《S行政管理》PPT课件.pptx

7S行政管理 7S是什么？ p 整理：区分要与不要的东西，废弃不要的。 p 整顿：把需要的东西分类，有序地摆放。 p 清扫：彻底地清扫工作场所。 p 清洁：保持上面的3S成果，并使之制度化、标准化。 p 素养：养成良好的习惯，人人按规定做事。 p 节约：对公司一切资源（人力、水电、机器、设备）爱护、不浪费。 p 安全：确保公司员工处于健康、无危险状态，确保设备、设施无故障发 生。 7S的定义 我们是怎样的企业 我们是怎样的企业? 我们当然是一流的企业 ！ 反 面 案 例 ： “抱歉！东西太多，一时找 不到，下回再找给您。” 办公物料分类 1.文字资料：如公告、通知、各部门文件、活动方案、员工手册等； 2.数据资料：如报表、统计表、分析表等跟数据有关的资料； 3.书籍资料：如产品手册、报刊杂志、宣传资料等； 4.报表表格：如日志、周报表、月报表等； 5.客户资料：如客户档案、客户销售记录、进货补货记录、投诉意见等； 6.笔记本类：如会议记录本、公司通讯录、备忘录等； 7.办公用具：如办公电话、电脑、文件架、笔、计算器、订书机、便签、涂 改液、橡皮擦等； 8.个人用品：绿色植物、茶杯、手机、提包等。 把 办 公 物 品 按 照 使 用 周 期 划 分 ： 一 年 用 、 一 周 用 、 一 天 用 。 总 类 划 分 ： 不 能 用 不 用 废 弃 处 理 不 再 使 用 不 用 同 上 1 年 内 很 少 用 6 个 月 至 一 年 左 右 可 用 一 次 很 少 用 1 - 3 个 月 左 右 用 一 次 较 少 使 用 1 周 用 一 次 经 常 用 1 天 用 一 次 频 繁 使 用 把 办 公 室 要 与 不 要 的 物 品 分 开 ， 要 的 留 下 ， 不 要 的 清 理 出 去 。 办公物品划分 1 、 不 用 的 东 西 不 放 在 办 公 现 场 ， 坚 决 清 除 干 净 。 2 、 不 常 用 的 东 西 放 远 点 （ 指 定 专 用 区 ） 。 3 、 偶 尔 使 用 的 东 西 ， 集 中 放 在 指 定 地 点 。 4 、 经 常 用 的 东 西 放 在 作 业 区 。 整 理 的 目 的 ： 1 、 改 善 和 增 加 办 公 及 作 业 面 积 。 2 、 办 公 室 及 现 场 无 杂 物 ， 减 少 磕 碰 的 机 会 ， 保 障 安 全 ， 提 高 质 量 。 3 、 改 变 作 风 ， 提 高 工 作 情 绪 。 物品存放原则 让我们记住： 三易原则：易取、易放、易管理 三定原则：定点、定量、定容积 办 公 桌 面 ： 摆 放 第 七 类 的 办 公 电 话 、 电 脑 、 文 件 架 、 计 算 器 ， 第 八 类 的 绿 色 植 物 和 茶 杯 ， 必 须 要 定 位 ， 电 脑 线 、 网 线 、 电 话 线 有 序 放 置 ， 人 离 开 半 小 时 以 上 应 将 桌 面 收 拾 干 净 。 下 班 离 开 办 公 室 前 ， 必 须 整 理 个 人 桌 面 ， 桌 面 允 许 摆 放 的 物 品 包 括 电 脑 、 电 话 、 文 件 架 和 茶 杯 ， 其 他 物 品 一 律 不 得 保 留 。 办 公 隔 栏 ： 张 贴 公 司 通 讯 录 ， 采 用 标 准 的 A 4 纸 ， 每 个 区 域 只 允 许 贴 一 张 （ 如 四 张 办 公 桌 组 合 的 区 域 ， 单 面 各 一 张 通 讯 录 ） ， 贴 于 靠 近 显 示 器 的 位 置 。 文 件 架 ： 文 件 架 统 一 使 用 蓝 色 文 件 夹 ， 文 件 夹 对 折 位 置 正 中 部 分 必 须 有 该 文 件 夹 的 类 别 标 贴 ， 统 一 采 用 4 号 宋 体 字 标 识 ， 禁 止 在 文 件 架 上 乱 涂 乱 画 。 座 椅 ： 靠 背 、 座 椅 一 律 不 能 放 任 何 物 品 ， 人 离 开 椅 子 调 正 ， 离 开 办 公 桌 椅 子 不 超 过 手 肘 到 手 掌 的 距 离 ， 离 开 半 个 小 时 以 上 ， 椅 子 应 该 紧 靠 在 办 公 桌 前 。 办公室整顿标准 抽 屉 ： 个 人 抽 屉 应 每 星 期 整 理 一 次 ， 对 三 个 月 内 用 不 到 的 东 西 ， 应 从 抽 屉 里 清 理 走 ， 最 下 面 一 个 抽 屉 用 于 存 放 私 人 物 品 。 文 件 柜 ： 每 半 个 月 整 理 一 次 ， 并 按 大 小 、 类 别 、 使 用 频 率 等 进 行 分 类 建 档 ， 贴 上 标 签 ； 若 有 变 动 ， 标 签 应 及 时 更 新 。 对 舍 弃 的 文 件 、 资 料 ， 应 遵 照 安 全 、 保 密 的 原 则 进 行 销 毁 。 显 示 器 ： 统 一 摆 放 在 办 公 桌 的 靠 中 间 位 置 ， 显 示 器 上 禁 止 粘 贴 任 何 东 西 ， 必 须 保 持 显 示 器 的 干 净 整 洁 。 办公室整顿标准 垃 圾 篓 ： 垃 圾 篓 罩 塑 料 袋 ， 里 面 垃 圾 不 能 过 满 ， 到 三 分 之 二 时 ， 必 须 清 除 ， 每 天 下 班 前 必 须 将 垃 圾 篓 里 的 垃 圾 清 理 。 办 公 桌 下 ： 不 得 堆 积 杂 物 ， 外 衣 、 手 袋 严 谨 随 意 摆 放 在 办 公 桌 椅 上 。 电 话 接 听 ： 电 话 响 铃 三 声 之 内 必 须 接 听 电 话 ， 如 果 接 听 人 不 在 位 置 ， 采 用 就 近 原 则 ， 谁 离 电 话 最 近 ， 谁 负 责 接 听 ， 必 须 在 三 声 之 内 接 听 电 话 。 办公室整顿标准 办 公 室 地 面 ： 需 清 扫 干 净 ， 要 明 亮 、 无 异 味 ， 不 能 够 有 任 何 果 皮 、 纸 屑 、 烟 头 、 明 显 脚 印 、 积 水 、 灰 尘 。 墙 面 ： 不 得 随 意 图 画 ， 乱 张 贴 ， 无 脚 印 ， 无 污 垢 。 办 公 设 备 ： 电 脑 、 传 真 机 、 复 印 机 、 打 印 机 等 要 清 洁 干 净 ， 无 灰 尘 ， 无 污 垢 ， 办 公 桌 面 摆 放 物 品 不 得 零 乱 ， 下 班 后 必 须 按 标 准 摆 放 整 齐 。 办 公 用 品 和 文 件 ： 有 破 旧 的 办 公 用 品 及 无 关 的 文 件 、 设 备 ， （ 如 ： 不 能 用 的 破 旧 卡 片 、 册 子 、 夹 子 、 报 刊 、 废 纸 ） 等 全 部 清 扫 出 去 。 办 公 区 域 死 角 ： 不 留 任 何 纸 屑 、 扎 堆 物 料 ， 保 证 无 明 显 灰 尘 、 无 明 显 污 垢 和 垃 圾 ， 保 证 一 眼 看 过 去 ， 没 有 任 何 刺 眼 的 垃 圾 物 料 。 电 线 、 网 络 线 ： 不 要 超 出 桌 子 外 沿 ， 不 能 凌 乱 的 随 意 摆 在 地 上 ， 要 用 胶 布 固 定 在 一 起 ， 电 源 插 头 、 插 座 要 固 定 ， 不 能 松 动 和 歪 斜 。 清扫的内容和标准 办 公 环 境 ： 要 整 齐 ， 而 且 要 做 到 清 洁 卫 生 ， 不 能 随 意 破 坏 和 故 意 破 坏 ， 做 到 办 公 区 域 的 清 、 爽 、 齐 、 静 。 办 公 物 品 ： 要 清 洁 ， 随 时 发 现 随 时 改 正 ， 自 动 清 扫 。 形 体 清 洁 ： 待 人 要 讲 礼 貌 、 要 尊 重 别 人 ， 说 话 语 气 要 温 和 ， 办 公 区 域 不 能 大 声 吵 骂 、 吼 叫 ， 挂 电 话 要 轻 拿 轻 放 ， 取 放 任 何 物 品 都 要 轻 拿 轻 放 ， 服 装 要 清 洁 ， 仪 表 要 整 洁 ， 及 时 理 发 、 刮 须 、 修 指 甲 、 洗 澡 ， 不 能 化 浓 妆 ， 要 化 淡 妆 等 。 空 气 清 洁 ： 进 一 步 消 除 混 浊 的 空 气 、 粉 尘 、 噪 音 和 污 染 源 。 产 品 清 洁 ： 任 何 时 候 都 要 保 持 产 品 的 干 净 整 齐 ， 不 能 乱 放 ， 不 能 弄 脏 。 如何搞好清洁 素养就是养成严格遵守规章制度 的习惯和作风 要自我有素要有自觉自愿认真执行的心 态和意识，要有从我做起，我不做会混乱的 观念，要有坚持不懈，不怕麻烦的精神。 要人人有责我是整体的一员，我为整体 做贡献，我做不好就会影响整体优化，整体 出现问题，也有我的责任。 要努力提高员工的素养， 养成严格遵守规章制度的 习惯和作风， 素养是7S活动的核心， 没有人员素质的提高， 各项活动就不能顺利开展。 电 脑 ： 合 理 掌 握 电 脑 的 使 用 安 全 知 识 ， 每 周 杀 毒 一 次 ， 个 人 电 脑 设 置 自 己 掌 握 的 密 码 ， 禁 止 存 放 容 量 过 大 而 无 用 的 资 料 。 网 线 ： 安 插 水 晶 头 时 ， 注 意 力 度 ， 禁 止 摔 、 扯 、 揉 水 晶 头 。 文 件 架 ： 禁 止 将 重 物 放 置 在 文 件 架 上 ， 导 致 文 件 架 弯 曲 、 破 损 。 门 窗 ： 开 关 门 时 ， 动 作 应 轻 缓 ， 不 得 在 门 窗 上 悬 挂 任 何 物 品 ， 下 班 时 ， 应 关 好 门 窗 ， 当 日 值 日 应 检 查 门 窗 是 否 完 全 关 好 。 灭 火 器 ： 消 防 栓 附 近 一 米 范 围 内 禁 止 堆 放 杂 物 ， 禁 止 玩 弄 、 敲 打 灭 火 器 装 置 。 印 章 ： 必 须 将 公 司 印 章 放 置 在 固 定 的 柜 子 里 上 锁 看 管 ， 杜 绝 将 印 章 随 意 放 置 。 财 务 重 要 凭 证 ： 统 一 由 财 务 部 保 管 ， 必 须 放 置 于 专 门 的 柜 子 里 上 锁 保 管 ， 防 止 丢 失 和 遗 忘 。 仓 库 货 架 ： 杜 绝 存 放 除 货 品 以 外 的 物 品 ， 禁 止 在 仓 库 存 放 易 燃 、 易 爆 、 易 潮 、 易 腐 蚀 物 品 ， 定 期 检 查 货 架 螺 丝 钉 是 否 松 动 ， 检 查 货 架 铺 板 是 否 弯 曲 、 破 裂 。 需要注意的安全点 电 ： 人 离 开 办 公 桌 3 0 分 钟 ， 必 须 关 闭 电 脑 、 风 扇 ， 下 班 时 ， 必 须 关 闭 一 切 电 源 。 水 ： 喝 多 少 水 就 倒 多 少 水 ， 禁 止 随 意 浪 费 ， 给 客 人 倒 水 ， 一 般 倒 一 次 性 杯 子 的 三 分 之 二 即 可 ； 禁 止 用 饮 用 水 洗 碗 、 擦 桌 面 、 浇 灌 绿 色 植 物 ； 办 公 室 人 员 禁 止 使 用 一 次 性 杯 子 ； 给 客 户 使 用 的 一 次 性 杯 子 ， 如 客 户 持 续 需 要 喝 水 ， 则 只 能 使 用 客 户 原 来 的 一 次 性 杯 子 。 纸 张 ： 打 印 、 复 印 在 公 司 内 部 流 转 的 通 知 、 公 告 、 活 动 草 案 、 制 度 草 案 、 员 工 简 历 表 、 晋 升 表 、 辞 职 表 、 市 场 调 查 表 、 销 售 数 据 分 析 表 等 一 般 公 文 和 报 表 时 ， 必 须 使 用 已 经 作 废 的 但 是 另 一 面 可 以 用 的 A 4 纸 ， 已 经 使 用 的 那 一 面 用 笔 画 一 个 大 叉 ； 只 有 对 外 公 文 、 合 同 、 协 议 书 、 重 要 报 告 、 重 要 财 务 数 据 资 料 等 才 可 以 使 用 新 的 A 4 纸 。 笔 ： 所 有 办 公 使 用 的 笔 ， 必 须 以 旧 换 新 ， 换 笔 时 只 能 换 笔 芯 ， 不 得 随 意 在 别 人 的 桌 上 去 拿 笔 使 用 ， 自 己 的 笔 自 己 保 管 ， 如 果 自 己 的 笔 丢 失 了 ， 自 己 负 责 买 ， 只 有 实 在 用 完 了 ， 才 可 以 去 以 旧 换 新 使 用 。 我节约 我光荣 缺乏评价程序。 感觉7S就是“打扫卫生”。 感觉这是一种一次性活动，不是一个持续的过 程。 不把7S活动看做是一种管理工具。 将7S视作其他人的责任。 将7S看得很“简单”，每个人都“知道怎么做 ”。 7S管理的误区 不了解的认为7S简单，芝麻小事没什么意思； 工作时间已经够忙了，哪有时间去做7S； 工作上的问题与7S无关； 7S工作既然很简单，有必要劳师动众吗？ 就是我想做好，别人呢？ 做好了有什么好处呢？ 推行7S，在意识上的障碍 要丢弃是任何时间都可以做的。 因为太忙所以没空整理、整顿。 整顿之后空间不够了，没有那么多架子放东西。 来上班是要从事生产的，不是来做7S的。 现在把它丢了，以后必然会用到。 上级不支持，没有资源。 不知跟他们说过多少次，就是不配合推行。 检查过程中的常见托辞 高层领导的支持 全员彻底理解7S的重要性 团队方式推动 制定明确可测量的7S活动目标 建立合理的考核制度 持续改进 7S推行之大忌：半途而废！ 7S活动推进的关键点 7S活动的利器定制管理标准化 差！好！ 差！ 好！ 可以及时拿到需要的东西 随时确认自己的工作是否 按计划执行 保证工作顺利进展 整理干净不是最终的目的 ，而是避免浪费，提高工