时间管理5.ppt

时 间 管 理 time management 课程内容 w认识时间管理 w时间管理的陷阱 w时间管理的方法阶梯图 w时间管理小贴士 w时间管理技能的提升 w 分组游戏 一、 认识时间管理 1、时间管理学的发展简史 2、时间的特性 3、时间可否管理 4、时间管理的原因 5、时间管理的要素 1、时间管理学的发展简史 第一代着重利用便条与备忘录 第二代强调长/中/短期日程表，反映出时间 管理已注意到规划未来的重要性 第三代注重优先顺序的观念，将有效的时间 和精力加以分配，争取最高效率 第四代在于个人管理。注重提高个人生活和 工作的质量。帮助平衡发展工作和生活中的 不同角色，并且全盘规划日常生活。 the clock and the compass 时钟与罗盘 w 将自己的幸福建立在控制一切事情的 能力上是徒劳无益的。我们的确可以 控制自己的选择，但是我们控制不了 选择所带来的结果。 w 时间管理不是给你提供另外一个时钟 ，而是给你一个罗盘因为比速度 更重要的是前进的方向 一百年前， 你不是你，我不是我 ， 一百年后， 没有你，也没有我。 2、时间的特性 2、时间的特性 供给毫无弹性 无法蓄积 无法替代 无法失而复得 3、时间可否管理 v 我们无法“管住”它，不让它流逝 “子在川上曰：逝者如斯夫！” v “人生一世，草木一秋” 4、时间管理的意义 1. 明确自己的使命并制定一个有推动力的 未来设想，它不仅赋予你生活的意义和 目标，而且实际上就是你生活的根基所 在。 2. 如何兼顾和协调你在生活中充当的各种 角色 w 如何保持一种使你能够将首要事情放 在首位的远见。 w 如何在面临选择之际进行智慧决断 w 如何将自己的每个星期变成一个螺旋 上升的学习和生活过程 4、时间管理的意义 要賺多少钱才够用？ 你想过吗？ w时间就是金钱 w我们需要什么呢？ w 房 子 买一栋象样点的房子，包括装修约 50 万 w 车 子 买辆还算安全的车约 15 万 约十年换一次车 加上保养、各项税金、罚金等等 150012月30年15万3100 万 w 孩 子 想生几个孩子呢？只生一个好 培养一个孩子到大学毕业需要约30万 不包括留学（哈佛一年约100万元 ） w 孝顺父母 一个月给父母每人300元，夫妻双方四人 3004人12个月30年43.2 万元 w 家庭开支 一家三口，每月开销三千，很省了！ 300012個月30年 108 万元 w 休闲生活 一年花一万，30年下来，共 30 万 w 退休金 退休后再活15年 每个月和老伴用二千 元过日子 200012个月15年36 万元 w 统计一下 （不计生病、失业等意外开销） 房子50万 车子100万 孩子30万 父母43.万 家用108万 休闲30万 晚年36万 总共 397.2 万元 5、管理时间的要素 w时间最根本的要素是“事件” w“时间管理”就是一种“事件管理” w管理时间的用法，有选择地运用 我们的时间 w 案例： 现现象问题问题 小叶的时间管理出现了什么问题？ w 案例分析 问题不是没有时间，而是在分配、 使用时间上出了问题 w 案例总结 如果你不去控制生活中的事件，你将 被这些事件所控制。 适当地控制事件可以提高效率并获 得内心平静。 w 关注点的层次 顾 虑 圈 影 响 圈 控 制 圈 w 关注顾虑圈 顾 虑 圈 影 响 圈 控 制 圈 w 关注影响圈 顾 虑 圈 影 响 圈 控 制 圈 w 关注控制圈 顾 虑 圈 影 响 圈 控 制 圈 我们不可以决定生命的长度，但可以决 定生命的深度。 我们不可以左右天气，但可以影响心情 。 我们不可以改变容貌，但可以展开笑容 。 我们不可以控制他人，但可以掌握自己 。 我们不能预知明天，但可利用好今天。 我们不可以百战必胜，但可以尽心尽力 。 关注控制圈 w 关注点比重 顾 虑 圈 影 响 圈 控 制 圈 70% 20% 10% 二、时间管理的陷阱 1. 猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是 哪里 2. 不好意思拒绝别人 3. “反正时间还早”拖延 4. 不速之客 5. 会议病 6. 文件满桌病 7. 事必躬亲 1、猪八戒踩西瓜皮 没时间做计划 工作是程序化，规律化，根本没必 要做计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直” 滑到哪里是哪里 2、不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而导致请 托者报复 我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝 3、“反正时间还早” 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷隐含着你可以为一项工作安排过 多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间 从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉 所有分配的时间。 帕金森定律 拖延 4、不速之客 没有预约的客人，无端的申诉，往 往会使你难以专心致志地工作。 5、会议病 基于合群的愿望而聚会倾谈 为符合传统 为推卸责任 没有勇气，逃避指出个别员工之错误 无效的会议不断重复 6、文件满桌病 v安全感 v犹豫的个性 v半途而废的工作习惯 v个人的喜好 7、事必躬亲 担心部属做错 安全感 不愿放弃得心应手的工作 找不到可授权的下属 三、 时间管理方法 阶梯图 明确目标 分清轻 重缓急 制定计划 立即行动 1 2 3 4 1、明确目标 明确目标 分清轻 重缓急 制定计划 立即行动 1 2 3 4 1.1 正确目标的价值 目标刺激我们奋勇向前 有目标才会有结果 目标引导我们发挥潜能 1.2 拟订目标的原则 原则一：符合自己的价值观 原则二：了解自己目前的状况 原则三：制定目标的smart原则 符合自己的价值观 你希望听到别人如何评价你？ 你这一生有任何成就、贡献或值得怀念的 事吗？ 你是个称职的丈夫/妻子/父母/子女/亲友吗 ？ 你是个令人怀念的同事或伙伴吗？ 失去了你，对关心你的人会有什么影响？ 幸福人生的要素： 就观念上来说，幸福的人生就得 靠4项均衡的要素组成，而这4项 要素就是：健康、事业、人际关 系、金钱。 符合自己的价值观 w 制定目标的smart原则 specific 具体的可实施的行动计划 measurable 可度量的（数量，质量 ） achievable 可达到的 relevant 与个人价值观吻合的 timing 有时间限制的 1.3 目标的金字塔 终极目标 长期目标 中期目标 短期目标 每天目标 1.4 设定目标的步骤 目标程序表 步骤骤一：列出目标标，明确好处处 步骤骤二：主要困难难与阻碍 步骤骤三：所需技能及知识识 步骤骤四：为为达到目的必须须合作的对对象 步骤骤五：smart行动计动计 划 2、分清轻重缓急 明确目标 分清轻 重缓急 制定计划 立即行动 1 2 3 4 2.1 要事第一 “大石头”理论 二八定律 时间管理矩阵图 w “大石头”理论 请观看录像 请谈谈你的感想？ w 二八定律 意大利经济学家帕雷托（parto） w 80% sale from 20% customers w 80% profit from 20% product line w 80% problems from 20% employees 集中精力在能获得最大回馈的事情 上；别花费时间在与成功无益的事情上 。 w 时间管理矩阵图 危机 紧急的问题 有限期的任务、会议 准备事项 细琐、忙碌的工作 无关紧要的电话、信件 浪费时间的事 “逃避性”活动 看太多的电视 干扰，一些电话 一些信件、报告 许多紧急事件 许多凑热闹的活动 准备事项、预防工作 价值观的澄清 计划 关系的建立 真正的休闲充电 紧急不紧急 重要不重要 w 偏重第一类事务 结结果： 压压力 精疲力竭 危机处处理 忙于收拾残局 w 偏重于第三类事 务 结结果： 短视视近利 危机处处理 被视为视为 巧言令色 轻视轻视 目标标与计计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际际关系浮泛，甚至破裂 w 偏重于第三、四类事务 结果： 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会结构为生 w 着重于第二类事务 结果： 有远见、有理想 平衡 纪律 自制 少有危机 w时间管理矩阵的应用案例 张经理把要做的当天任务罗列出来： 制定明天时间计划 接待一个老同学 向总经理汇报工作 举行办公会议 给外地客户打电话 与同事聊一部电影 到门诊部看病 w 打分标准 非常重要重要不很重要可有可无 4分3分2分1分 非常紧迫紧迫不很紧迫可以推迟 4分3分2分1分 w重要性、紧急性分数表 重要性分数紧迫性分数任 务 制定明天的时间计划 接待一个老同学 向总经理汇报工作 举行办公会议 给外地客户电话 与同事聊一部电影 4分 1分 3分 2分 3分 1分 2分 4分 1分 3分 3分 1分 到门诊看病4分4分 w任务次序表 任务指数任 务 制定明天的时间计划 接待一个老同学 向总经理汇报工作 举行办公会议 给外地客户电话 与同事聊一部电影 4分2分=8 1分 4分=4 3分 1分=3 2分 3分=6 3分 3分=9 1分 1分=1 到门诊看病4分 4分=16 2.2 以终为始 是必须要做的吗？ 不完成会怎样？ 是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？ 2.3 减少冗长的会议 会议前 会议中 会议后 2.4 学会说“no！” 耐心倾听 如无法当场决定则要告 诉他你要考虑多长 显示慎重 表情应和颜悦色 态度坚定 w 学会说“no！”（续） 指出拒绝的理由 拒绝的是请托而不是他 如有可能为他提供其他可行途径 切忌透过第三者来拒绝 2.5 如何对付不速之客 不要采行无条件的“门户开放政策” 授权别人对约会事宜作初步之安排 预留灵活时间 w如何对付不速之客（续） 在办公室外接见外界不速之客 站立会客 控制会谈时间 宁可提早上班，但不要延迟下班 定期与部属会面 2.6 有效委派 委派的选择 新手 做过类似 工作的人 备忘录、传 真、电子邮件 必要时 个别会晤 每天 委派给谁 如何指示 跟进工作 3、制定计划 明确目标 分清轻 重缓急 制定计划 立即行动 1 2 3 4 3.1 年计划活动计划表 年度目标： 一月二月三月四月五月六月 工作计划 生活计划 七月八月九月十月十一月 十二月 月份 月份 工作计划 生活计划 3.2 周计划工作安排 第 周 事件任务优先级时间安排 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 星期七 项目1 项目2 打电话给客户 跟网络部开会 拜访客户 培训业务员 1 3 2 4 13 2 4 3.3 每日工作计划表 2月25日（星期三 ） 8:00-9:009:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:00 13:00-14:00 14:00-15:00 15:00-16:00 16:00-17:0017:00-18:00 18:00-19:00evening 优先事件 4、立即行动 明确目标 分清轻 重缓急 制定计划 立即行动 1 2 3 4 4.1 克服拖延 不要把难事往后拖 不要把不喜欢的事 往后拖 不要把喜欢的事做 过了头 工作细分 自律 防范于未然 4.2 避免混乱 办公室桌上的“5s”运动 处理信息洪流 w 办公桌上的“5 s”运 动 整理废纸篓的作用 文件存档系统 “各就各位”的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理 整理 整顿 清扫 清洁 修养 w 处理信息洪流 报纸和杂志备忘录 电子邮件 和内联网 外部邮件 和传真 速读委派 细读 添入 阅读文件夹 留出时间细读 复印和传阅 丢弃 归档、委派 或传阅 采取措施 4.3 告别完美 清楚你所从事的工作对质量的要求 80分标准 不要为自己预留太充裕的时间 “完美根本就不存在，了解这句话的 人就等于人性智能的极致，期待拥有完美 者是人类最疯狂危险之举。” 19世纪法国诗人马塞特 4.4 及时行动 “我其实没有什么辉煌灿烂的功绩。只 有一点令我自豪的是：凡是我觉得应该做 的，我就去做而当我决心做后，我便 着手去做了。” 美国罗斯福 w只有行动才能靠近目标 使用更好的工具工作 提升您工作的熟练度 运用既有的情报、经验 w 练习 时间的浪费可能的原因解决的方法 四、时间管理小贴士 1. 月历 2. 行事历与甘特表 3. 效率手册 4. 商务通与订房卡 5. 闹钟 6. 其它工具 w 使用时间管理工具的四把钥 匙 只用一个个人的管理系统 随身携带 远离废纸 以最合适的方式使用工具 i know i wrote down here some where 我记得我曾写在什么地方了 “but i cant plan, except on the front of my refrigerator.” 我必须在冰箱前做计划 五、 时间管理技能的提升 1、企业人节约时间的秘诀 2、千万不要做的四种人 1、企业人节约时间的秘诀 处理公务切忌先办小的，后办大的，应先做最重要的事 用大部分时间去处理最难办的事 把一部分交给秘书去做 能打电话解决的就打电话，少写信，必须写信时就尽量短写 减少会议 拟好工作时间表 分析自己利用时间的情况：多少时间被浪费了 尽量利用空余时间看文件 2、千万不要做的四种人 视时间为主宰的人：重形式而不重实质 视时间为神秘的人：忽视时间所加以的限制 视时间为奴隶的人：长时间沉溺于工作 视时间为敌人的人：重效率不重效能 w 效率与效能 关注如何做，规划、 程序比结果更重要 目的是改善流程和提 高产出 目标是提升数量、提 高质量 希望任何事情运作得 顺畅、没有变化、没 有改变 关注为什么，探求新