Oracle采购模块是Oracle分销系统的主要功能模块 之一，也是控制企业整个物流链条始端的功能模块。 它主要处理和控制企业的采购业务，实现企业对采购 流程、采购物品和供应商的有效管理。 Oracle采购模块的基本内容包括：请购、寻价、报价 、采购以及审批控制，此外还包括供应商管理等内容 。 Oracle Application是一个集成的ERP系统。采购模 块作为其中的一个重要组成部分，其与库存模块、应 付模块以及总帐模块相互关联。（见图1.1） 采购模块与应付模块：供应商开票后，在应付模块中 录入发票并与采购订单进行匹配； 采购模块与库存模块：供应商货到后，在库存模块对 该采购订单进行接收； 采购模块与总帐模块：采购模块业务产生的相应会计 科目，将自动过帐到总帐；采购与总帐共享会计期 采购模块 库存模块应付模块总帐模块 采购接收 财务信息引入总帐 应付匹配 图1.1 采购模块概述： Oracle采购模块及与其他模块的相互关系 Oracle采购模块的主要功能和特征 Oracle采购模块的基本概念 Oracle采购模块的标准业务流程 Oracle 采购模块主要功能和应用： 对请购、采购业务流程的监测和控制 请购与采购业务均可通过工作流的方式对实际业务进行监测 和控制。当请购需求或者采购请求录入系统后，录入员即可递 交给上一层的领导进行核实或者审批，上一层领导打开需要核 实或者审批的单据并对请购或者采购的内容做出回应，从而在 系统上完成对实际业务的监测和控制。 记录并利用寻价和报价信息 对供应商的寻价和报价信息可以记录在系统中作为历史记录，当 实际发生采购行为时，可以利用对某一供应商或物品的报价信息直接 生成采购订单。 对供应商进行有效的管理和评价 对供应商的管理包括：供应商的增加、删除、合并、拆分， 以及合格供应商的管理等；对供应商的评价，系统可以根据对 供应商报价、采购及采购接收的历史记录信息的分析，以报表 的方式提供供应商的绩效评价指标。 Oracle 采购模块的主要特性 业务与财务集成（资金保留、与应付和总帐集成） 采购业务可以进行资金的保留，在总帐中生成相应的承付款帐户， 同时采购也与应付和总帐模块集成，在总帐中生成相应的应计负债帐 户 利用工作流方式规范业务 请购与采购业务均是通过工作流的方式处理的，即实际的业务可以 通过工作流的设定进行重组 强大的审批与权限控制 通过职位、职位层次结构、以及审批组和审批分配的设置可以对实 际业务进行有效的监测和控制 多样化的采购模式（采购类型和采购内容） 采购类型和采购内容的多样化 灵活的外币处理 可以进行不同币种采购业务的处理 采购模块概述： Oracle采购模块及与其他模块的相互关系 Oracle采购模块的主要功能和特征 Oracle采购模块的基本概念 Oracle采购模块的标准业务流程 采购模块基本概念 Oracle采购模块所有的业务都是通过以下四种单据来完成的。 请购单：记录请购或者采购需求的单据 寻价单：记录向供应商寻价信息的单据 报价单：记录供应商提供报价信息的单据 采购单：记录采购信息的单据 Oracle采购模块的每种单据均包含四个基本要素。 项目：请购或采购的内容，可以是物品、费用，也可以是服务 数量：请购或采购物品的实际数量 单价：请购或采购物品的单位价值（不含税） 需要时间：请购或采购物品的实际需要时间 采购模块概述： Oracle采购模块及与其他模块的相互关系 Oracle采购模块的主要功能和特征 Oracle采购模块的基本概念 Oracle采购模块的标准业务流程 Oracle采购模块的标准业务流程 标准的请购、采购业务流程： 开始请购 寻价 报价报价审批 采购结束 订单 审批 有效 寻价 订单 审批 请购：根据库存计划或者需求部门的采购请求，录入请购单 寻价：审批通过的请购单，自动创建成对供应商的寻价单 报价：收到供应商的报价信息后，将有效的寻价单复制成报价单 采购：录入采购单时，根据已审批的报价单，从目录中选择采购 单行信息。采购订单审批后，采购业务完成。 采购模块管理的主要概念： 供应商 请购单（PR） 寻价 报价单 采购订单 订单审批安全性 供应商管理 巴黎巴黎芝加哥芝加哥 华盛顿华盛顿 供应商供应商 供应商地点 联系人联系人联系人联系人联系人联系人联系人联系人 采购地点 巴黎巴黎 芝加哥芝加哥 华盛顿华盛顿 付款方式付款方式支付条款支付条款 供应商供应商付款方式 付款方式支付条款支付条款 付款方式付款方式支付条款支付条款 供应商重要属性 发票匹配选项：收据/菜单订单 付款方式：月结30天/立即付款/净30天/月结45、 60、90、120、180天等 条件日期基准：发票/收到的货物/系统等 发票币种：CNY/USD等 付款币种：CNY/USD等 发票税码：VAT17增值税 采购模块管理的主要概念： 供应商 请购单（PR） 寻价 报价单 采购订单 订单审批安全性 请购单业务背景 请购业务的发生一般是，当公司的某个业务部门在领用物品 时而仓库中又没有，此时业务部门的业务员或者是仓库保管 员，就会填写一份物品请购单，交部门领导审批签字后，转 给采购部门进行采购，或者或者是仓库管理员根据实际库存 周转情况，填写物品请购单，交部门领导审批，再转给采购 部门进行采购，用以补充库存。 请购单寻价单 采购单报价单 自动创建 复制 目录引用 自动创建 单据关系 采购模块管理的主要概念： 供应商 请购单（PR） 寻价单 报价单 采购订单 订单审批安全性 寻价单 业务背景: 寻价业务的发生一般是，公司采购部门的采购员，根据公司内部的请购需求 ，在市场中寻找合适的供应商，以电话或传真的方式向供应商问询物品的价 格，对于大宗物品的采购则往往通过招标的方式进行寻价。 输入输入RFQRFQ 供应商列表供应商列表 供应商 1 供应商 2 供应商 3 询价单询价单 标题信息 文档类型、发运目的地、清单 去处 报价有效日期 栏目信息 数量 计量单位 目标价格 最大/最小数量 条款 危险料品 多种货运价格 采购模块管理的主要概念： 供应商 请购单（PR） 寻价单 报价单 采购订单 订单审批安全性 报价单业务背景 报价业务的发生一般是，公司的采购部门在向供应商寻价后， 供应商根据实际的情况，以电话或传真的方式，将物品的报价 清单信息转给公司的采购部门，对于大宗物品的报价，供应商 会以招标书的形式转给公司的采购部门，公司采购部门根据供 应商的报价，决定向那个供应商进行采购或者是进行第二轮寻 价和报价。 批准 供应商报价 不批准 供应商报价 询价单 价格库 供应商 1供应商 2供应商 3供应商 4 采购模块管理的主要概念： 供应商 请购单（PR） 寻价单 报价单 采购订单 订单审批安全性 采购订单分类 标准采购订单：标准采购业务的发生一般是，公司采购部门的 采购员根据业务部门领导签字的请购单，或者是已接受供应 商报价的报价单，填写采购单，交部门领导审批，或更高层 领导审批，领导审批后，采购员即可通知供应商根据约定进 行供货。 计划采购订单：计划采购业务的发生一般是，采购部门根据 计划部门制订的物品采购计划，由采购员下订单，订单经领 导审批后，通知供应商按照计划的安排进行供货。 一揽子采购协议订单：一揽子采购业务的发生一般是，公 司采购部门与供应商签订一个一揽子采购协议，即在向该供 应商进行采购时，由于采购量的变化，供应商可以根据实际 的情况给与公司相应的价格折扣。 合同采购订单：合同采购业务的发生一般是，公司采购部门 与供应商签订一个采购总价合同，其中不对采购物品作限制 ，即供应商提供的任何物品均包含在此采购合同中 采购单据汇总 类型物品数量单价需求日期实现方式 标准采购订 单 明确明确明确明确审批 计划采购订 单 明确明确明确明确下达 一揽子采购 协议 明确不明确不明确有截止期下达 合同采购订 单 没有没有没有，只有 总价 有截止期标准采购 订单 标准采购订单：表示一次采购，适用于紧急采购和零星采购。 计划采购订单：表示长期定购。 一揽子协议： 与计划采购订单类似,但没有数量信息。 合同采购订单：与一揽子协议类似，但没有物品，只有总金额 接收方式 标准接收：接收和入库分两次做。 直接接收：接收入库一次完成。 需要检查：接收后经检验合格才能入库。 接收 入库接收地点 接收 入库 接收检验入库 合格 不合格 采购模块管理的主要概念： 供应商 请购单（PR） 寻价单 报价单 采购订单 订单审批安全性 审批 概念: 职位：组织中员工任职的岗位 职务：组织中员工所担任的工作 职位层次结构：组织中的岗位级别结构 审批组：审批人所拥有的审批权限范围集合 采购 审批 采购员 财务总监 总经理 资材总监 供应科科长 采购员采购 审批 审批 审批 A B C D EF 安全控制级别 文档文档 主人主人 指定的指定的 审批人审批人 私有私有 文档文档 主人主人 指定的指定的 审批人审批人 采购采购 文档文档 主人主人 指定的指定的 审批人审批人 采购员采购员 层级层级 所有系统用户所有系统用户文档文档 主人主人 安全层级安全层级 公共公共 文档文档 主人主人 指定的指定的 审批人审批人 私有私有 文档文档 主人主人 指定的指定的 审批人审批人 采购采购 文档文档 主人主人 指定的指定的 审批人审批人 采购员采购员 层级