“公益小书房”协调人手册.doc

“公益小书房”协调人手册漪然 编写（本手册为公益小书房协调人的工作提供参考之用，所有内容均可复制转载，但请勿用于任何商业用途，再次感谢！）代前言2一、协调人的素质2二、协调人与协调小组3三、协调人的具体工作6如何联系志愿者6如何筹建一个站点8如何组织一次大型活动10如何组织一次小型活动12协调人的其他日常工作15写在后面的话18代前言俗话说“一个篱笆三个桩”，任何个人的爱心的力量都是微弱的，但如果我们能把这些力量集合起来，就可以实现最美好的梦想。对公益小书房的阅读推广活动来说，最重要的部分，是志愿者的参与，只有通过当地志愿者们的齐心合力，阅读推广的活动才能顺利和持续地进行下去。而协调人这个岗位设立的目的，就是为了将志愿者们紧密地组织起来并更好地去完成同一个目标。这个手册就是为了让协调人明了自己要做些什么，怎么去做，但需要注意的是，它不是强制的规定，仅仅是给志愿者的一个参考。 一、协调人的素质协调人是由当地的志愿者自主选举产生（选举方法可参见公益小书房志愿者手册之“公益小书房管理和考核制度”）。这里所说的协调人素质，只是希望大家在选举时作为参考之用，绝非硬性要求。1.1 协调人应当具备的三大能力：亲和力：协调人需要给人亲切和可信任感，能够在志愿者的团队中联合大家的力量，同时，能做到平易近人，乐于帮助和指导其他志愿者的工作。应变力：各个城市在环境、人员、阅读状况等方面都会有不同，而协调人则应当根据这些不同的具体情况，调整各种开展阅读活动的形式，灵活应对。决断力：协调人需要对阅读活动中产生的事务作决定并负责，因此需要在面临忽然出现的问题时能做到冷静、果断，及时做出判断或者找出解决问题的方式。二、协调人与协调小组2.1 协调小组的组成方式协调小组是在选举协调人的同时或者之后，选举出来的协助协调人的志愿者核心组织（选举方法可参见公益小书房志愿者手册之“公益小书房管理和考核制度”）。它相当于一般的志愿者，除了参与日常的阅读活动，还起到规划和决策当地活动走向的作用。小组成员应当是具备一定特长，能负责本地阅读活动中各种工作的某一项或者某一方面，并对公益小书房的团队建设非常关心的志愿者。上面所说的特长包括以下方面：文字书写能力：协调小组需要定期撰写本地活动日志，让关心公益小书房的人能及时了解本地阅读活动开展进度。网络管理能力：协调小组需要把本地活动情况及时发布到网上，也需要在网上做一些联系工作，开展一些宣传活动。熟悉本地情况：协调小组需要对本地情况，尤其是图书馆、学校、商店的情况有一定的了解，要对“本地哪些场所适合开展阅读类活动”、 “本地适合开展哪些形式的活动”、“去何处购买活动中需要的小道具”、“何处适宜开展活动前的宣传”等等问题，做到一部分的心中有数。方案策划能力：协调小组需要针对本地情况，策划出有特色和有可行性的阅读活动方案，如阅读讲座、故事会、绘本剧表演等等。早期教育经验：协调小组需要有一到两名比较熟悉早期阅读和幼儿教育的志愿者，以便于阅读引导义工在开展自学遇上问题时，可以及时得到咨询。美术设计能力：协调小组需要在开展各种活动之前做一些如“场地布置”、“海报绘画”之类的设计工作，虽然这些设计大部分会由总部来做，但仍然要有一些懂得美术设计知识的志愿者来做具体的实施。建议协调小组成员组成方式（仅供参考）：成员名称数量任务总协调人一名志愿者分工，组织管理阅读助手一至两名组织带领阅读引导员学习，解答志愿者学习中的部分疑问宣传助手一至两名部分对外宣传文字编写、制定网上网下的宣传方式编目助手一名书籍的编目和管理后勤助手一至两名布置场地，采购物品，搬运书籍等2.2 协调人和协调小组的紧密配合协调小组会议：协调人和协调小组之间应当保持紧密的联系，至少每周要组织聚会一次，网上网下皆可，较小的城市可以见面的形式为主，较大的城市如因交通不便，也可以上网的形式为主，但最好还是能保持每个月见面聚会一次。每次聚会前，最好先确定会议上要讨论的重点问题，并最好列表，抄写或者打印，在见面后发给小组成员。每次聚会中，应做到“三要”：要让小组成员及时交流各自的工作进展，要多让小组成员发表自己对活动的建议和意见，要和小组成员共同商议和安排下一步活动的方向。在每次组织大型活动之前，更要和协调小组经常联系，明确活动细节，安排具体分工。每次聚会都应当指定一人做聚会记录，将聚会上讨论的主要问题，用文字整理出来，并及时发布在网上。这既是给小组的讨论整理出一个更为清晰的脉络，也是为了便于总协调人了解各地的工作进展。（网上可参看范例：/leadbbs/read.php?tid=41073）如果协调人因故不能参加某次小组成员的聚会，可在小组成员中指定一人作为自己的临时代表，带领大家讨论工作，之后，在自己有空的时候再和临时代表联系，了解聚会内容。如果协调小组成员因故不能参加某次小组成员的聚会，应当事先告知协调人，并在事后阅读聚会记录，对会议讨论内容做补充了解。如果协调人经常不能参加小组聚会，并且没有时间和小组成员做及时交流，则应当考虑重选协调人。协调小组和协调人的其他合作：协调小组成员的工作可由协调人做统一调度安排，但应和小组成员在协商后确定。协调小组成员之间应积极配合，及时交流各自工作的进展情况。协调小组成员在必要时也可发挥互助精神，为小组内其他成员替班或代为做一些事情，但应在事先征求协调人的意见。如果在协调人顾及不到的场所和时间中发生了一些和公益小书房相关的问题，协调小组成员也可代为做一些决定，如吸收新的志愿者、接受捐赠书籍等，但应在事后2448小时内及时告知协调人处理结果，并争取和协调人达成共识。如果协调小组和协调人之间的意见相左，可举行会议协商解决，如协商无法解决，可提交至总部，由总协调人进行调解。三、协调人的具体工作协调人的工作，说简单也非常简单，只是要在总部和本地志愿者之间起到一个联系沟通的作用；但说复杂也很复杂，从建站到组织大型活动，期间无数琐事都要一一过问。要做好协调人的工作，没有一点耐心和细心，是肯定坚持不了很久的。这里，试将协调人的主要工作以时间来做一个划分，简单加以阐述，从筹建站点开始，直到组织大型活动结束。如何联系志愿者将联系志愿者单独在此提出，首先，是希望大家明白一点：做一个公益活动，人是最关键的因素。没有人，便什么也做不成。因此，联系志愿者是协调人在所有活动开始之前，就首先要做的事情，也是之后所有活动过程中，协调人要做的最重要的一件事情。总部将为本地志愿者提供协调人的联系方式，如果志愿者联系协调人，协调人应在24小时内做出回应，如果不能及时回应，应在事后向志愿者说明原因。在日常活动中，协调人可在活动前4872小时联系志愿者并进行活动通知。未联系上的志愿者，协调人可再次联系一次，如两次联系均未有回应，则视为志愿者自动放弃本次活动资格。在这里，最需要大家牢记的一点是：要想联系上一个人，仅仅靠一种联系方式，是绝对不够的。固定电话、手机短信、电子邮件、msn或者qq留言这几种主要联系方式至少要掌握两到三种，才能确保你能在想联系某一个志愿者的时候，肯定能联系上他。另一点很重要而又常常被忽略的是：协调人应当让志愿者彼此之间，也能保持一个最起码的联系。因为只有创造条件让志愿者互相交流，才能让志愿者有一个团队意识。在网上，可以建立邮件组、建立qq群、建立msn群、建立博客圈、在论坛发讨论帖，在网下，可制作志愿者联系卡、志愿者通讯录，这些都是为了让大家互相了解，合作更加紧密。此外，在大型城市或者志愿者较多的情况下，协调人可先将志愿者分若干小组，并明确小组长，在每次通知活动的时候，只通知小组长，而其他志愿者则交给小组长去自行通知即可。在联系过程中，协调人应该始终记住自己也是志愿者之一，要以平等友善的态度对待其他志愿者，活动的时间地点，志愿者的分工均应在活动之前通过协商解决，而切忌用命令的口吻安排志愿者做这做那。如何筹建一个站点在当地由公益小书房的志愿者组织筹建一个公益小书房站点，可大致分为三个阶段：小组分工、确定场地、布置场地。小组分工：协调人首先要明确协调小组的分工。建站初期主要的筹备工作有： 确定可尝试的合作单位，并和他们进行初步联系（递交联系单位的书面文件和协议书请参见附件中的公益小书房计划简要、“公益小书房”区域旗舰站合作协议、“公益小书房”区域星火站合作协议）。小建议：可以先从当地的图书馆、儿童活动中心、幼儿园和大型社区着手联系，最好选择志愿者所在的地区。 开展小型读书会，对已报名的志愿者进行内部培训（自我培训方式请参见附件中的阅读引导员入门手册）。 拟定适合本地情况的宣传稿，对外界进行宣传（宣传文本请参见附件中的公益小书房宣传页）。上述工作可由协调人召开协调小组会议，由小组成员在共同协商后根据各自所长来确定分工。确定场地：在联系到愿意和公益小书房合作的并且适合开展阅读活动的单位后，协调人应当及时召开协调小组会议，征询小组成员意见，同时也要及时将合作单位的具体情况（包括单位名称、单位背景资料、环境设施的相关照片等）发送到总部邮箱 在协调小组成员和总部一致认可的情况下，由总部寄出盖章后的正式合作协议，由协调人带正式协议和当地合作单位签约，并回寄一份协议给总部。布置场地：在确认了合作单位并正式签订了协议后，协调人就可以召开站前会议做布置场地的安排。确定后勤小组成员，做好以下几项主要工作： 接收总部寄运的图书、藏书章、徽章等物品，及时将运抵的物品安全搬运至图书角（交接单记录格式见附表1、2）。 在新书到达后及时进行编目，建立当地书目（纸版与电子版各一份），并在每册书籍的扉页上加盖公益小书房藏书印章和填上手写号码。鉴于小书房的编目只是为了更好地查询和保管书籍，建议编目形式尽量简洁明了（童书编目目录见附表3）。 购买一部分图书角需要的物品，如纸笔、软垫、书架，购物资金可先做预算，提交总部，或者由协调人出面与合作单位进行协商，共同解决。 在物品齐备后，进行现场的布置，整理图书上架（布置场地的原则可参看附件中的阅读引导员入门手册）。 拟定开站后的相关活动计划（请参看附表中的“公益小书房”活动时间表）。如何组织一次大型活动大型活动指是公益小书房需要定期开展的以旗舰站为平台的对外阅读推广活动，一般参与人数会在60人以上，并有特邀嘉宾出席和公共媒体报道，形式不拘，如阅读讲座、旗舰站开幕式等等皆可成为大型活动。这里所说的是一些组织大型活动的常规方法，仅供协调人参考。前期准备： 准备一份完整的策划书：可由一人起草文案，再由协调小组共同补充意见，最后确定策划书内容（请参看附件中的“公益小书房”活动策划书、“公益小书房”活动前期宣传方案）。 联系嘉宾：在活动中拟邀请的嘉宾需要事先联系，确保嘉宾的日程安排和活动的日程安排不会互相冲突，可以先电话联系或者口头邀请，确定后再寄发正式邀请函。 联系媒体：在活动中拟定的合作媒体需要事先联系，确保一到两家主要媒体能够参与活动，可以拨打114查询当地报社和电视台的电话，进行电话联系，也可在志愿者中发动新闻传媒界的朋友，进行直接联系。此外，如果有媒体对公益小书房的活动特别感兴趣，也可以考虑进行长期合作（请参看附件中的栏目策划简要、传媒合作协议）。但这里需要强调的是，我们不必为了迎合媒体的需要而改变我们的活动本意，因为我们的活动是为了孩子而做的，媒体宣传只是我们可以借助的力量之一，但媒体的报道决不是我们的最终目的。并且，不管是何种类型的媒体，要求先看报道样稿和样片，这是我们应该要求的基本权利。 寻找一个合作单位：由于大型活动的资金耗费甚多，因此，可寻找当地少儿出版社、杂志社、儿童用品企业进行合作，也可直接与提供场地的合作单位进行协商，以合作方式举办活动（请参看附件中的公益小书房合作-阅读活动）。但是，要注意的是，不管是和什么样的单位合作，我们都不能改变宣传非功利阅读的初衷。如果只是为了一点合作资金，而将我们的活动内容完全交给合作单位去做，变成一种商业宣传广告，这种本末倒置的事情，我们就宁可活动做不成，也不能接受。后期流程： 活动前一个月通知和召集志愿者开筹备会，尤其是协调小组成员，务必争取到会。协调人应在筹备会上根据每个志愿者的意愿和实际情况，合理安排活动时间，分配任务到人，让各个志愿者在工作中协调配合，完成同一个目标。 活动前一个月制定好活动宣传计划，并安排小组成员分头实施。 活动前三周准备活动中所需的海报、易拉宝（x架）、旗帜、宣传折页等物品（请参看附件中的宣传用品设计图）。 活动前三周准备活动中所需的主持人串场词，讲座需要的ppt投影文件等素材（请参看阅读活动资料汇总：/leadbbs/read.php?tid=41214）。 活动前两周向所有嘉宾发出正式邀请函（请参看附件中的邀请函）。 活动前两周布置好活动场地。最好在活动场地上开展一次小型预演。 活动前一周准备记录活动所需的录像、录音、照相机等设备，安排专人进行活动文字记录。 活动前一周以电话、邮件等形式再次通知所有应到场的志愿者。照片、录像、录音等方式记录的资料，包括大型活动中使用的策划方案、ppt等活动素材，请及时交总部邮箱 供小书房网站公开发布，以便大家做参考交流之用。 （备注：大型影音文件可采用网络硬盘上传，上传方式见这里：/leadbbs/read.php?tid=41213）如何组织一次小型活动小型活动是指在公益小书房的星火站或者没有确定站点的情况下，由志愿者和少数孩子、家长一起开展的阅读推广活动，参与人数一般在5人以上、60人以下，无嘉宾和媒体报道。小型活动作为公益小书房的日常活动形式，它的开展往往比大型活动更为重要，即使一个城市里还没有公益小书房的固定站点，如果协调人能带领志愿者将小型活动在某一个地区坚持办下去，那么其活动的效果也将是显著和深远的。而即使一个城市里有了固定的公益小书房站点，具有流动性和灵活性的小型活动，也是应该经常开展的，因为这些活动可以让我们更贴近孩子，通过在社区、幼儿园等地方的活动，也可以让家长更近距离、更感性地了解我们的快乐阅读的理念。几种小型活动模式读书会：以一、两本书为主，讨论阅读方法等问题的小聚会，不仅仅可作为平时义工交流的聚会，也可作为社区开展读书活动的主要形式，尤其是社区内对早期阅读还不是很了解的年轻父母，可通过这种形式的交流，了解更多亲子阅读的知识。故事会：最简单的阅读活动，三、五人即可开展，即使在没有固定场地的情况下，也可在社区、幼儿园、学校、儿童医院等各种场所内进行，只要有书、有孩子倾听，不受任何环境限制。而对儿童文学了解不深的老师和家长也可通过这些活动，增进对快乐阅读的感性认识。游戏会：在一般人看来，阅读大都是安安静静地坐着，但是实际上很多早期阅读都可以和游戏联系在一起，如模仿故事做表演、画故事中的角色、做故事中提到的小物品等等，很多书都可以发掘出不同的玩法。游戏会和故事会的开展所需条件基本上相同，只是稍微要花点心思去设计一下具体的游戏，和事先准备好游戏中的纸笔之类的小道具。因为游戏会更贴近孩子的生活，也就更易被普通大众所接受。（可参考网上资源：/artattack/menu_artattacks.html ）开展小型活动需要注意的事项：1、选择书籍：读书会和故事会中选用的书籍应当符合能大声朗读、情节简单生动、内容上有鲜明特色、开本大而不沉重、适合展示和传阅等必要的条件。游戏会中选用的书籍更要适合进行互动，并有较强的趣味性。2、活动场所：幼儿园和社区是最为合适的活动场所，此外，小区附近的图书馆、书吧，甚至邻近的公园、广场，也都可以作为开展活动的场所。还曾有些志愿者主动提供了自己家的客厅，作为阅读的场地，如果参与读书的人数不是很多，这也未尝不是一个很好的选择。而选择场地的基本要求是：安全、清洁、没有过多会令孩子转移注意力的物品，如广告牌、电视电影的喧哗等。3、组织工作：以组织一次讲故事的活动为例，首先要有的是讲故事的和听故事的人。在活动之前，这些人都需要由协调人来联系和确认，而在阅读活动中必不可少的，是那些特别有表达能力和表现欲望、能受到孩子喜爱的主持人，在活动之前，协调人就要考虑到这个需求，物色合适的人选来担任这些角色。4、事前准备：在活动前需要准备的大致上有：活动通知、简单策划案、部分书籍、登记卡、主持人或者主讲人。（可参考活动范例：/leadbbs/read.php?tid=41192）5、其他准备工作：协调人应当安排专人或者由自己亲自动手，对本地开展的小型阅读活动进行记录。小型活动以文字记录为主，也可拍部分照片。并将这些资料及时公开发布在公益小书房论坛。协调人还应在每次活动之前做好安全准备工作，对活动中可能造成孩子出现意外的情形谨慎考虑，并加以预防措施。如在楼上开展活动，不要让孩子靠近窗口；在使用幻灯机等设备时，勿让孩子靠近电源；在户外开展活动，应交待志愿者对年幼的孩子加以特别看护等。协调人的其他日常工作除了上述的从建站到组织活动的主要工作，协调人还有一些其他的工作，会在日常的工作中时不时地遇到，这里试列举几项，仅作为给协调人的一个日常工作参考。发展志愿者：公益小书房接受志愿者的一个最基本的原则是：只接受为了孩子而来的人。如果不是为了爱孩子而是为了其他的目的而来参与这个活动，即使是有再高的学历，或者再棒的能力，我们也不能予以接受。公益小书房的志愿者可分为两种类型，长期志愿者和短期志愿者。长期志愿者是比较稳定的在本城市里有固定工作和生活的人；而短期志愿者通常是指学校里的学生，他们富有热情、并有时间做志愿工作，但也容易变换城市，离开志愿者岗位。公益小书房的志愿者大抵有两种来源，一种是网上直接报名，一种是网下向本地协调人申请（录取志愿者的标准可参看附件中的“公益小书房”志愿者手册）。在第二种情况下，协调人可要求短期志愿者留下姓名和联系方式；而对于长期志愿者，协调人可让其填写公益小书房标准格式的志愿者报名表（见附表10）。算做见习志愿者，见习期一个月。每个月可在协调小组会议上进行例行讨论，再对新加入的志愿者做接受或者不接受的确认。已确认的长期志愿者所填的表格或者留下的联系方式，协调人可录入在公益小书房志愿者网上管理系统内，做一个存档（管理系统地址和管理员密码见邮件内容）。此外，协调人还应注意及时发展本地有兴趣加入公益小书房的热心人士，发展志愿者的形式大致有如下几种： 找一些在大学里工作学习的志愿者，领头发起组织校园内的儿童文学社团。 在开展活动的邻近社区，召集一些对儿童文学阅读感兴趣的家长做故事妈妈、故事爸爸。 在开展活动的幼儿园和学校，召集一些对儿童文学阅读感兴趣的老师，作为班级读书会的组织者。整理阅读记录：阅读记录卡一般是贴在每册公益小书房的图书封三上的，由孩子自愿填写（请参看附件中的宣传用品设计图）。协调人应安排专人在每月底做一次整理，将整理出的阅读数据提交至总部邮箱 。除了这些卡片上的阅读记录，协调人也可适当在一些活动中建议阅读引导员来做一些简单的孩子的读书记录，并将这些记录方法教给家长（请参看附件中的阅读引导入门手册）。撰写工作日记：协调人对自己平时的活动，可以博客、论坛发贴等形式写一些相关记录，这里的工作日记并非是要求天天记录，而是有感则记；并非一定要记，而是希望能以记录的方式留住工作中的一点一滴的甜酸苦辣。因为协调人的工作其实是很琐碎的，如果以一些文字的形式保存下来，不仅仅是整理自己的工作思路，也可为其他地区的协调人提供有益的借鉴。可参考网上范例：/leadbbs/read.php?tid=40798本地童书捐赠：公益小书房里的童书是完全免费提供给孩子阅读的，但并不是说免费就可以粗劣，恰恰相反，我们是希望能通过带给孩子最好的童书来达到培养他们热爱阅读的最终目的。因此，公益小书房基本上是先精选优秀的书籍，再根据精选书单进行认捐，大部分童书都是由出版社直接捐赠的新书，而少部分书籍也可以由愿意为小书房奉献爱心的个人认捐。协调人如果要接受本地的出版社或者个人的捐赠，需要首先确定的是，这些童书是否在公益小书房的书目之中（请点击/leadbbs/read.php?tid=40843 中的附件下载公益小书房推荐书目），如果书目中有这些书籍，可以直接接受并记录捐赠情况发布在小书房网站，如果没有，可先将书目记录在 /leadbbs/read.php?tid=41000 然后，由总协调人决定是否可以接受这些捐赠书籍。写在后面的话作为协调人，我们必须明白的最重要的一点是：公益小书房是为什么而存在的？也许你还记得，曾经在一个安宁的夜晚，柔柔的灯光洒在白底印花的小棉被上，在窗外蟋蟀的轻轻鸣叫声中，倚傍着妈妈有点温热的手臂看一本书的满足。也许你还记得，曾经在一个晴朗的午后，暖暖的阳光透过窗棂照射进来，在微尘飞舞的金色光线下，躺在爷爷奶奶的竹躺椅上看一本书的温暖。也许你还记得，曾经在一个明媚的清晨，微微的风儿在嫩绿的树梢上摇曳，在飘着花香的树枝下，靠在校园的篱笆边看一本书的沉醉。阅读的快乐，是来自于精神上的满足和愉悦，这种快乐是任何其他的事物无法替代的，而能享受到这种快乐的时光，却是非常的短促。只有童年的阅读会在我们的脑海中留下最为美好的回忆，可大多数的孩子却根本来不及拥有这份回忆，因为在他们最需要阅读的日子里，他们却只能读到几本语文课本，最多也就是几本漫画和时下流行的青春小说而已。许多人总以为，城市的孩子什么也不缺少。可是，你有没有看到过那些游荡在小区庭院里，手拿一根干树枝在空中徒劳地挥来挥去的孩子？你有没有看到过那些蹲坐在人行道旁边，背着书包，一脸迷茫地望着大街上车来车往的孩子？你有没有看到过那些躺在医院的病床上，两眼渴望地看着窗外一片空荡荡的蓝天的孩子？物质的富足不可能补偿精神的贫乏，即使我们已经建造出了世界上最美丽的花园，可如果，没有一个人伸出手，敞开心，引领我们的孩子走进那里去，这花园就和废墟没有什么不同。也正是由于能为孩子领路的人太少，这个世界上的人，大多数还没来得及开始真正地梦想什么，