报销系统操作手册.doc

融想信源员工报销管理操作手册 编者：融想信源（北京）信息技术有限公司日期：2011年2月 版本：v1.0目 录报销管理31、功能概述32、登录系统33、单据填写说明53.1 差旅费借款单53.1.1单据项目说明53.1.2填写步骤63.1.3注意事项83.2出差补助预报销单83.2.1单据项目说明83.2.2填写步骤83.2.3注意事项93.3差旅费报销单103.3.1单据项目说明103.3.2填写步骤113.2.3注意事项123.4午餐补助报销单133.4.1单据项目说明143.4.2填写步骤143.4.3注意事项143.5其他补助报销单153.5.1单据项目说明153.5.2填写步骤153.5.3注意事项153.6 还款单153.7其他功能按钮说明164、发票粘贴17报销管理1、功能概述1)网上报销是面向个人的费用报销管理。2)网上报销业务范围及支付时间：单据类型业务内容支付时间差旅费借款单项目出差因租房等发生的借款审核通过后当天支付出差补助预报销单因项目出差时间较长（连续两个月以上）提前报销项目出差补助周一统一支付上周审核通过的报销差旅费报销单报销项目上发生的所有费用同上午餐补助报销单报销实施、数据、开发、测试在北京项目及集团的午餐费用同上其他报销单报销电脑、交通、通信等补助同上还款单全额还款同上2、登录系统1)首先将nc缓存（进入29326973群共享下载 “报销系统缓存文件.rar”）文件解压将_e-nchome56_80文件夹拷贝放在自己的电脑中： c:documents and settingsadministratornccache2)登陆/index.jsp网址进入系统输入本人用户名和密码后点【登录】 日期：当前系统日期用户：个人的邮箱号密码：初始密码11111q输入新密码点击【确定】点击【确定】进入nc系统界面3、单据填写说明3.1 差旅费借款单业务说明： 差旅费借款指用户出差时因项目租房等需要预借差旅费时，登录系统提交“差旅费借款”。3.1.1单据项目说明表头项目： 单据号：不可编辑，系统自动生成； 借款日期：不可编辑，取当前登录日期； 借款人：不可编辑，取当前登录人； 项目：必输项；可参照项目管理档案录入，项目档案里面没有的联系廖霞进行增加； 出差地点：必输项；项目实际情况进行录入； 借款总额：不可编辑，系统自动根据表体借款金额的合计数自动带出； 最迟还款日：必输项，系统默认为借款日期延后一月，可进行修改； 收款银行账号：默认为空表示收款账号为工资卡号，可修改（需要在备注里面将开户行及开户地点填写清楚）； 备注：对于借款单整体需要进行说明的内容。表体项目： 房租借款页签： 事由：必输项，填写费用发生原因，要求简单明了； 开始时间：必输项，按实际开始时间填写； 截止时间：必输项，按实际截止时间填写； 月数：必输项，系统自动计算，可手工修改； 月租金：必输项，按实际月租金填写； 中介费：根据实际金额填写； 押金：根据实际金额填写； 借款金额：不可编辑，系统自动计算借款金额。其他借款页签： 事由：必输项，填写费用发生原因，要求简单明了； 借款金额：根据实际金额填写。表尾项目： 最终修改人：最后对单据进行修改的人员名称； 录入人：不可编辑，单据填写人名称； 审核人：不可编辑，单据审核人名称； 单据状态：不可编辑，根据单据实际状态显示。3.1.2填写步骤第一步：单据列表界面，点击【增加】按钮第二步、根据实际业务填写借款单，蓝色字段为必输项；点击【行操作】【增行】增行第三步：录入完毕后，点击【保存】按钮即可，系统自动以邮件方式通知相关审核人员进行审批；3.1.3注意事项 借款单审核完毕后需打印“借款单模板”并正确填写，在借款人与领款人处手工签字然后提交到公司，单据号与对应电子版借款单单据号保持一致。3.2出差补助预报销单业务说明： 出差补助预报销单实际为借款单。因出差时间较长（两个月以上）公司允许将出差补助提前以借款的形式进行报销，等待有一个完整的往返后在进行差旅费报销时再将该借款冲掉。3.2.1单据项目说明表体项目（重复的项目在此不再赘述参考差旅费借款单）： 补助天数：必输项，系统自动计算，可手工修改；3.2.2填写步骤第一步：单据列表界面，点击【增加】按钮第二步、根据实际业务填写出差补助预报销单，蓝色字段为必输项；第三步：录入完毕后，点击【保存】按钮即可，系统自动以邮件方式通知相关审核人员进行审批； 3.2.3注意事项 1、出差补助预报销需要其报销区间的周报/日报及签字工作确认单提交公司且审核无误后才能进行报销； 2、将excel版本的出差补助报销单已附件的形式附加在报销但上，已供审核人员进行审核；3.3差旅费报销单业务说明： 差旅费报销单是用于报销非社保缴纳地项目上发生的一切与项目有关的费用。3.3.1单据项目说明表头项目： 报销总金额：不可编辑，系统自动根据表体报销金额的合计数自动带出； 冲借款金额：根据冲借款操作自动带入； 还款金额：自动计算，等于冲借款金额减报销金额； 支付金额：自动计算，等于报销金额减冲借款金额； 备注：对于报销单需要进行整体说明及对补票内容进行备注。表体项目： 交通费页签： 费用项目：系统自动带“交通费”出且不能修改； 往返机场/火车站交通费：根据实际情况填写； 出差补助页签： 出发日期：根据交通费页签的出发日期自动带过来的，可修改； 返回日期：根据交通费页签的到达日期自动带过来的，可修改； 出差天数：根据出发日期和到达日期自动计算，可修改；房租费用页签： 与差旅费借款单对应页签相同；其他费用页签： 开始时间/截止时间/单价：一些费用如网费电费能够将费用明细到具体的时间区间并计算出单价的需要进行填写，不能区分的则不用进行填写； 报销金额：可编辑，系统自动计算报销金额。3.3.2填写步骤第一步：单据列表界面，点击【增加】按钮第二步、根据实际业务填写差旅费报销单，蓝色字段为必输项；第三步：录入完毕后，点击【保存】按钮如果有差旅费借款及出差补助预报销的系统会自动弹出冲借款的对话框点击【是】进入冲借款界面： 第三步：借款冲销完毕后，点击【保存】按钮即可，系统自动以邮件方式通知相关审核人员进行审批； 3.2.3注意事项 1、差旅费报销单的流程： 、报销人员登录系统填写差旅费报销单并保存； 、待初步审核通过后报销人员将发票整理并粘贴好后交回公司； 、待发票审核通过后由财务提交李总进行手工签字； 、每周一下午统一支付上周完成审核签字工作的报销款； 2、差旅费报销必须有一个完整的往返之后才能报销往返的长途车费，但房租费及其他项目日常费用不受此限制。 3、差旅费报销单纸质报销单的填写及发票的粘贴： 、待报销单完成初步审核后，需要按审核通过的报销单信息填写“差旅费报销单”打印并在领款人处进行手工签字，单据号与系统报销单单据号保持一致。 、如果报销单中存在无效发票（如收据等）及原发票丢失补票的情况，需要填写两张“差旅费报销单”，第一张填写根据所有有效发票进行填写并将对应发票粘贴在其后面，第二张填写无效发票并粘贴对应收据、合同等，两张报销单的单据号均需与系统报销单单据号保持一致； 例：以上面截图的报销单为例，因为租房中介费没有发票用600元办公用品及312元的打的票进行报销，房租费用没有发票只有合同及收据，假设其他均有有效发票。第一张报销单填写如下：背后粘贴所有有效发票第二张：将房租合同及收据、中介费收据粘贴在后面3.4午餐补助报销单业务说明： 午餐补助报销单是用于报销在社保缴纳地项目上的午餐补助（标准10元/天）。3.4.1单据项目说明表头项目： 备注：对于报销单进行整体说明。表体项目： 项目：根据实际情况进行手工输入； 出勤天数：根据实际在社保缴纳地项目上的工作天数填写（不包含出差天数/迟到次数/事假天数/病假天数/加班天数）； 出差天数：根据实际在飞社保缴纳地项目天数填写； 迟到次数/事假天数/病假天数/加班天数：根据实际发生情况填写；3.4.2填写步骤第一步：单据列表界面，点击【增加】按钮第二步、根据实际业务填写午餐补助报销单，蓝色字段为必输项；第三步：录入完毕后，点击【保存】按钮即可，系统自动以邮件方式通知相关审核人员进行审批； 3.4.3注意事项 午餐补助报销需要其报销区间的日志及签字工作确认单提交公司且审核无误后才能进行报销。3.5其他补助报销单业务说明： 其他补助报销单主要用于报销电脑、交通、通信补助的报销。3.5.1单据项目说明 报销金额：必输项； 摘要：必输项，填写补助报销的区间及补票情况。3.5.2填写步骤第一步：单据列表界面，点击【增加】按钮第二步、根据实际业务填写其他补助报销单，蓝色字段为必输项；第三步：录入完毕后，点击【保存】按钮即可，系统自动以邮件方式通知相关审核人员进行审批； 3.5.3注意事项 登陆系统填写“其他补助报销单”后需打印“支出凭单模板”并正确填写，并在领款人处进行手工签字，单据号与对应电子版报销单单据号保持一致。3.6 还款单业务说明：一种特殊的报销单，仅用于全额还款。直接点击【增加】【单据操作】【冲借款】进行冲借款操作【保存】3.7其他功能按钮说明【单据操作】【冲借款】 对报销单进行冲借款操作【单据操作】【暂存】 单据填写完成前可将单据进行暂存，并不向审核人员进行单据的提交。【单据操作】【文档管理】 对单据完成附件的增加或者下载操作，增加只能在生成单据号