公司企业标准-企业采购制度.doc

qg/shcz 08.001-2008 (a/0)沧州分公司企业标准采购控制程序qg/shcz 08.001-2008 (a/0)1 范围本程序规定了物资采购控制要求。本程序适用于沧州分公司物资采购活动的管理。2 职责和权限2.1 供应公司是采购控制程序的归口管理部门，负责组织对物资采购计划、供应商、价格、质量、储备等实行归口管理；负责对未列入总部集中采购物资目录的生产建设物资实施集中采购，实行供应与管理相结合；对于自行采购物资原产地在国外、且需动用外汇或价值50万美元以上的，由物资装备部（国际事业公司）采购操作，供应公司负责联系检查实施情况。2.2 对属于总部直接集中采购物资，物资装备部（国际事业公司）负责与沧州分公司签订“总部集中采购物资供应协议”，由沧州分公司主管供应领导负责签署。总部以调拨单形式来履行“总部集中采购物资供应协议”。2.3 对于总部组织集中采购物资，供应公司负责在总部一级供应商网络中择优选择供应商，主要采购方式有框架协议、招标、谈判以及询比价。2.4 对于企业自采物资，供应公司负责在总部直接管理或授权管理供应商网络中择优选择供应商，主要采购方式有框架协议、招标、谈判以及询比价。2.5 供应公司实行计划、采购、质检、合同审核、货款结算支付等环节相互监督的分段管理模式。供应公司在erp系统中设置计划、采购、付款等岗位的权限时，遵从内部牵制及不相容原则。3 管理内容与控制要求3.1 物资计划编制与审核 3.1.1 沧州分公司经理负责审批年度需求计划，分公司主管领导负责审批月度需求计划。3.1.2 计划部负责收集、汇总、编制零购需求计划。3.1.3 生产管理部3.1.3.1 负责编制、修订化工原材料采购标准和化工原材料试验方法。3.1.3.2 负责制定化工原材料的合理库存； 3.1.3.3 负责提出化工原材料的需求计划，参与对供应商评价；3.1.3.4 负责20万元以下投资项目中工艺技术有特殊要求物资的调研和技术协议的签订工作，并组织机、电、仪、安全、供应、技开等相关专业负责人会签。3.1.4 机械动力部3.1.4.1 负责制定炼化设备、电器、仪表及其配件的合理库存。3.1.4.2 负责生产、维修及技术改造项目所需炼化设备、电器、仪表及其配件、润滑油需求计划的审核和下发，参与对供应商的评价。3.1.4.3 负责机、电、仪设备，动力设备，水处理设备的技术协议签订工作，并组织机、电、仪、安全、生产、供应、技开等相关专业负责人会签。3.1.4.4 负责对开工用水处理剂的品种、规格的调研和技术协议的签订，组织生产管理部、供应公司和技术开发部会签。3.1.5 技术开发部负责对有工艺技术特殊要求的物资签订技术协议，并组织机、电、仪、安全、生产、供应等相关专业负责人会签。3.1.6 信息中心负责对信息设备的规格型号进行调研，签订技术协议，组织仪表副总、供应公司、技术开发部会签。3.1.7 安全环保部负责安保基金项目及劳动保护用品需求计划的审核和下发。负责组织对安全设施、环保设备的规格、型号的调研，签订技术协议，并组织机、电、仪、生产、供应、技开等相关专业负责人会签。3.1.8 综合管理处负责收集、汇总、编制和下发资产分公司的零购需求计划。3.1.9 其他物资（办公用品、消耗材料、低值易耗品等）按照每年一度分公司发布的文件为依据由相应的主管部门负责编制、审批和下发需求计划。3.2 物资需求计划提报与审核3.2.1 物资需用单位根据生产建设需要及时、准确编制物资需求计划，准确描述所需物资名称、规格、数量、技术质量标准与要求、交货时间等要素。3.2.2 物资需求计划的提报要保证合理采购周期。年度需求计划中生产用原辅料计划须至少提前60天检修物资计划须提前120天提报月度计划须提前15天提报工程建设物资需求计划按照施工网络进度控制图相应提前提报长周期关键设备应根据合理的制造周期及早提报；3.2.3 所有物资需求计划提报准确率达到80%以上。3.2.4 物资需求计划由提报单位负责人审核，经相关部门按规定权限审批后，报供应公司。固定资产投资计划以设计图纸和材料表为依据。3.2.5 审批的需求计划要及时、准确、完整地录入（或批量导入）erp系统。超过需求日期3个月以上的未完成计划要及时核销，手工创建的由供应公司核销，系统自动创建的由pm模块核销。3.2.6 物资需求计划提报单位和各职能部门在编制和审核物资需求计划时不得指定供应商，对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的资料，由物资需求单位填写独家采购审批表，主管部室同意后，交由分公司主管领导进行审批，将批准后的审批表连同物资需求计划一并送交供应公司综合计划员。3.2.7 供应公司综合计划员按照工作程序将物资需求计划分解下发到各专业计划员。专业计划员依据已经审批的物资需求计划首先综合平衡利库后，编制物资采购申请，按照规定的权限进行审批，超过交货日期3个月的未完成采购申请要及时核销。3.2.8 监察处、审计部和法律顾问负责对物资采购过程进行全面监督。3.3 供应商的管理与控制3.3.1 物资装备部组织分公司对供应商进行评估、优选，建立直接管理供应商网络；供应公司负责对直接管理供应商网络没有包括的物资品种建立授权管理供应商网络，授权管理供应商网络准入由供应公司经理审核签字后，报分公司主管领导审批，分公司主管领导审批后再通过电子档案管理系统上报物资装备部批准。供应商准入按规定审批后，供应公司通过供应商电子档案管理系统申请、录入、修改供应商以及供应商产品目录，启用供应商产品目录增强程序控制采购渠道。3.3.1.1 供应商加入供应商网络必须经过考核得到批准。对总部直接管理供应商入网需经供应公司经理同意并推荐到物资装备部，经逐级审批通过后方能入网；对总部授权管理供应商入网需经供应公司经理和分公司主管领导两级批准后方能入网。3.3.1.2 申请加入供应商网络的供应商必须具有较高的资信，能够提供质量合格的产品，价格合理，有较强的服务意识和售后服务措施，能遵守国家有关法律、法规、方针、政策。3.3.1.3 加入供应商网络的供应商必须具备上网条件，按照要求能在电子商务网上报价。3.3.1.4 供应商申请加入供应商网络，必须按照统一要求，如实提供有关文件和资料。所需提供的主要文件及资料如下：a）营业执照副本和国税登记证副本复印件； b）企业和产品简介； c）生产许可证或主要产品鉴定证书； d）相关的企业资信证书、产品获奖证书等有关文件；e）总部及内控要求的其他文件。3.3.2 供应商推荐单位填写供应商推荐表，由供应公司初步确认其准入资格，经分公司主管领导批准后，初定为备案供应商，然后根据供应商动态量化考核情况由总部供应商与客户管理处评定其具体类别。3.3.3 供应公司根据近年来供货情况，择优选择供应商并与之签订采购框架协议。框架协议须由分公司经理签字方可生效。3.3.4 供应公司对于当月执行完成的采购订单，在erp系统中针对价格、质量、交货期、售后服务等方面对供应商进行动态量化考核并通过接口上传至中国石化电子商务网。3.4 采购渠道的确定与控制（采购流程见附录）3.4.1 总部直接集中采购物资在总部直接集中采购供应商名单内选择供应商，特殊情况报物资装备部主任审批。总部组织集中采购物资在总部组织集中采购供应商短名单内选择供应商，特殊情况报物资装备部分管主任审批。其它物资在授权管理供应商网络范围内选择供应商，特殊情况必须报分公司主管领导审批。3.4.2 供应公司专业计划员按照公开、公平、公正和竞争的原则，择优确定交易供应商和询价方案，在erp和电子商务上由供应公司主管经理审批。需要签订技术协议的，由技术主管部门牵头组织技术谈判，设计、生产、技开、机动等部门对技术文件进行审核确认，由供应公司组织进行商务谈判。3.4.3 满足下列情况之一者，准许只有一家供应商参与，采购可以不进行询比价。a)公开询价，只有一家报价。b)追加订货；c)通过询价或招标进行采购，6个月内再次实行采购且价格变动在5%以内的；d)在主机原厂采购其配件；e)现场测绘件；f)无法确定物资的品牌及型号；g)以时间为第一要素的物资。3.5 采购价格确定与控制3.5.1 供应公司依据总部组织联合谈判签订的框架协议确定的价格为采购执行价，并将框架协议录入erp系统中。供应公司严格按照框架协议规定的价格执行并不得擅自突破。框架协议以外的大宗、通用物资的采购价格参照总部发布的参考价。3.5.2 供应公司采购员按照专业计划员确定的询价方案，采用框架协议、招标、谈判、询比价等采购方式，科学理性地确定采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、询比价等方式签订框架协议，根据具体物资需求，以合同方式执行框架协议。供应公司根据集中招标结果，创建框架协议，依据框架协议创建采购订单。3.5.3 供应公司建立采购价格数据库，作为采购价格的控制依据。供应公司每月对主要物资的市场供求形势及价格走势进行分析，并形成报告。3.6 框架协议和采购合同签订、审批与执行3.6.1 框架协议 供应公司专业计划员每年年初确定签订框架协议的物资名录，拟定询价方案。供应公司采购员根据专业计划员确定的询价方案，采用询比价、招标、谈判方式确定供应商和采购价格，签订框架协议并准确描述产品范围、交易原则、确定产品价格的方式、技术质量要求和期限，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署框架协议。由总部组织签署的框架协议由分公司主管领导签订，由供应公司组织签署的框架协议，由分公司经理签订。3.6.2 有框架协议的采购合同供应公司采购员根据框架协议及标准的采购合同文本草拟采购合同，按照规定权限签署采购合同。单笔金额在10万元（含）以下采购合同由供应公司副经理审批；单笔金额大于10万元的采购合同由供应公司经理审批。3.6.3 无框架协议的采购合同 3.6.3.1 10万元（含）以下的采购合同（方案）在合同及价格审核员审核后由供应公司副经理签订。3.6.3.2 10万元30万元（含）的采购合同（方案）在合同及价格审核员审核后按照权限进行审批，由供应公司经理签订。3.6.3.3 30万元100万元（含）的采购合同（方案）在合同及价格审核员审核后按照权限进行审批，由分公司主管领导签订。3.6.3.4 100万元以上的采购合同（方案）在合同及价格审核员审核后按照权限进行审批，由分公司经理签订。3.6.4 供应公司对总部直接集中采购年度供应协议项下的调拨单或合同、总部组织集中采购和企业自行采购框架协议项下的采购合同须履行物资供应公司内部审批手续。3.6.5 采购物资容差执行以下管理规定对于以长度为计量单位的采购物资如电缆（03类）等，其入库数量应在合同标的物规定数量的98%102%之间；对于以重量为计量单位的采购物资如钢材（01类）、有色金属（02类）、漆包线（3033类）、桶装液体的采购物资，其入库数量应在合同标的物规定数量的10%之内；化学原料及化学产品（08类）及桶装（液体除外）的采购物资，其入库数量应在合同标的物规定数量的2之内；槽车（液体）运输的采购物资，其入库数量应在合同标的物规定数量的20之内。超出上述容差范围内的采购物资，采购员写出书面容差分析报告，经主管经理审阅同意签字后保管员方能办理入库手续。3.7 供应过程控制3.7.1 供应公司按照采购合同中确定的主要条款，跟踪监督合同按期执行,对异常情况要出具书面报告并提出解决方案。3.7.2 供应公司对长周期重要设备、关键材料组织实施过程监造，择优确定监检单位，签订监造、检验合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定最终监造和检验报告。3.7.3 供应公司根据生产建设进度需要和物资特性，选择合理运输工具和运输方式。3.7.4 供应公司根据确定的二级验收范围，采购员在“合同审查登记表”须标注“质检级别”（一级/二级）、是否需要监造和（erp）计划来源。对二级验收物资由采购员填写二级验收质检单交给质检员，由质检员组织有资质的检验机构对到货的必检物资进行检验，判定质量状况，并在二级验收质检单签字；对验证放行的物资，由仓库保管员检查质量保证书或合格证等证明文件，并登记留存。一级验收物资由保管员填写一级验收质检/接收单。仓储保管人员对符合合同要求的合格物资办理验收入库手续同时保管好物资交接清单。保管员和质检员有提供一级验收质检/接收单和二级验收质检单的义务。3.7.5 直接运抵现场的物资属于二级验收物资，执行3.7.4。3.7.6 直接运抵现场物资符合立即进行二级质检条件的且质量证明文件等随货资料齐全的，由采购员将随货同行资料交质检员，由质检员组织采购员、保管员、接收人员及相关人员进行二级质检和交接，完成后参加人员在质检员填写的直接运抵现场物资验收质检表上签署意见并办理交接手续。 直接运抵现场物资不符合立即进行二级质检条件的，由采购员填写直接运抵现场物资验收质检表并组织保管员、接收人员对到货物资的外观质量和数量进行验收和交接，完成后将直接运抵现场物资验收质检表交质检员，质检员在条件具备时组织二级质检，参加人员在直接运抵现场物资验收质检表上签署意见。3.7.7 经检验不符合合同约定质量技术要求的物资，采购员按照规定办理让步接收、退货、索赔等事宜。3.8 物资接收详见供应公司内部管理制度仓储管理规定3.9 采购资金使用和控制3.9.1 由物资装备部（国际事业公司）实施采购的货款，委托中国石化财务有限公司实行内部转账结算。3.9.2 供应公司采购员收集采购合同或总部供应物资调拨单、入库单（寄售采购物资结算清单）、合同及其附件、发票、运费等付款凭据转给结算员。结算员填写付款申请，按规定权限审批后提交分公司财务部，单笔支付金额在100万元以上的由分公司经理审批；单笔支付金额在20万元至100万元（含）的由分公司主管领导审批；单笔支付金额在1020万元（含）的由供应公司经理审批；单笔支付金额在10万元（含）以下的由供应公司副经理审批。财务人员核实无误，在erp系统中进行发票检验后付款，并进行财务处理，相关会计凭证由不相容岗位人员进行稽核。增值税专用发票必须自该专用发票开具之日起80日内到财务部办理报账手续。3.9.3 依据采购协议或采购约定，采用预付款、分期付款、信用证等特殊付款方式的，按权限和财务有关规定审批。单笔支付金额在50万元以上的由分公司经理审批；单笔支付在50万元（含）以下的由分公司主管领导审批。采购员和财务人员对预付款等负责跟踪管理（执行7.1应收款项管理业务流程控制点3.3）。3.10 库存优化管理3.10.1 对必须储备的物资，供应公司督促相关部门制定合理的储备定额，并结合物资需求和市场行情定期进行优化调整。物资储备必须严格按储备定额执行。3.10.2 供应公司组织生产、机动、技术等部门和物资需用单位，在每季度召开的“物资供应跟踪服务座谈会”对库存动态进行分析，内容包括造成物资积压的原因、提出直接利库和改制代用等处置意见及防范措施，并形成文字材料。4 绩效评价、考核与监督4.1 供应公司每季度开展一次“物资供应跟踪服务座谈会”，针对供应商管理及需求计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、合同签约与执行情况、库存动态、服务态度等物资采购供应活动进行专项分析，形成分析报告。4.2 供应公司要将物资需求计划管理、供应商管理、储备管理等关键指标纳入绩效考核，奖惩兑现。对需求计划提报不准确、不及时，造成物资积压或影响生产建设的情况，及时上报企业管理部，追究提报单位和审核部门责任。4.3 物资需用单位月度提报计划准确率80%，每低于1个百分点扣罚50元。5 形成的文件与记录5.1 岗位工作文件5.1.1 集中采购物资目录 5.1.2 供应商名录 5.1.3 物资采购合同 5.2 岗位工作记录5.2.1 物资需求计划5.2.2 独家采购审批表5.2.3 供应商日常考核台账5.2.4 二级验收质检单5.2.5 直接运抵现场物资质检交接单5.2.6 一级验收质检/接收单6 附则6.1 本标准解释权归供应公司。附加说明：本程序由沧州分公司提出。本程序由供应公司负责起草。本程序主要起草人：吴玉明、张建民第 17 页 共 17 页物资采购业务流程图一、生产维修项目工单采购申请审批后的采购申请询价方案审批后的询价方案采购方案审批后的采购方案erp系统上合同采购合同 系统 综合计划员 专业计划员 供应主管经理审批 自动生成 审批 上传电子商务网、并编制 （按专业经理批） 下达到采购员 系统 采购员 价格审核员 采购员 自动上传电子商务 手工创建 主管领导审批 编制二、工程项目1、技改技措项目（含在建工程号）：临时变更计划必须由供应公司主管领导签字后供应公司综合计划员方能接收。技改技措工程项目计划（有在建工程号）及变更询价方案审批后的采购申请采购申请供应公司专业计划员供应公司综合计划员 机动部转并每月汇 按专业 在erp综合计划员 专业计划员上传 总由分公司 下发 建立 审批 电子商务网、并编制 主管领导签字 采购合同erp系统合同审批后的采购方案采购方案审批后的询价方案 系统自动 采购员 价格审核员 采购员 主管经理审批（按专业经理批） 上传电子商务网 手工创建 主管领导审批 编制 下达到采购员2、技改技措项目（不含在建工程号） 工程项目需求计划中没有在建工程号的数量要求不能超过20%，机动部提供图纸、变更给综合计划员，综合计划员按专业下发给专业计划员，必须有主管经理签字，专业计划员首先人工平衡库存，没有库存物资的需要在erp中手工创建采购申请。供应公司专业计划员技改技措工程项目计划（没有在建工程号）询价方案审批后的采购申请采购申请供应公司综合计划员 机动部负责人 按专业下发 在erp综合计划员 专业计划员上传 递交 主管经理签字 手工创建 审批 电子商务网、并编制 采购合同erp系统合同审批后的采购方案采购方案审批后的询价方案 系统自动 采购员 价格审核员 采购员 主管经理审批（按专业经理批） 上传电子商务网 手工创建 主管领导审批 编制 下达到采购员三、消耗材料询价方案审批后的采购需求计划成本中心需求计划供应公司综合计划员供应公司专业计划员采购合同物耗、消耗材料需求计划由企管部审批，机动部审批润滑油 负责人 按专业 在erp中 综合计划员 专业计划员上传 递交 分解、下发 创建预留 审批 电子商务网、并审批后的询价方案审批后的采购方案采购方案 编制erp系统合同 系统自动 采购员 价格审核员 采购员 主管经理审批（按专业经理批） 上传电子商务网 手工创建 主管领导审批 编制 下达到采购员四、办公用品各单位提报办公用品需求计划 办公用品采购计划供应公司综合计划员供应公司采购员各需求计划提报单位 主管部门审批 下发 下发 实施采购 分公司主管领导审批五、零购计划审批后的采购申请采购申请供应公司专业计划员供应公司综合计划员纸制计划零购物资需求计划 计划部、综 负责人签字 按专业分解 在erp系统中 综合计划员审批后的询价方案审批后的采购方案erp系统合同采购合同 合处审批 递交 下发 手工创建 审批询价方案采购方案 系统自动 采购员 价格审核员 采购员 主管经理批（按专业经理批） 专业计划员上传 上传电子商 手工创 主管经理审 编制 下达到采购员 电子商务网、编制务网 建 批六、安保基金1、安环部部转来图纸（含在建工程号）、变更，每个月汇总由安环部负责签字，按规定格式（电子表格）、规定权限进行审批（分公司主管领导），临时变更必须由供应主管领导签字，提交给供应公司综合计划员采用安保基金的需求计划（含在建工程号）采购申请供应公司综合计划员供应公司专业计划员审批后的采购申