应用文写作知识(辅导员培训用).doc

应用文写作知识第一部分 应用文的基础知识一、应用文的分类1. 公文：国家机关、企事业单位在工作中处理公共事务所使用的具有惯用格式和直接应用价值的文章。公文的种类简称文种。根据国务院办公厅2000年修订发布的国家行政机关公文处理办法规定，公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 2. 事务文书：国家行政机关、企事业单位处理行政管理以及其他事务时配合行政公文所运用的以交流情况、维系工作为目的的实用文章。事物文书的种类：计划、总结、调查报告、讲话稿、简报、述职报告。3. 专用文书：合同、起诉状、答辩状、规约、公约、申请书、自荐信、求职信。二、应用文的总体特点：1. 实用性 最早的文章就是甲骨刻辞，占卜吉凶、胜负。区别于其他文章的本质属性。处理公私事务，内容单一、时效性强。2. 模式性 大致相同或相似的布局和写法，大体统一的文面要求。写作简便快捷、阅读一目了然，便于读者迅速做出判断和反应。历史过程中形成或约定俗成。3. 简约性 言简意赅。准确说明事由、解释事理，陈述办法，以达到处理公私事务的目的。就表达方式言，多用说明，也要叙述（不用曲笔）、议论（不旁征博引）。抒情、描写一般不用。 应用文除了这三个主要特性，其他还有选材的真实性、思维方式的逻辑性、读者对象的特定性等。第二部分 工作计划的写作一、什么是工作计划工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。二、工作计划的内容1情况分析（制定计划的根据）制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。 2工作任务和要求（做什么）根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。3工作的方法、步骤和措施（怎样做）在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。 三、制订工作计划必须经过的步骤1认真学习研究上级的有关指示办法，充分领会其精神实质；2认真分析本单位的具体情况，这是制订计划的根据和基础；3根据上级的指示精神和本单位的现实情况，确定工作方针、工作任务、工作要求，再据此确定工作的具体办法和措施，确定工作的具体步骤。环环紧扣，付诸实现； 4根据工作中可能出现的偏差、缺点、障碍、困难，确定克服困难的办法和措施，以免发生问题时，工作陷于被动；5根据工作任务的需要，组织并分配力量，明确分工。四、计划的写作条文形式、表格形式、文件形式。一般详细的计划多采用条文形式；简单的计划多采用表格形式；大的单位，时限长的计划多采用文件形式。计划的格式应包括标题、正文和落款三项：1标题计划的标题，有四样成分：计划单位的名称、计划时限、计划内容摘要、计划名称。一般有以下三种写法：（1）四种成分完整的标题，如2011级软件技术专业二一二学年度学风建设工作计划。其中“2008级软件技术专业”是计划单位，“二一二年”是计划时限，“学风建设工作”是计划内容摘要。 （2）省略计划时限的标题，如软件职业技术学院党总支贯彻落实十八大精神工作计划。（3）公文式标题，如中共西北大学软件职业技术学院总支委员会2012年党风廉政建设工作部署。计划单位名称，要用规范的称呼，计划时限要具体写明，一般时限不明显的可以省略，计划内容要标明计划所针对的问题，计划名称要根据计划的实际，确切地使用名称。如所定计划还需要讨论定稿或经上级批准，就应该在标题的后面或下方用括号加注“草案”、“初稿”或“讨论稿”字样。如果是个人计划，则不必在标题中写上名字，而须在正文右下方的日期之上具名。 2、正文除写清指导思想外，大体上应包含以下三方面的事项：（1）目标。这是计划的灵魂。计划就是为了完成一定任务而制订的。目标是计划产生的导因，也是计划的奋斗方向。因此，计划应根据需要与可能，规定出在一定时间内所完成的任务和应达到的要求。任务和要求应该具体明确，有的还要定出数量、质量和时间要求。（2）措施。要明确何时实现目标和完成任务，就必须制定出相应的措施和办法，这是实现计划的保证。措施和方法主要指达到既定目标需要采取什么手段，动员哪些力量，创造什么条件，排除哪些困难等。总之，要根据客观条件，统筹安排，将“怎么做”写得明确具体，切实可行。（3）步骤。这是指执行计划的工作程序和时间安排。每项任务，在完成过程中都有阶段性，而每个阶段又有许多环节，它们之间常常是互相交错的。因此，订计划必须胸有全局，妥善安排，哪些先干，哪些后干，应合理安排。在实施当中，又有轻重缓急之分，哪是重点，哪是一般，也应该明确。在时间安排上，要有总的时限，又要有每个阶段的时间要求，以及人力、物力的安排。这样，使有关单位和人员知道在一定的时间内，一定的条件下，要把工作做到什么程度，以便争取主动，去有条不紊地协调进行。执行希望，需在正文的最后写出，为计划的结尾部分。但是，这部分的内容，要根据实际情况决定是否需要。3落款在正文结束的后下方，制订计划的日期（如标题没有写作者名称，这里应一并注明）。此外，如果计划有表格或其他附件的，或需要抄报抄送某些单位的，应分别写明。 第三部分 工作总结的写作一、什么是工作总结对过去某个时期、某个阶段、某个方面已经完成的工作进行回顾分析研究，从而找出规律性的认识，用以指导今后工作的事务文书。计划是总结的前提和依据，总结是计划落实后的认识和评价。种类：工作总结、学习总结、思想总结等； 综合性的总结、专题性的总结等； 年度总结、季度总结、月份总结等； 地区总结、部门总结、单位总结、个人总结等； 陈述性总结、论述性总结。二、陈述性总结一般用于年度总结和常规性的总结。西北大学软件职业技术学院学生工作部2012年工作总结。 正文：引言、主体 引言：概括工作的基本情况或任务完成的背景、时间、以及总成效，为主体的展开作好铺垫，应该简明扼要。主体：主要成绩、存在问题、今后努力方向；以叙述为主，可以直接写，也可以设置小标题或序号。主要写做了哪些工作、怎样做的、有什么社会效益和经济效益，取得的成绩；有哪些应做而未做的、还有哪些需要改进的地方等。三、论述性总结就某一项工作或某一个问题进行专题总结，力求把感性的材料上升为理性的思考，要总结出规律性的认识，提炼出观点。既要有理论性的总结，又要有具体实例说明。标题一般就用观点标示。建立有效学生工作机制，扎实做好就业服务工作不断推进学生管理水平再上新台阶软件职业技术学院2009、2010学年度学生工作总结汇报。前言，用具体数据或概括性语言对主要成效作提示引出下文；主体，用小标题的形式串联材料；署名，右下方。比如建立有效学生工作机制，扎实做好就业服务工作不断推进学生管理水平再上新台阶软件职业技术学院2009、2010学年度学生工作总结汇报一、领导重视、保障经费，以打造专职化、高素质学工队伍为工作切入点一是保证人员落实。二是保证经费落实。三是保证责任落实。二、抓好党建、注重引导，以大学生思想政治教育和心理健康教育为工作着力点三、突出重点、强化措施，以构建系统化、全面化的学生管理为工作实施点四、细致排查、做好调处，以确保学生稳定安全为工作核心点五、广开门路、埋头苦干，以搞好学生就业和资助服务为工作落脚点六、集思广益、注重实效，以搞好学生文化活动和社团管理为工作基本点第四部分 调查报告的写作一、调查报告的含义、特点和类型调查报告是针对某一现象、某一事件或某一问题进行深入细致的调查，对获得材料进行认真分析研究，发现本质特征和基本规律之后写成的书面报告。 调查报告的特点：1较强的针对性。必定是某一情况、某一社会问题或某一成功经验，引起了一定程度的注意，为了进一步得到它的详情、真相，认识它的性质，才需要有人专门对它进行调查、研究，向有关机关或部门提供报告。 2材料丰富翔实。调查报告需要列举大量的相关事例、统计数字和各方意见，在此基础上提出作者自己的意见 。 3提供规律性认识。调查报告确切地说应该叫调查研究报告，它的价值不仅在于调查和报告，更在于研究。研究的结果就是得出规律性的认识，并把这些规律性认识提供给读者。 二、调查报告的类型1、介绍典型经验的调查报告某一地区、某一单位、某一企业，在贯彻落实党和国家的各项方针政策过程中，或在日常的思想政治、经济建设、科学教育等方面取得了突出的成绩，为了把他们的具体做法和成功奥秘反映出来，可以对他们进行专题的调查，然后写出调查报告，这种类型就是介绍经验的调查报告。 2揭露问题的调查报告跟上述类型相反，这是针对某一存在问题展开调查，以揭示这一问题的种种现象和深层原因为主要目的的调查报告。它的主要功能是揭露和批判，探究问题产生的原因，分析问题的症结所在，提供解决问题的思路和方法。揭露问题的调查报告是比较多见的一种调查报告样式。 3反映新生事物的调查报告这是针对社会现实中某种新近产生或新近有了长足发展的事物而写的调查报告。对新生事物，调查报告的最终意见可以是肯定性的；对一些新生事物目前的状况，也可以持一种质疑或探讨的态度。4社会情况的调查报告这是针对一些社会情况所写的调查报告。这里所说的社会情况，主要是指社会风气、百姓意愿、婚恋、赡养、衣食住行等群众生活各方面的基本情况。这类调查报告虽不直接反映政治、经济等重大问题，但百姓生活也是跟政治、经济密切相关的。另外，这也是群众最为关心的一些问题。因此，各种新闻媒体都十分重视这一领域的报道。调查报告发表的时候，也可以叫做“新闻调查”。 三、调查报告的写法从外部形式上看，调查报告由标题、前言、主体、结语四个部分组成。(一)标题1单标题公式化写法。公式化写法就是按照“调查对象调查课题文体名称”的公式拟制标题。如家庭贫困学生心理情况的调查。常规文章标题写法。具体方式灵活多样。可以用问题作标题，如当代大学生应该读那些书？。可以显示作者自己的观点，比如莘莘打工者，维权何其难。可以直接叙述事实，如去世园会做志愿者。可以用形象画面暗示文章内容，如“航空母舰”逐浪经济海洋。2双标题双标题由正副标题组成，其中正标题一般采用常规文章标题写法，具体手段如上所述，副标题则采用公式化写法，由调查对象、调查课题、文体名称组成。如关注家庭贫困大学生的心理对西北大学软件职业技术学院贫困生的调查。(二)前言调查报告的前言一般要根据主体部分组织材料的结构顺序来安排，常用的有以下几种类型： 1提要式。提要式就是把调查对象最主要的情况进行概括后写在开头，使读者一入篇就对它的基本情况有一个大致的了解。 2交代式。在开头简单地交代调查的目的、方法、时间、范围、背景等，使读者在入篇时就对调查的过程和基本情况有所了解。 3问题式。在开头提出问题来，引起读者对调查课题的关注，促使读者思考。这样的开头可以采用提问的方式引出问题，也可以直接将问题摆出来。(三)主体前言之后、结语之前的文字，都属于主体。这部分的材料丰富、内容复杂，在写作中最主要的问题是结构的安排。其主要结构形态有三种：1用观点串联材料由几个从不同方面表现基本观点的层次组成主体，以基本观点为中心线索将它们贯穿在一起 。 按照市场经济规律指导农民增收 山东省微山县调查的主体由四个部分构成：“抓住了规律就抓住了根本”，“把握市场需求，发挥自身优势”，“围绕市场竞争，加强联合与协作”，“遵循价值规律，推进农业现代化” 。2以材料的性质归类分层课题比较单一，材料比较分散的调查报告，可采用这种结构形式。作者经过分析、归纳之后，根据材料的不同性质，将它们梳理成几种类型，每一个类型的材料集中在一起进行表达，形成一个层次。每个层次之前可以加小标题或序号，也可以不加。 3以调查过程的不同阶段自然形成层次事件单一、过程性强的调查报告，可采用这种结构形式。它实际上是以时间为线索来谋篇布局的，类似于记叙文的时间顺序写法。 (四)结尾调查报告常在结尾部分显示作者的观点，对主体部分的内容进行概括与升华，因此，它的结尾往往是比较重要的一个部分。常见的写法有下述三种：1.概括全文，明确主旨。在结束的时候将全文归结到一个中心上。2指出问题，启发思考。如果一些存在的问题还没有引起人们的注意，如果限于各种因素的制约作者也不可能提出解决问题的办法的话，那么，只要把问题指出来，引起有关方面的注意，或者启发人们对这一问题的思考，也是很有价值的。 例如暗访北京站前发票非法交易一文的结尾：记者随后又转了几个地方，16时10分从北京站前离开。在这40分钟里，碰见了大约20名卖发 票的不法人员。听口音他们大都是外地人。从言谈举止可感觉到他们知道自己的行为是违法的。在广场、路口维持秩序的公安、保安人员不少，也许是司空见惯了吧，记者没有看到他们出面制止这种不法行为。对发票非法交易的现象，到底该由谁来管，怎么管？作者指出这一问题，相信能引起有关部 门的重视。 3针对问题，提出建议。在揭示有关问题之后，对解决问题提供一些可行的建议。 例如专题调查人情消费，让人如何承受你！就写了一个建议性的结尾：在人情消费已成为一种风气的情况下，制止大操大办，单靠哪一个人、哪一个单位很难从根本上奏效，如喝喜酒，往往是通知范围大了人们反感，范围小了没接到通知的人也有意见。遏制人情消费，建立新型人际关系，倡导社会新风是一项社会系统工程，需要各级各部门共同努力。 首先要加强宣传和教育。提倡新事新办，勤俭持家，厉行节约，建立新型的社会主义人际关系。节日期间，报纸、电台、电视台可举办专题栏目、节目进行宣传，文化部门应挑选一批优秀的影片(主要是婚丧嫁娶新事新办方面的)在各乡镇、村巡回播放。通过广泛深入的宣传教育，使人们树立正确的人情消费观。其次要制定社会规范。在政府机关和企事业单位建立红白理事会，推行节俭办红白喜事。建立约束机制，对人情消费进行引导、规范、管理。三是严格稽查。对大操大办甚至借机敛财的干部要严肃处理，直至在新闻媒体上曝光。第五部分 请示的写作一、什么是请示请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应用写作实践中的一种常用文体。二、请示的分类根据请示的不同内容和写作意图分为三类： 1.请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示，是下级机关需 要上级机关对原有政策规定作出明确解释，对变通处理的问题作出审查认定，对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。 2.请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示，主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。 3.请求批转的请示。下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法，需各有关方面协同办理，但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理，需上级机关审定后批转执行，这样的请示就属此类。 三、请示的特点1.请示事项一般时间性较强。请示的事项一般都是急需明确和解决的，否则会影响正常工作，因此时间性强。 2.应一事一请示。 3.一般主送一个机关，不多头主送，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得在请示的同时又抄送下级机关。 4.应按隶属关系逐级请示，一般情况不得越级请示，如确需越级请示，应同时抄报直接主管部门。四、写作要求请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下： 1.首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。 （1）标题。请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如学生工作部关于2012届毕业生校外实习安排的请示；另一种是由事由和文种构成，如关于组织全体教工党员赴延安参观学习的请示。 （2）主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。 2.正文。其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。 （1）开头，主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。原因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断，予以有针对性的批复。 （2）主体，主要说明请求事项。它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部分内容要单一，只宜请求一件事。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。 （3）结语。应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。 3.落款 。一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间某年某月某日。第六部分 通知的写作一、什么是通知通知，是运用广泛的知照性公文。用来发布法规、规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理某项事务等。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。二、通知的分类根据适用范围的不同，可以分为六大类： 1. 发布性通知：用于发布行政规章制度及党内规章制度； 2. 批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文，给所属人员，让他们周知或执行； 3. 转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员，让他们周知或执行； 4. 指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开展工作； 5. 任免性通知：用于任免和聘用干部； 6. 事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。三、通知的写法由于通知的功能多，种类多，写法彼此有较大的区别，这里只概括介绍一些通知写作的基本方法。(一)通知标题和主送机关 1通知的标题 通知的标题一般采用公文标题的常规写法，由发文机关+主要内容+文种组成。如西北大学软件职业技术学院关于开展“改进工作作风加强学院管理活动的通知。 也可以省略发文机关，由主要内容+文种组成标题。如关于印发2012年学院党风廉政建设责任分解的通知。发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号。 批转和转发文件的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号。如软件职业技术学院转发西北大学关于开展学风建设评比工作安排的通知。 2通知的主送机关 通知的发文对象比较广泛，因此，主送机关较多，要注意主送机关排列的规范性。如人事部关于解除国家公务员行政处分有关问题的通知的主送机关： 各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局)、监察厅(局)；国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门、监察局(室)。咱们学院党总支关于印发西北大学软件职业技术学院2011年度稳定安全工作任务分解表的通知主送单位：各部室。由于级别、各称不同，主送机关的称法和排列非常复杂，这个序列显然是经过深思熟虑后确定下来的。 (二)通知的正文 1通知缘由 发布指示、安排工作的通知，这部分的写法跟决定、指示很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。晓谕性的通知，也可参照上述写法。如国务院关于更改新华通讯社香港分社、澳门分社名称问题的通知，采用了根据与目的相结合的开头方式；国务院办公厅关于成立国家信息工作领导小组的通知