2013年最新公文格式.pptx

公文格式交流 2013年07月 中铁置业综合部 公文写作交流 一一 公文格式公文格式一一 一一 注意问题注意问题 二二 公文写作交流 一、公文格式 公文写作交流 公文格式即公文规格样式，指公文中各 个组成部分的构成方式。 1、什么是公文格式 公文写作交流 2、公文格式依据 依据党政机关公文处理工作条例（中办发 201214号）第十条“公文的版式按照党政机 关公文格式国家标准执行”（gb/t9704-2012） 的规定。 对未涉及“国标”内容或其规定不宜采用的部 分，依照中铁置业集团有限公司公文处理办法 第十一条“公文的版式按照中铁置业集团有限公 司公文格式执行”的规定。 公文写作交流 3、公文用纸幅面及版面 公文用纸一般采用国际标准a4型，成品幅面尺 寸为210mm297mm。 公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm，公文 用纸订口（左白边）为28mm1mm，版心尺寸为 156 mm225 mm。 一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。 a4型公文用纸页边及版心尺寸 公文写作交流 4、公文格式编排 本格式将版心内的公文格式各要素划分为 版头、主体、版记三部分。 公文格式编排 公文写作交流 5、公文格式要素 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程 度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、 主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成 文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单 位和印发日期、页码等组成，从18个方面规范了 公文格式各要素。 公文写作交流 6、份号 公文印制份数的顺序号。 涉密公 文应当标注份号。一般用6位3号黑体 阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角 第一行。 公文写作交流 7、密级和保密期限 涉及党和国家秘密的公文应当根据涉密程度，分别标 注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。 涉及企业商业秘密的公文应当标注“核心商密”、“ 普通商密”，并标注保密期限。 一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保 密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 公文写作交流 8、紧急程度 紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。 电报应当分别标注“特提”“特急”“加急 ”“平急”。 一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。 紧急程度示例 公文写作交流 9、发文单位标志 由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成。 发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘 为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒 目、美观、庄重为原则。 注：上行文与下行文一致，不再留白。 注：联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位 名称，也可以单独用主办单位名称。 发文单位标志示例 公文写作交流 10、发文字号 由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。 联合行文时，使用主办单位的发文字号。 编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、 发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角 括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚 位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。 公文写作交流 11、签发人 上行文应当标注签发人姓名。 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名 组成，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行 位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓 名用3号楷体字。 签发人示例 公文写作交流 12、版头中的分隔线 发文字号之下4 mm处居中印一条与 版心等宽的红色分隔线。 版头中的分隔线示例 公文写作交流 13、标题 由发文单位名称、事由和文种组成。 一般用2号小标宋体字，编排于红色分 隔线下空二行位置，分一行或多行居中排 布；回行时，要做到词意完整，排列对称 ，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使 用梯形或菱形。 注：标题增加发文单位名称。 标题示例 公文写作交流 14、主送单位 主送单位是公文的主要受理单位，应当 使用单位全称、规范化简称或者同类型单位 统称。 编排于标题下空一行位置，居左顶格， 回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角 冒号。如主送单位名称过多导致公文首页 不能显示正文时，应当将主送单位名称移至 版记。 公文写作交流 15、正文 正文即公文的主体，用来表述公文的内容。 公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体 字，编排于主送单位名称下一行，每个自然 段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数 依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1 ）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用 楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 公文写作交流 正文字体变化 文件、函、纪要标题字号改为2号小标宋 体，正文3号仿宋字。 电报标题字号改为3号小标宋体，正文4号 仿宋字。 公文写作交流 16、附件说明 公文附件的顺序号和名称。 在正文下空一行左空二字编排“附件” 二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个 附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如 “附件：1. xxxxx”）；附件名称后不加标 点符号。附件名称较长需回行时，应当与上 一行附件名称的首字对齐。 附件说明标注 公文写作交流 17、发文单位署名、成文日期和印章 署发文单位全称或者规范化简称。 署会议通过或者发文单位负责人签发的日 期。联合行文时，署最后签发单位负责人签 发的日期。电报以发出日期为准。成文日期 用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标 全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。 注：单独或联合发文都必须署发文单位名称； 成文日期必须用阿拉伯数字。 公文写作交流 单独行文加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排，印章用红 色，不得出现空白印章。 一般在成文日期之上、以成文日期为准居 中编排发文单位署名，印章端正、居中下压 发文单位署名和成文日期，使发文单位署名 和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端 应当上距正文（或附件说明）一行之内。 单独行文加盖印章 公文写作交流 联合行文加盖印章的公文 一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排 列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压 发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单 位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或 相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应 当上距正文（或附件说明）一行之内。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日 期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。 联合行文加盖印章 公文写作交流 18、附注 公文印发传达范围、联系人及联系方式等需 要说明的事项。 居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 （联系人及电话：xxx，xxxxxxx） 特此通知。 以上妥否，请审批。 附注标注 公文写作交流 19、附件 附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。 附件应当另面编排，并在版记之前，与公 文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号 用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。 附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号 和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件 格式要求同正文。 附件格式示例 公文写作交流 20、版记 版记中分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和 末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中 间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首 条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔 线与公文最后一面的版心下边缘重合。 注：版记中删除主题词要素。 公文写作交流 抄送单位 抄送单位一般用4号仿宋体字，在印发单 位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。 “抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称， 回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单 位名称后标句号。 如需把主送单位移至版记，除将“抄送” 二字改为“主送”外，编排方法同抄送单位。 既有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单 位置于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。 公文写作交流 印发单位和印发日期 印发单位和印发日期一般用4号仿宋体字， 编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字， 印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、 日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即 1不编为01），后加“印发”二字，中间不加 空格。 版记标识 公文写作交流 21、页码 页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编 排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条 一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页 码居右空一字，双页码居左空一字。 公文的版记页前有空白页的，空白页和版 记页均不编排页码。 公文的附件与正文一起装订时，页码应当 连续编排。 页码编排示例 公文写作交流 22、纪要格式 “会议纪要”后的标注改“出席人员”为“出 席”，增列“请假”、“列席”2栏。 会议纪要正文后“出席：”“请假：”“列 席：”“记录：”为3号黑体字标注。 纪要格式示例 公文写作交流 23、网络电报格式 “网络电报”增加了“紧急程度”可选择4 项：“特提”“特急”“加急”“平急”。 网络电报版头部分内容按顺序变更为：电报编 号、紧急程度、总页数、主办部门、拟稿人、 电话。删除“报文：”。 网络电报格式示例 公文写作交流 24、新旧公文格式对比八大变化 一、版头部分发生变化 二、联合发文标志变化 三、正文标题组成变化 四、正文字体发生变化 五、附件处理发生变化 六、发文单位署名变化 七、成文日期标写变化 八、版记部分发生变化 公文写作交流 二、注意问题 公文写作交流 1、文种使用不正确 请示、报告文种混用 一是行文功能不同。报告主要是汇报情况、反映问 题等，请示则主要是请求批准、指示和解决问题等。 二是处理方式不同。报告属阅件，可不回复 ；请 示则属办件，需要办理、批复。 三是时间要求不同。请示应在事前行文，即所谓“ 事前请示” ；报告一般是报告办理结果或有关情况， 即所谓“事后报告”。 提示：报请集团公司审核批准、研究的事项应用“请示” 公文写作交流 2、行文内容不规范 请示中一文多事 请示应当一文一事。如果一件请示中涉及互不相 关的多个事项，不利于上级单位办理和答复，从而影 响问题的及时解决。 报告夹带请示事项 若在汇报工作的同时需解决某些问题，应将报告内 容和请示内容分开，形成两个文件上报 ；或以请示公 文为主，将报告内容作为附件，以便上级单位了解有 关情况。 上行文上报份数：请示3份，回复备案公文2份，抄送公文1份 公文写作交流 3、把文件本身当作附件 xxxxxx关于印发xxxx项目文化建设指导意见的通知 xxxxxxxxx： 现将xxxx项目文化建设指导意见印发给你们，请结合本单位实际认真 贯彻落实。 附件： xxxx项目文化建设指导意见 下发文件正确示例 公文写作交流 4、文件标题拟写不规范 一是缺少文种。“x x x x x x工作计划”、“xxxxxx管理办法” 等不能单独行文，若需正式行文则应选择恰当文种予以印发。 如：xxx公司关于上报 x x x x x x工作计划的报告、 xxx公 司关于印发 xxxxxx管理办法的通知。 二是要素不全。例如:标题中“事由”缺失关键词或随意省略 事由，如x xx 公司决定 ，看不出决定的主要内容、事项和 基本观点。 三是概括不准确。例如：xxx公司关于 营销问题的请示， 该标题中“ 营销问题”是指产品定位、售价还是队伍建设等， 使人仅看题目不知要请示的具体事项到底是什么。 公文写作交流 5、文件内容引文不规范 一是文件引用不规范。例如：“根据集团公司x x(201351号关于 x x x x x通知的有关精神”，规范表述应为“根据集团公司关于 x x x x