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机关应用文写作 JIGUAN YINGYONGWEN XIEZUO 第一章 机关应用文概述 文体 文学 文体 应用文 （文书 ） 通用 文书 专用 文书 法定公文 （党政公文 ） （共 18种） 事务公文 （主要有24种 ） 公务文书（公文 ）（机关应用文） 私人 文书 文体（种） 党的机 关公文 （14种 ） 行政机 关公文 （13种 ） 第一节 机关应用文的定义 应用文（文书）的基本属性。 机关应用文（公务文书）概念：党政 机关、人民团体、企事业单位在处理公务 时使用的、具有特定实用价值和一定贯用 体式的文书。 第二节 机关应用文的分类 机 关 应用文 法定公文 （18种） 事务公文（ 主要有24种） 党的机关公文 14种 行政机关公文 13种 法定公文（18种） （党特有5、政特有4，党政共有9） 党的机关公文（14种，有下划线者为特有）： 决议、决定、指示、意见、通知、通报、 公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、 会议纪要。 行政机关公文（13种，有下划线者为特有）： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、 通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、 会议纪要。 事务文书（24种） 计划、总结、调查报告、简报、述职报告 ； 介绍信、证明信、公开信、倡议书、慰问 信、感谢信、贺信、邀请书（请柬）、聘请书； 启事、海报、广告、声明； 讣告、唁电、悼词； 条据、大事记、合同。 （讲话稿） 第三节 机关应用文的特点 1、公务性 2、政治性 3、工具性 4、时效性 5、程式性（表现） 第四节 机关应用文的作用 1、领导指导 2、处理公务 3、规范行为 4、宣传教育 5、凭证依据 第五节 机关应用文的表达方式 机关应用文写作，常用的表达方式是叙述 、说明和议论，其中，说明的方式常为主要手 段。 第六节 机关应用文的语言 以书面语体为主。 贯用句式：陈述句和祈使句。 语言特点（基本要求）：准确、简洁、平 实、适体。 第二章 公文基础知识 第一节 公文的涵义和分类 涵义 广义机关应用文 狭义法定公文 分类 公文 2、按发文机关所属组织系统分 3、按行文方向分 4、按涉密程度分 5、按处理时限分 1、按使用范围分 通用公文、专用公文 党的机关公文、行政机关公文 上行文、下行文、平行文 普通公文、秘密公文、机密公文、绝密公文 平件、急件、特急件（平急、加急、特急、特提 ） 第二节 公文规范 依据 中国共产党机关公文处理条例（简称 条例，中共中央办公厅1996年5月3日印发）。 国务院国家行政机关公文处理办法 （简称办法,2000年8月24日国发200023号 通知发布，2001年1月1日起施行）。 国家行政机关公文格式（简称格式国 家技术监督局1999年12月27日发布）。 公文 规范 文种规范选择文种 行文规范行文关系、行文方式、行文规则 办文规范收文办理、发文办理、公文办结 第三节 公文的稿本及生效条件 稿本（文稿、文本）：“两稿五本” 生效的条件： 1、必须依法行文； 2、必备的生效标志不能少； 3、必须履行法定程序与审批手续。 第四节 公文的格式 公文 格式 文面格式 用纸格式 印装格式 一、公文格式项目及标识规则 公文格式（ 公文要素） 文 头 （眉首） 6项 主 体 6项 版 记 3项 份号、秘密等级和保密期限 、紧急程度、公文版头、发 文字号、签发人等。 公文标题、主送机关、正文 、附件、成文时间、印章等 。 主题词、抄送、印发机关和 印发时间等。 为指定项目为选择项目（） （一）文头（眉首）部分 1、份号 凡涉密文件均标注。 6位阿拉伯数字。 版心左上角第一行。 0000001 机密1年 特 急 文件 20041号 关于的通知 ： - - 0000001 机密1年 特 急 文件 20041号 关于的通知 ： - - 份号 2、秘密等级和保密期限 密级分“秘密”、“机密”和“绝密”三级。 秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行 ，两字之间空1字。（党的公文标注于“份号”下） “密级”和“保密期限”用五角星间隔。如“ 机密20年”，用3号黑体字，顶格标识在版心右上 角第1行。 0000001 机密1年 特 急 文件 20041号 关于的通知 ： - - 0000001 机密1年 特 急 文件 20041号 关于的通知 ： - - 秘密等级和 保密期限 3、紧急程度 紧急程度分 “急件”（党的公文为“加急” ） 和“特急”两级。（紧急电报分“平急”、“ 加急”、 “特急”和“特提”。） 用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行， 两字之间空1字。（如同时标识秘密等级与紧急程 度，秘密等级在第1行，紧急程度在第2行。） 0000001 机密1年 特 急 文件 20041号 关于的通知 ： - - 0000001 机密1年 特 急 文件 20041号 关于的通知 ： - - 紧急程度 4、公文版头（发文机关标识） 用发文机关全称或者规范简称。（联合行 文，主办机关排前。） 用小标宋体字，居中套红排印在公文首页 上方。（上边缘至版心上边缘为25mm。对于上 报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘 为80mm。） “大版头”、“中版头”、“小版头”。 0000001 机密1年 特 急 文件 20041号 关于的通知 ： - - 0000001 机密1年 特 急 文件 20041号 关于的通知 ： - - 发文机关标识 单 一 行 文 0000001 机密1年 特 急 文件 20041号 关于的通知 ： - - 联 合 行 文 发文机关标识 机 密 特 急 文件 20041号 关于的请示 ： - - 签发人： 上 报 公 文 发文机关标识 5、发文字号 发文字号由发文机关代字、发文年份、发文顺 序号构成。（联合行文，只标明主办机关发文字号 。） 于发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居 中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标 全，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1 不编为001），不加“第”字。 发文顺序号之下4mm处印一条与版心等宽的红色 反线。 格式： 发文机关代字发文年份发文顺序 号 例： 中发 2004 16号 渝府 2004 16号 渝教函 2004 16号 0000001 机密1年 特 急 文件 20041号 关于的通知 ： - - 0000001 机密1年 特 急 文件 20041号 关于的通知 ： - - 发文字号 6、签发人（只用于上行文） 上行文须注明签发人、会签人姓名。“签发人 ”指机关主要负责人。 平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字 ，签发人姓名居右空1字；“签发人”后标全角冒号 ，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1 行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓 名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线， 应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并 使红反线与之的距离为4mm。 机 密 特 急 文件 20041号 关于的请示 ： - - 签发人： 签发人 （二）主体部分 1、 公文标题 一般由发文机关名称、发文事由（公文主旨） 和文种名称组成（三要素）。 “完全式”、“省略式”标题。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一 般不用标点符号。 红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一 行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排 列对称，间距恰当。 格式： （发文机关名称）关于（发文事由）的（文种名称 ） 例： 中共中央 国务院 关于加快林业发展的决定 国务院办公厅关于发布 国家行政机关公文处理办法的通知 0000001 机密1年 特 急 文件 20041号 关于的通知 ： - - 0000001 机密1年 特 急 文件 20041号 关于的通知 ： - - 公文标题 2、主送机关（抬头） 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称 或规范简称、同类型机关统称。 主送机关应当明确。上行文只能标注一个主送机 关（如“请示”）。 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回 行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 （如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时 ，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送 之上，标识方法同抄送。） 0000001 机密1年 特 急 文件 20041号 关于的通知 ： - - 0000001 机密1年 特 急 文件 20041号 关于的通知 ： - - 主送机关主送机关 3、公文正文 正文是公文的主体、实体。 位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字 ，回行顶格。数字、年份不能回行。 内在模式是“凭”（发文的缘由、依据） 、“事”（发文的事由、事项）、“断”（发 文的要求、希望）。 0000001 机密1年 特 急 文件 20041号 关于的通知 ： - - 0000001 机密1年 特 急 文件 20041号 关于的通知 ： - - 公文正文 4、附件 附件说明：公文如有附件，应当正文后注明附件 顺序和名称。在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字 标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号 使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附 件名称后不加标点符号。（在成文时间之前。） 附件：附件置于主件之后与主件装订在一起，并 在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标 识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件 与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶 格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号 ）。 附件：1. 2. - - 二OO一年一月一日 （ ） 主题词： 抄送： 、 、 、 。 2000年 月日印发 附件说明 5、成文时间 成文时间以负责人签发的日期为准；联合行文 以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以 发出日期为准。要注意的是，千万不能将公文的 成文日期写成拟稿者拟稿的日期，或者用印发日 期作为公文的成文日期。 行政公文的成文时间用小写汉字将年、月、日 标全；“零”写为“”， 成文时间右空4字。 党的公文成文时间用阿拉伯数字标识。 附件：1. 2. - - 二OO一年一月一日 （ ） 主题词： 抄送： 、 、 、 。 2000年 月日印发 成文时间 6、印章 公文除“会议纪要”和印有特定版头的普发 性文件（以电报形式发出的公文）之外，都应加 盖印章（红色）。 联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印 章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章 。 印章应与正文同处一页。 （1）单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关 的名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文 2mm4mm，端正、居中下压成文时间。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅 以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时， 采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。 附件：1. 2. - - 二OO一年一月一日 （ ） 主题词： 抄送： 、 、 、 。 2000年 月日印发 单一 机关 行文 公文 末页 版式 （2）联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间 拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章 均压成文时间。只能采用同种加盖印章方式，以保 证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距 不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现 空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在 发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最 多3个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个 或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相 切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 附件：1. 2. - - 二 O O 一 年 一 月 一 日 主题词： 抄送： 、 、 、 。 2000年 月日印发 两个 机关 联合 行文 公文 末页 版式 附件：1. 2. - - 二 O O 一 年 一 月 一 日 主题词： 抄送： 、 、 、 。 2000年 月日印发 单位 单位 单位 单位 单位 两个 机关 以上 联合 行文 公文 末页 版式 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章 位置时，应采取调整行距、字距的措施加以 解决，务使印章与正文同处一面，不得采取 标识“（此页无正文）”的方法解决。 7、附注 附注是对公文使用方法、传达范围、联系方 式等的说明。如“此件发至县团级”、“此件可 自行翻印”等。经过批准在报刊上发表而不另行 文的，应在报刊发表时注明，可视为正式有效公 文。 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字 加圆括号标识在成文时间下一行。 附件：1. 2. - - 二OO一年一月一日 （ ） 主题词： 抄送： 、 、 、 。 2000年 月日印发 附注 （三）版记部分 1、主题词 主题词是反映公文主要内容的规范化名词 或名词词组。 一般用2到5个主题词。 主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标 全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空 一字。 附件：1. 2. - - 二OO一年一月一日 （ ） 主题词： 抄送： 、 、 、 。 2000年 月日印发 主题词 2、抄送机关 抄送机关指除主送机关外的需要告知公文 内容的上、下级或不相隶属机关。抄送机关的 名称应当使用全称或者规范化简称、统称。 下发的重要文件应抄送直接领导的上级机 关；越级行文应抄送越过的机关；双重领导单 位发文除主送直接有关的一家外，另一家要抄 送；上级机关向受双重领导的下级机关行文， 必要时应当抄送其另一上级机关。 抄送机关在主题词下1行；左空一字用3号 仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送 机关间用顿号?逗号?隔开，回行时与冒号后的 抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。 附件：1. 2. - - 二OO一年一月一日 （ ） 主题词： 抄送： 、 、 、 。 2000年 月日印发 抄送机关 3、印发机关和印发时间 印发机关指机关的办文部门，通常是办公厅 （或办公室）或文秘部门。如果翻印文件还应同 时标出翻印机关名称。 印发时间一般采用印付文件的日期。 印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无 抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3 号仿宋 体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。用 阿拉伯数码标识。 附件：1. 2. - - 二OO一年一月一日 （ ） 主题词： 抄送： 、 、 、 。 2000年 月日印发 印发机关和 印发时间 特别注意 旧办法中，在公文版记中，最后还标 注印制份数，如：（共印120份），新办法 已经取消了印制份数的标注。 党的公文仍保留印制份数项。印制份数位于 印发时间之下，占1行位置，用3号仿宋体字， 右空1字，用阿拉伯数码标识“共印 份”。 版记中的反线和版记的位置 版记中各要素下均加一条反线，宽度同 版心。 版记应置于公文最后一页，版记的最后 一个要素置于最后一行。 附件：1. 2. - - 二OO一年一月一日 （ ） 主题词： 抄送： 、 、 、 。 2000年 月日印发 版记中 的反线 二、公文用纸、印装格式 （一）公文用纸格式 公文用纸一般采用国际标准A4型（ 210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大 小，根据实际需要确定。（党的公文用纸可采用 16开184mm260mm，也可采用A4型。） 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）。 -1- 7mm 156mm 210mm 37mm 1mm天头 28mm 1mm订口 210mm 225mm 297mm A4 型 公 文 用 纸 页 边 及 版 心 尺 寸 -1- 7mm 156mm （二）文字和排版要求 1、文字排版要求 2、字体字号要求 3、数字使用要求 4、装订要求 附：一、拟文格式 拟文，即起草公文。在起草公文时，也要 采用法定的发文稿纸。发文稿纸的构成要素大多 数与文件格式（成文稿）相同，只是多了一些记 载参与公文制作相关人员职责的项目。其具体格 式请参见下图： 密级 会签 缓急 （正文） 标题 主题词 附件 印刷 校对 份数 拟稿单位 拟稿 核稿 抄送 主送 签发 号 部门名称 发 文 稿 纸 示 意 图 白 色 部 分 为 版 心 附：二、发文一般程序 发 文 流 程 图 主办部门起草文稿 主办部门负责人草签 有 关 部 门 会 签 办公室 审 核 分管领导 审 签 单位负责人 签发 办公室再审及编号、印制并分送 将文稿及文件归档 不适 宜发 文的 退主 办部 门 不合 政策 要求 或有 重大 修改 的退 主办 部 门 第三章 党政公文的写作 第一节 命令（令）、指示 第二节 决定、决议、意见 第三节 条例、规定 第四节 公报、公告、通告 第五节 通知、通报 第六节 报告、请示、批复 第七节 函、会议纪要、议案 知识点、重点文种、具体文种特点和 写作要求 第四章 机关常用事务文书的写作 第一节 计划 第二节 总结 第三节 调查报告 第四节 简报 第五节 会议讲话稿、述职报告 第六节 感谢信、贺信 第七节 启事、海报、声明 知识点、重点文种、具体文种特点和 写作要求 党政公文及机关常用事务文 书写作规律 标 题 成文时间 正 文 （题 注） 主送机关 结束语 发文机关 附 件 附注 建立 主体 框架 完善、清晰正文结构 “三段式”结构：即开头、中段和结尾三个部分 。 “凭事段”脉络。 开头：公文的开头，又称“引据”。开 门见山、