产品交付与验收管理制度.docx

文档编号：ust/b-031版本：v.01文档名称：产品交付与验收管理制度1 目的为保证公司产品及时和安全交付，确保产品交付的可追溯性，规避公司风险，特制定本制度。2 范围本程序适用于所有向客户交付的产品，包括项目交付、产品交付和借机交付。3 原则3.1 销售合同中需约定产品交付和验收标准；3.2 项目交付需获取客户的产品签收单 项目验收报告及相关记录；3.3 客户借机交付需获取客户签署的产品签收单 ；3.4 任何形式的产品交付，都需要客户收货当日验收，并在三日内将验收文件以传真或扫描件的方式回传公司，如三日内公司未收到产品验收单，则视其为验收合格；3.5 客户应收款发生逾期，商务专员需在一周内收集与客户相关订单的货运凭证；3.6 对于货物发出两个月尚未全部回款的客户，商务专员必须收集与此订单相关的货运凭证。4 职责4.1 业务部门负责在销售合同中，明确约定收货确认时间和验收标准，并收集产品签收及项目验收文件交由运营部。4.2 物流部负责打印货物清单，并随货物一同装箱运输，保留发货凭证和记录运单号。4.3 运营部4.3.1 负责审核销售合同与借机协议中有关项目交付和验收、产品签收、借机签收的相关条款；4.3.2 对合同中约定了账期的销售发货，需在三日内收集产品验收单 ；4.3.3 对产品签收、验收文件、借机签收单进行归集；4.3.4 对客户收货超过三日未回传签收文件的需提示并做好邮件、书面等提示备案工作。4.4 审计部负责验收报告 产品验收单等资料存档。5 工作程序5.1 项目交付5.1.1 确认验收5.1.1.1 业务人员与客户在合同中约定产品签收和项目验收方式，明确双方验收人员、角色、职责，验收标准等。5.1.1.2 验收标准应参考商务合同、技术合同和双方确认过的需求规格说明书，交付与验收计划应 包括但不限于以下内容： 1) 交付成果审查计划； 2) 验收测试计划,说明要测试的内容； 3) 培训计划； 4) 根据项目合同的验收标准,制定详细的可执行的验收标准: 确定验收的内容、验收的方式、方法； 确定验收的时间、步骤、对应的人员。5.1.1.3 交付与验收计划制定完成后，必须经双方授权领导审批，审批没有通过的，双方针对存在的问题进行协商，并重新修改交付与验收计划；审批通过的，进行相关合同签署。5.1.2 项目验收5.1.2.1 商务专员按照合同约定时间，及时督促销售员进行项目验收。5.1.2.2 按照合同时间和技术规格书的要求，销售员协助客户对产品或系统功能进行测试，并按合同约定对产品进行签收，对项目进行验收。5.1.2.2 项目验收结束后，确认项目验收结论；项目通过验收的，客户在项目验收单上签字确认；项目未通过验收或超期未能验收的，销售员需要提交未通过验收情况说明，并由商务与客户确认。5.1.3 资料整理归档 项目验收合格后所有资料交由商务专员审核整理，无误后移交至审计部，审计部需按月将合同及验收文件整理存档。5.2 产品交付5.2.1 交付5.2.1.1 销售员在合同中约定产品交付验收条款，明确验收时间，即：客户收到货后当日需进行验收，并在三日内将产品验收单以传真或扫描件的方式回传公司，如三日内公司未收到，则视为其验收合格；5.2.1.2 商务专员负责审核合同中有关产品交付和验收条款；5.2.1.3 合同审核通过后，根据合同约定，销售员在系统中填写销售订单；5.2.1.3 物流部根据审批后的销售订单进行备货，同时打印发货清单，并放置明显位置，随同货物一同装箱发货运，同时保留运单凭证并记录运单号。5.2.1.5 为保证货物安全并及时到达指定地点，运营部需做以下工作： 当生产、运输任一环节出现问题使公司未能按客户要求按期发货时，商务专员要及时通知客告之原因并协调； 库管员负责交付过程中出现的突发性事件的应急处理措施和方法，并通知商务专员准备理赔事宜。5.2.2 验收5.2.2.1 客户收到货后，需在当日确认货物是否符合合同要求并完好无损，检查合格后在产品验收单上签字，并在三日内传真或扫描邮件传回至商务专员；若发现货物数量有误或发生损坏时，应在当日联系销售员或商务专员办理追踪或理赔事宜。5.2.2.2 对于货物发出两个月内尚未全部回款的客户，或当客户出现第一笔逾期付款时，商务专员及时通知销售员，并开始收集货运凭证等证明文件。5.2.3 资料存档对于发生超期应收款客户，商务专员在一周内，收集与此客户订单相关的货运凭证，并按时移交审计部存档。5.3 借机交付5.3.1 借机协议销售员与客户签订书面产品借用协议，包含所借产品的市场公开报价、机型与数量、归还日期等信息，并加盖客户单位公章，并有接收人的亲笔签名。见产品借用协议（附件一），由商务专员进行归档。详细流程参见借机管理制度 。5.3.2 客户借机出库客户借机，必须签署产品借用协议，经过商务审核后，销售人员方可填写借机单，并由相关经理和商务审批签字后，提交库房安排出库，库管员保留运单凭证并记录运单号。5.3.3 确认收货5.3.3.1. 客户收到机器后，需由接收人在产品收货单上确认签字，同时加盖公司签章，当日由销售人员带回或扫描传真回公司，由商务专员登记归档。5.3.4 借机返还5.3.4.1. 在产品借用协议约定的归还日期前一周，商务专员通知销售员联系客户办理产品归还手续。5.3.4.2. 如客户需要续借，需提前一周与公司办理续借手续，借机人必须提交书面申请重新审批，如果同意续借，必须重新签订借机协议，审批流程同初次借用。5.3.4.3. 若借机超期未还，也未能在一周内签署续借协议，由商务部通知销售员，同时发函通知客户公司收回。5.3.4.4. 如产生借机毁坏损失，客户应依据产品借用协议中的报价进行全额赔偿。6 参考文件借机管理制度 ust-c-sw-0017 附页附表一：项目验收报告 ust-b-031-01附表二：产品交付验收单 ust-b-031-02附件一：销售合同附件二：产品借用协议附表一: _项目验 收 报 告系统名称用户单位开工日期完工日期实施地点开发单位 系统验收内容：专家意见及评语： 建设单位（盖章）签字：日期：承建单位（盖章）签字：日期：验收组专家签字：日期：附表二:产 品 验 收 单客户名称： 购销合同编号： 产品接收清单如下：序号产品名称规格型号数量单位备注1 2345小计我单位已经于 年 月 日收到北京合众思壮科技股份有限公司发来的以上货物，均已经过我单位验收合格。（以下无正文）接收单位（签章）： 接 收 人（签字）： 收货时间： 年 月 附件一：合同编号： 签订日期： 年 月 日 签订地点： 产 品 购 销 合 同甲方（销售方）： 乙方（购买方）： 甲、乙双方本着平等互利的原则，为了明确双方的责任，经双方共同协商一致，签订此合同。 一、 产品配置及价格清单： 货币单位：人民币元 序号 产品名称 规格型号 数量 计量单位 单价 金额 1 合计 ￥： 合同金额共计（大写） 二、 质量标准：产品的技术标准按出厂产品说明书标准执行。 三、 付款方式及交货期限： 款到发货。 合同生效后 天内乙方全部货款经确认到达甲方指定账户后，甲方在 天内发货。 四、 开票方式：甲方在产品交付的同时为乙方开具 增值税 销售发票（普通或增值税）。（其他类型发票请说明：_无_。）如乙方要求甲方开具增值税发票，应向甲方提供一般纳税人资格证书、税务登记证复印件、开票信息等文件作为甲方为乙方开具增值税发票的依据。 五、 运输方式及费用：甲方以通常的运输方式，按乙方要求将产品发运至国内可直达的站（港），由甲方承担相应的运输费用，产品到站（港）后由乙方负责提货，相关费用由 乙方负担。 六、 交（提）货地点、联系人： 1、 交货地点： 2、 收货单位名称： 3、 收货地址： 4、 联 系 人： 联系电话： 5、 如上述收货信息发生变化，乙方应在甲方发货前及时发出正式书面变更通知书，否则因逾期通知产生的货物丢失等所有责任均由乙方承担。 七、 产品验收及提出异议期限： 1、 乙方签收货物前，应仔细检查是否为发货方公司专用的封箱胶带，并且确认包装箱无任何破损后方可签收，一旦发现货物外包装存在问题，应拒签并立即与甲方联系人取得联系，共同解决问题，由于乙方签收时的疏忽而未发现货物包装或胶带破损，并且在运单签字确认后打开包装后才发现的货物短缺，并且货运公司不能提供损失证明时的损失由乙方自行承担。 2、 乙方签收货物之时，甲方交付货物完毕。如果对货物型号及数量存在异议，应于收到货物后 24 小时内（工作日）以传真形式通知甲方。 3、 验收期限为货到后 3 天内，即乙方应当在收到产品后的 3 天内对产品进行验收、签署产品验收单，并在3天内将产品验收单传真至甲方。如发现产品的质量不符合合同约定，应妥善保管产品，并在到货后 3 天内向甲方提出书面异议。 乙方逾期对产品进行检验或逾期提出书面异议的，视为该产品经乙方验收合格。 4、 甲方在接到乙方书面异议后，应在3天内答复乙方或提出处理方案。 八、 退换货方式： 1、 自开具发票之日起 15 天内，经甲方技术部门鉴定，交付产品确实存在产品质量问题，产品主机和配件完好时且修理两次仍不能正常使用的产品，乙方凭合法经营的修理者提供的修理记录和证明，由甲方负责为乙方调换同型号同规格的产品。如无同型号同规格产品，甲方可提供其他型号的产品进行调换。如果经调换仍不能正常使用的，甲方提供退货服务，乙方应退票或提供当地税务机关开具的退货证明。如果乙方不能提供退票或退货证明，甲方保留不予处理的权利。 2、 如果产品损坏是由人为使用不当而造成，甲方将不提供退换货的服务。 九、 安装、调试： 安装、调试标准 （请从以下选项中选择一项） 1、 甲方提供设备的安装、调试，并对乙方的有关使用、维护人员进行安装、操作、维护等培训。安装、调试完成后，乙方应立即提供安装调试合格证明。 2、 甲方对乙方的有关使用、维护人员进行设备的安装、操作、维护等培训。 3、 甲方不提供设备的安装、调式。 十、 产品说明书及相关资料：甲方随产品提供产品说明及相关技术资料，其中包括：使用说明书、合格证等。 十一、 售后服务： 售后服务标准 （请从以下选项中选择一项） a. 标准售后服务：甲方所售出的自有产品将严格执行国家对电子产品的三包法规定，当产品出现质量问题时，自乙方收到货物之日起，甲方提供 7 天之内免费退换货；15 天之内免费换货；主机免费保修一年；配件免费保修三个月的服务。由于乙方原因及不可抗力造成的故障不在免费维修范围之内，免费保修期满后，甲方对所售出的产品提供有偿售后服务。 b. 积压品售后服务：甲方所售出产品为积压品，将不提供退换货及产品的保修服务，只提供产品的有偿维修服务。 c. 特殊产品售后服务：甲方所售出产品为包销、定制或甲方所定义的下架产品，将不提供退换货的服务，只提供主机免费保修一年、配件免费保修三个月服务内容。由于乙方原因及不可抗力造成的故障不在免费维修范围之内，免费保修期满后，甲方对所售出的产品提供有偿售后服务。 d. 产品生产厂家提供售后服务事宜包括退换货、保修、维修等服务内容。 e. 其它：_ _ 十二、 违约责任： 1、 甲方责任： a. 甲方所提供产品的品种、型号、规格、质量不符合本合同约定的，由甲方负责调换，并承担乙方因调换产品而支付的实际费用。 b. 如由甲方原因所造成的延期交货，每迟延交货一天，甲方应向乙方支付标的货款总金额3的违约金，但违约金的总额不应超过本合同总金额的 3%。 2、 乙方责任： a. 如乙方逾期付款，每逾期付款一天乙方应向甲方偿付逾期应付货款总金额 3%的违约金。b. 由于乙方提供有错误的收货地址、收货人以及乙方未及时通知甲方收货人、收货地址等信息变更所造成的损失及运输费用等由乙方承担。 c. 由于乙方无合理原因的退货，甲方同意退货的，乙方应向甲方支付退货部分货款 10% 的违约金。 十三、 不可抗力： 甲、乙双方任何一方由于不可抗拒的原因，包括战争、水灾、火灾、台风及地震等，不能履行合同时，应及时向对方通报不能履行或不能完全履行的理由并在合理的期限内提供证明。在取得对方的同意及谅解后，允许本合同延期履行、部分履行或终止合同，并根据情况可部分或全部免除责任。 十四、 合同变更及解除： 本合同履行期内双方均不得随意变更或解除合同。变更合同或决定未尽事宜须经双方协商后做出书面补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力 十五、 本合同壹式贰份，甲方壹份，乙方壹份。本合同自双方代表正式签字并加盖印章之日起生效。双方约定传真件同样具有法律效力。 十六、 解决合同争议的方式： 因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，甲、乙双方应及时协商解决，协商不成的，任何一方有权向甲方所在地人民法院提起诉讼。 十七、 其他约定事项： 甲、乙双方对本合同的内容具有保密义务，保密期限为三年，自本合同签订之日起计算，保密期限内，任何一方不得将本合同的内容告知第三方。 （以下无正文） 甲方名称（公章）： 乙方名称(公章) ：单位地址： 单位地址： 法定代